Outlook uren blokkeren

[HSG]

Mijn vraag
Vanaf volgende week beginnen een collega mij stap voor stap in te werken met een groot deel van een software die wij gebruiken. Het schijnt nogal groot en complex te zijn. Laat staan alle grote en kleine dingen die je omheen moet regelen en aan moet denken. Wij moeten hier veel tijd in steken en wat er nog bij komt kijken is dat deze collega vanaf augustus 2022 met pensioen gaat.

Hiervoor willen wij uren in Outlook gaan blokkeren om te voorkomen dat mensen ten pas en onpas allerlei afspraken doorheen gaan plannen.

Dus als voorbeeld: van 8:00 tot 12:00 en van 13:00 tot 16:00. In die tijd als iemand iets wil plannen moet hij automatisch een afwijzing krijgen of krijgt diegene een melding dat het gewoon niet mogelijk is om in die blokuren iets te plannen.

Welke opties in Outlook kunnen hiervoor zorgen dat ik dit kan maken?

Relevante software en hardware die ik gebruik
Office 365 en outlook

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb
Opties doorgelopen
Google doorzocht

[MrSenne]

Tijdens die blokken een eigen meeting plannen en deze optie aanzetten;

https://dellenny.com/auto...tes-when-busy-in-outlook/

[MAX3400]

Open deur 1: wat zei de ICT-afdeling?
Open deur 2: kan jouw leidinggevende hier niet iets in betekenen?
Open deur 3: tenzij ik iets mis; 99.9% van alle meeting-requests zijn optioneel; dan krijg je ze wel maar dan negeer je ze toch & ga je niet?

Als het echt bloedspoed is, kunnen ze je toch ook bellen? Langslopen? Via HR bereiken? etc?

Want heel simpel gedacht; een traject van 10 maanden "automatisch" begeleiden vanuit een Outlook-client, klinkt niet als de meest optimale manier om je tijd te gebruiken

/edit: misschien kan je iets met https://www.extendoffice....tlook-block-off-time.html of https://www.extendoffice....from-specific-person.html combineren.

[ Voor 18% gewijzigd door MAX3400 op 26-11-2021 09:31 ]

[HKLM_]

Je kan ook je collega's opvoeden om in je agenda (planning assistent bijvoorbeeld) te kijken of je op dat moment beschikbaar bent. Met losse flodders meetings gaan inschieten werkt natuurlijk niet.

Klinkt als een oplossing zoeken voor een probleem wat niet hoeft te bestaan.

[HSG]

MrSenne schreef op vrijdag 26 november 2021 @ 09:23:
Tijdens die blokken een eigen meeting plannen en deze optie aanzetten;

https://dellenny.com/auto...tes-when-busy-in-outlook/

Dank voor je antwoord en dit is inderdaad al een heel stap verder. Echter is het ook dit voor bepaalde afspraken toepasbaar te maken? Want volgens mij is dit voor de hele Outlook agenda.

[Saturate]

Is dit niet gewoon een optie binnen Outlook? Opties -> Agenda -> Automatisch accepteren of weigeren. Dan kun je aangeven dat conflicterende verzoeken automatisch worden geweigerd.

Als je dan voor jezelf die blokken boekt, moet 't lukken volgens mij.

[ Voor 16% gewijzigd door Saturate op 26-11-2021 09:39 ]

[HSG]

MAX3400 schreef op vrijdag 26 november 2021 @ 09:27:
Open deur 1: wat zei de ICT-afdeling?
Open deur 2: kan jouw leidinggevende hier niet iets in betekenen?
Open deur 3: tenzij ik iets mis; 99.9% van alle meeting-requests zijn optioneel; dan krijg je ze wel maar dan negeer je ze toch & ga je niet?

Als het echt bloedspoed is, kunnen ze je toch ook bellen? Langslopen? Via HR bereiken? etc?

Want heel simpel gedacht; een traject van 10 maanden "automatisch" begeleiden vanuit een Outlook-client, klinkt niet als de meest optimale manier om je tijd te gebruiken

/edit: misschien kan je iets met https://www.extendoffice....tlook-block-off-time.html of https://www.extendoffice....from-specific-person.html combineren.

