Bewijs werklocatie Lux- tweaks om te helpen automatiseren?

[maartenvaneynde]

achtergrond

Ik woon in Belgie (vlak aan lux grens) en ik werk sinds kort in Luxemburg.
Om onderworpen te blijven aan de (gunstigere) Luxemburgse belastingen moet ik fysiek in Lux werken en mag ik maar 24d per jaar buiten luxemburg werken (dus bv thuis). Gelukkig is er met COVID nu even een opschorting van die regel.

De Belgische belastingen zijn hier heel streng in en vragen bewijzen tot 5j later dat je deze dagen niet hebt overschreden.
Meer info: https://www.tiberghien.co...ance-may-go-up-to-48-days

Mijn collega's gaan dus elke middag naar de winkel om een broodje/yoghurt te kopen en houden het bonnetje 3-5j bij om als eventueel bewijs van locatie te gebruiken.
Zelf ben ik geen held in structuur en dus om deze bonnetjes grondig bij te houden en ik heb dus schrik dat dit niet goed gaat gaan.
Bovendien heb ik ook geen tijd/zin om elke dag naar de winkel te gaan en iets te kopen.

Vraag:

Kunnen jullie mee tweaks bedenken zodat ik deze administratie kan versnellen/automatiseren en dan liefst zonder een dagelijkse verplichte aankoop? Dus voor alle duidelijkheid is het geen vraag om iets te vervalsen. Ik werk fysiek op kantoor in Lux maar ik probeer de overhead op een pragmatische manier op te lossen. Gezien de denkpistes die ik al heb doorlopen, leek het me een leuke uitdaging om ook op tweakers te zetten.


Wat ik al gevonden of geprobeerd heb:
-Google location history: Dit staat aan en kan als deelbewijs dienen maar is anderzijds makkelijk te vervalsen dus niet genoeg als bewijs op zich. Bovendien wil ik wel bepaalde dagen tonen tijdens een inspectie maar dit is geen data die ik wil afstaan. Daar hebben ze dan ook geen zaken mee.

-App om alle bonnetjes te fotograferen zodat ik tenminste al een makkelijke manier heb om de bonnen te rangschikken op een kalender. Zodat ik met de fysieke bonnen iets minder systematisch moet werken

-Printscreen van google locatie en toevoegen aan zelfde kalender-app: ik vind geen manier om een datastamp aan de printscreen toe te voegen die niet vervalst had kunnen zijn.

-Beurtsysteem van collega's die naar de winkel gaan en bonnen verzamelen: nogmaals is het niet de bedoeling om iets te vervalsen maar het zou veel van ons al tijd besparen. Dit zou kunnen maar alle aankopen moeten met een persoonlijke creditcard betaald worden (geen cash/debit) dus dat zijn veel collega's die je pincode kennen..

-Roaming overzicht: iedereen heeft een simkaart van lux provider met EU dekking. Dus er is niet veel roaming meer op de facturen tenzij je buiten de EU gaat..

-IFTTT: elke keer als ik connectie maak met het company wifi een tweet sturen zodat de timestamp niet aanpasbaar is?
Nadeel is wel dat company wifi in bv het kantoor in Antwerpen hetzelfde is.. Het is ook niet mogelijk om een onderscheid te maken tussen een automatische tweet en een handmatige dus ik zou het evengoed vanop reis een tweet kunnen toevoegen.


alle suggesties / bedenkingen / slechte moppen om deze uitdaging te automatiseren zijn welkom!

[gandalfdroes]

Informatie dient op het forum uitgewisseld te worden. Enkel voor privé gegevens kun je naar een DM verwijzen, maar juist deze info lijkt me voor iedereen nuttig.

[ Voor 79% gewijzigd door Ardana op 02-06-2021 21:34 ]

[President]

Kan je werkgever niet gewoon aangeven dat je elke dag op kantoor aanwezig bent? Want dat ben je in principe toch gewoon? Daar hoef je toch niks extra voor te bewijzen?

