Opslaan mails voor toegang door het hele team

[Patrick_6369]

Hoi allemaal,
Tegenwoordig werkt bijna iedereen in een team en daar moeten we ervoor zorgen dat we binnen het team van de goeie zaken op de hoogte zijn. Dat is weleens een uitdaging. Ik werk in een grote not-for-profit (> 4000 fte) waarin de mail dé plek is waarmee informatie wordt gedeeld. Ik zoek een manier om voor mijn team (6 personen) in de finance-kolom van de organisatie mails die in iemands persoonlijke box binnenkomen dusdanig op te slaan dat die voor iedereen doorzoekbaar zijn. Je wilt bij ziekte of personeelsverloop immers niet dat opeens een deel van de informatie niet meer beschikbaar is.
Wat hebben we nu?
Wij werken in een Windows-ongeving met Office 2016 en de mailomgeving is een IMAP met Outlook en webmail. Voor de officiële archivering wordt gebruik gemaakt van het archiefsysteem Corsa – maar dat vindt iedereen weinig gebruikersvriendelijk. Tevens hebben we een Teams omgeving, die in de organisatie vooral gebruikt wordt als video-conferentie en chat-tool. In ons team gebruiken we Teams ook om notities te delen in een gedeeld OneNote bestand en we hebben een Planner bord voor de taken.
We hebben uiteraard ook gedeelde mappen op het netwerk, deze zijn nu onze belangrijkste bron om bestanden op te slaan. Echter het doorzoeken daarvan kost heel veel tijd, zeker als de bestandsinhoud ook doorzocht moet worden. Opslaan van mails op de netwerkschijven als .msg-bestand heeft daarom niet de voorkeur.
De public folders van Outlook zijn volgens onze IT-afdeling een legacy-product die waarschijnlijk niet lang meer ondersteund worden. Bovendien hebben die één groot nadeel: je kunt alleen zoeken in de actuele folder en subfolders worden pertinent NIET meegenomen. Praktisch zijn ze daarom niet goed bruikbaar.

Graag hoor ik van jullie hoe er binnen jullie team omgegaan wordt met het delen van informatie uit de mail en hoe mails worden opgeslagen ‘voor het nageslacht’. Hopelijk kan ik daaruit een best practice of een mooie stukje software voor ons team in de wacht slepen.

Veel groeten,
Patrick_6369

EDIT: Ik ben dus vooral benieuwd naar mogelijkheden om bepaalde mails makkelijk op te slaan als toekomstig naslagwerk. Hoe en waar sla je dat makkelijk op?
Het gaat niet om de wijziging van de huidige werkwijze voor het afhandelen van taken. Dat werkt prima en volgt de algemene ongeschreven regels van de organisatie.

[ Voor 7% gewijzigd door Patrick_6369 op 16-08-2021 10:45 . Reden: Extra informatie ]

[Nvidiot]

Richt een shared mailbox in waar het team mee werkt en laat de rest van de organisatie niet meer mailen naar '[e-mail]' maar naar '[e-mail]'. Bijkomend voordeel is dat iedereen vragen op kan pakken ipv dat er gewacht moet worden tot 1 persoon z'n e-mail gelezen heeft.

[Question Mark]

Patrick_6369 schreef op maandag 16 augustus 2021 @ 10:02:
Ik zoek een manier om voor mijn team (6 personen) in de finance-kolom van de organisatie mails die in iemands persoonlijke box binnenkomen dusdanig op te slaan dat die voor iedereen doorzoekbaar zijn.

Het gaat idd hier fout. Mails die bedoeld zijn voor meerdere personen moet je niet binnenlaten komen in een persoonlijke mailbox. Qua privacy is het ook een hele uitdaging om een persoonlijke mailbox te delen binnen een organisatie.

[HKLM_]

Ik zoek een manier om voor mijn team (6 personen) in de finance-kolom van de organisatie mails die in iemands persoonlijke box binnenkomen dusdanig op te slaan dat die voor iedereen doorzoekbaar zijn.

Heb je dit al aan je functionaris gegevensbescherming voorgelegd? Denk namelijk dat deze geen akkoord geeft voor deze constructie een e-mail box van een medewerker is immers persoonlijk en de werkgever heeft daar niet zomaar iets in te zoeken

Zie ook: https://www.juridict.nl/j...van-een-werknemer-kijken/ of https://www.advocatie.nl/...r-inzien-kan-dat-mag-dat/ waarbij het zeker niet zomaar is toegestaan.

Voor de rest ben je denk eerder opzoek naar een fatsoenlijke CRM oplossing dan een groot mail archief…

[ Voor 8% gewijzigd door HKLM_ op 16-08-2021 10:12 ]

[Roozzz]

Nvidiot schreef op maandag 16 augustus 2021 @ 10:04:
Richt een shared mailbox in waar het team mee werkt en laat de rest van de organisatie niet meer mailen naar '[e-mail]' maar naar '[e-mail]'. Bijkomend voordeel is dat iedereen vragen op kan pakken ipv dat er gewacht moet worden tot 1 persoon z'n e-mail gelezen heeft.