Mijn leidinggevende staat hier volledig achter alleen wij hebben ook een nog een PO'er en die andere prioriteiten heeft. Maar dat is uiteindelijk iets tussen de manager en hem.

Verder snap ik wel dat veel request optioneel zijn alleen ik wil geen rommel in mijn agenda hebben.

Daarnaast het is niet zo dat wij maandenlang non-stop aan het inwerken zijn. Hij gaat wat uitleggen en op den duur neem ik stapje voor stapje het stokje over. Alleen in die tijd dat wij bezig zijn willen wij gewoon niet gestoord worden. Wij willen duidelijk aangeven dat nee gewoon nee is.

HKLM_ schreef op vrijdag 26 november 2021 @ 09:33:
Je kan ook je collega's opvoeden om in je agenda (planning assistent bijvoorbeeld) te kijken of je op dat moment beschikbaar bent. Met losse flodders meetings gaan inschieten werkt natuurlijk niet.

Klinkt als een oplossing zoeken voor een probleem wat niet hoeft te bestaan.

Dat ook. Wij gaan dat ook kenbaar maken maar toch... wij willen niet steeds aan het eind van de dag zien dat mensen niet geluisterd hebben. Zo net ook weer...een afspraak op een dag dat ik met verlof ben. Ik heb niet steeds zin om al dat handwerk te doen.

[HSG]

Saturate schreef op vrijdag 26 november 2021 @ 09:38:
Is dit niet gewoon een optie binnen Outlook? Opties -> Agenda -> Automatisch accepteren of weigeren. Dan kun je aangeven dat conflicterende verzoeken automatisch worden geweigerd.

Als je dan voor jezelf die blokken boekt, moet 't lukken volgens mij.

Hoe gaat dat dan met terugkerende afspraken. Wordt deze dan alleen voor die dag afgewezen en de rest komt wel in de agenda te staan?

[MrSenne]

HSG schreef op vrijdag 26 november 2021 @ 09:35:
[...]

Dank voor je antwoord en dit is inderdaad al een heel stap verder. Echter is het ook dit voor bepaalde afspraken toepasbaar te maken? Want volgens mij is dit voor de hele Outlook agenda.

Als je dit wilt, dan wil je het ook gewoon voor alle afspraken neem ik aan, en niet enkel voor die specifieke?
Anders zou je dit ook niet zeggen;

HSG schreef op vrijdag 26 november 2021 @ 09:41:
[...]
Zo net ook weer...een afspraak op een dag dat ik met verlof ben. Ik heb niet steeds zin om al dat handwerk te doen.

HSG schreef op vrijdag 26 november 2021 @ 09:42:
[...]

Hoe gaat dat dan met terugkerende afspraken. Wordt deze dan alleen voor die dag afgewezen en de rest komt wel in de agenda te staan?

Probeer het eens uit zou ik zeggen?

[Saturate]

HSG schreef op vrijdag 26 november 2021 @ 09:42:
[...]

Hoe gaat dat dan met terugkerende afspraken. Wordt deze dan alleen voor die dag afgewezen en de rest komt wel in de agenda te staan?

Dat zou ik zo snel niet weten, gebruik de optie zelf niet dus heb er zelf geen ervaring mee. Maar dat moet prima te testen zijn.

[Kheos]

Decline
Doe dat op elke afspraak die in de weg zit
klaar

[HSG]

MrSenne schreef op vrijdag 26 november 2021 @ 09:44:
[...]

Als je dit wilt, dan wil je het ook gewoon voor alle afspraken neem ik aan, en niet enkel voor die specifieke?
Anders zou je dit ook niet zeggen;

[...]


[...]

Probeer het eens uit zou ik zeggen?

Saturate schreef op vrijdag 26 november 2021 @ 09:44:
[...]


Dat zou ik zo snel niet weten, gebruik de optie zelf niet dus heb er zelf geen ervaring mee. Maar dat moet prima te testen zijn.

Ik heb het aangezet dus ik ben benieuwd en dank voor de hulp.

Ik heb het wel eens gehad dat ik naar Den Haag moest en dat een collega een meeting in Zwolle plande terwijl in mijn agenda stond dat ik de hele dag in Den Haag was. Jammer dan voor hem.