Excel: individuele Cel-beveiliging in gedeeld document

[CDW89]

Een gedeeld Excel document van het werk wordt gedeeld door het magazijn en de productie. Echter in het verleden gebeurde het weleens dat er gegevens hieruit per ongeluk verdwenen (per ongeluk gedeletet, gegevens overschreven,…).

Nu hebben we de eerste twee kolommen beveiligd zodat dit niet zo gemakkelijk gaat. In de andere kolommen mogen er wijzigingen gebeuren. Zonder meldingen.

Maar dagelijks moet de productiehoofd in de eerste 2 kolommen een wijziging doorvoeren (is een heel actief en interactief document). Dit hebben we gedaan door middel van een paswoord (zodat je niet altijd het document moet ont-delen en de beveiliging moet opheffen).

Enigste probleem is: als je eenmaal je paswoord hebt ingegeven dan wordt er hierna helemaal geen meldingen meer gegeven bij wijzigingen. En kan hierna alsnog een verwijdering per ongeluk voorvallen.

Onze vraag is kunnen we voor iedere cel in die eerste 2 kolommen een paswoord opvraging weergeven bij wijziging van de inhoud? We willen wel voor iedere cel hetzelfde paswoord. Het gaat namelijk over +- 300 tal rijen.
Mijn 2de vraag hoe kan dit gedaan worden? Ik heb namelijk weinig tot geen VBA skills en ik hoop stiekem dat dit mogelijk is in standaard Excel . Of dat iemand mij dit stap voor stap kan uitleggen 😊.

[g0tanks]

Kan je de productiehoofd niet aanleren dat hij na de dagelijkse wijziging het wachtwoord weer erop zet?

[Icephase]

Dit is volgens mij wel een beetje hoe Excel ook hoort te werken. Jullie hebben blijkbaar een wat specifiekere use-case voor wat betreft rechten- en rollenbeheer. Ik zou dan ook investeren in iets anders dan Excel... Excel is leuk voor wat rapportjes etc, maar niet om bedrijfskritieke datastromen mee in te richten.

[CDW89]

g0tanks schreef op maandag 8 maart 2021 @ 09:19:
Kan je de productiehoofd niet aanleren dat hij na de dagelijkse wijziging het wachtwoord weer erop zet?

Is er dan misschien een snellere manier? Bijvoorbeeld een knop erop zetten dat al deze handelingen ineens uitvoert?
Want nu moet je eerst bij "Controleren" - "Wijzigingen" - "beveiliging gedeelde werkmap opheffen" aanklikken om dan vervolgens op het icoontje werkmap delen te klikken --> tabblad "bewerken" en dit uit te vinken om vervolgens op de knop "beveiliging blad opheffen" te klikken en dan wederom alles terug in te stellen.

Ons productiehoofd is niet echt mee met computers en ik vrees dat ik dit niet deftig uitgelegd krijg . Op een knop duwen na iedere behandeling en een paswoord ingeven voor iedere wijziging is dan net iets gemakkelijker om uit te leggen...

[g0tanks]

CDW89 schreef op maandag 8 maart 2021 @ 11:23:
[...]

Is er dan misschien een snellere manier? Bijvoorbeeld een knop erop zetten dat al deze handelingen ineens uitvoert?

Je zou met VBA kunnen bewerkstelligen dat het automatisch gebeurt bij het afsluiten van het bestand. Als je op Google zoekt op iets in de trant van 'excel vba protect sheet on close' zal er vast iets te vinden zijn.

[Miss_80]

Ik heb zo'n soort macro toen gebruikt voor mijn gehele workbook:

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)

'Update by Extendoffice 2018/1/24
Dim xSheet As Worksheet
Dim xPsw As String
xPsw = "@Esther"
For Each xSheet In Worksheets
xSheet.Protect xPsw, AllowFiltering:=True
xSheet.EnableSelection = xlNoRestrictions
Next
End Sub


Gevonden via google en iets aangepast. Niet heel ingewikkeld maar het zorgde er iig voor dat mijn collega's niet per ongeluk de budget formules konden aanpassen.
Hiermee kwam de beveiliging er automatisch op als het bestand weer werd gesloten

[Voor 6% gewijzigd door Miss_80 op 08-03-2021 11:46]

[CDW89]

g0tanks schreef op maandag 8 maart 2021 @ 11:29:
[...]


Je zou met VBA kunnen bewerkstelligen dat het automatisch gebeurt bij het afsluiten van het bestand. Als je op Google zoekt op iets in de trant van 'excel vba protect sheet on close' zal er vast iets te vinden zijn.

Enkel om het moeilijk te maken wordt dit document nooit echt afgesloten. Dit document staat heel de dag open in zowel de productie als het magazijn. Daarom dat dit ook de gedeelde functie heeft. Ze hebben wel geleerd om voor iedere aanpassing op te slaan en na iedere aanpassing op te slaan. Zodat beide computers de actuele versie hebben om in verder te werken. Daarom dat ik aan een knop aan het denken was.

