Data 20 jaar bewaren, Hoe?

[Bernard0343]

Beste Allemaal,

Lang verhaal kort, wij moeten ongeveer 700 GB aan digitale dossiers twintig jaar bewaren. Geen dag korter, geen dag langer, in januari 2042 mogen we de bestanden wissen. In de tussentijd zal er, af en toe, wat data gebruikt worden, maar in de loop der jaren zal dat, uiteraard, verminderen, maar de bestanden moeten twintig jaar beschikbaar zijn en blijven.

Gegevens opslaan in 'de cloud' is geen optie, we zullen e.e.a. lokaal opgeslagen moeten hebben. Uiteraard zal ik kopieen van de data op verschillende fysieke plekken opslaan. Maar goed, zijn er HDD's die het twintig jaar uithouden of moet ik naar een andere oplossing kijken?

Wie heeft een briljant idee?

[MAX3400]

Er staat nergens dat je dezelfde HDD 20 jaar gebruikt?

Dus, allicht, data elke paar jaar dupliceren / repliceren naar een nieuwe disk / volume / storage?

[superduper]

Altijd mooi de bekende "de cloud is geen optie", zonder uitleg waarom dan precies niet. Misschien heb je gelijk, maar je vraagt alternatieven zonder alle vereisten zijn aangegeven.

Daarnaast: wordt de data alleen af en toe gelezen of ook veranderd? Gelukkig is 700 GB maar weinig en zou je voor een heel scala aan oplossingen parallel kunnen gaan.

[Microkid]

Dan moet je echt denken aan opslaan op meerdere systemen. Bijv 2x op disk en die disks elke paar jaar vervangen. En desnoods op tape. Let er wel op dat systemen in de loop der tijd veranderen. Een storage systeem dat nu actueel is, start wellicht over 20 jaar niet meer op of is niet meer aan de infrastructuur van dan te koppelen (als voorbeeld tokenring en coax vs ethernet. Wellicht is 1 of 10Gbps over 20 jaar passé). Idem met tape-backup software. De backup software van nu bestaat zeer waarschijnlijk over 20 jaar niet meer. Zodra de levensduur van zo'n opslag systeem dus verloopt, moet je de data overzetten naar een nieuw actueel systeem.

Denk ook aan je bestandsformaten. Een MS Word formaat van nu kan wellicht in 2042 niet meer gelezen worden. Ga zelf maar na hoe moeilijk het nu al is om bijv een WordPerfect document te openen van 20 jaar geleden... Je zult dus je bestanden moeten opslaan in een duurzaam bestandsformaat, zoals XML, PDF e.d.
Je zou dus bijv een storage oplossing kunnen kiezen met slow storage (SAS/SATA disk), de boel daarop kopieren en deze elke 5 jaar vervangen door een nieuw systeem. Je trekt er een backup van en legt die in een kluis, en ook die vervang je elke 5 jaar.

Daarom zou cloud opslag echt geen gek idee zijn. Zet het lekker daar en dan kan je er (naar alle waarschijnlijkheid) nog heel lang bij.

[ Voor 53% gewijzigd door Microkid op 07-01-2022 17:44 ]

[downtime]

Bernard0343 schreef op vrijdag 7 januari 2022 @ 15:11:

Lang verhaal kort, wij moeten ongeveer 700 GB aan digitale dossiers twintig jaar bewaren. Geen dag korter, geen dag langer, in januari 2042 mogen we de bestanden wissen. In de tussentijd zal er, af en toe, wat data gebruikt worden, maar in de loop der jaren zal dat, uiteraard, verminderen, maar de bestanden moeten twintig jaar beschikbaar zijn en blijven.

Gegevens opslaan in 'de cloud' is geen optie, we zullen e.e.a. lokaal opgeslagen moeten hebben. Uiteraard zal ik kopieen van de data op verschillende fysieke plekken opslaan. Maar goed, zijn er HDD's die het twintig jaar uithouden of moet ik naar een andere oplossing kijken?

Wie heeft een briljant idee?

Wat is de situatie en waarom heb je een briljant idee nodig? 700GB is toch niet zoveel?

Is het een bedrijf? Dan heb je toch een fileserver? Zet het daar op, in een map met alleen leesrechten, en neem het gewoon in de reguliere dagelijkse backups mee. Migreer het naar de nieuwe machine als je ooit een nieuwe fileserver neerzet.

Probleem opgelost.

[Rmg]

Koop 3 simpele systemen, 12 schijven, 2 schijven in elk systeem, dubbel opslaan, 6 als spare.

3 systemen compleet installeren, liefst geen windows maar iets wat over 10 jaar ook nog boot zonder 12 service packs.

2 systemen in de voorraadkast als backup, 1 live systeem.

Als het eerste systeem failed, pak je de 2e uit de kast en begin je te denken hoe je het naar een nieuw systeem migreert.

Lijkt mij de makkelijkste optie, zeker in het geval (zo leest het in ieder geval) dat er geen data bij komt maar alleen periodiek gelezen word.

Dan ben je voor < 2000 euro 20 jaar klaar

[ Voor 11% gewijzigd door Rmg op 07-01-2022 15:35 ]

[Arunia]

Lijkt mij buiten de aangegeven bestandsformaten welke niet meer leesbaar zullen zijn, juist dat Cloud de plek is om het neer te zetten.
Microsoft Azure (ben bezig met de certificeringen. ) heeft 3 soorten Hot, Cool en Archive, waarbij die laatste het goedkoopste is en speciaal voor bestanden waar je eigenlijk niet bij hoeft.
Zorg dat je zelf die data hebt staan buiten de Archive zodat je er wel bij kunt en dan na 20 jaar kun je het zo verwijderen.

