Mag een werkgever een ziekmelding vastleggen?

[CamelNLD]

Ik werk bij een grote organisatie in Nederland en kreeg deze vraag van een collega. Zelf weet ik het juiste antwoord hier niet op.

Als een collega van mij zich ziekmeld wordt zijn melding centraal geregistreerd en in de loop van de dag aangeboden in een rapport, die voor iedereen inzichtelijk is. Het gaat dan om de naam en de ziekmelding.

voorbeeld; Jan Jansen heeft zich vanochtend ziek gemeld.
voorbeeld 2; Piet Pietersen is voor 50% weer aan het werk

De vraag is naar voren gekomen omdat een collega samen met een andere collega "samen" ziek waren. Dus die werden aangesproken door collega's die de rapportage hadden gelezen, Goh tegelijk ziek? Dat is wel toevallig.

[_eLMo_]

IANAL, de ziekmelding is relevant voor je collega's. De oorzaak / toedracht niet. Lijkt mij prima?

Hoe moet je samenwerken als je niet weet dat je collega ziek is?

Waarvoor het rapport in de loop van de dag is vraag ik me dan wel weer af?

[Rmg]

https://autoriteitpersoon...ring/mijn-zieke-werknemer

Ja registratie mag, is ook soms nodig.

Een complete lijst naar het hele bedrijf lijkt mij dat niet.

In principe hoeft alleen de manager te weten dat iemand ziek is en die kan dan de juiste mensen (Directe collegas) op de hoogte brengen indien nodig?

[Mijre]

Volgens mij gaat het je niet om de vastlegging (wat de werkgever niet alleen mag doen, maar zelfs moet doen, gezien de termijnen die gaan lopen bij een ziekmelding), maar om het delen van die informatie. Deze informatie standaard proactief met het volledige bedrijf delen, lijkt mij in veel gevallen niet AVG-proof, maar er zijn ook gevallen te beargumenteren waarbij het wel zou moeten kunnen. Lijkt mij dus afhankelijk van de specifieke casus.

[CamelNLD]

Mijre schreef op woensdag 8 december 2021 @ 15:56:
Volgens mij gaat het je niet om de vastlegging (wat de werkgever niet alleen mag doen, maar zelfs moet doen, gezien de termijnen die gaan lopen bij een ziekmelding), maar om het delen van die informatie. Deze informatie standaard proactief met het volledige bedrijf delen, lijkt mij in veel gevallen niet AVG-proof, maar er zijn ook gevallen te beargumenteren waarbij het wel zou moeten kunnen. Lijkt mij dus afhankelijk van de specifieke casus.

Precies, tegen de tijd dat het rapport uitkomt ( en ten alle tijde, zelfs jaren na de rapportering ), is de verantwoordelijke om de lijn op te vullen, al in kennis.

[t_captain]

CamelNLD schreef op woensdag 8 december 2021 @ 15:41:
Ik werk bij een grote organisatie in Nederland en kreeg deze vraag van een collega. Zelf weet ik het juiste antwoord hier niet op.

Als een collega van mij zich ziekmeld wordt zijn melding centraal geregistreerd en in de loop van de dag aangeboden in een rapport, die voor iedereen inzichtelijk is. Het gaat dan om de naam en de ziekmelding.

voorbeeld; Jan Jansen heeft zich vanochtend ziek gemeld.
voorbeeld 2; Piet Pietersen is voor 50% weer aan het werk

De vraag is naar voren gekomen omdat een collega samen met een andere collega "samen" ziek waren. Dus die werden aangesproken door collega's die de rapportage hadden gelezen, Goh tegelijk ziek? Dat is wel toevallig.

Vanuit het AVG principe dat je zo minimaal mogelijk persoonlijke gegevens moet opslaan, verwerken en delen, zou het woordt "ziek" eruit moeten.

De memo zou dan als volgt eruit zien:

"Jan werkt vandaag niet. Piet werkt 50%."

Dan is het amper persoonlijke data meer, het is gewoon een stuk rooster.

[Generaal Pep]

Een ondernemer hier.