Dat dus.

Qua mailarchivering en vastlegging voor specifieke projecten (waar een shared mailbox dus geen optie is), wordt bij ons nogal eens Mailmanager ingezet. Die prompt automatisch om mails (ontvangen/verzonden) juist te archiveren, welke vervolgens doorzocht en gelezen kunnen worden door het hele projectteam.

[Patrick_6369]

Misschien moet ik nog even wat verduidelijken: het gaat niet om alle mails die bij de medewerkers binnenkomen, maar de mails waarvan de medewerker de keuze maakt dat die belangrijk zijn voor later omdat er bepaalde info in staat. Ik wil dus niet de mailbox delen, maar de medewerker de keuze laten maken om de mail in het archief op te laten slaan. Geen privacy-issue dus.
Een shared mailbox voor het team waarnaar iedereen mailt vind ik daarom ook niet zo geschikt, want dan komt er veel te veel onbelangrijke mail bij de collega's terecht.
Bovendien heeft iedereen zijn eigen expertise binnen het team en is in eerste instantie wel duidelijk wie de afhandeling op zich neemt. Voor latere referentie is het echter belangrijk dat ook de opvolger of collega over 5 jaar nog kan zien hoe en vooral waarom iets op een bepaalde manier is afgehandeld.

Desondanks zou zo'n shared mailbox misschien wel kunnen om puur als archief te dienen. Even fwd'en of in bcc zetten en periodiek de shared mailbox opruimen in mappen.

Bedankt voor de suggestie van Mailmanager, dat lijkt op het eerste gezicht een gewenste oplossing!

[DutchKel]

Patrick_6369 schreef op maandag 16 augustus 2021 @ 10:19:
Misschien moet ik nog even wat verduidelijken: het gaat niet om alle mails die bij de medewerkers binnenkomen, maar de mails waarvan de medewerker de keuze maakt dat die belangrijk zijn voor later omdat er bepaalde info in staat. Ik wil dus niet de mailbox delen, maar de medewerker de keuze laten maken om de mail in het archief op te laten slaan. Geen privacy-issue dus.
Een shared mailbox voor het team waarnaar iedereen mailt vind ik daarom ook niet zo geschikt, want dan komt er veel te veel onbelangrijke mail bij de collega's terecht.
Bovendien heeft iedereen zijn eigen expertise binnen het team en is in eerste instantie wel duidelijk wie de afhandeling op zich neemt. Voor latere referentie is het echter belangrijk dat ook de opvolger of collega over 5 jaar nog kan zien hoe en vooral waarom iets op een bepaalde manier is afgehandeld.

Desondanks zou zo'n shared mailbox misschien wel kunnen om puur als archief te dienen. Even fwd'en of in bcc zetten en periodiek de shared mailbox opruimen in mappen.

Bedankt voor de suggestie van Mailmanager, dat lijkt op het eerste gezicht een gewenste oplossing!

Dan snap je denk ik de functie van een groeps mailbox niet.

Als er e-mails aan een specifieke persoon zijn gericht dan dien je de persoonlijke mailbox te gebruiken. Gaat het om iets wat voor Finance is dan is daar de groeps mailbox voor.

Het is niet een vervanger, maar een aanvulling. Het kan best zijn dat de Finance mailbox door 1 persoon wordt beheerd totdat die op vakantie gaat, dat gebeurd bij ons ook namelijk. Maar ik hoef niet vandaag naar Anja te e-mailen en morgen naar Petra om iets van Finance te bespreken. Mij maakt het niks uit wie de e-mail verwerkt als het maar gebeurd. Als ik met Anja op date wil dan stuur ik haar wel een privé e-mail.

Hoe garandeer je anders dat als Anja op vakantie gaat dat de e-mails bij de andere terecht komen zonder de privacy te schenden?

Edit: groeps mailbox wordt hierboven dus als shared mailbox beschreven. Ze zijn echter hetzelfde.

[Question Mark]

Patrick_6369 schreef op maandag 16 augustus 2021 @ 10:19:
Ik wil dus niet de mailbox delen, maar de medewerker de keuze laten maken om de mail in het archief op te laten slaan. Geen privacy-issue dus.

Patrick_6369 schreef op maandag 16 augustus 2021 @ 10:02:
Je wilt bij ziekte of personeelsverloop immers niet dat opeens een deel van de informatie niet meer beschikbaar is.

Hoe ga je dat eerste laten doen als de medewerker afwezig is? Dan kan er toch niks verplaatst worden?

[Patrick_6369]

DutchKel schreef op maandag 16 augustus 2021 @ 10:27:
[...]