Geld kosten zal het altijd doen, maar het lijkt me dat het in de Cloud goedkoper zou kunnen zijn dan zelf allerlei oplossingen verzinnen, maar zoals eerder gezegd. Cloud wegwuiven zonder redenen op te geven zorgt er voor dat het wel als optie aangekaart wordt.

[naitsoezn]

Dit is toch waar tape storage not steeds veel voor gebruikt wordt?

[MAX3400]

Arunia schreef op vrijdag 7 januari 2022 @ 15:36:
Lijkt mij buiten de aangegeven bestandsformaten welke niet meer leesbaar zullen zijn

Hoezo niet? Het lijkt me niet onmogelijk om de setup.exe of <operatingsystem.iso> erbij op te slaan?

[DeBolle]

Print en archiveer het in een kluis.

[MAX3400]

DeBolle schreef op vrijdag 7 januari 2022 @ 15:40:
Print en archiveer het in een kluis.

700GB... Op papier...

[Arunia]

@MAX3400 Uiteraard heb je daar gelijk in. Dan zou ik inderdaad een image maken van een werkende compacte installatie waar alles op staat wat nodig is, maar dan wel als VM. Maar, ook die moet je zorgen dat je die over 20 jaar nog kunt draaien. Dan moet je een machine hebben staan, maar start die over 20 jaar nog op?

Buiten dat en de opslag en zelf zorgen dat het na 20 jaar nog beschikbaar is, weet niet of je dat moet willen.

Maar het os als VM of image is zeker wel een verplichting voor zoiets. Er is geen bestandsformaat waarvan je zeker kunt zijn dat je dat over 20 jaar nog kunt lezen.

Al met al zal de tijd dat het beschikbaar moet zijn wel een ding zijn waar veel werk aan zit. Dan is het het meest verstandige om de dingen waar je niet mee bezig hoeft te zijn op die manier dan ook af te regelen.

[downtime]

DeBolle schreef op vrijdag 7 januari 2022 @ 15:40:
Print en archiveer het in een kluis.

In een kluis? Een pakhuis bedoel je

[Vorkie]

naitsoezn schreef op vrijdag 7 januari 2022 @ 15:36:
Dit is toch waar tape storage not steeds veel voor gebruikt wordt?

Klopt, alleen ze willen het zo nu en dan raadplegen, het moet dus eigenlijk een HA oplossing zijn die online staat.

[MrG]

Ik denk niet dat je een briljant idee nodig hebt maar een simpele oplossing met een plan. Ik weet dat er bedrijven en overheden zijn die dit doen en toevallig ook hoe sommige het doen.
Wanneer het tape is spoelen ze data om de zoveel jaar naar nieuwere type tapes; dat is bizar duur qua werkzaamheden en tape slijt nou eenmaal. Dus de kans op fouten is aanwezig. Dit is een dienst die je kunt uitbesteden aan partijen.

Het makkelijkste is om de data te integreren op een draaiende omgeving. Platte data kun je makkelijk meeverhuizen van disk naar disk. 700GB is peanuts inderdaad. Wanneer je zorgt dat je elke 3/5 jaar de data op een nieuw medium plaats (meerdere HDDs) blijft je integriteit gehandhaafd en bouw je ook nog vrij makkelijk historie op.
Je wilt het blijven raadplegen lees ik dus je zult het in een omgeving moeten neerzetten, die 700GB stelt steeds minder voor. Zorg voor back-ups en dat het altijd mee gemigreerd wordt naar nieuwe omgevingen.
Ik ken omgevingen waar ik soms data tegenkom die meer dan 20 jaar oud is, onbewust is dat ook altijd mee gegaan in migraties

[naitsoezn]

Vorkie schreef op vrijdag 7 januari 2022 @ 15:43:
[...]

Klopt, alleen ze willen het zo nu en dan raadplegen, het moet dus eigenlijk een HA oplossing zijn die online staat.

De data die 20 jaar bewaard blijft en de data die je af en toe leest hoeft niet fysiek dezelfde data te zijn natuurlijk.

[Vorkie]

naitsoezn schreef op vrijdag 7 januari 2022 @ 15:46:
[...]

De data die 20 jaar bewaard blijft en de data die je af en toe leest hoeft niet fysiek dezelfde data te zijn natuurlijk.

I know, maar iets zegt mij dat het niet te moeilijk moet gaan worden.

Anders had ik BackupNed genoemd en een LTO 6 tapedrive plus Veeam.

[Garyu]

Het scenario dat je post is niet zo moeilijk. Je zult moeten zorgen dat je data enigzins "vers" blijft, het simpelweg op een harde schijf opslaan en die 20 jaar lang in een kluis laten liggen is veel gevaarlijker dan data ergens neerzetten waar ze gewoon meegemigreerd kan worden (read-only). En 700GB is minder dan één HDD. De oplossingen hierboven zien er wat dat betreft goed uit.

[aawe mwan]

Als je een harddisk nooit gebruikt, is de kans groot dat hij na een jaar of 10 helemaal niet gebruiken het niet meer doet. Een betere oplossing is dus on je data actief te beheren: on-line houden en af en toe controleren of de integriteit nog klopt. (En een methode hebben om de integriteit te herstellen, natuurlijk)

[dragonhaertt]

Je kan het ook gewoon op een NAS zetten (synology?) data scrubbing gebruiken en regelmatig een backup maken naar een externe schijf/andere NAS.