[maartenvaneynde]

Dat zou inderdaad een piste zijn. Op zich wordt dit niet gedaan en zijn er geen plannen om het te doen. Waarschijnlijk omdat het ook maar manueel werk zou zijn. Maar ik kan nog eens vragen

Bijvoorbeeld heb ik al geleerd dat de badge/lezer-informatie niet voldoende is voor de belastingen aangezien iemand anders je badge voor de lezer zou kunnen houden.

[True]

Google locatiehistorie? Lekker makkelijk en ook exporteerbaar.

Nu weet ik niets van de belastingdienst van België af. Maar als dit soort zaken niet geaccepteerd zijn (badge inloggen e.d.) waarom zou een broodje halen dat wel zijn? Een betaalpas is net zo persoonlijks als je bedrijfsbadge ..

[maartenvaneynde]

-Google location history: Dit staat aan en kan als deelbewijs dienen maar is anderzijds makkelijk te vervalsen dus niet genoeg als bewijs op zich. Bovendien wil ik wel bepaalde dagen tonen tijdens een inspectie maar dit is geen data die ik wil afstaan. Daar hebben ze dan ook geen zaken mee.

dat is inderdaad iets waar ze zelf achter vragen. En op het vlak van steekproeven heb ik er geen probleem mee, maar ik zou nooit de hele history willen overdragen. Bovendien is dit ook vlot manueel aanpasbaar?

[ Voor 1% gewijzigd door maartenvaneynde op 02-06-2021 16:49 . Reden: code verwijderd ]

[President]

maartenvaneynde schreef op woensdag 2 juni 2021 @ 16:37:
Dat zou inderdaad een piste zijn. Op zich wordt dit niet gedaan en zijn er geen plannen om het te doen. Waarschijnlijk omdat het ook maar manueel werk zou zijn. Maar ik kan nog eens vragen

Bijvoorbeeld heb ik al geleerd dat de badge/lezer-informatie niet voldoende is voor de belastingen aangezien iemand anders je badge voor de lezer zou kunnen houden.

Tja,je kan je telefoon aan een ander meegeven, je kan bonnetjes onderling verdelen (want nergens op dat bonnetje staat jouw foto).

Is die wetgeving zo gecompliceerd? Of maken mensen het zo moeilijk? Kan je dan niet gewoon een presentie lijst is iets dergelijks zelf bijhouden en dan bijvoorbeeld per maand laten aftekenen door de werkgever?
Als je iets van een winkel medewerker zou zijn dan zou het toch ook logisch dat je fysiek op werk bent, moet je dat dan ook bewijzen? En als je in het onderwijs werkt, moet je dan de leerlingen dagelijks een video laten opnemen?

Er zal toch wel een makkelijke optie zijn waar uitspraken over zijn gedaan?

[caspervc]

Elke dag een selfie met locatievoorzieningen maken?

Nvm. Dat is niet automatiseren...

[ Voor 26% gewijzigd door caspervc op 02-06-2021 17:09 ]

[Dieks77]

Dat lijkt me toch precies iets waar de Belgische Belastingdienst wel een antwoord op heeft.
Je bent vast niet de enige in deze situatie.
"Plezanter kunnen we het niet maken, wel makkelijker"

[aawe mwan]

Heb je een sluitende kilometeradministratie, misschien heb je die al nodig voor een ander doel?

Daarmee zou je kunnen aantonen dat je dagelijks met de auto heen en weer pendelt tussen je woning en Luxemburg, of in elk geval zo vaak als de overheid jou dat verplicht.

[maartenvaneynde]

Dieks77 schreef op woensdag 2 juni 2021 @ 17:08:
Dat lijkt me toch precies iets waar de Belgische Belastingdienst wel een antwoord op heeft.
Je bent vast niet de enige in deze situatie.
"Plezanter kunnen we het niet maken, wel makkelijker"

je zou inderdaad denken dat er dan een duidelijk omschrijving is, maar die is dus vooral 'bonnetjes'..

[caspervc]

Of dagelijks tanken in Lux?

[maartenvaneynde]

aawe mwan schreef op woensdag 2 juni 2021 @ 17:17:
Heb je een sluitende kilometeradministratie, misschien heb je die al nodig voor een ander doel?

