Apple ecosysteem: mail i.c.m. GTD workflow

[MooDyBLueS]

Ik ben eigenlijk al ruim een jaar op zoek naar een ideale workflow die deels moet werken met een enigszins achterhaalde techniek genaamd e-mail.

Waar het om gaat is dat ik een erg groot fan ben van de GTD methodiek en hoewel ik hem ongetwijfeld niet perfect toepas, doe ik dagelijks het volgende:

• doorlopen van openstaande taken
• bepalen van prioriteit voor vandaag en (rest van) deze week
• toewijzen van datum/reminder o.b.v. vorige stappen
• toevoegen van benodigde informatie (tekst, bijlage, e-mail)

Wat goed is om te weten is dat ik macOS en iOS gebruik, Windows en Android gebruik ik alleen secundair (uit interesse cq. vanwege mijn werk), dus houd ik geen rekening mee qua apps/diensten.

Dit doe ik overigens zowel privé als zakelijk. Privé gaat het om van alles: om soms een huishoudklusje niet te vergeten tot aan een online course volgen om kennis bij te spijkeren. Zakelijk gaat het om projecten, taken en mails. Wij werken zakelijk met Microsoft producten en de workflow is dan ook dat we als team Planner gebruiken, als individu To-Do (van Microsoft dus) en daarnaast heb ik de geweldige mogelijkheid aangezet dat als ik een e-mail flag, ik deze in To-Do zichtbaar zie worden en met een druk op de knop de e-mail geopend wordt, zelfs als ik die gearchiveerd heb (zero inbox principe). Dat werkt werkelijk perfect. Mail check ik 1-2x per dag en daarnaast gebruik ik eigenlijk alleen To-Do en Teams voor GTD en communicatiemiddel, met Planner wanneer ik daar iets moet doen.

Privé zoek ik een vergelijkbare oplossing, maar Planner hoeft natuurlijk niet. Wel zou ik idealiter een GTD tool gebruiken die ook kanban (achtige) boards kan tonen. Waar ik echter mee blijf worstelen is de integratie met e-mails naar reminders of een andere tool. Ik heb nu 2 workflows gevonden die het dichtst in de buurt komen, maar beide zijn verre van perfect.

Wat ik de afgelopen maanden heb gebruikt zijn Spark als e-mailclient en TickTick als GTD tool. Vanuit Spark kan ik een e-mail naar TickTick exporteren en kan daarbij kiezen tussen alleen de link of ook een samenvatting van de tekst. Ook hierbij geldt dat ik vervolgens de mail kan archiveren en ik hem altijd in TickTick tot mijn beschikking heb. Lijkt perfect, op het volgende na:

1. Spark genereert web-links in plaats van callback-url's, waardoor altijd eerst Safari geopend wordt en ik daar op "Open in Spark" moet klikken. Ik kan prima die callback-url kopiëren en die in TickTick gebruiken om de https-url te vervangen, maar dat is dus continu een handmatig proces.
2. Spark is discutabel qua privacy en idealiter zoek ik mede om deze reden een andere oplossing. Als de hele workflow perfect zou zijn misschien niet, maar dat is het dus net niet.

Sinds kort ben ik GoodTask (linkt naar een review op MacStories) gaan uitproberen, op iOS dan wel omdat het een betaalde app is waar alleen op iOS een 14 dagen gratis versie van beschikbaar is. Deze werkt als schil over Reminders en Calendar heen en zodoende ben ik erachter gekomen dat ik in Reminders gewoon vanuit Apple Mail een mail kan sharen of drag&drop erheen kan slepen (macOS) en ik dan een mooi linkje krijg. Hier loop ik echter tegen het volgende aan:

1. Als ik een e-mail archiveer kan macOS (Big Sur) het e-mailtje in Mail (van Apple) prima openen, maar iOS snapt het niet en opent mijn Mail app in de Inbox zonder het mailtje zelf te openen/vinden.
2. Op iOS is er geen share/drag&drop mogelijkheid vanuit de Mail app en ben ik dus afhankelijk van macOS.
3. Reminders is zelf beperkt in GTD mogelijkheden en biedt geen kanban board, maar daar zou GoodTask dus een oplossing voor kunnen zijn. De €10,99 voor de iOS app (lifetime) en €43,99 voor de macOS app zie ik niet als onoverkomelijk, mits het aan al mijn wensen voldoet, maar de beperking ligt hem volgens mij met name op gebied van iOS mail en de archived folder.