Als een schijf overlijd kan je hem vervangen.

[SMSfreakie]

en extra Parity data er bij?

[HyperBart]

Ik snap de TS zijn vraag wel, duurzaam met data 20 jaar omgaan is heus niet zo eenvoudig in de zin van archivering.

De aangeboden oplossingen in retentie en raadpleegbaarheid zijn wel passend. 700G is nu inderdaad niet zo veel, zet dat op een actieve fileserver in je organisatie volgens CIA rating en zet 'm juist in backup. Aangezien de data nog af een keer per jaar geraadpleegd wordt kan je er van uit gaan dat er iemand ooit wel zal melden "ik kan dit bestandsformaat niet meer lezen" en dat er op dat moment op gewerkt kan worden.
Puntje van bezorgdheid is wel bit rot in mijn ogen dus ik zou zoals @SMSfreakie aangeeft wel zorgen voor oftewel extra pariteitsinfo in de vorm van files (dus bv. archief maken à la PAR2) of werken met een filesystem wat tegen silent corruption beschermt (ZFS of ...)

[SMSfreakie]

heb hier ook een bescheiden archiefje, nou is het niet dat die data echt niet onvervangbaar is, hooguit lastig..

oudste media waar het op staat zijn 5 BD50 Disks, inmiddels 6 jaar geleden gefrituurd, data is beveiligt met 10% parity data, en er woont ook een kopie van die data op m'n NAS..

de NAS data wordt vaker gecontroleerd dmv de parity data op corruptie.. maar de BD disks kwamen afgelopen november ook nog door de halfjaarlijkse controle...

zelf heb ik voor mijn data nu het idee.. zolang de BD disken goed leesbaar blijven en de NAS ook geen kuren heeft, (die WD Reds gaan gaan er in maart / april ook uit ivm ouderdom 4jaar) dat m'n het wel overleefd.
_{m.u.v. brand,water en of andere fysieke schade aan de BD media of NAS}

[revolution-nl]

naitsoezn schreef op vrijdag 7 januari 2022 @ 15:36:
Dit is toch waar tape storage not steeds veel voor gebruikt wordt?

Hoe ga je borgen dat die tape (of andere datadrager) over 20 jaar nog steeds uitgelezen kan worden. Leuk als je datadrager heb maar als je de hardware /software niet meer hebt om het uit te lezen. Probeer jij een tape van 20 jaar oud anno 2021 eens uit te lezen als je de hardware /software niet hebt.

Ik zou echt naar een (Azure) cloud oplossing kijken.

[ Voor 14% gewijzigd door revolution-nl op 07-01-2022 16:24 ]

[HyperBart]

@Bernard0343 als het echt alleen-lezen betreft kan je ook kijken naar M-Disc.

[iMars]

revolution-nl schreef op vrijdag 7 januari 2022 @ 16:23:
[...]


Hoe ga je borgen dat die tape (of andere datadrager) over 20 jaar nog steeds uitgelezen kan worden. Leuk als je datadrager heb maar als je de hardware /software niet meer hebt om het uit te lezen. Probeer jij een tape van 20 jaar oud anno 2021 eens uit te lezen als je de hardware /software niet hebt.

Ik zou echt naar een (Azure) cloud oplossing kijken.

Zorgen dat je meerdere tape drives hebt op meerdere systemen, beetje wat Rmg in "Data 20 jaar bewaren, Hoe?" zei...

Als de data echt belangrijk is, echt cruciaal, moet je zorgen dat je niet alleen de data redundant opslaat, maar ook je systemen om het uit te lezen redundant is.

[br00ky]

Stallen bij een erkende toko als Iron Mountain?

[Bernard0343]

Dank allemaal voor het meedenken!
Even wat extra info, de bestanden zijn verslagen, rapportages etc... van een arts die met haar praktijk stipt. Ze heeft de wettelijke plicht om deze gegevens twintig jaar te bewaren, maar, je kan je afvragen of na een paar jaar ooit iemand nog om een verslag vraagt.

Opslaan in cloud omgeving leek, in eerste instantie, niet de meest handige oplossing, maar bij nader inzien....

Iedereen bedankt voor het meedenken!

[smesjz]

20 jaar impliceert medische dossiers dus je bent vast niet de enige in deze situatie.
Ik neem aan dat er toch wel gespecialiseerde partijen binnen NL zijn die zoiets aanbieden? Zelf iets knutselen zou ik niet aan beginnen.

[smesjz]

Bernard0343 schreef op zaterdag 8 januari 2022 @ 10:57:
Dank allemaal voor het meedenken!
Even wat extra info, de bestanden zijn verslagen, rapportages etc... van een arts die met haar praktijk stipt. Ze heeft de wettelijke plicht om deze gegevens twintig jaar te bewaren, maar, je kan je afvragen of na een paar jaar ooit iemand nog om een verslag vraagt.

Opslaan in cloud omgeving leek, in eerste instantie, niet de meest handige oplossing, maar bij nader inzien....

Iedereen bedankt voor het meedenken!

Niemand neemt de praktijk over? Ik neem aan dat die arts over 10 jaar zich niet bezig wil houden met toegang beheer tot gegevens.

