Online shared Excel gebruik

[Anvdd]

Hallo iedereen,

Voor mijn werk in metaalbedrijf gebruiken we al jaren Excel om ons metaal platen stock bij te houden.
We deden dit tot voor kort altijd in een Excel file die als shared op de lokale server in het bedrijf staat.
De Excel deed wat moest met allerhande formules, maar was niet goed in het 'shared' gedeelte, want toen we met 20 mensen erin werkten, telkens als iemand op 'save' drukt blokkeert de Excel soms of resulteert soms in een crash waardoor we iedereen moesten contacteren om te sluiten en dergelijke …

Dus simultaan werken met zoveel mensen was enorm moeilijk, daarom besloot ik dit jaar om een online versie in elkaar te knutselen en die als shared te gebruiken op sharepoint.com (office365?)

De Excel op zich werkt heel goed, om de functionaliteit en quality of life te verbeteren werken we met Slicers, een hele toffe optie.(er zijn geen andere macro's of VBA in de Excel aanwezig)

Echter zijn er blijkbaar wat nadelen aan de online versie, er zijn heel wat kwaaltjes maar de grootste is toch wel dat ze enorm traag is bij momenten

Zijn er trucjes die kunnen toegepast worden om de Excel iets sneller te maken?
We werken nu al amper met een paar kleuren, 6 tal tabblaadjes met slicers in, ik denk niet dat het daar aan ligt ik denk eerder aan 365.com zelf?
In één tabblad zitten we wel al aan 5800 lijntjes bestellingen, wat nog niet overdreven is ten opzichte van de offline waar we over de 86.000 zaten :-)
Werkt Google spreadsheets sneller? zijn er nog andere opties waar we hetzelfde kunnen bereiken qua funcionaliteit?

Relevante software en hardware die ik gebruik
Office Standard 2019
Windows 10 pro
We gebruiken intern een ERP pakket, dat pakket heeft wel een stock beheer maar heeft geen klaar en duidelijk overzicht zoals Excel ons kan weergeven, daarom de reden we in Excel werken.

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb
Zoektocht naar alternatieve software, maar telkens de melding dat macro's niet aanvaard worden uit vrees voor virussen, dus slicers = macro?



Alvast bedankt
mvg
Anthony

[soedesh]

Beste topic starter,
Ik heb helaas geen concrete oplossing voor dit probleem, maar wil wel opmerken dat het verdacht stil blijft wanneer er iemand uit de bedrijfspraktijk een concrete vraag stelt naar aanleiding van (performance) problemen waarmee men te maken heeft.
Ik ben bang dat de IT-ers/Tweakers hier (waarvan ikzelf er overigens ook eentje ben) niet veel verder zullen komen dan het advies om meer geld uit te geven aan apparatuur, (internet) verbindingen en wellicht ook een duurder Office 365 abonnement. Ikzelf adviseer klanten om zoveel mogelijk lokaal te doen overigens en dus ook geen Office 365 te gebruiken tenzij het echt niet anders kan. Mijn voorkeurs oplossingen kosten echter soms nog meer dan een Office 365 oplossing, want ik werk namelijk ook niet gratis! ;-)
Relevant om te melden is wellicht dat ik ooit heb gewerkt als Sharepoint farm administrator bij een migratie van de grootste West Europese lokale Sharepoint farm.
Het Google alternatief is wellicht het proberen waard, maar Sharepoint is uiteraard de premium oplossing.
Aan Premium oplossingen hangt echter ook een premium prijskaartje..

[ Voor 17% gewijzigd door soedesh op 29-08-2021 21:18 ]

[burnedhardware]

Ik denk dat je dit niet in excel moet doen, maar laat iets bouwen met de gewenste functionaliteit op basis van een database met web frontend, of nog beter in het ERP systeem zelf, zodat iedereen tegen verse data aankijkt. Slippery slope…

Ik zie niet goed wat de excel hoort te doen, ik zie maten en eigenschappen van materialen, toekomstige leveringen en verwachtte vebruiken. Probeer vooral goed te begrijpen welke processen je wil ondersteunen met je software en welke informatie daarvoor nodig is: (batch, kwaliteitsstatus, locatie, gepland productie of leveringsnummer, hoe ga je om met sock counts, rework, etc….