Daarmee zou je kunnen aantonen dat je dagelijks met de auto heen en weer pendelt tussen je woning en Luxemburg, of in elk geval zo vaak als de overheid jou dat verplicht.

Helaas.. de auto wordt goed gebruikt

[maartenvaneynde]

caspervc schreef op woensdag 2 juni 2021 @ 17:20:
Of dagelijks tanken in Lux?

de auto wordt niet zo goed gebruikt
Tanken gebeurt in lux, maar als ik elke dag zou moeten tanken dan is het sneller om een snack te kopen

[maartenvaneynde]

President schreef op woensdag 2 juni 2021 @ 17:02:
[...]

Kan je dan niet gewoon een presentie lijst is iets dergelijks zelf bijhouden en dan bijvoorbeeld per maand laten aftekenen door de werkgever?
Er zal toch wel een makkelijke optie zijn waar uitspraken over zijn gedaan?

dat kan ik proberen. Maandelijks een lijst laten aftekenen als ik het zelf voorbereid is misschien nog een pragmatische oplossing.

en die makkelijke optie ben ik inderdaad naar op zoek. Ik heb geen beschrijving gevonden waar iets anders in stond dan dagelijkse aankopen of inderdaad een zodanige functie dat een andere locatie onmogelijk is (kassiere, leerkracht,..)

[We Are Borg]

maartenvaneynde schreef op woensdag 2 juni 2021 @ 16:37:
Dat zou inderdaad een piste zijn. Op zich wordt dit niet gedaan en zijn er geen plannen om het te doen. Waarschijnlijk omdat het ook maar manueel werk zou zijn. Maar ik kan nog eens vragen

Bijvoorbeeld heb ik al geleerd dat de badge/lezer-informatie niet voldoende is voor de belastingen aangezien iemand anders je badge voor de lezer zou kunnen houden.

Ik zou dan eens vragen wat de belastingdienst wel accepteert. Dus concrete voorbeelden. Want er is zoveel te bedenken maar vrijwel alles is te vervalsen. Locatie gsm bonnetje foto’s uitdraaien van toegang tot gebouw: alles kan vervalst worden.

[FoxLenny]

Als je met pin betaald heb je toch ook digitaal overzicht in je bankieren app? Zit je wel nog steeds aan een dagelijkse aankoop vast.

[maartenvaneynde]

We Are Borg schreef op woensdag 2 juni 2021 @ 17:26:
[...]

Ik zou dan eens vragen wat de belastingdienst wel accepteert. Dus concrete voorbeelden. Want er is zoveel te bedenken maar vrijwel alles is te vervalsen. Locatie gsm bonnetje foto’s uitdraaien van toegang tot gebouw: alles kan vervalst worden.

hier de officiele lijst (even snel vertaald via deepl) van https://finances.belgium....s/Vademecum_BE_LUX_FR.pdf

In het algemeen kunnen onder de documenten die als bewijs kunnen dienen, de volgende worden vermeld
worden geciteerd (niet-uitputtende lijst):
- de arbeidsovereenkomst (essentieel, maar soms onvoldoende vanwege de aard van de
de aard van de uitgeoefende activiteit)
- loonstrookjes met belastingaftrek (zijn een aanwijzing, maar als zodanig niet doorslaggevend)
bepalende factor)
- het belastingbiljet in een ander land (is een aanwijzing, maar als zodanig niet doorslaggevend)
beslissend)
- persoonlijke urenstaten voor werktijd
- vervoersdocumenten op naam (treinkaartjes, vliegtuigtickets, ...)
- niet op naam gestelde documenten in verband met reizen (bewijzen van tolgelden,
verkeersboetes, ...)
- facturen voor de aankoop van brandstof
- nominatieve facturen in verband met verblijfskosten (hotel, autoverhuur, ...)
...)
- presentielijsten voor vergaderingen (notulen, enz.)
- documenten betreffende de aankoop van materiaal, levensmiddelen, in de staat van activiteit
(credit card facturen, kwitanties, ...)
- rekeningen mobiele telefoon (roaming)
- missie opdrachten op naam
- documenten met betrekking tot werklocaties (exacte locatie) waar de aanwezigheid van de
van de werknemer is vereist

notulen van meetings is niet iets wat direct ga delen.. en de rest komt op bonnetjes neer
of inderdaad een timesheet die ik dan zou moeten voorbereiden

dus daarom ook de bedenking om het in elk geval zo pragmatisch mogelijk te doen

[maartenvaneynde]

