Microsoft365 Sharepoint/Onedrive zakelijke cloudopslag

[hichelay]

Dag medetweakers,

Sinds enige tijd hebben wij bij ons bedrijf Microsoft365. Omdat we een bescheiden bedrijf zijn, geen aparte IT-afdeling hebben en ik er redelijk wat affiniteit mee heb, ben ik daarvan de beheerder... Dat gaat natuurlijk fout

Op dit moment wil ik simpelweg een cloudopslag realiseren waarin onze huidige mappenstructuur terugkomt. Metadata en dergelijke zijn voor zover ik kan zien niet interessant, het gaat puur om de saaie opslag van inkoopfacturen, arbeidscontracten etc.

Waarom is het in vredesnaam zo ongelofelijk niet-gebruiksvriendelijk bedacht allemaal? Waarom moet ik een site maken via Sharepoint? Waarom moet ik een sjabloon voor een site kiezen? Waarom moet ik teams selecteren die daaraan toegevoegd moeten worden? Waarom een bibliotheek? Waarom apps toevoegen aan een site?

Zoals jullie kunnen zien: op gebied van Sharepoint en dergelijke heb ik misschien nog veel te leren. Ik begrijp ook niet waarom ik verplicht wordt dit op zo'n lastige manier tot stand te brengen. Simpelweg een map aanmaken (die niet onder de persoonlijke Onedrive valt uiteraard), gebruikers en rechten toekennen (per map/submap), laten synchroniseren met een map lokaal op je computer, dat is alles wat ik zoek. Eigenlijk simpelweg Dropbox/Google Drive, maar dan via Microsoft.

We zijn dus niet op zoek naar een soort intranet via een Sharepoint site, wellicht in de toekomst.

Uiteraard heb ik mij al suf gezocht via Google, maar telkens kom ik weer op de "leuke" verhalen uit die ik niet zoek. Het wordt nodeloos ingewikkeld gemaakt.

Hopelijk kan iemand mij in relatief makkelijke bewoordingen vertellen wat een oplossing is?

[Lelletje]

Wat jij wilt, kan Sharepoint Online ook...

Tip: Offline sync.
Sync SharePoint files and folders

[ Voor 75% gewijzigd door Lelletje op 22-10-2021 15:05 ]

[hichelay]

Dag Lelletje,

Bedankt voor je reactie. Ik ben bekend met offline sync, dat is ook min of meer de bedoeling inderdaad. Het punt is alleen dat ik dus eerst een Sharepoint site aan moet maken? Daar heb ik dus geen behoefte aan, ik moet dan per se een teamsite aanmaken, waar ik niet op zit te wachten.

Gewoon een map in de cloud maken, gebruikers (die al bekend zijn door hun Microsoft365 account) toekennen en klaar. Dat is meer mijn idee.

[skate master]

Wij doen dat door een team aan te maken binnen MS Teams.
Aan dit team kun je dan eenvoudig de gebruikers toekennen wie er toegang toe mogen hebben.
De SharePoint wordt dan op de achtergrond aangemaakt.
Voor office bestanden is het dan niet nodig om de sync aan te zetten, je kunt deze via teams opzoeken en openen.
Bestanden welke buiten office vallen, in ons geval AutoCAD bestanden moeten wel gesyncd worden om te gebruiken.

Even gewenning en dan werkt het vrij eenvoudig.

[Nick_Marvel]

Hoi hichelay, ik ben begin dit jaar ingestapt op SP. Klein bedrijf, en we willen in de cloud om makkelijker te kunnen thuiswerken etc. Zelfde problemen gehad, ik werd gek van alle mooie verhalen wat er allemaal kan. Maar ik had een paar heel 'gewone' zaken die ik helder wilde hebben. Allereerst, antwoord op je vraag, die 'homepage' en andere functionaliteit is leuk maar hoef je niks mee te doen. Gewoon laten zitten voor later.

Ik heb het toen omgedraaid, een checklist met wat ik echt moet weten en daarmee gezocht in Google en Youtube filmpjes. Voor mij was de eerste uitdaging de hoofdmappen op te zetten. Begint al op de allerhoogste map, hoe hou je het padnaam een beetje kort op je PC of in de cloud (C:\Users\gebruiker\bedrijf\bedrijf - Docs\ ... en dan nog alle submappen). Daarna gekeken naar groepen gebruikers en rechten (bij ons 4 groepen gemaakt 'productie', 'rnd', 'sales', 'iedereen' en daar de medewerkers in zetten).

Toen kwam het samen werken in SP, en blijkt dat diverse Excel bestanden en Access databases opeens niet met SP overweg kunnen. Want als je met meerdere gebruikers in een database werkt en tegelijk aan het syncen bent in de cloud krijg je allemaal kopieën. En in Excel gaat het hopeloos fout met paden die verwijzen naar andere bestanden. Want als je padnaam 'C:\Users\gebruiker\bedrijf\' dan is die 'gebruiker' telkens een ander.

