Broodjesbestelsysteem voor bedrijfskantine

[coinman63]

Bij mij op kantoor hadden we altijd een cateringdamepersoon die die lunch verzorgde. Door het vele thuiswerken was dat niet meer economisch haalbaar en gaan we over naar een externe cateraar. Daarbij moeten de medewerkers die willen lunchen uiterlijk op de dag zelf voor 10.00 uur aangeven wat ze willen eten.

Ik ben nu op zoek naar een systeem/programma om op een eenvoudige manier het bestelproces te automatiseren. Het gaat niet om enorme aantallen (daarom stappen we immers over naar externe catering).
Denk aan 5-20 personen per dag die uit een lijst met broodjes (evt. salades/melk etc.) een keuze moeten kunnen maken. Die bestellingen moeten dan overzichtelijk bij de cateraar terecht komen. Die zit natuurlijk niet te wachten op allemaal losse e-mail met bestellingen.

Ik heb al zitten denken aan een enquêtetool of een miniwebshop, maar kom er niet echt uit. Daarom doe ik een beroep op jullie kennis en ervaring.

P.s. de cateraar heeft zelf geen besteltool.

[TERW_DAN]

Als het zo kleinschalig moet, zet een Google Formpje in elkaar. Zet dat in een spreadsheetje (dat doet Google automatisch voor je, dus je hoeft niet zelf te kopieren en te plakken) en mail dat lijstje door.

Je kunt dan al die opties in het form zetten, of gewoon invoervakjes maken waar mensen het zelf invullen. Gezien de cateraar toch geen bestelsysteem heeft, zal het toch plain text die kant op moeten gaan.

Het kan natuurlijk nog heel veel netter, de vraag is alleen hoeveel tijd je eraan wilt spenderen, en hoe uitgebreid het moet zijn.

[Silver7]

Huur een ontwikkelaar in voor je kantoor en externe cateraar.

Vooral cateraar zou goed van profiteren als hij kan gebruiken voor andere klanten.

[dyrc]

TERW_DAN schreef op maandag 20 december 2021 @ 12:26:
Als het zo kleinschalig moet, zet een Google Formpje in elkaar. Zet dat in een spreadsheetje (dat doet Google automatisch voor je, dus je hoeft niet zelf te kopieren en te plakken) en mail dat lijstje door.

Je kunt dan al die opties in het form zetten, of gewoon invoervakjes maken waar mensen het zelf invullen. Gezien de cateraar toch geen bestelsysteem heeft, zal het toch plain text die kant op moeten gaan.

Het kan natuurlijk nog heel veel netter, de vraag is alleen hoeveel tijd je eraan wilt spenderen, en hoe uitgebreid het moet zijn.

je zou dan nog kunnen stoeien met een scriptje (random google eerste hit) die de spreadsheet dan op gezette tijden kan mailen.
via forms naar sheets naar script die mail stuurt.

zelf zou ik er het probleem van de cateraar van maken, of iedereen voor zich naar de cateraar laten mailen (ook al is dat niet wenselijk). je zou de google file ook kunnen delen, maar mogelijk zitten ze bij de cateraar ook niet te wachten op "weer een portaaltje" erbij.
(en jullie krijgen er een logistiek probleem bij dat door duurbetaalde mensen elke dag ad hoc opgelost wordt, terwijl die cateringpersoon misschien toch geen slechte investering bleek te zijn...)

[Voor 6% gewijzigd door dyrc op 20-12-2021 12:39]

[jeroen3]

Zoiets als thuisbezorgd?

[RobinZon]

jeroen3 schreef op maandag 20 december 2021 @ 12:43:
Zoiets als thuisbezorgd?

Dus je kunt met 5-20 verschillende personen één bestelling maken bij thuisbezorgd? Wist ik niet.

[Voor 2% gewijzigd door RobinZon op 20-12-2021 12:49. Reden: Typo]

[SinergyX]

Maak waar mensen mee kunnen werken.

Wij hebben jarenlang gewerkt met gewoon een 'gedeelde' excelsheet, vul je naam in, je bestelling, kantine dame maakte dat in orde. Zo kon 1 persoon van een afdeling voor de hele afdeling invullen, of ieder voor zich, iedereen had genoeg kennis wat wel/niet te doen. Had je dan een wijziging (toch bruin ipv wit ofzo) konden ze dat zelf doen. Toen gingen we over naar een outlook formulier, hetzelfde maar je kon niet wijzigen.

Nu met corona zelfs helemaal simpel, A4tje bij de receptie, die wordt op 11 uur gehaald en in orde gemaakt, niets formulieren/databases, goedkoopste simpelste oplossing. Want zoals je zelf zegt, als iets totaal economisch niet meer haalbaar is, waarom vervolgens bak geld uitgeven om iets anders te maken?

[henk1994]

Gebruik de Snackbot als je met Slack werkt: https://slack.com/apps/A7J8LCM5K-snackbot?tab=more_info . Eenmaal goed ingesteld werkt het als een zonnetje

[Bolletje]

Of Microsoft form met Power Automate om het handmatig mailen te voorkomen. Veel organisatie hebben al 365 dus dat synct dan met je directory. Of iets met Teams channel , heb je notificaties ook meteen geregeld.