Dan snap je denk ik de functie van een groeps mailbox niet.

Ik denk dat de mensen hier een iets ander idee hebben van team Finance dan wat ons specifieke team doet. Wij zijn niet de mensen die facturen boeken, betalingen doen of zo, wij zijn voornamelijk voor controlling en beheer-gerelateerde issues voor een groot onderdeel binnen de organisatie.

Onze (100% interne) klanten weten op voorhand voor 95% zeker wie van het team de afhandeling zal verzorgen. Ze mailen dus altijd persoonlijk. Het gaat me ook niet om de afhandeling van de huidige kwestie, dat gaat altijd goed. Bij afwezigheid krijgen ze een out-of-office en dan kiest de klant om te wachten of iemand anders te mailen (staat in de out-of-office).
Maar dat betekent niet dat de wijze waarop de afhandeling nu plaatsvindt niet voor een ander relavent kan zijn op een later moment. Dus moet de wijze waarop het nu wordt afgehandeld ergens terug te lezen zijn - het makkelijkst is dus de mail ergens centraal te archiveren.

[Patrick_6369]

Question Mark schreef op maandag 16 augustus 2021 @ 10:32:
[...]


[...]

Hoe ga je dat eerste laten doen als de medewerker afwezig is? Dan kan er toch niks verplaatst worden?

Daarom moet hij/zij de keuze maken zodra hij de mail ontvangt en verstuurt om die op te slaan in het archief als er belangrijke info in staat.

[SinergyX]

Is het niet handig gewoon met 'snelle stappen' te werken? Daarmee kan je een eigen icoon in het bericht toevoegen waarmee je diverse opties krijgt, zoals het verplaatsen naar een gedeelde mailbox of doorsturen aar specifieke emailadres.

[Patrick_6369]

Ik heb aan de TS nog een stukje toegevoegd:

Ik ben dus vooral benieuwd naar mogelijkheden om bepaalde mails makkelijk op te slaan als toekomstig naslagwerk. Hoe en waar sla je dat makkelijk op?
Het gaat niet om de wijziging van de huidige werkwijze voor het afhandelen van taken. Dat werkt prima en volgt de algemene ongeschreven regels van de organisatie.

[Beta]

Volgens mij kan je ook een ticket systeem inrichten.

[Barrycade]

Bovendien heeft iedereen zijn eigen expertise binnen het team en is in eerste instantie wel duidelijk wie de afhandeling op zich neemt. Voor latere referentie is het echter belangrijk dat ook de opvolger of collega over 5 jaar nog kan zien hoe en vooral waarom iets op een bepaalde manier is afgehandeld.

Right, dus de mailbox wordt als archief gebruikt.
Nu weet ik niet hoe jullie die mails dan taggen, maar kan me voorstellen dat zoeken in een mailbox waar voor 5 jaar mails staan het niet echt lekker zoeken is.
En hebben jullie niet een Information Management verantwoordelijke? Want bij ons is het opslaan van financiele / wettelijke informatie / documentatie in je mailfolder niet toegestaan dat moet op servers staan die onder een retention policy vallen. Want nu hebben jullie dus alles in een vergaarbak staan dus. Onafhankelijk van de minimale of maximale retention time?

Het gaat niet om de wijziging van de huidige werkwijze voor het afhandelen van taken. Dat werkt prima en volgt de algemene ongeschreven regels van de organisatie.

Zeker prima, maar waarschijnlijk volgt het niet wettelijke vereisten dus.

[Kheos]

ok, dus nu zit alle finance info voor een deel in mailbox A, voor een deel in mailbox C, D, E en F.
En jouw oplossing is om die 6 personen te laten kiezen welke mails belangrijk zijn en die dan op een 7e locatie te duwen?
Dan heb je de garantie dat het een enorme puinhoop wordt, want dan gaat A elke mail van de hele mailthead apart opslaan, B gooit daar alle mails in, ook de niet belangrijke, C vergeet constant dat er een gemeenschappelijke mailstort is dus de helft van de mails van C belanden daar, D maakt er eigenlijk nooit gebruik van maar vraagt aan E en F om alles rechtstreeks door te mailen of te forwarden...
Puinhoop gegarandeerd.

Nee, sorry, een shared mailbox is toch echt wat je wil hoor.

[Zebby]

Zoals al aangekaart zit je echt met je bewaarplicht en moet je zorgen dat dit op vlak van security goed is afgeschermd.

Er bestaan vast al oplossingen voor, maar ik zou bijna zeggen zet er een student op die met iets van Python de mails parsed en de tekst in een eenvoudige database zet. De mails kun je dan weggooien, en dan heb je iets wat je fatsoenlijk kunt doorzoeken. Plus makkelijker te beveiligen.

[Patrick_6369]

Bedankt voor al jullie suggesties. Ik zal met dit in gedachten navraag gaan doen binnen de organisatie hoe dit op te lossen.