FoxLenny schreef op woensdag 2 juni 2021 @ 17:36:
Als je met pin betaald heb je toch ook digitaal overzicht in je bankieren app? Zit je wel nog steeds aan een dagelijkse aankoop vast.

dat zal inderdaad ook nog lukken maar het is die dagelijkse aankoop die ik wil vermijden

[President]

maartenvaneynde schreef op woensdag 2 juni 2021 @ 17:51:
[...]


hier de officiele lijst (even snel vertaald via deepl) van https://finances.belgium....s/Vademecum_BE_LUX_FR.pdf


[...]


notulen van meetings is niet iets wat direct ga delen.. en de rest komt op bonnetjes neer
of inderdaad een timesheet die ik dan zou moeten voorbereiden

dus daarom ook de bedenking om het in elk geval zo pragmatisch mogelijk te doen

Een time sheet is toch redelijk makkelijk lijkt mij? Als je tenminste een gewone baan hebt waarbij je normaal van 8.00u tot 16.30u op kantoor zit :-)

Dan wel even kijken wat de eisen hieraan zijn, zullen meer mensen hier tegenaan lopen dus zal vast ook wel een online plek zijn van mensen om dit uit te wisselen?

[ Voor 10% gewijzigd door President op 02-06-2021 18:55 ]

[devino]

Volgens mij bestaan er apps om je kilometer registratie meeste doen op basis van GPS. Dan kan je zelf de app activeren als nodig en als je privé op pad gaat laat je de app uit of markeer je als privé zodat het in het overzicht te filteren is.

[RudolfR]

Ik heb ooit zoiets gebruikt (voor mezelf, niet voor de overheid)
https://play.google.com/s....zephyrsoft.trackworktime
Kan op basis van locatie en ook wifi.

Zelf iets automatiseren met bijv. Tasker kan natuurlijk ook. Daarmee kun je vast wel een CSV wegschrijven.
Of met Home Assistant, met bijv. een notificatie om te kiezen of het geregistreerd moet worden als werk.
(en waarschuwing als je teveel dagen thuis zit... )


Software installeren op je laptop die periodiek een snapshot neemt met de webcam? Daar kun je vast wel de kantoorlocatie op herkennen. Of misschien kun je dit automatiseren en triggeren a.g.v. het verbinden met een bepaald access point.

Of misschien is dit stukje software nuttig voor tracking?
https://preyproject.com/
(maar vooral bedoeld als diefstal-tracker)

[maartenvaneynde]

Die tracker is al handig want als het als idd lukt ip gps waarden automatiseert het al de input.
Dan zal ik ze nog wel regelmatig moeten laten tekenen om de weerlegbaarheid ervan op te lossen. Want dat blijft nog een open punt natuurlijk.

Idealiter heb ik authentieke data van een betrouwbare 3e partij die ik zelf niet kan wijzigen. Vb overzicht connectie met gsm masten

[caspervc]

Op android had je vroeger de app Llama, die handelingen kon automatiseren op basis van zendmast locatie. Bijv geluid uit en wifi aan bij de masten rondom werk, geluid hard en wifi aan bij de masten thuis, anders wifi uit en 4g aan,vliegtuigmode tussen bepaalde tijden etc. Ik weet niet of de app nog bestaat, en je had een gerootte telefoon nodig maar daarmee kan je misschien logs laten maken wanneer je op de masten rondom je werk zit?

[ Voor 6% gewijzigd door caspervc op 02-06-2021 21:17 ]

[caspervc]

Ik zie dat ie nu automate heet. Zelfde idee.

https://llamalab.com/automate/

[gandalfdroes]

Ik deel even hier de informatie die ik gisteren van mijn (oud-)collega´s gehad heb naar aanleiding van zijn vraag.