[The_Vice]

aawe mwan schreef op vrijdag 7 januari 2022 @ 15:58:
Als je een harddisk nooit gebruikt, is de kans groot dat hij na een jaar of 10 helemaal niet gebruiken het niet meer doet. Een betere oplossing is dus on je data actief te beheren: on-line houden en af en toe controleren of de integriteit nog klopt. (En een methode hebben om de integriteit te herstellen, natuurlijk)

Vreemd,
onlangs nog een serie laptops/desktops van verschillende jaren uitgelezen en overgezet, daterend vanaf 1997 en dan verder tussenliggend een jaar of 4. Geen problemen mee gehad om uit te lezen en om te zetten.

Ik zou dan ook gerust naast andere oplossingen twee harde schijven volplempen en veilig wegleggen.

[eric.1]

Bernard0343 schreef op zaterdag 8 januari 2022 @ 10:57:
Dank allemaal voor het meedenken!
Even wat extra info, de bestanden zijn verslagen, rapportages etc... van een arts die met haar praktijk stipt. Ze heeft de wettelijke plicht om deze gegevens twintig jaar te bewaren, maar, je kan je afvragen of na een paar jaar ooit iemand nog om een verslag vraagt.

Opslaan in cloud omgeving leek, in eerste instantie, niet de meest handige oplossing, maar bij nader inzien....

Iedereen bedankt voor het meedenken!

Is er geen overkoepelende organisatie die mee kan denken of zelfs een oplossing hiervoor heeft?

Ik kan mij niet voorstellen dat het de bedoeling is dat oud-artsen persoonlijk dergelijke archivering moeten regelen. Allereerst ben je het wiel elke keer opnieuw aan het uitvinden, daarnaast treedt er fragmentatie op en dan heb je nog het punt; wat als er iets met die oud-arts gebeurt? Dan zitten de nabestaanden met een versleutelde HDD of een dozijn daarvan (indien een cloud-oplossing niet wordt gebruikt).

Zijn de cliënten/patiënten inclusief documenten niet overgenomen door een andere praktijk?

[Falcon]

Mag ik je in iedergeval de tip geven om de gehele verantwoordelijkheid van de implementatie echt bij een instantie neer te leggen met een bedrijfsverzekering die de aansprakelijkheid kan dragen als er iets mis gaat.

[superduper]

Ligt die bewaarplicht echt nog bij een stoppende (huis)arts zelf? Lijkt me dat dossiers compleet worden overgedragen aan de nieuwe (huis)arts en/of maatschap. Of is dit het restand van overleden/geemigreerde of contactloze patienten? Die zullen inderdaad bewaard moeten blijven, maar zoek daar idd een professionele oplossing voor; het gaat niet om vakantiekiekjes.

[SniperGuy]

downtime schreef op vrijdag 7 januari 2022 @ 15:43:
[...]

In een kluis? Een pakhuis bedoel je

Laat het afdrukken op microfiche

[downtime]

Ik vind het ook heel vreemd. Wie wordt er dan verantwoordelijk voor de dossiers van een huisarts die dement wordt of overlijdt? Ik kan me niet voorstellen dat iemand die met zijn praktijk stopt daarna nog 20 jaar verantwoordelijk blijft voor die oude dossiers. Zo waardeloos zal dat in Nederland toch niet geregeld zijn?

[Verwijderd]

Falcon schreef op zaterdag 8 januari 2022 @ 11:59:
Mag ik je in iedergeval de tip geven om de gehele verantwoordelijkheid van de implementatie echt bij een instantie neer te leggen met een bedrijfsverzekering die de aansprakelijkheid kan dragen als er iets mis gaat.

Dit inderdaad. Dit wil je niet uploaden bij een cloud dienst met een simpele Dropbox, OneDrive, Google Storage account zonder MFA en dergelijke. Sowieso is dat niet echt een solide back-up, want ook deze accounts kunnen bijvoorbeeld dicht gezet worden.

[Kecin]

The_Vice schreef op zaterdag 8 januari 2022 @ 11:05:
[...]

Vreemd,
onlangs nog een serie laptops/desktops van verschillende jaren uitgelezen en overgezet, daterend vanaf 1997 en dan verder tussenliggend een jaar of 4. Geen problemen mee gehad om uit te lezen en om te zetten.

Ik zou dan ook gerust naast andere oplossingen twee harde schijven volplempen en veilig wegleggen.

2 disks zomaar wegleggen en hopen dat ze het over 20 jaar nog doen zou ik persoonlijk niet op gokken.

Maar daarbij komen we dus ook bij de volgende vraag:
1. Waarom moet de data bewaard worden? Ter inzage nog? Hoe actief is die inzage en hoe actief zal het bijschrijven zijn?
2. Om wat voor bestanden gaat het? Vooral documentatie? Of databases? Afbeeldingen? Etc
3. Wat is het budget?
4. Hoe veilig moet de data zijn qua inzage? Kan je het in de meterkast bij iemand zetten of gaat het om medische gegevens die moeten voldoen aan NEN/ISO etc? 5
5. Wat is het budget en is er al een oplossing momenteel / Hoe is het momenteel geregeld, of moet het helemaal van de grond worden opgezet?

Edit: deel doorgestreept, had niet gezien dat het om een stoppende huisarts ging. Wat er kan gebeuren is de klanten "simpelweg" migreren naar nieuwe huisarts en daar de data stallen, dan ben je volgens mij klaar? Volgens mij biedt "Zorgnet" ofzo zoiets?

