Software om EXCEL data te verwerken

[Goofyduck384]

Ik heb echt geen idee of mijn vraag hier op de juiste plek staat, maar ik loop al wat langer met dit probleem.
Voor mijn werkgever (een VO-school) doe ik vaak onderzoek naar leerlingenstromen. Ik kan per jaar een Excel document uit ons systeem halen waarin echt van alles over de leerling staat (bijv. woonplaats, geslacht, achterstanden, basisschool, loopbaan, profielkeuzes etc.).

Als er dan een vraag komt of ik bijvoorbeeld eens kan uitzoeken welke woonplaatsen de afgelopen 5 jaar minder leerlingen hebben aangeleverd, kan ik in dit Excel document met filters, draaitabellen, grafieken etc.) hier een prima antwoord op vinden.
De volgende keer komt weer een vraag hoe de man/vrouw verschillen zijn in de bovenbouw profielen die ze kiezen (over de afgelopen 5 jaar). Dan download ik weer van elk jaar een overzicht, gooi daar weer al mijn draaitabellen, grafieken etc overheen en krijg daar weer antwoord op.

Ik denk alleen dat er toch software moet bestaan die dit veel makkelijker voor mij kan doen? Nu filter ik telkens in mijn leerlingvolgsysteem de gegevens aan die ik eruit wil hebben (per leerjaar) en ga dan de vraag oplossen. Ik zoek alleen eigenlijk een manier of software, waardoor ik per leerjaar een Excel uitdraai maak (waarin echt vrijwel alle gegevens staan die ik uit ons systeem zou kunnen halen), die ik dan in die software kan laden en dan binnen het programma kan aanvinken of kan verwerken waar ik nu weer naar op zoek ben..

Ik ben echter 'maar' een normale docent, normaal tot iets meer ICT kennis, en heb dus geen ervaring met ICT of software die hierin zou kunnen volstaan. Het programma moet niet onbetaalbaar zijn (anders krijg ik mijn werkgever natuurlijk niet snel mee), en ik zou er ook niet een hele opleiding voor nodig moeten hebben om dit te leren gebruiken. Uiteraard wil ik me er wel voor inzetten om het te leren gebruiken.

Nu is Excel mijn hoofdprogramma, en ik zoek iets professioneler voor dit soort zaken. Excel kost me telkens (met eigenlijk telkens dezelfde soort stappen) best veel werk.

Als dit niet kan, kan ik dit vraagstuk in mijn hoofd in ieder geval afsluiten en verder richten om nog handiger en sneller worden in Excel. Maar mogelijk zijn er hier mensen die wel ervaring hebben met dit soort zaken in een professionele setting.

[Roodey]

Onder dit systeem hangt een database waaruit ook jouw Excel export komt. Middels query's kun je data uit databases halen. Echter daar leg je ook vast welke tabellen/velden je wilt hebben. Hetzelfde wat jij in jouw Excel bestand doet. Middels zo'n query kun je wel elke keer dezelfde data eruit halen. Middels parameters kun je dit dynamisch maken. Je dient hiervoor toegang te krijgen tot de database. Je kunt bijvoorbeeld PowerBI of Tableau koppelen aan een query uit de database.

Andere optie is dat je in Excel verbinding maakt met de database van het leerlingvolgsysteem. Dan download je, via query's, de data in jouw Excel bestand. Daarna staat de data in Excel en kun je er middels formules/draaitabellen het nodige uithalen. Excel is vaak een iets bekendere / herkenbaardere omgeving, omdat iedereen wel eens met het Office pakket heeft gewerkt.

[ Voor 8% gewijzigd door Roodey op 19-05-2021 13:38 . Reden: Optie 1 iets duidelijker beschreven ]

[Goofyduck384]

ik heb nu toegang tot alle gegevens door middel van een knop "vrij exporteren" van de gegevens. Ik kan inderdaad allerlei zaken er dan uit laten halen. Dit komt dan in één groot excel format.

Zou PowerBI een programma zijn waar ik een excel sheet met data in kan importeren, welke dit zelf (door middel van zaken die ik dan aangeef) zou kunnen verwerken?

Excel is inderdaad een iets bekendere variant voor velen, maar niet altijd grafisch de mooiste en duidelijkste. Daarnaast werk je vaak via allerlei codes (die ik mezelf nu telkens aanleer (door ze weer op te zoeken via internet). Als er een software is die dit automatischer kan zou dat mooi zijn.