Er zijn collega´s die elke dag hun lunch in luxemburg kopen, alles wat ze pinnen via hun luxemburgse rekening hebben ze meteen bewijs van, daar ze om de zo veel tijd via hun rekening een csv export doen.
Alle aankopen die ze via eet checks deden, die scande ze maandelijks in (is wat werk en dat wil TS ook niet)

Er zijn ook collega´s die een gps ritten systeem in hun prive/lease auto hebben die erkent wordt door BE en die lezen ze om de zo veel tijd uit (hun systeem piept wanneer dit moet) en bewaren hun rit gegevens.
ik weet dat dit makkelijkste, maar ook duurste systeem/oplossing is, maar ze moeten niet dagelijks naar tankstation en hun bewijzen bewaren.
Dit systeem slaat bij connecten met internet hun gegevens op in een cloud en je kan alleen downloaden, maar niet veranderen. Je zou even moeten kijken welk systeem in Belgie geaccepteerd wordt momenteel.
Daarnaast konden zij bij hun systeem ingeven woon werk, werk werk en prive ritten, waarbij prive ritten alleen de gereden KM´s werden getoond maar geen locatie

Daarnaast hebben alle (oud-) collega´s ook hun eigen uren verantwoording voor hun projecten en locaties die ze voor hun werk moeten invullen, hiermee kunnen ze ook aan tonen dat ze voor hun werk op kantoor of op locatie bezoek waren. Dit werd vaak met hun planning bewaard en afgegeven.

Van twee collega´s weet ik dat ze een postbus adres hebben in Luxemburg en dat ze dus daar ingeschreven staan maar bij hun partner / ouders in BE wonen.

Maar zij werken of werkte alle voor een bedrijf dat hoofd kantoor in Belgie had en ook een kantoor in Luxemburg, dus zij stonden onder contract in Luxemburg en werden uitgeleend aan Belgisch Kantoor indien noodzakelijk.

[ Voor 4% gewijzigd door gandalfdroes op 03-06-2021 07:40 ]

[maartenvaneynde]

heb je toevallig meer info over zo een systeem want dat ben ik tot hieroe nog niet tegengekomen?

[Ascension]

- rekeningen mobiele telefoon (roaming)

Op mijn maandelijkse telefoonrekening kan ik terugzien dat ik heb geroamed en in welk land (bij T-Mobile NL). Je kan checken of dit ook op jouw rekening is terug te zien, dan heb je eenvoudig bewijs dat en wanneer je in het buitenland geweest bent.

[maartenvaneynde]

Ascension schreef op donderdag 3 juni 2021 @ 10:33:
[...]


Op mijn maandelijkse telefoonrekening kan ik terugzien dat ik heb geroamed en in welk land (bij T-Mobile NL). Je kan checken of dit ook op jouw rekening is terug te zien, dan heb je eenvoudig bewijs dat en wanneer je in het buitenland geweest bent.

ik heb een lux telefoonabonnement met EU coverage, dus roaming bestaat defacto zelfs niet meer.

[Ascension]

@maartenvaneynde maar in het buitenland maak je toch gebruik van een ander netwerk dan je "thuis" netwerk dus "roam" je. Dat het geen extra geld meer kost is een ander verhaal. Je zou dan op je gespecificeerde Luxemburgse factuur kunnen zien dat je in Luxemburg of een ander land bent. Uit je eerdere bericht is op te maken dat dit als (ondersteunend) bewijs wordt geaccepteerd

[maartenvaneynde]

het probleem is dat ik geen detail kan opvragen. Bovenstaande is het meest gedetailleerde overzicht dat ik heb en een persoonlijke factuur krijg ik al niet (via het werk)

Ik volg je wel dat dit misschien via een andere provider wel mogeiljk is. Maar dan moet ik al een 2e prive contract afsluiten om roaming op te volgen.

Ik hoor wel eens bij de provider want het zou een service kunnen zijn dat zij aanbieden aan hun biz klanten om zo een overzicht te voorzien op vraag/meerkost