Als het een los systeem is wat gekoppeld wordt aan het ERP, let dan erg op de licentievoorwaarden van het ERP systeem. (Bij SAP moet je ook user licenties hebben voor de gebruikers van gekoppelde systemen, maar er bestaan ook goedkopere licenties voor “light” users zoals magazijn- en productie medewerkers) (“de kwaliteit van een ERP implementatie is omgekeerd evenredig aan het gebruik van excelletjes in de organisatie”)


Het echte probleem dat je tegen gaat komen is dat een tot applicatie geknutselde excel/access met een berg macros niet te beheren is en op een gegeven moment niet meer werkt, terwijl niemand begrijpt waarom.

[F_J_K]

Google is gratis te testen. Maar er zijn zaken die beter niet met clientside javascript gedaan kunnen worden. Ik denk dat daar het performanceprobleem zit. Of lokaal (met alle nadelen van dien), of inderdaad een 'maatwerk' serverside iets (laten) maken zou beter kunnen zijn.

offtopic:
Office365 is afaik gebaseerd op Sharepoint, dus ik snap die opmerking niet helemaal.

[Anvdd]

Dag iedereen,

bedankt voor de reacties!

Excel is inderdaad niet ideaal voor dit soort zaken burnedhardware, ik erken dat.
er is een externe IT bedrijf bezig met op maat gemaakte software in een web applicatie die gelinkt is aan het ERP pakket om uiteindelijk weg van die excel te geraken :-), maar het project zit in de pipeline, dus het is nog een tijdje wachten voor ons waarschijnlijk pas binnen een jaar. ik heb preventief in het ERP pakket een volledig nieuwe materialen database geschreven dus mijn deel zit er op nu is het wachten op de IT om mijn data in hun software te gieten :-)

daarom wou ik even polsen naar jullie mening als er wat tips of andere wegen zijn om die periode nog te overbruggen, we hangen we nu nog even vast aan die excel en ik zie het niet zitten om opnieuw iets van nul op te bouwen :-)


Mijn collega had indertijd de offline versie gemaakt en op zich voor wat het was en waar het voor diende werkte die excel enorm goed en snel, alleen het opslaan ervan wanneer 20 mensen erin bezig zijn is niet ideaal, het opslaan duurt soms 10 seconden omdat de excel plots op hol sloeg en 655mb groot was (dit zou een bug met formules zijn na wat research)

maar soit, die excel is verleden tijd. en nu begin ik me af te vragen als er geen tips of trucs bestaan om die offline versie, die toch wel snel was, het probleem met dat opslaan een beetje te verhelpen.
als ik me goed herinner waren er problemen als bijvoorbeeld iemand de excel opende, kon je kiezen tussen passwoord ingeven of read-only, maar als je dat scherm laat staan blokkeerde ze voor anderen, ofwel was het voor een andere reden maar ze werd voor de andere geblokkeerd met de melding 'de excel is beveiligd door gebruiker xxx'

de piste Google spreadsheets zal ik zoals FJK aangeeft, schrappen , na een testje merkte ik al op dat macro's niet toegelaten zijn. dus ik kon al niets gedeeld testen als google sneller of niet.

wat de excel hoort te doen : het zijn gewoon tabblaadjes waar we materialen bijhouden op basis van dikte en afmeting, aangevuld met een hoop formules die gewichten en aantallen bijhouden. in combinatie met slicers om makkelijk en sneller te kunnen filteren.
dus kort het zijn gewoon cellen met een waarde in die met een formule het aantal zal verhogen/verlagen als je er een waarde in geeft, meer niet.

sorry voor de lange uitleg :-)
alvast bedankt voor eventuele reacties, indien er geen soelaas is mag er een slotje op

mvg
Anthony

[F_J_K]

Lokaal kan het misschien schelen als je opslaat als .xlsb, de binaire tegenhanger van xlsx.

Webbased, als men vooral leest en niet schrijft: kijk naar business intelligence / rapportage tooling. Die gaan er misschien beter mee om.