Registreren mag. Voor onze beleidsvoering noodzakelijk, wij zijn actief in de levensmiddelen branche.

Inlichten mag ook. Sterker nog, dat moet wel. De werkzaamheden moeten door iemand anders opgevangen worden bij ziekte. Denk er eens logisch over na, wat moet een werkgever dan? Liegen en zeggen dat Jan Jansen op vakantie is?

Vragen over ziekte niet. Bedrijven mogen dan weer wel vragen over hoe lang u verwacht ziek te zijn.

Het delen van een dagelijkse rapportage met werknemers heb ik nog niet eerder gezien. Uiteindelijk gaan er toch vragen komen waarom Jan Jansen er niet is. Het is wel een goed idee om aan het begin van de werkdag dagelijks een rapport te delen, dan voorkom je ook al die vragen. Bedankt voor het delen hiervan.

Op 100% zeker dat de werkgever van je gabber gewoon binnen de lijnen kleurt.

Edit: Als toevoeging hierop, daar moet ik net nog aan denken:
Ik schreef hierboven al dat vragen over ziekte niet mag. Denk dan aan vragen als: Wat mankeert u? Wat is er gebeurt? Hoe heeft u het opgelopen? etc etc. Het mag niet gevraagd worden en ook niet geregistreerd worden.
Binnen bepaalde branches zijn daar dan wel weer uitzonderingen op. In mijn branche, voedingsmiddelen, is de werknemer verplicht het te melden als hij/zij een besmettelijke ziekte heeft. Wij zijn ook verplicht dat te registreren. Dit oa ivm Food Defense.

[ Voor 24% gewijzigd door Generaal Pep op 08-12-2021 16:27 ]

[Xanaroth]

CamelNLD schreef op woensdag 8 december 2021 @ 15:41:
De vraag is naar voren gekomen omdat een collega samen met een andere collega "samen" ziek waren. Dus die werden aangesproken door collega's die de rapportage hadden gelezen, Goh tegelijk ziek? Dat is wel toevallig.

En als die collega's een meeting hadden, zou het dan niet opvallen dat meerdere collega's afwezig zijn? Of mail uitsturen, en de inbox gespamt worden met out-of-office meldingen terwijl deze personen geen vakantie aangekondigd hadden?

Of simpelweg langslopen en leeg bureau zien "goh, werken die alweer thuis vandaag" of "goh, is die er niet?" waarop de aanwezige collega's dan vertellen dat diegene ziek zijn.


Je kan ergens vragen stellen over het format of de wijze waarop (zoals al aangegeven, woordje 'ziek' kun je al iets over zeggen dat het eruit kan), maar de kennis die erin staat mag eigenlijk niks nieuws zijn voor de collega's. Komt toch al via meerdere kanallen binnen voordat het uberhaupt 10u sochtends is.
En vanzelfsprekend kunnen dan ook eventuele vragen door collega's altijd volgen, ongeacht of zoiets in algemenere zin gedeeld wordt.


Bij ons meld iedereen zich ziek in/via de whatsapp tegenwoordig. Simpelweg 'ben ziek, kom dus niet'. Weet gelijk management/HR het voor de registratie, en iedereen die met die persoon werkt (op welke manier dan ook) weet dat er geschakeld moet worden.
Nu met thuiswerken, zie je uberhaupt geen (of alleen maar haha) lege bureau's en weet je ook niet dat je iets anders moet doen rondom een afwezigheid. Dan kom je weer uit bij april 2020 gedoe, dat klussen weken blijven liggen omdat de informele afstemming veel minder natuurlijk verloopt.

[ Voor 23% gewijzigd door Xanaroth op 08-12-2021 16:44 ]

[Flashtoo]

Volgens de AVG/GDPR is het verwerken van gegevens over iemands gezondheid iets dat niet mag, tenzij... (beperkt lijstje van uitzonderingen)

https://gdprinfo.eu/nl/nl-article-9

Het delen van je gezondheidsstatus met je collega's lijkt mij onder geen van die redenen vallen, dus mag het niet. Je gezondheidsstatus registreren binnen de afdeling HR zodat er goed mee omgegaan kan worden in het kader van arbeidsrecht mag wel. Dat is mijn interpretatie.