[ Voor 10% gewijzigd door Kecin op 08-01-2022 14:29 ]

[Hippocampus]

aawe mwan schreef op vrijdag 7 januari 2022 @ 15:58:
Als je een harddisk nooit gebruikt, is de kans groot dat hij na een jaar of 10 helemaal niet gebruiken het niet meer doet.

Is dat een gegeven of doe je een aanname want ik zou geen spontane defecten verwachten van een stilstaande harddisk.

[Kecin]

Hippocampus schreef op zaterdag 8 januari 2022 @ 17:42:
[...]

Is dat een gegeven of doe je een aanname want ik zou geen spontane defecten verwachten van een stilstaande harddisk.

Wel eens 100 HDD's besteld en ingeplugged? De kans dat er een heel groot deel vanaf begin DOA is of binnen een aantal writes is erg groot. Meestal geven ze 0.5% op, maar in praktijk heb ik gemerkt dat het wel eens hoger kan liggen.

Persoonlijk zou ik een nieuwe machine aanschaffen, of naja, 2 in een soort cluster. Daarop op basis van roest en ssd's 2 raids per cluster maken (raid 6 ofzo). Vervolgens uitschakelen en pas inschakelen wanneer het echt nodig is. Spullen waarvan je over jaren nog reservezaken kan halen. Bijvoorbeeld een gebruikte of nieuwe HP DL360P ofzo.

[ Voor 26% gewijzigd door Kecin op 08-01-2022 18:09 ]

[Yucon]

..

[ Voor 99% gewijzigd door Yucon op 08-01-2022 18:14 . Reden: tweede pagina gemist ]

[FreakNL]

downtime schreef op vrijdag 7 januari 2022 @ 15:23:
[...]

Wat is de situatie en waarom heb je een briljant idee nodig? 700GB is toch niet zoveel?

Is het een bedrijf? Dan heb je toch een fileserver? Zet het daar op, in een map met alleen leesrechten, en neem het gewoon in de reguliere dagelijkse backups mee. Migreer het naar de nieuwe machine als je ooit een nieuwe fileserver neerzet.

Probleem opgelost.

Eens

Geen 700GB, maar ik heb al mijn digitale bestanden van het MBO (97-2001) en HBO (2001-2004) ook nog gewoon, die zijn gewoon van server naar server naar NAS naar NAS meegegaan in de jaren..

Op het werk kom ik ook nog vaak genoeg bestanden tegen uit eind jaren 90 op de centrale filestore..

Wat is hier moeilijk aan?

@chrisborst dat is echt een slecht idee…

[ Voor 7% gewijzigd door FreakNL op 08-01-2022 18:21 ]

[chrisborst]

Bernard0343 schreef op zaterdag 8 januari 2022 @ 10:57:
Dank allemaal voor het meedenken!
Even wat extra info, de bestanden zijn verslagen, rapportages etc... van een arts die met haar praktijk stipt. Ze heeft de wettelijke plicht om deze gegevens twintig jaar te bewaren, maar, je kan je afvragen of na een paar jaar ooit iemand nog om een verslag vraagt.

Opslaan in cloud omgeving leek, in eerste instantie, niet de meest handige oplossing, maar bij nader inzien....

Iedereen bedankt voor het meedenken!

Je geeft het zelf al aan, vermoedelijk zal er weinig vraag naar zijn de komende jaren.
Neem aan dat alle recente informatie naar de vervangende arts(en) is gestuurd.
Ik zou gewoon een aantal van deze hhd's kopen:
pricewatch: WD Elements Portable USB 3.0 1TB Zwart

In een mooie kluis leggen en klaar.

[Hackus]

Ik heb net afgelopen week, data verwijdert/overgeschreven van ext HDD uit 2009….

[daredha]

Allereerst, zoals hier eerder gesteld , lijkt hete verstandig om contact op te nemen met een koepelvereniging o.i.d. om te kijken of hier geen landelijke voorziening voor is.

Zo niet, dan moet je besluiten of je de informatie actief wilt beheren en ontsluiten, of dat je de informatie simpelweg ergens dumpt en bitrot bestrijdt.

In het eerste geval kan je kijken naar een softwareoplossing. In overheidsland is een markt ontstaan van 'e-depots', (tegenwoordig) cloud oplossingen voor de langdurige opslag  en ontsluiting van digitaal archief. Zie bijv.: http://www.vngrealisatie....rkenning%2520e-Depots.pdf
Daarnaast zijn er open source pakketten, zoals Archivematica (backend) en Archivesspace (frontend).
Kanttekening bij dit soort software: is met name bedoeld voor dossiers.  

In ieder geval wil je twee zaken regelen: metadatering en backup. Dat laatste koop je bij een cloudoplossing automatisch in, of je kunt de reeds in dit topic aangegeven informatie gebruiken.

Wat betreft metadatering kan je kijken naar nationale standaarden (voor Nederlandse software) of pakket specifieke schema's.

Het nationaal archief beheert de Nederlandse standaarden in archiefbeheer, zie: https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank
The national archives (vk) heeft daarnaast veel goede tools/info, zoals Droid waarmee je bestandsformaten kunt monitoren zodat je op tijd kunt ingrijpen als iets wordt uitgefaseerd. Zie: https://www.nationalarchi...ng-digital-records/droid/

[Yucon]

Zou je dit niet eens bij een notaris aankaarten? Daar speelt hetzelfde.