Ook dat is op te lossen, alleen had ik het graag vooraf geweten. Ik hoop dat jullie inmiddels het allemaal werkend hebben!

[HKLM_]

Nick_Marvel schreef op dinsdag 28 december 2021 @ 15:55:
Hoi hichelay, ik ben begin dit jaar ingestapt op SP. Klein bedrijf, en we willen in de cloud om makkelijker te kunnen thuiswerken etc. Zelfde problemen gehad, ik werd gek van alle mooie verhalen wat er allemaal kan. Maar ik had een paar heel 'gewone' zaken die ik helder wilde hebben. Allereerst, antwoord op je vraag, die 'homepage' en andere functionaliteit is leuk maar hoef je niks mee te doen. Gewoon laten zitten voor later.

Ik heb het toen omgedraaid, een checklist met wat ik echt moet weten en daarmee gezocht in Google en Youtube filmpjes. Voor mij was de eerste uitdaging de hoofdmappen op te zetten. Begint al op de allerhoogste map, hoe hou je het padnaam een beetje kort op je PC of in de cloud (C:\Users\gebruiker\bedrijf\bedrijf - Docs\ ... en dan nog alle submappen). Daarna gekeken naar groepen gebruikers en rechten (bij ons 4 groepen gemaakt 'productie', 'rnd', 'sales', 'iedereen' en daar de medewerkers in zetten).

Toen kwam het samen werken in SP, en blijkt dat diverse Excel bestanden en Access databases opeens niet met SP overweg kunnen. Want als je met meerdere gebruikers in een database werkt en tegelijk aan het syncen bent in de cloud krijg je allemaal kopieën. En in Excel gaat het hopeloos fout met paden die verwijzen naar andere bestanden. Want als je padnaam 'C:\Users\gebruiker\bedrijf\' dan is die 'gebruiker' telkens een ander.

Ook dat is op te lossen, alleen had ik het graag vooraf geweten. Ik hoop dat jullie inmiddels het allemaal werkend hebben!

Niet lullig bedoelt maar iemand die over mappen praat in sharepoint Je verhaal klinkt niet echt als een sharepoint omgeving zoals Microsoft het bedoelt. Maar meer als sharepoint gebruiken als fileserver

[Nick_Marvel]

Niet lullig bedoelt maar iemand die over mappen praat in sharepoint Je verhaal klinkt niet echt als een sharepoint omgeving zoals Microsoft het bedoelt. Maar meer als sharepoint gebruiken als fileserver

Wij zijn primair in de OneDrive for Business functionaliteit geïnteresseerd, dat heb je goed gezien. Dat gebruikt SP als 'backbone' maar verder hebben wij daar niks mee.

[akimosan]

Het vereist inderdaad een beetje meer startup en kennis om je zelf wat wegwijs te maken.

De backend van OneDrive (for Business) en Teams en PowerBI en ProjectOnline is SharePoint Online.

Het eerste stukje, een basaal stukje Sharepoint inrichten kost dus wat moeite. Zie dat als de eerste Site die je maakt, een kapstokje waaronder je andere sites en of Teams kunt gaan inrichten.
Uiteraard is SharePoint Online en M365 ook gericht op de Enterprise en moet het dus schaalbaar zijn.

Wanneer je de effort er in stopt om eerst wegwijs te worden pluk je daar later de vruchten van.

Je kunt uiteraard eens op cursus gaan en je wegwijs laten maken in M365
Of je kunt een consultant inhuren die je helpt om dat eerste stukje in te richten op basis van je vereisten, hoe simpel die ook mogen zijn.

Het is voor jou "nodeloos" ingewikkeld omdat je teveel denkt in termen van fileserver en te weinig in termen van webserver (wat veel dichter bij Sharepoint ligt)

Wat jij wilt is een "ruimte" inrichten met een kast voor Pietje en een kast voor Willem om zijn spullen in op te bergen.
Maar met Microsoft 365/Sharepoint wordt je niet direct in de kamer gezet waar de kasten voor Piet en Willem komen te staan. Je staat eerst voor de deur van het pand.

De vergelijking met Sharepoint is dat je een grotere ruimte (het kantoorpand) eerst een beetje moet inrichten alvorens je aan die kamer toekomt.

Het gebouw waarin die ruimte zich bevindt
- Een entree/welkomsthal (je startpagina van je intranetje wat je in Sharepoint bouwt, de landingspagina als het ware)
- Verschillende ruimten (met verschillende gebruiksdoelen, denk vergaderruimte waar men samen kan werken (Teams), een koffiebar, een gang, ruimtes met werkplekken)

Is dat zo een beetje duidelijker?