Kortom: is er een tool die hier goed mee overweg kan? Belangrijkste voor mij is:

• de mail is via een callback-url altijd beschikbaar in de mail app (mag een 3rd party app zijn)
• workflow moet voor zowel iOS als macOS geschikt zijn (dus zowel GTD als Mail app native op beide platformen, geen web apps only)
• ik moet mails kunnen archiveren om zero inbox te realiseren

Ik kan toch niet de enige zijn die hiermee worstelt?

[wvell]

Ik gebruik zelf things3 en sleep een mail gewoon in een nieuwe taak en archiveer de mail.De link werkt dan niet op iOS maar daar kan ik wel mee leven. Ik doe mijn projectmanagement ook niet op een telefoon. Als het zo belangrijk is dat ik bij de tekst van de email kan kopieer ik deze wel mee.

Ik heb hier ook lang mee gespeeld alleen je moet er om denken dat je het simpel houdt en niet alles perfect wil hebben, anders ben je meer met je tooling bezig dan daadwerkelijk met je werk.

[MooDyBLueS]

@wvell Thanks voor je reactie! Het punt is juist dat ik nu meer met de tooling bezig ben vanwege de beperkingen en het handwerk dan mij lief is.

Je hebt gelijk dat ik mijn werk op de laptop doe en niet op de telefoon, maar als het slepen/sharen van een mailtje naar een taak al een onmogelijkheid is op iOS, dan wordt je toch aardig beperkt. Juist vanuit iOS maak ik vaak een taak aan en dat proces moet gewoon soepel lopen.

Wat jij benoemt werkt met Spark+TickTick, maar dan werkt de callback-url niet direct en dus handwerk. Dan kom ik dus bij Apple Mail + Reminders uit, maar daar geldt weer dat ik op iOS geen mogelijkheid zie om iets in de Reminders app te slepen of überhaupt een mailtje te sharen ipv beantwoorden/doorsturen.

Hoe zit bij Things 3 dan? Hoe krijg je een mailtje vanuit iOS daarheen bijvoorbeeld? Want ik ben het met je eens dat als de link het op iOS niet doet, daar is nog wel mee te leven. Maar het aanmaken van taken (en dus een link naar de mail) is voor mij wel essentieel. En gebruikt Things 3 een directe callback-url net als Reminders zelf? Of is het weer een https die ertussen zit?

Things 3 is behoorlijk pittig geprijsd, maar als die mijn workflow kan maken tot een vloeiend geheel, heb ik dat er wel voor over. Helaas is er geen trial beschikbaar om het even uit te proberen, dus €55 betalen of niet, dat vind ik een te groot risico voor dat bedrag.
Edit: het schoot me direct na het posten te binnen om eens op hun website te kijken, ze hebben wel een trial op macOS (buiten de App Store) maar niet op iOS, helpt dus slechts deels.

[Voor 6% gewijzigd door MooDyBLueS op 05-02-2021 16:53]

[Rino]

Ik zou Todoist proberen, daarin is per project mogelijk om mails daarheen te forwarden..

Gebruik zelf nog geen Todoist, maar Microsoft ToDo. Sta wel op t punt van overstappen. Multiple tennants en Ms ToDo is niet sterk..

[MooDyBLueS]

Hmm, een mail forwarden... klinkt niet echt als een moderne oplossing, plus dat er dan geen traceback naar de originele mail is, maar de dienst (Todoist) feitelijk de tekst extraheert en er een taak van maakt. Ben benieuwd hoe dat gaat met mails waar afbeeldingen of wat meer opmaak in zit dan pure tekst of multi-threaded e-mails. Daarnaast (dit is wel een klein probleem geef ik toe) is het altijd 4 stappen ipv 2: druk op actie-knop, kies forward, voer adres in, druk op send-knop. En het geeft geen optie voor het kiezen van een reminder/deadline bij het aanmaken.

Thanks voor je suggestie, maar helaas vind ik dit te omslachtig en beperkt.

