Digitale archivering

[Reveal!]

Ik probeer mijn administratie digitaal te houden in dropbox.
Dat houd in dat ik nu alle rekeningen en bonnen etc. in scan en dan hernoem en op sla.
Soms zijn dit PDF'jes die ik moet opknippen en dan stuk voor stuk moet hernoemen.
Weet iemand of er ook software is die het makkelijker maakt om je scans op te knippen en snel te hernoemen vanuit een app?

Bijvoorbeeld, deze 3 blz is Belastingdienst, dit is Salaris etc etc.
Helemaal mooi als hij het herkent met OCR, maar alleen al voorgedefineerde namen kiezen zou al top zijn.
En dan niet opslaan in een DMS maar gewoon in Dropbox.

Tot nu toe kan ik alleen DMS applicaties vinden en de meeste betaald.

[g0tanks]

Ik vraag me af of je het niet beter aan de voorkant kunt optimaliseren. Kan je communicatie van de Belastingdienst en je salarisstrookjes niet digitaal ontvangen?

Daarnaast vraag ik me af waarom je bestanden moet opknippen. Gooi je alles tegelijk in de scanner? Zeker bonnetjes zijn vaak maar 1 pagina, kan je dan niet beter instellen dat elke pagina een apart bestand krijgt?

[Reveal!]

Verschilt soms gooi ik alles in document feeder en is het 1 document en andere keren scan ik alles apart.
En ik heb ook dingen die digitaal binnen komen.

Maar dan nog moet het geidentificeerd worden en hernoemd.
En uiteraard gaat het ook met de hand, maar als het automatisch kan is het wel erg makkelijk.

Heb wel iets gevonden wat het lijkt te kunnen, maar is in het Duits en betaald....

https://www.docutain.de/

Paperwork ziet er ook goed uit https://openpaper.work/en/
Maar dan heb je de app nodig om je documenten te bekijken en ik wil het ook via dropbox kunnen vinden / inzien.

[Yucon]

Het zal een stuk makkelijker zijn om te zorgen dat een scansessie niet tot 1 grote pdf samengevoegd wordt.

[F_J_K]

Ik gebruik hier Scansnap voor (incl. "gratis" licentie van Abbyy Finereader voor OCR, maar dat zal wel alleen werken met Fujitsu scanners.

[F_J_K]

Yucon schreef op vrijdag 25 juni 2021 @ 12:48:
Het zal een stuk makkelijker zijn om te zorgen dat een scansessie niet tot 1 grote pdf samengevoegd wordt.

Dat sowieso. Een keer per doc op de knop drukken is vast ook niet veel meer werk dan eenmaal voor de hele set. Ook bij auto-herkenning moet je het controleren.

(Of je moet er zelf tussenvellen maken en tussen leggen, maar dat is meer werk dan met de hand splitsen..)

[Microkid]

Reveal! schreef op vrijdag 25 juni 2021 @ 10:28:
Ik probeer mijn administratie digitaal te houden in dropbox.
Dat houd in dat ik nu alle rekeningen en bonnen etc. in scan en dan hernoem en op sla.
Soms zijn dit PDF'jes die ik moet opknippen en dan stuk voor stuk moet hernoemen.
Weet iemand of er ook software is die het makkelijker maakt om je scans op te knippen en snel te hernoemen vanuit een app?

Waarom alles in 1 PDF scannen? Ik heb mijn administratie ook digitaal, ik scan gewoon elke rekening of poststuk apart naar PDF en geef het dan een naam. Makkelijker heb ik het nog niet kunnen maken.

[sypie]

Reveal! schreef op vrijdag 25 juni 2021 @ 10:28:.
Weet iemand of er ook software is die het makkelijker maakt om je scans op te knippen en snel te hernoemen vanuit een app?

Op een Mac kan dat gewoon met het ingebouwde Voorvertoning (Preview), een app voor pdf en afbeeldingen van verschillende soorten. Ik zou eens zoeken naar een Windows alternatief voor die app.

[Lustucru]

Toen ik het vroeger ook zo deed gebruikte ik met veel plezier NAPS2. Verschillende scanprofielen instelbaar, paginagewijze voorvertoning en dan naar eigen inzicht los of gecombineerd opslaan.

[Reveal!]

Lustucru schreef op vrijdag 25 juni 2021 @ 20:53:
Toen ik het vroeger ook zo deed gebruikte ik met veel plezier NAPS2. Verschillende scanprofielen instelbaar, paginagewijze voorvertoning en dan naar eigen inzicht los of gecombineerd opslaan.

Naps ziet er idd goed uit!
Dank je!
Enige wat nog chill zou zijn geweest als ze een tag functie hadden, maar dit gaat wel werken denk ik

Uit nieuwsgierigheid, hoe doe je het nu dan?