[evilution]

Bij ons (ook een grote organisatie) wordt alleen afwezigheid gemeld (X zal een tijdje niet aanwezig zijn), maar dan weet je al dat het waarschijnlijk ziekte is. Maar over het algemeen geven mensen wel zelf aan dat ze het niet erg vinden de reden van afwezigheid te delen maar dat is hoe we zelf met elkaar om gaan, we zijn redelijk open en meelevend met elkaar. Maar het komt ook voor dat het alleen blijft bij X is een tijdje afwezig. Ben al een tijd niet ziek meer geweest dus ik weet niet of de manager vraagt of en in welke mate hij inhoudelijk iets mag delen. Dat delen is dan wel alleen binnen het eigen team en dat is afhankelijk van in welke bijeenkomst het gemeld wordt zo'n 25-50 mensen.
Dit is altijd mondeling. Een enkele keer een aanvulling per mail, maar dat is een tekst die de afwezige op eigen initiatief stuurt met het verzoek te delen.

[ Voor 4% gewijzigd door evilution op 08-12-2021 17:05 ]

[Lordy79]

Registreren ziekteverzuim moet.
Dit is echter info die niet gedeeld wordt, althans niet formeel bij ons.
Natuurlijk vraagt men de chef of Janssen ziek is als ie er onverwacht niet is.

[s0ulmaster]

Generaal Pep schreef op woensdag 8 december 2021 @ 16:21:
Een ondernemer hier.

Registreren mag. Voor onze beleidsvoering noodzakelijk, wij zijn actief in de levensmiddelen branche.

Inlichten mag ook. Sterker nog, dat moet wel. De werkzaamheden moeten door iemand anders opgevangen worden bij ziekte. Denk er eens logisch over na, wat moet een werkgever dan? Liegen en zeggen dat Jan Jansen op vakantie is?

Vragen over ziekte niet. Bedrijven mogen dan weer wel vragen over hoe lang u verwacht ziek te zijn.

Het delen van een dagelijkse rapportage met werknemers heb ik nog niet eerder gezien. Uiteindelijk gaan er toch vragen komen waarom Jan Jansen er niet is. Het is wel een goed idee om aan het begin van de werkdag dagelijks een rapport te delen, dan voorkom je ook al die vragen. Bedankt voor het delen hiervan.

Op 100% zeker dat de werkgever van je gabber gewoon binnen de lijnen kleurt.

Edit: Als toevoeging hierop, daar moet ik net nog aan denken:
Ik schreef hierboven al dat vragen over ziekte niet mag. Denk dan aan vragen als: Wat mankeert u? Wat is er gebeurt? Hoe heeft u het opgelopen? etc etc. Het mag niet gevraagd worden en ook niet geregistreerd worden.
Binnen bepaalde branches zijn daar dan wel weer uitzonderingen op. In mijn branche, voedingsmiddelen, is de werknemer verplicht het te melden als hij/zij een besmettelijke ziekte heeft. Wij zijn ook verplicht dat te registreren. Dit oa ivm Food Defense.

Ik vind je wel heel stellig in dat het gewoon mag. Al je voorbeelden van wat de werkgever van je mag vragen/weten lijken mij duidelijk, maar de vraagstelling gaat specifiek over het delen van deze info in een dagelijk bulletin...
Ik vind dat wel van een andere orde en wellicht is dat AVG techniek minder goed te verantwoorden.
Zo te zien ben ik ook niet de enige die dat denkt.

[Cocytus]

Generaal Pep schreef op woensdag 8 december 2021 @ 16:21:
Een ondernemer hier.

Registreren mag. Voor onze beleidsvoering noodzakelijk, wij zijn actief in de levensmiddelen branche.

Inlichten mag ook. Sterker nog, dat moet wel. De werkzaamheden moeten door iemand anders opgevangen worden bij ziekte. Denk er eens logisch over na, wat moet een werkgever dan? Liegen en zeggen dat Jan Jansen op vakantie is?

