Hoe voorkom ik dat mijn mail in spam terecht komt?

[iAR]

Als vrijwilliger van een organisatie heb ik een e-mailadres van die organisatie. Het probleem: de mail komt standaard in de spam terecht. Waarschijnlijk is er verder vrij weinig ingesteld, zoals een spf-record.
Welk IP-adres moet ik allemaal toevoegen? Het gaat hierom de verzender, maar gaat het dan om mijn thuis-ip adres, mijn mobiele provider adres...? En dat van iedereen die een e-mailadres heeft van de organisatie?
En welke variatie van all moet ik dan gebruiken?

En zijn er verder nog tips om te zorgen dat de mail niet bij de ontvanger in de spam komt?

[Croga]

Laten we voorop stellen:

Je hoeft *niets* te doen met je clients (behalve zorgen dat die schoon en veilig zijn en blijven uiteraard. Als een client door malafiden misbruikt wordt heb je een probleem).
Dit soort dingen gaan altijd over instelling op en over de server en de inhoud van de EMail.

De magische woorden voor de server zijn SPF, DKIM, DMARC. Zie voor een uitgebreider verhaal dit: https://www.endpoint.com/...d-dmarc-brief-explanation

De magische woorden voor de EMail zelf zijn: Niet te veel grafische nonsense, niet teveel links, niet teveel externe content (dus plaatjes die als link in de mail zitten in plaats van als plaatje).

Daarnaast wordt bulk EMail zowieso standaard als spam aangemeld: Hoe meer mensen in het "to" of "cc" veld, hoe groter de kans dat de EMail geblokkeerd wordt.

Al met al is het sterk afhankelijk van je EMail provider. Over het algemeen zal die de meeste van dit soort instellingen voor je moeten regelen.

[Voor 8% gewijzigd door Croga op 25-02-2021 07:53]

[iAR]

Croga schreef op donderdag 25 februari 2021 @ 07:52:
Laten we voorop stellen:

Je hoeft *niets* te doen met je clients (behalve zorgen dat die schoon en veilig zijn en blijven uiteraard. Als een client door malafiden misbruikt wordt heb je een probleem).
Dit soort dingen gaan altijd over instelling op en over de server en de inhoud van de EMail.

De magische woorden voor de server zijn SPF, DKIM, DMARC. Zie voor een uitgebreider verhaal dit: https://www.endpoint.com/...d-dmarc-brief-explanation

De magische woorden voor de EMail zelf zijn: Niet te veel grafische nonsense, niet teveel links, niet teveel externe content (dus plaatjes die als link in de mail zitten in plaats van als plaatje).

Daarnaast wordt bulk EMail zowieso standaard als spam aangemeld: Hoe meer mensen in het "to" of "cc" veld, hoe groter de kans dat de EMail geblokkeerd wordt.

Al met al is het sterk afhankelijk van je EMail provider. Over het algemeen zal die de meeste van dit soort instellingen voor je moeten regelen.

Over je opmerkingen clientside... er zit geen grafisch in de mail, met weinig geaddresseerden is het probleem er ook, maar voor een vergadering is het essentieel dat 15 mensen de mail ontvangen en lezen.

Ik regel de ict bij ons niet, maar kan wel eea doen: daarom de vraag ook wat er moet gebeuren. Overigens bedenk ik me nu dat in het spf-record de server's ip moet, niet die van de clients
Maar goed, de provider die doet het dus niet

[robertnld]

Helaas ken ik als vrijwilliger dit probleem ook. De stappen van @Croga zijn inderdaad de eerste stappen om te nemen. Denk dan ook meteen aan een goed certificaat om https op jullie website te doen.

Maar BELANGRIJK: je verkleint de kans om als spam te worden aangemerkt. Je hebt GEEN garantie. Je zal dit dus in de gaten moeten houden.

Als jullie organisatie bijvoorbeeld veel "minder interessante" mails naar de donateurs stuurt, en deze donateurs gaan uit irritatie deze mails als spam kenmerken, dan zou je dus weer - ondanks DKIM e.d. - een probleem kunnen hebben.