1. Gedeelde Excel op een Sharepoint/Teams
2. Microsoft Form / Google form >> Excel bestand als output
3. Power Automate mailers;, herinnering bestelling doorgeven ; mail naar cateraar met bestand bijgevoegd + mensen die bestelling hebben gedaan in de cc

Mijn advies: houd het zo simpel mogelijk. Als het menu wijzigt; als mensen hun order willen wijzigen etc. Je wil niet dat jij dan dat moet beheren en je gezeik krijgt als de bestelling van mensen niet doorkomt.

[coinman63]

TERW_DAN schreef op maandag 20 december 2021 @ 12:26:
Als het zo kleinschalig moet, zet een Google Formpje in elkaar. Zet dat in een spreadsheetje (dat doet Google automatisch voor je, dus je hoeft niet zelf te kopieren en te plakken) en mail dat lijstje door.

Je kunt dan al die opties in het form zetten, of gewoon invoervakjes maken waar mensen het zelf invullen. Gezien de cateraar toch geen bestelsysteem heeft, zal het toch plain text die kant op moeten gaan.

Het kan natuurlijk nog heel veel netter, de vraag is alleen hoeveel tijd je eraan wilt spenderen, en hoe uitgebreid het moet zijn.

Dat was een goede tip die voortborduurt op mijn idee van een enquête. Ik heb ben inmiddels bezig met het opzetten van een zo simpel mogelijk formulier (er zijn heel wat manieren om een broodje te bestellen )

[Dido]

Silver7 schreef op maandag 20 december 2021 @ 12:26:
Huur een ontwikkelaar in voor je kantoor en externe cateraar.

Vooral cateraar zou goed van profiteren als hij kan gebruiken voor andere klanten.

offtopic:
Op basis van dat soort ideeen zou bij mijn werkgever inderdaad een aanbesteding gedaan gaan worden op basis van strakke vereisten als de beschikbaarheid van speltbrood, de mogelijkheid om order tijdelijk op te slaan en te wijzigen, en natuurlijk dat het systeem zowel STP als batchverwekring aankan. Hoewel nu nog niet nodig moet er gedimensiooneerd kunnen worden tot 8 miljard gebruikers en maximaal 3 leveranciers.
Daarnaast moet er een rijks-standaard voor lunchbestellingsberichten worden ontwikkeld.
Aanvraag voor financiering in de orde van 12 miljoen, hoewel de werkelijke kosten makkelijk 3 keer hoger kunnen uitvallen,
Tijdsplanning? In Q3 2023 wordt een haalbaarheidsstudie ingepland, daarna wordt er minimaal 24 maanden over vergaderd, waarna architectuur binnen 12 maanden met een uitgewerkte oplossing moet komen. Uiteindelijk huren we dan 50 externe ontwikkelaars in die niets van brood of lunches weten, en die krijgen 3 weken om het te bouwen.

[Marzman]

De mensen moeten ook betalen bij die persoon die het besteld? Dan zou ik die het gewoon laten notoren, in een schriftje of digitaal documentje (wat zijn voorkeur heeft).

Een menukaart heeft die broodjeszaak wel.

[Voor 11% gewijzigd door Marzman op 20-12-2021 16:11]

[Termi]

Ik zou zelf de lijst overnemen in Office365 of Google Docs. De bestellijst naar een selecte groep mensen sturen bijvoorbeeld de secretaresse om half tien, deze kan nog eventueel aanpassingen doen en verder doorzetten naar de leverancier.

Realiseer je ook mogelijke risicos van automatisch mailen:
Automatische mailing gaat x keer af in plaats van een keer. Je ontvangt te veel, extra kosten, etc
Automatische mailing is niet verstuurd, geen broodjes. Iedereen boos.

Ik zou toch kijken naar een bevestiging zodoende dat je niet zonder of met teveel lunch komt te zitten.

Bij ons op het werk hadden wij een bakker die een standaard hoevelheid brood per dag afleverde, dit was vaak voldoende (soms ook niet). Maar die 3 euro voor een brood meer of minder zijn de kosten niet.

[Dennis1812]

Dido schreef op maandag 20 december 2021 @ 16:08:
[...]

offtopic:
Op basis van dat soort ideeen zou bij mijn werkgever inderdaad een aanbesteding gedaan gaan worden op basis van strakke vereisten als de beschikbaarheid van speltbrood, de mogelijkheid om order tijdelijk op te slaan en te wijzigen, en natuurlijk dat het systeem zowel STP als batchverwekring aankan. Hoewel nu nog niet nodig moet er gedimensiooneerd kunnen worden tot 8 miljard gebruikers en maximaal 3 leveranciers.
Daarnaast moet er een rijks-standaard voor lunchbestellingsberichten worden ontwikkeld.
Aanvraag voor financiering in de orde van 12 miljoen, hoewel de werkelijke kosten makkelijk 3 keer hoger kunnen uitvallen,
Tijdsplanning? In Q3 2023 wordt een haalbaarheidsstudie ingepland, daarna wordt er minimaal 24 maanden over vergaderd, waarna architectuur binnen 12 maanden met een uitgewerkte oplossing moet komen. Uiteindelijk huren we dan 50 externe ontwikkelaars in die niets van brood of lunches weten, en die krijgen 3 weken om het te bouwen.

Ah, de overheid!