Vragen over ziekte niet. Bedrijven mogen dan weer wel vragen over hoe lang u verwacht ziek te zijn.

Het delen van een dagelijkse rapportage met werknemers heb ik nog niet eerder gezien. Uiteindelijk gaan er toch vragen komen waarom Jan Jansen er niet is. Het is wel een goed idee om aan het begin van de werkdag dagelijks een rapport te delen, dan voorkom je ook al die vragen. Bedankt voor het delen hiervan.

Op 100% zeker dat de werkgever van je gabber gewoon binnen de lijnen kleurt.

Ik zou dat toch even met je data protection officer bespreken, voordat je daadwerkelijk dagelijks zo'n rapport gaat rondsturen. "Op 100% zeker" namelijk dat dit niet mag. En ja, ik ben wel advocaat. Ziekmeldingen zijn bijzondere persoonsgegevens (gaat namelijk over gezondheid). Bijzondere persoonsgegevens mag je alleen verwerken indien en voor zover dat noodzakelijk is. Je verwerking moet beperkt blijven tot het minimum. Het hele bedrijf dagelijks een kopie van alle ziekmeldingen sturen valt zeker niet als 'het minimum' aan te merken. En het ter inzage leggen voor alle willekeurige werknemers/collega's ook zeer zeker niet. De enige die toegang moet hebben tot die gegevens is HR.
Mondeling tegen directe collega's zeggen dat Pietje ziek is, is iets heel anders. Dat is namelijk alleen een vluchtige mededeling, en niet een record waarmee Willekeurige Willem, gewoon omdat hij daar zin in heeft, op een luie vrijdag eens even kan gaan tabuleren wie er de afgelopen 3 jaar hoeveel dagen ziek was. Mondelinge mededelingen vallen (dan ook) niet onder het begrip 'verwerken' van de AVG.

Dus @CamelNLD, nee dit mag niet. Heel simpel en geen twijfel over mogelijk.

[ Voor 8% gewijzigd door Cocytus op 08-12-2021 18:30 ]

[Lordy79]

@Cocytus je zegt het precies zoals ik het zou willen zeggen.
Piet is absent klinkt nog anders dan Piet is ziek of nog erger Piet is uitbehandeld...

Op school vroeger (25 jaar geleden)hingen er elke dag briefjes welke leraren ziek waren. Daar stond volgens mij ook absent en niet 'ziek' al betekende dat het wel in 9 van de 10 gevallen. Elke dag juichende leerlingen omdat mevrouw of meneer X ziek was.

[CamelNLD]

Iedereen bedankt voor de input, ik ga het voorleggen bij onze lokale OR, kijken of zij hiermee, samen met de bestuurder uit kunnen komen.

[Panini]

CamelNLD schreef op woensdag 8 december 2021 @ 20:00:
Iedereen bedankt voor de input, ik ga het voorleggen bij onze lokale OR, kijken of zij hiermee, samen met de bestuurder uit kunnen komen.

Tip daarbij, zoals hierboven omschreven, neem gelijk jullie functionaris gegevensbescherming mee in dat contact. Goede kans dat die vraag uiteindelijk toch daar terecht komt, scheelt direct weer wat tijd.

[Frame164]

Lordy79 schreef op woensdag 8 december 2021 @ 17:11:
Registreren ziekteverzuim moet.
Dit is echter info die niet gedeeld wordt, althans niet formeel bij ons.
Natuurlijk vraagt men de chef of Janssen ziek is als ie er onverwacht niet is.

[off topic] Wordt het woord "chef" echt nog gebruikt tegenwoordig?

[Frame164]

t_captain schreef op woensdag 8 december 2021 @ 16:04:
[...]


Vanuit het AVG principe dat je zo minimaal mogelijk persoonlijke gegevens moet opslaan, verwerken en delen, zou het woordt "ziek" eruit moeten.

De memo zou dan als volgt eruit zien:

"Jan werkt vandaag niet. Piet werkt 50%."

Dan is het amper persoonlijke data meer, het is gewoon een stuk rooster.