Samenvattend, mail is en blijft een medium met voor- EN nadelen. Dat kan je niet veranderen. Maar aan de andere kant, voor een 40 (?) jaar oude technologie doet mail het best aardig, toch?

[Oon]

Stuur eens een mailtje naar het adres dat op https://www.mail-tester.com/ staat en klik daar door. Die zijn gericht up bulk mail dus hij zal sowieso aangeven dat je de unsubscribe link mist, maar verder zou je een perfecte score moeten kunnen halen dmv DKIM, SPF en DMARC.

Ook even je server IP en/of hostnaam door https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx gooien om te kijken of jullie misschien gewoon als spammer gemarkeerd staan.

Resultaten doorsturen naar je IT persoon, expliciet vragen om terugkoppeling als het opgelost is, dan een paar dagen nadat het opgelost is nog een keer testen. Helaas kan het toch wel een tijdje duren voordat alle providers je mail weer accepteren nadat er wijzigingen gedaan zijn, maar je zult het effect snel gaan merken bij lokale Nederlandse providers, alleen bij bijv. Hotmail en Gmail kan het een weekje of twee duren.

[F_J_K]

Stuur ook eens een mail aan je prive-adres en als die in de spambak komt, check de mail headers op wat er wordt gezegd over waarom het als spam wordt aangemerkt door specifiek jouw spamfilter.

Al doet de eerste link van @Oon hierboven dat natuurlijk een stuk gebruiksvriendelijker.

[JaDatIsPeter]

iAR schreef op donderdag 25 februari 2021 @ 07:46:
Als vrijwilliger van een organisatie heb ik een e-mailadres van die organisatie. Het probleem: de mail komt standaard in de spam terecht.

Even om het voor mij te verhelderen, bedoel je: Je hebt een mailadres van die organisatie bijv. "[e-mail]". En mail die naar dat adres gestuurd wordt aangemerkt als spam.

Vraag: Heb je ook een postbus bij die organisatie of wordt het doorgestuurd naar bijv. "[e-mail]"?

Want: Mijn ervaring bij Outlook.com en Gmail.com is dat bij doorsturen mail aangemerkt wordt als spam en dat bij Outlook mail ook gewoon niet aankomt. Nu opgelost door het in een mailbox te laten komen en dan de respectievelijke webclient via POP3 op te laten halen.

[Xanthorax]

Let op dat je de juiste mail server gebruikt om de mail mee te versturen, aka de mail server van jouw organisatie en niet die van je isp of bijv. gmail/outlook.

Makkelijkste is het om bijv. de web versie van je organisatie te gebruiken (als ze die hebben).

Dan is er nog het onderscheid tussen transsectionele mail (geen cc/bbc, losse persoonlijke berichten, mail die aan moet komen facturen etc...) of bulk mail (reclame, nieuwsbrieven etc...).

Voor bulk mail (dus ook zaken als nieuws brieven), kun je het beste een dienst gebruiken zoals bijv. https://mailchimp.com/ . Deze geven onderandere ook de ontvanger opties om zich af te melden.

Verder is het zaak dat aan de server kant alles goed is geconfigureerd, SPF, DKIM DMAC etc..., alles ook reputatie gebased, dus als je bij een partij host welke ook spammer host kun je wel eens pech hebben.

[iAR]

Oon schreef op donderdag 25 februari 2021 @ 08:51:
Stuur eens een mailtje naar het adres dat op https://www.mail-tester.com/ staat en klik daar door. Die zijn gericht up bulk mail dus hij zal sowieso aangeven dat je de unsubscribe link mist, maar verder zou je een perfecte score moeten kunnen halen dmv DKIM, SPF en DMARC.

Ook even je server IP en/of hostnaam door https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx gooien om te kijken of jullie misschien gewoon als spammer gemarkeerd staan.

Thanks, dit is erg handig!! Blijkbaar was de SPF niet goed, de score is van onvoldoende naar voldoende gegaan.