[Snake]

Amazon Glacier. Cloud: ja, maar who cares? Encryptie er op en niemand die het kan lezen.

Goedkoop.

Je warme opslag hou je ergens lokaal en goedkoop. So what als die kapot gaat, dan haal je gewoon een kopie van Glacier.

[calcomp]

Neem even contact op met het provinciale archief.
Daar zit professionele kennis gespecialiseerd in e-depots.
Zij nemen privé archieven op, maar zullen waarschijnlijk geen medische dossiers willen/kunnen opnemen.
Zij kunnen je echter goed adviseren over het hoe en waar je een digitaal archief kunt archiveren.

Er zijn ook (commerciële) systemen / bedrijven die je kunnen helpen (bv. divault.com, view.nl)

Een korte inleiding in wat er zoal bij een e-depot opzetten komt kijken kun je hier vinden.
Zij gaan in dit document echter niet in op de specifieke eisen die er aan zorg gerelateerde e-depots worden gesteld.

[ Voor 31% gewijzigd door calcomp op 08-01-2022 23:58 ]

[TommyGun]

Snake schreef op zaterdag 8 januari 2022 @ 23:10:
Amazon Glacier. Cloud: ja, maar who cares? Encryptie er op en niemand die het kan lezen.

Goedkoop.

Je warme opslag hou je ergens lokaal en goedkoop. So what als die kapot gaat, dan haal je gewoon een kopie van Glacier.

Exact, niet moeilijk doen en Glacier gebruiken.

[De_Bastaard]

Sharepoint icm retentiepolicy een optie?

[Midas.e]

Meerdere kopieen op tape opslaan, 1 daarvan bij een storage provider zoals iron mountain opslaan (eigenlijk meerdere). Of toch voor een oplossing zoals aws s3 deep storage waar je gelijk je data lifetime op 20 jaar zet, geen omkijken meer naar en als je nieuwe data toevoegt is dat nog gratis ook. alleen je data retrieval is duurder.

[Ben(V)]

Zoals al eerder aangegeven een huisarts draagt zijn praktijk over(verkoopt) aan een opvolger inclusief de dossiers.
Stel dat na het stoppen die huisarts komt te overlijden, dan zijn de dossiers ook weg of denk je dat de erven dat zouden moeten gaan bewaren?

Ik denk dus dat je een oplossing zoekt voor een niet bestaand probleem.

[aawe mwan]

20 jaar geleden had nog niemand van SATA harddisks gehoord: een harddisk had een SCSI interface of meestal een IDE interface (die nu bijna geen enkel moederbord meer heeft.)

Een tapestreamer 20 jaar geleden was een DC2120 drive met eventueel Travan tapejes, de streamer werd destijds aangesloten op de floppy poort van het moederbord (die nu bijna geen enkel moederbord meer heeft.)

Een externe harddisk werd 20 jaar geleden aangesloten op de parallelle printerpoort (die nu bijna geen enkele PC meer heeft.)

[Hann1BaL]

aawe mwan schreef op maandag 10 januari 2022 @ 17:52:
20 jaar geleden had nog niemand van SATA harddisks gehoord: een harddisk had een SCSI interface of meestal een IDE interface (die nu bijna geen enkel moederbord meer heeft.)

Een tapestreamer 20 jaar geleden was een DC2120 drive met eventueel Travan tapejes, de streamer werd destijds aangesloten op de floppy poort van het moederbord (die nu bijna geen enkel moederbord meer heeft.)

Een externe harddisk werd 20 jaar geleden aangesloten op de parallelle printerpoort (die nu bijna geen enkele PC meer heeft.)

Klopt. Ik weet niet wie de verantwoordelijke voor de data is. Ook weet ik niet wie dit weer toegankelijk moet maken. Die vragen zijn cruciaal. Al is een cloudprovider gewoon de beste oplossing.

[MAX3400]

aawe mwan schreef op maandag 10 januari 2022 @ 17:52:
20 jaar geleden had nog niemand van SATA harddisks gehoord:

Goed verhaal; SATA is al 22 jaar oud en de eerste commerciele en wijdverkrijgbare HDD is 19 jaar oud.

Een externe harddisk op printerpoort

Serieus? Een Amiga 1200, dit jaar ongeveer 30 jaar oud, had gewoon SCSI, ATA en PCMCIA hiervoor.

[aawe mwan]

MAX3400 schreef op maandag 10 januari 2022 @ 18:02:
[...]
Goed verhaal; SATA is al 22 jaar oud

Oh sorry, ik bedoelde „20 jaar” in de normale zin van het woord,
niet als 20,000 jaar zoals bedoeld wordt in de topicstart.

In de PC die ik 2004/2005 samenstelde, zat overigens nog gewoon een IDE drive. Vandaar dat ik er vrij zeker van ben dat 20 jaar geleden nog niemand zo'n nieuwe SATA drive zomaar in de kluis/brandkast zou leggen.

[ Voor 3% gewijzigd door aawe mwan op 10-01-2022 18:59 ]

[downtime]

aawe mwan schreef op maandag 10 januari 2022 @ 18:44:
[...]


Oh sorry, ik bedoelde „20 jaar” in de normale zin van het woord,
niet als 20,000 jaar zoals bedoeld wordt in de topicstart.

In de PC die ik 2004/2005 samenstelde, zat overigens nog gewoon een IDE drive. Vandaar dat ik er vrij zeker van ben dat 20 jaar geleden nog niemand zo'n nieuwe SATA drive zomaar in de kluis/brandkast zou leggen.