[Speed24]

Kun je de invoer niet scheiden van het gebruik?

Laat het productiehoofd de data bijwerken op een ander tabblad. Als dan de vergendeling vergeten wordt is het niet erg.

Op het tabblad waarin iedereen in zit, maak je verwijzingen naar het separate tabblad. De formules/ verwijzingen bescherm je, de rest is aanpasbaar door iedereen.

[g0tanks]

Speed24 schreef op maandag 8 maart 2021 @ 14:26:
Kun je de invoer niet scheiden van het gebruik?

Laat het productiehoofd de data bijwerken op een ander tabblad. Als dan de vergendeling vergeten wordt is het niet erg.

Op het tabblad waarin iedereen in zit, maak je verwijzingen naar het separate tabblad. De formules/ verwijzingen bescherm je, de rest is aanpasbaar door iedereen.

Dit is misschien wel het makkelijkste. Op het invulblad beveilig je dan weer juist alles behalve de twee kolommen.

CDW89 schreef op maandag 8 maart 2021 @ 13:13:
Enkel om het moeilijk te maken wordt dit document nooit echt afgesloten. Dit document staat heel de dag open in zowel de productie als het magazijn. Daarom dat dit ook de gedeelde functie heeft. Ze hebben wel geleerd om voor iedere aanpassing op te slaan en na iedere aanpassing op te slaan. Zodat beide computers de actuele versie hebben om in verder te werken. Daarom dat ik aan een knop aan het denken was.

Een knop kan ook. Dan moet je de code van @Miss_80 er aan hangen, na het aanpassen zodat het niet meer gekoppeld is aan het afsluiten van het document.

[KabouterSuper]

Het is lang geleden, maar ik heb wel eens een invulveld gemaakt wat automatisch over de actieve cel werd gelegd, waarna je de ingevulde waarde met vba kon beïnvloeden en gebruiken. In jouw geval wil je de cel vrijgeven, de waarde updaten en weer locken.

[CDW89]

Speed24 schreef op maandag 8 maart 2021 @ 14:26:
Kun je de invoer niet scheiden van het gebruik?

Laat het productiehoofd de data bijwerken op een ander tabblad. Als dan de vergendeling vergeten wordt is het niet erg.

Op het tabblad waarin iedereen in zit, maak je verwijzingen naar het separate tabblad. De formules/ verwijzingen bescherm je, de rest is aanpasbaar door iedereen.

Lijkt mij wel een goede insteek, enkel ik heb problemen als de productiehoofd rijen toevoegt of verwijderd. Deze worden dan niet doorgevoerd in het werkblad waar iedereen in kan en bij verwijdering krijg je dan een foutmelding. Hoe kan ik dit verhelpen?

[Speed24]

Door de procedure, de opbouw in Excel en je datamodel goed af te spreken.
Je kan niet én super-flexibel zijn én beveiliging inbouwen.

Als iemand begint met Ctrl-X en Ctrl-V kun je alle formules om zeep helpen. En kolommen toevoegen kan funest zijn voor Vert.zoeken.

[RocketKoen]

CDW89 schreef op woensdag 10 maart 2021 @ 11:07:
[...]


Lijkt mij wel een goede insteek, enkel ik heb problemen als de productiehoofd rijen toevoegt of verwijderd. Deze worden dan niet doorgevoerd in het werkblad waar iedereen in kan en bij verwijdering krijg je dan een foutmelding. Hoe kan ik dit verhelpen?

Hoe ik dat ooit heb gedaan:
De supervisor sheet beveiligen tegen het toevoegen of verwijderen van nieuwe rijen
Een VBA knop op de supervisor sheet plaatsen die een rij toevoegt of verwijderd. Die dat dan ook in de andere sheets doet. In VBA kun je heel makkelijk je script beginnen met het verwijderen van de beveiliging, en eindigen met het opnieuw beveiligen van je sheet.

[CDW89]

RocketKoen schreef op woensdag 10 maart 2021 @ 16:00:
[...]

Hoe ik dat ooit heb gedaan:
De supervisor sheet beveiligen tegen het toevoegen of verwijderen van nieuwe rijen
Een VBA knop op de supervisor sheet plaatsen die een rij toevoegt of verwijderd. Die dat dan ook in de andere sheets doet. In VBA kun je heel makkelijk je script beginnen met het verwijderen van de beveiliging, en eindigen met het opnieuw beveiligen van je sheet.

Ik dacht dat VBA en gedeelde documenten niet goed samen ging? Ik krijg dan ook altijd een foutmelding.

[Icephase]

Deze use-case SCHREEUWT echt om een andere tool dan Excel... Investeer ajb in een fatsoenlijk systeem dat flexibiliteit en beveiliging heeft ingebouwd én in opleiding van je personeel. "Niet echt mee met computers" klinkt als "geen zin in" namelijk, en dat vind ik niet kunnen in een professionele omgeving. Tijd om hier echt iets mee te doen lijkt me als het bedrijfskritieke processen betreft!