[soedesh]

burnedhardware schreef op zondag 29 augustus 2021 @ 21:44:
Ik denk dat je dit niet in excel moet doen, maar laat iets bouwen

Helemaal mee eens. Kennelijk ziet de TS dit ook in. In plaats van Excel of het bestaande ERP pakket kan je ook kiezen voor andere (premium) Microsoft oplossingen (te denken valt aan Dynamics), maar alles valt en staat met de bereidheid van de werkgever/het bedrijf om te investeren in dit soort over het algemeen dure oplossingen.
Nogmaals, een simpel Office 365 pakketje is wellicht geschikt voor een klein bedrijf met slechts een paar man maar als het om een hoeveelheid aan mutaties gaat die de TS beschrijft kom je er bijna niet onderuit om (heel veel geld) te investeren in andere IT oplossingen. Zolang het betreffende bedrijf voldoende winst maakt moet dat geen probleem zijn lijkt me. De algehele werkwijze omgooien kan ook leiden tot besparingen op IT kosten, maar in de praktijk komt het er op neer dat mensen/werknemers helemaal niet bereid zijn op een andere manier te werken en men (dus) gedwongen moet kiezen voor een dure IT oplossing. Zolang wij IT-ers daarvan kunnen profiteren vind ik dat overigens helemaal prima! ;-) U vraagt, wij draaien.

[_H_G_]

Anvdd schreef op maandag 30 augustus 2021 @ 10:42:
Excel is inderdaad niet ideaal voor dit soort zaken burnedhardware, ik erken dat.
er is een externe IT bedrijf bezig met op maat gemaakte software in een web applicatie die gelinkt is aan het ERP pakket om uiteindelijk weg van die excel te geraken :-), maar het project zit in de pipeline, dus het is nog een tijdje wachten voor ons waarschijnlijk pas binnen een jaar. ik heb preventief in het ERP pakket een volledig nieuwe materialen database geschreven dus mijn deel zit er op nu is het wachten op de IT om mijn data in hun software te gieten :-)

Mocht je Ridder iQ gebruiken, mag je me altijd een DM sturen Altijd bereid om met een concullega te sparren.

Ik vind het namelijk wat ver gaan om een web applicatie te laten bouwen. Zo spannend ziet je screenshot er niet uit en zou redelijk standaard via ERP pakket moeten kunnen. Maar er zullen vast andere redenen zijn om naar een web applicatie te grijpen.

[Anvdd]

Dag _H_G_

Ridder iQ is hier ooit eens geweest een paar jaar geleden om hun pakket te promoten maar mijn werkgever is er niet op ingegaan :-) Duur waren ze alvast niet, in vergelijking met bijvoorbeeld Dynamics en SAP

we blijven het huidige ERP gebruiken, Soedesh, de webapplicatie is een verlengstuk op het pakket die stukken sneller en gebruiksvriendelijker is.
het pakket is namelijk nog aan de oudere kant en de applicatie zal verschillende opdrachten kunnen uitvoeren waar we anders in 4 verschillende modules zou moeten werken om hetzelfde te bereiken.

de investering naar Dynamics zag onze directeur niet zitten want die kostte een paar honderd duizend (had ik in de wandelgangen gehoord :-)), die mens investeert liever in machines dan in software, want machines kun je ZIEN en vastpakken, software niet.

de applicatie zal niet alleen voor de stockbeheer zorgen, maar ook voor onze CNC programma's die we schrijven, algemene planning intern, enz...

de screenshot van de excel is niet spannend haha inderdaad :-)
het is natuurlijk de werking ervan die telt hé het is ook maar een simpel dingske met een paar formules in meer is daar niet aan om wat stock beheer te doen.

Binnenkort zullen we de stock van het ERP gebruiken, maar daar is totaal geen overzicht in, alles moet order per order bekeken worden er is geen mogelijkheid om een Report te trekken van total Stock jammer genoeg. Natuurlijk zitten we met een klassiek probleem dat het ERP software niet gelijk is aan de software die we gebruiken om de machines te programmeren, en dat is soms redelijk complex en tijds in beslag nemend om manueel alles in te voeren. dus in Excel kunnen we veel sneller waarden ingeven en totale stock bekijken.

phoeh weer veel uitleg die eigenlijk afwijkt van de oorspronkelijke post :-)
we zijn wel op goede weg met de IT maar het laat al geruime tijd op zich wachten.

Iedereen bedankt voor de vele reacties en de hulp!

Mvg

mvg

[Sharky]

Welk ERP gebruiken jullie nu? Van Excel heb ik niet bijzonder veel verstand, maar ik heb wel klanten die EKG gebruiken en daar best tevreden over zijn. Exact zou ook nog kunnen maar die implementatie is ook kostbaar.

[ Voor 17% gewijzigd door Sharky op 31-08-2021 10:00 ]

[Anvdd]

Jobboss
is amerikaans/canadees als ik me niet vergis