Koppelen van een gebruikte software met ons leerlingvolgsysteem zie ik bij ons niet snel gebeuren. Onze ICT afdeling (en velen op een school) zijn hier nooit zo happig mee, omdat veel docenten niet zo ICT vaardig zijn als dat ze denken te zijn. ICT houdt liever alles in eigen beheer. Dus ik zoek echt iets waar ik de excel data in kan importeren

[F_J_K]

Excel is meer laagdrempelig dan veel andere software. Als je moeite hebt met de Excel-functies dan zal dat des te meer zijn met functies in een ander programma? Dergelijke zaken gaan in geen systeem automagisch, in alle gevallen moeten de regels zelf gemaakt worden en dat gaat misschien omslachtiger maar vaak ook laagdrempeliger in Excel dan in meer specialistische tools.

Ik zou suggereren: probeer in Excel een document te maken waar je alleen elke keer de data in kopieert (of importeert). Als het dataformat niet verandert is er geen reden om elke keer vanaf nul te beginnen.

[Goofyduck384]

Dat begrijp ik. Echter de vraag verandert voortdurend. De ene keer willen we A onderzoeken, de andere keer B etc. Ik begrijp gelukkig inmiddels een hoop van Excel, dus de moeilijkheid zit hem daar niet zozeer in. Maar dat ik telkens voor elke vraag hetzelfde doe (namelijk de juiste gegevens weer uit het leerlingvolgsysteem halen en dan door middel van dezelfde codes en tabellen, draaigrafieken etc), maar op andere data loslaat.

In mijn ogen moet dat simpeler kunnen. Nu heb ik soms meerdere sheets open staan (de één dan met uitgezochte j/m verschillen per jaar per woonplaats, de andere sheet laat het verloop van de instroom zien over een x-aantal jaar per woonplaats etc.

Ik zou dit liever allemaal in één programma willen hebben die allemaal uit dezelfde sheet werken. en het dan ook nog eens simpeler (met minder tussenstappen, dus niet direct simpeler) grafisch goed eruit laten zien.

Maar misschien kan het gewoon niet anders en ben ik gewoon hieraan aan Excel gebonden? Zal in ieder geval thuis eens stoeien met PowerBI (ik heb natuurlijk geen rechten om dit zelf op mijn werk op een computer te zetten)

[ Voor 6% gewijzigd door Goofyduck384 op 19-05-2021 14:25 ]

[F_J_K]

Oh iets als PowerBI kan inderdaad prima werken. Kan misschien wel gratis, afhankelijk van of/welk MS365 abonnement je instelling heeft. En anders https://powerbi.microsoft...ng-started-with-power-bi/

Ik wil alleen waarschuwen dat het -zeker bij steeds wisselende input en output- niet per se makkelijker is.

Let wel op dat je geen persoonsgegevens gaat opnemen zonder verwerkersovereenkomst. Privacywetgeving etc.

[Patrick_6369]

Ik ben het met al de voorgangers eens dat Excel het antwoord is op je vraag: makkelijker en goedkoper dan dat (aangezien er al een licentie is) ga je het niet krijgen.

De suggestie van PowerBI die is gedaan zou ik niet 100% onderschrijven. De kracht van PowerBI zit in het visualiseren van data en het bouwen van dashboards. Uit de vraagstelling begrijp ik dat er antwoorden gezocht moeten worden in dat data, maar dat die niet via dashboards ter beschikking hoeven worden gesteld.

Ik zou dus PowerQuery en mogelijk PowerPivot aanbevelen. Beide maken onderdeel uit van de recente standaard Excel en zijn óók de backbone waarop PowerBI werkt. In zoverre is PowerBI wel een goede aanbeveling.

Met PowerQuery kun je de complete databestanden van verschillende jaren redelijk eenvoudig samenvoegen tot één bestand. Updaten als er een nieuwe export is gemaakt van een nieuw jaar is extreem eenvoudig. Zolang je exports er maar allemaal hetzelfde uitzien qua kolomindeling.
Vervolgens kun je met draaitabellen (of PowerPivots) de vragen beantwoorden.
Als je je bestand goed inricht heb je maar één bronbestand nodig waarop je door andere weergaven en doorsnedes in de draaitabellen te kiezen alle vragen kunt beantwoorden (voor zover de data er in zit natuurlijk).

[Goofyduck384]

F_J_K schreef op woensdag 19 mei 2021 @ 14:28:

Ik wil alleen waarschuwen dat het -zeker bij steeds wisselende input en output- niet per se makkelijker is.

De input blijft hetzelfde (alleen van elk jaar een eigen excel sheet), alleen wil ik er telkens weer wat anders uithalen.
We werken op school met een office365 licentie. Aardig uitgebreid geloof ik. Zal me dus eerst eens verdiepen in PowerBI en de mogelijkheden die ik daar in ieder geval mee heb.

Bedankt allen voor het richting geven