Maar, afhankelijk van het soort bedrijf en soort werk, loop je dan wel de kans dat Jan of Piet even wordt geraadpleegd tijdens afwezigheid. Als ik een dag gewoon afwezig bent wil ik best wel een SMS-je beantwoorden voor prangende zaken, maar als ik ziek ben zit ik daar niet op te wachten. En als de zender niet weet waarom je weg bent kan dat toch voor onhandige situaties zorgen.

[Hann1BaL]

_eLMo_ schreef op woensdag 8 december 2021 @ 15:44:
IANAL, de ziekmelding is relevant voor je collega's. De oorzaak / toedracht niet. Lijkt mij prima?

Hoe moet je samenwerken als je niet weet dat je collega ziek is?

Waarvoor het rapport in de loop van de dag is vraag ik me dan wel weer af?

De grote vraag is of er enige noodzaak is dat je moet weten dat de collega ziek is? De collega is vandaag niet beschikbaar/aanwezig is wat je moet weten.

Het is belangrijk specifiek te zijn wat collega's moeten weten. Ik kan mij voorstellen dat er genoeg gronden zijn waarop je binnen een organisatie de beschikbaarheid wilt delen, maar dat is niet hetzelfde als delen dat iemand ziek is.

Het kan een uitvaart zijn, een dag vrij, verder allemaal niet zo relevant voor de collega's.

[Hann1BaL]

Frame164 schreef op donderdag 9 december 2021 @ 14:59:
[...]


Maar, afhankelijk van het soort bedrijf en soort werk, loop je dan wel de kans dat Jan of Piet even wordt geraadpleegd tijdens afwezigheid. Als ik een dag gewoon afwezig bent wil ik best wel een SMS-je beantwoorden voor prangende zaken, maar als ik ziek ben zit ik daar niet op te wachten. En als de zender niet weet waarom je weg bent kan dat toch voor onhandige situaties zorgen.

Dit zou niet relevant moeten zijn om eerlijk te zijn. Als iemand niet werkt, werkt hij/zij niet. ik ben het niet eens met de stelling dat je aan de hand van de reden van afwezigheid gaat bepalen of je wel of niet iemand alsnog gaat benaderen.

[Viper®]

Cocytus schreef op woensdag 8 december 2021 @ 18:27:
[...]


Ik zou dat toch even met je data protection officer bespreken, voordat je daadwerkelijk dagelijks zo'n rapport gaat rondsturen. "Op 100% zeker" namelijk dat dit niet mag. En ja, ik ben wel advocaat. Ziekmeldingen zijn bijzondere persoonsgegevens (gaat namelijk over gezondheid). Bijzondere persoonsgegevens mag je alleen verwerken indien en voor zover dat noodzakelijk is. Je verwerking moet beperkt blijven tot het minimum. Het hele bedrijf dagelijks een kopie van alle ziekmeldingen sturen valt zeker niet als 'het minimum' aan te merken. En het ter inzage leggen voor alle willekeurige werknemers/collega's ook zeer zeker niet. De enige die toegang moet hebben tot die gegevens is HR.
Mondeling tegen directe collega's zeggen dat Pietje ziek is, is iets heel anders. Dat is namelijk alleen een vluchtige mededeling, en niet een record waarmee Willekeurige Willem, gewoon omdat hij daar zin in heeft, op een luie vrijdag eens even kan gaan tabuleren wie er de afgelopen 3 jaar hoeveel dagen ziek was. Mondelinge mededelingen vallen (dan ook) niet onder het begrip 'verwerken' van de AVG.

Dus @CamelNLD, nee dit mag niet. Heel simpel en geen twijfel over mogelijk.

Interessant.
Ben ingehuurd bij een overheidsinstantie en daar wordt gewoon elke ochtend vanuit HR mails gestuurd over ziek/beter meldingen binnen de afdeling. Dit zodat iedereen op de hoogte is of mensen wel of niet aanwezig zijn.

Op basis daarvan is dus een overzicht te maken wie hoeveel dagen van het jaar ziek zijn geweest.

[Mar.tin]

[verwijderd]

[ Voor 166% gewijzigd door Mar.tin op 27-07-2022 14:01 ]