Niemand weet of een bepaalde technologie over vijf jaar weer verdwenen is of dat je het over 30 jaar nog steeds kunt gebruiken. Een 3,5" floppy uit de jaren 80 kun je nog steeds zonder veel problemen lezen, een CDROM uit de jaren 90 ook, maar er is zat technologie van veel later die we inmiddels alweer vergeten zijn (vandaar ook dat mij geen voorbeeld te binnen wil schieten )

[aawe mwan]

downtime schreef op maandag 10 januari 2022 @ 19:10:
[...]
Niemand weet of een bepaalde technologie over vijf jaar weer verdwenen is of dat je het over 30 jaar nog steeds kunt gebruiken. Een 3,5" floppy uit de jaren 80 kun je nog steeds zonder veel problemen lezen, een CDROM uit de jaren 90 ook, maar er is zat technologie van veel later die we inmiddels alweer vergeten zijn (vandaar ook dat mij geen voorbeeld te binnen wil schieten )

Goed punt! Een ZIP disk of een JAZ disk bijvoorbeeld. Een Bernouilli drive op SCSI heb ik ook nog gehad.

Er zijn zeker problemen die je niet kunt voorzien. Elektronica die vroegtijdig de geest geeft door slechte loodvrije soldeertin of door condensatorpest, om praktijkvoorbeelden uit de lopende eeuw te noemen.

Voor gewone backups hebben we de 3-2-1 regel: minstens 3 kopieën van je data, op minstens 2 verschillende media, waarvan minstens 1 kopie off-site. Dat is toch niet het eerste dat we vergeten voor cold storage?

[Garyu]

Snake schreef op zaterdag 8 januari 2022 @ 23:10:
Amazon Glacier. Cloud: ja, maar who cares? Encryptie er op en niemand die het kan lezen.

Goedkoop.

Je warme opslag hou je ergens lokaal en goedkoop. So what als die kapot gaat, dan haal je gewoon een kopie van Glacier.

Dat ligt puur aan de data. Er zijn best wel genoeg restricties die ervoor zorgen dat de cloud -geen- geschikte locatie is voor een backup. In het geval van mijn werk bijvoorbeeld zijn dat ITAR restricties.

[Mezkeijou]

Vroeger had je ook MO-drives. Maar het is tegenwoordig lastig om ze uit te lezen. De drives zijn lastig te krijgen.

[itsalex]

Persoonlijk zou ik toch ergens voor o.a. diensten zoals Google Drive kiezen, eventueel met vault actief. Als je voor een betaalde account kiest, heb je zelf de zorgen er ook niet voor. De vault zorgt er ook nog voor een extra backup.
Cloud diensten worden verdeeld over meerdere pc's/schijven waardoor de kans op uitval veel kleiner is.
Als je zelf voor een paar schijven zorgt, er hoeft maar inbraak/brand of wat dan ook zijn en dan heb je een probleem. Dan heb je nog het feit dat schijven ook stuk kunnen gaan, corrupt, etc. en dat risico kan je dus voorkomen als je dit in de cloud gaan zetten.
Eerlijk gezegd, wil je zelf de zorgen hebben voor deze data terwijl een betaalde cloud oplossing deze zorgen uit handen neemt en dan ook met de vault erbij waardoor je nog een extra laag als backup hebt. Cloud diensten hebben ook risico maar naar mijn mening is het uiteindelijke risico kleiner.

[HyperBart]

Ondertussen las ik dat het geen bedrijf maar een arts betreft die er mee stopt.

Dan zou ik toch voor een fysiek medium kiezen zoals M-disc en een extra HDD. Brand alle dossiers met pariteit apart op 15 M disc schijfjes, steek die in een map en bewaar de HDD op een andere plek zoals een kluisje (in een bank). Aangezien het een eenmanszaak is en arts zijn deze mensen gewend om een fysiek archief te houden.

[4POX]

Data ergens wegschrijven voor 20 jaar is een schrodinger doos. Je weet niet of de data over 20 jaar nog leesbaar is.

Dit is een totaal niet goed antwoord. Maar hoe ik persoonlijk de data zou bewaren als geld geen probleem was.

- Een NAS met een next generation filesysteem met checksums.
- De data op een Raid6 array. Twee schijven kunnen stuk gaan.
- Iedere zes maanden alle data scrubben met de checksums. Is er iets rot. Dan (automatisch) laten repareren met de checksums of de data uit de raid6. Is dit niet mogelijk. Lees de volgende zin.
- Backups naar twee externe schijven. Ieder jaar opnieuw.

[downtime]

4POX schreef op dinsdag 11 januari 2022 @ 13:16:

- Een NAS met een next generation filesysteem met checksums.
- De data op een Raid6 array. Twee schijven kunnen stuk gaan.
- Iedere zes maanden alle data scrubben met de checksums. Is er iets rot. Dan (automatisch) laten repareren met de checksums of de data uit de raid6. Is dit niet mogelijk. Lees de volgende zin.
- Backups naar twee externe schijven. Ieder jaar opnieuw.

Waarom een NAS? Dat heeft geen enkele toegevoegde waarde in dit verhaal. Alleen maar onnodige kosten en complexiteit. We hebben het over een huisarts die de data 20 jaar moet bewaren en dat zijn meestal geen mensen met veel technische kennis. Die wil niet 20 jaar lang een NAS neerzetten voor die twee keer per jaar dat er een dossier opgevraagd wordt.

