Auto-reply op nieuwsbrief -> volledige adressenlijst

[hupsekee]

Hallo allemaal,

Ik hoop dat e-mailmarketing ook onder internetmarketing valt en ik dit daarmee in het goede forum plaats...

Enige tijd geleden ben ik een nieuwsbrief gestart met een nieuwsbriefprogramma vergelijkbaar met MailChimp. Ik heb daarmee al verschillende keren zonder problemen een nieuwsbrief verstuurd, maar bij de laatste keer gebeurde er iets vreemds.

Eén van de abonnees, een bedrijf, verstuurde na ontvangst van de nieuwsbrief een automatisch antwoord. Ik had verwacht dat deze auto-reply alleen zou binnenkomen bij het mailadres waarmee de nieuwsbrief is verstuurd, maar wat blijkt: dit automatische antwoord is ontvangen door heel veel mensen. Ik vermoed dat het gaat om de complete adressenlijst voor deze nieuwsbrief, zelfs inclusief de adressen die al waren uitgeschreven voor de nieuwsbrief en die de nieuwsbrief zelf niet eens hebben ontvangen.

Hoe ik dat laatste weet? Nadat de auto-reply naar zoveel mensen werd rondgestuurd, heeft iemand die deze onbedoeld ontving deze doorgestuurd naar het mailadres waarmee ik de nieuwsbrief had verstuurd. Dit was iemand die zich voor het versturen van de nieuwsbrief al had uitgeschreven voor deze nieuwsbrief. Ik heb bij deze persoon nagevraagd of die de nieuwsbrief zelf ook had ontvangen, maar dat bleek niet het geval.

En nadat deze uitgeschreven abonnee de mail doorstuurde, heb ik van verschillende kanten berichten ontvangen (gelukkig niet via e-mail) van personen die zowel de auto-reply van het bedrijf zelf als de reactie daarop van de uitgeschreven abonnee hebben ontvangen. In alle gevallen ging het om mensen die in de mailinglijst staan (maar daarmee sluit ik niet uit dat deze mails ook door anderen / niet-abonnees zijn ontvangen).

Mijn grote vraag: hoe kan dit zo gebeuren?

Ontvangers van de nieuwsbrief zien alleen hun eigen adres staan bij de geadresseerden. Er zijn ook geen adressen meegestuurd in CC. Bij het automatische antwoord van het bedrijf staan alleen het mailadres van het bedrijf als afzender, en het adres waarmee de nieuwsbrief is verstuurd als geadresseerde. En ook bij het bericht van de uitgeschreven abonnee staan alleen het mailadres van de uitgeschreven abonnee als afzender en het mailadres waarmee ik de nieuwsbrief had verstuurd als geadresseerde.

Zijn er andere dingen die ik nog kan checken om erachter te komen wat er hier aan de hand is en hoe dit in de toekomst is te voorkomen? Het bedrijf dat de auto-reply heeft verstuurd, is helaas zeer slecht te bereiken.

Alvast bedankt!

[Janoz]

Weet je zeker dat er aan jou kant niet een regel is dat een bericht dat naar jou gestuurd wordt automatisch naar iedereen gestuurd wordt? Dat lijkt me namelijk op basis van wat je hier verteld de enige plausibele verklaring. Je geeft zelf aan dat in de uitgaande mails niet alle members staan dus moet er iets mis zijn met je eigen systeem. Dat is immers de enige plek waar alle email adressen bekend zijn.

[t14wo]

Je zal eigenlijk een melding moeten maken bij de AP. Er zijn immers persoonsgegevens (email adressen van je complete lijst) bij de ontvangers terecht gekomen.

Hoe dit gekomen kan zijn zou ik niet weten. Het lijkt mij een fout in de instellingen van het verzenden. Je schrijft een emailprogramma zoals mailchimp, dat is nogal vaag.

[Freeaqingme]

hupsekee schreef op woensdag 31 maart 2021 @ 10:17:
met een nieuwsbriefprogramma vergelijkbaar met MailChimp

Welke software is dat dan wel, precies? Het klinkt alsof het mailinglijst software is. Die kan je hier op zich wel voor inzetten, mits dat juist ingesteld is.

[redwing]

Het klinkt alsof mails gestuurd naar het mailadres van de nieuwsbrief naar iedereen worden doorgestuurd. Het kan haast niet anders dan dat je iets in je mailprogramma niet goed hebt staan. Want wat Janoz al zegt, die mailadressen zijn alleen bij jou bekend en niet bij de ontvangers van de nieuwsbrief.

[hupsekee]

Bedankt voor jullie reacties. Het lijkt inderdaad te maken hebben gehad met de mailbox waarin de reacties binnenkwamen. Na jullie berichten heb ik hierover gebeld met mijn IT-hulp die de mailboxen voor mij heeft aangemaakt. Deze vertelde dat inderdaad de binnenkomende reacties werden doorgestuurd naar alle geadresseerden die de nieuwsbrief hadden ontvangen. Ik wist niet eens dat dit mogelijk was... maar heb dit uiteraard direct uit laten zetten.

Wel blijf ik het heel raar vinden dat het automatische antwoord van het bedrijf dan ook is verstuurd naar iemand naar wie de nieuwsbrief zelf niet is verstuurd. Degene die reageerde heeft zelfs nooit een nieuwsbrief van mij ontvangen. Na inschrijving is deze ook weer heel snel uitgeschreven. Dus hoe deze dan bekend kan zijn in de mailbox, is mij nog steeds een groot raadsel. Heeft iemand een idee hoe dat kan?

En nog even voor de duidelijkheid, het is dus niet zo dat alle mailadressen van deze lijst op straat zijn komen te liggen. Alleen de mailadressen van het bedrijf en van degene die erop reageerde zijn nu bij een dertigtal mensen bekend. Het bedrijf en deze persoon zijn hier al over geïnformeerd.

[redwing]

Sommige mail-lijsten hebben een aparte lijst voor de mails die gestuurd worden en de mailwisseling binnen de groep zelf. Het kan dus zijn dat er 2 mail-lijsten zijn die gebruikt worden. 1 voor de nieuwsbrief zelf, en 1 voor de mail-wisseling binnen de groep. Je IT-hulp moet dit wel weten lijkt me