[Ozzie]

Gewoon lekker archiveren en in de cloud opslaan. Google, AWS en Microsoft hebben opslagdiensten speciaal voor archief. Ik stal zelf ±1TB aan foto-archief in google cloud voor als mijn andere backups falen.

[4POX]

downtime schreef op dinsdag 11 januari 2022 @ 14:31:
[...]

Waarom een NAS? Dat heeft geen enkele toegevoegde waarde in dit verhaal. Alleen maar onnodige kosten en complexiteit. We hebben het over een huisarts die de data 20 jaar moet bewaren en dat zijn meestal geen mensen met veel technische kennis. Die wil niet 20 jaar lang een NAS neerzetten voor die twee keer per jaar dat er een dossier opgevraagd wordt.

Hoeft ook niet. Er kan best een andere methode bestaan die de data kan controleren op bitrot. De NAS doet het vanzelf. Magnetische tape garandeert tien jaar.

Ik kan een filosofisch artikel herrineren is dat de enige methode om iets lang te bewaren is regelmatig een copy van een copy van een copy te maken. De data moet in beweging blijven. Dit is ook een risico.

Misschien is dit een oplossing. -> https://iodyne.com/specs/

[vanaalten]

Misschien dat de NAS overdreven is, maar wel een goed punt van @4POX : met enkel de data bewaren ben je er niet. Je moet ook een procedure (en de discipline) hebben om regelmatig te checken OF de data sowieso nog bereikbaar is, of de data nog 100% correct is - en indien niet correct, een procedure om de boel weer te corrigeren.

[F_J_K]

Vergeet overigens niet dat er ook nog op (ongeveer) het juiste moment moet worden vernietigd. Per dossier 20 jaar na einde zorg (edit: of meer of minder als de wet de komende 20 jaar verandert). Ook als bv. de arts zou overlijden. En dat er geen onbevoegden toegang mogen krijgen, ook niet na 19 jaar aan beschikbare beveiligingsupdates, nieuwe versleutelingstechnieken, etc.

[ Voor 9% gewijzigd door F_J_K op 11-01-2022 16:49 ]

[F_J_K]

smesjz schreef op zaterdag 8 januari 2022 @ 10:58:
20 jaar impliceert medische dossiers dus je bent vast niet de enige in deze situatie.
Ik neem aan dat er toch wel gespecialiseerde partijen binnen NL zijn die zoiets aanbieden? Zelf iets knutselen zou ik niet aan beginnen.

^^^

[4POX]

Ozzie schreef op dinsdag 11 januari 2022 @ 14:44:
Gewoon lekker archiveren en in de cloud opslaan. Google, AWS en Microsoft hebben opslagdiensten speciaal voor archief. Ik stal zelf ±1TB aan foto-archief in google cloud voor als mijn andere backups falen.

Luister Tweakers podcast aflevering 197 over AVG boetes. Daarin komt voorbij dat het bewaren van persoonlijke gegevens in een Google cloud niet een goed idee is.

[Ozzie]

4POX schreef op vrijdag 14 januari 2022 @ 15:26:
[...]


Luister Tweakers podcast aflevering 197 over AVG boetes. Daarin komt voorbij dat het bewaren van persoonlijke gegevens in een Google cloud niet een goed idee is.

Misschien zinnig om dat hier te vertellen waarom dat zo is? Ik ga daar geen podcast voor luisteren.

Bovendien bestaat er gewoon encryptie.

[Tweakert2020]

Ik ben eigenlijk wel benieuwd hoe TS dit nu aangepakt heeft, in principe zullen er weinig tot geen dossiers overblijven gezien de meeste patienten een nieuwe huisarts krijgen en de dossiers overgedragen zullen worden.

KNMG geeft wel het volgende aan:
Als de arts de dossiers zelf kan bewaren
Als een patiëntendossier niet aan een nieuwe arts kan worden overgedragen, dan blijft de bewaarplicht rusten op de oude huisarts. Dit is bijvoorbeeld het geval als een patiënt (nog) geen nieuwe huisarts heeft, als een patiënt geen toestemming geeft om zijn dossier over te dragen of als er geen opvolger is. Zolang de huisarts in staat is om de dossiers zelf te bewaren, adviseren wij om deze niet aan de patiënten mee te geven. Wel kan de huisarts een pdf-versie van het digitale dossier aan een patiënt verstrekken. In dat geval verstrekt hij in feite een afschrift van het dossier. Op het origineel blijft de wettelijke bewaarplicht rusten.

Als de arts de dossiers niet meer zelf kan bewaren
Het kan soms gebeuren dat huisartsenpraktijken stoppen zonder dat er een opvolger is die de patiënten overneemt. Soms zal dat beheer tijdelijk nog wel mogelijk zijn, maar in sommige situaties ook niet, bijvoorbeeld bij overlijden van de praktijkhouder of als de patiënt langdurig geen nieuwe huisarts vindt. Ook is het ontbreken van een opvolger een probleem voor de bewaarplicht van dossiers van overleden patiënten. Wettelijk gezien is hier nog geen goede oplossing voor. Het is raadzaam dat een arts tijdig regelt waar en door wie zijn dossiers worden bewaard, in het geval dat hij overlijdt of als hij om een andere reden plotseling niet meer in staat is om zelf de dossiers te beheren. Patiënten moeten voor zover mogelijk op de hoogte worden gebracht van de regeling die de arts heeft getroffen.