[wvell]

Ja ik heb dat opgegeven haha. Ik laat mails dan in mijn inbox staan en koppel die later wel op mijn laptop.
Slepen werkt mij niet cross platform maar ik heb een applescript wat hier staat(https://hints.macworld.co...p?story=20070215145127300) ietwat aangepast.

code:

on run {input, parameters}
    tell application "Mail"
        set selectedMessages to selection
        set theMessage to item 1 of selectedMessages
        set messageid to message id of theMessage
        -- Make URL (must use URL-encoded values for "<" and ">")
        set urlText to "message://" & "<" & messageid & ">"
        
        set AppleScript's text item delimiters to return
        set the clipboard to urlText
    end tell
    
    return input
end run

Deze heb ik via Mail -> Services -> Services preferences toegevoegd en aan een hotkey gehangen. Ik gebruik het uiteindelijk niet vaak aangezien ik niet zoveel management op mijn telefoon doe, echter werkt het openen van mails wel. Wellicht heb je er nog wat aan

[Rino]

MooDyBLueS schreef op zaterdag 6 februari 2021 @ 11:13:
Hmm, een mail forwarden... klinkt niet echt als een moderne oplossing, plus dat er dan geen traceback naar de originele mail is, maar de dienst (Todoist) feitelijk de tekst extraheert en er een taak van maakt. Ben benieuwd hoe dat gaat met mails waar afbeeldingen of wat meer opmaak in zit dan pure tekst of multi-threaded e-mails. Daarnaast (dit is wel een klein probleem geef ik toe) is het altijd 4 stappen ipv 2: druk op actie-knop, kies forward, voer adres in, druk op send-knop. En het geeft geen optie voor het kiezen van een reminder/deadline bij het aanmaken.

Thanks voor je suggestie, maar helaas vind ik dit te omslachtig en beperkt.

Die 4 stappen zou je dan weer met een streamdeck kunnen automatiseren (ik geef toe, het is wat vergezocht)
Maar ik snap echter goed je bedenkingen...

[Megalomania]

@MooDyBLueS nog verder gekomen hiermee?

[Rino]

Nav mijn suggestie van ToDoist ben ik zelf helemaal overgegaan van MS ToDo naar Todoist. Vooral de natuurlijke taal zijn van onschatbare waarde.

Het grote voordeel (en eis voor GTD) is dat je snel iets in de inbox kan zetten. Dat werkt gewoon goed.
En mails kan je dan bijv 1x per dag beantwoorden…

[Megalomania]

Ik ben juist van todoist overgegaan naar TickTick. Fijnere interface en reoccurring taken is mogelijk.

[RoyK]

Ik ben ook druk bezig om mijn GTD omgeving op orde te hebben, te houden en te verbeteren.

Ik heb gekozen om mijn email te laten lopen via Exchange zodat ik op 1 plek mijn mail ontvangen. Met welk device ik ook de mail benader, het is allemaal hetzelfde.

Dit brengt mij tot Office, waar ik Outlook + agenda + To-Do combineer.

ik kan emails naar mijn To-Do sturen. To-Do naar mijn agenda en van alles automatiseren.

To-Do is echt een hele toffe tool van MS en waarmee ze laten zien dat ze het wel kunnen. Ik vind het bijna een programma dat van Mac zou kunnen zijn.

Nu loop ik met plannen geheel over te stappen naar Mac. Juist in het kader van GTD. Alles op elkaar af laten stemmen en het leven makkelijk maken.

Ik weet niet of ik dan zou stoppen met tools van MS. Want het werkt over het algemeen top.

Nadeel van Outlook is dat er nog geen unified inbox is (bij de Apple variant geloof ik wel)

Ik beheer 3 email boxen.

Ik ben benieuwd naar je bevindingen en hou ik ook graag in de gaten wat anderen hier op te zeggen hebben.

[Voor 13% gewijzigd door RoyK op 04-10-2021 12:41]

[kaassouffle]

Als achtergrond:

Exchange zodat ik op 1 plek mijn mail ontvangen. Met welk device ik ook de mail benader, het is allemaal hetzelfde.

Dat is met IMAP, wat de meeste maildiensten nu gebruiken ook het geval

To-Do is echt een hele toffe tool van MS en waarmee ze laten zien dat ze het wel kunnen. Ik vind het bijna een programma dat van Mac zou kunnen zijn.

Dat komt mede door het feit dat ze Wunderlist destijds hebben opgekocht. Dat programma (ook voor Mac) is basis van huidige To Do

[RoyK]

kaassouffle schreef op maandag 4 oktober 2021 @ 17:08:
Als achtergrond:


[...]


Dat is met IMAP, wat de meeste maildiensten nu gebruiken ook het geval


[...]


Dat komt mede door het feit dat ze Wunderlist destijds hebben opgekocht. Dat programma (ook voor Mac) is basis van huidige To Do

Weer wat geleerd haha. Ik snap dat Exchange zo met IMAP werkt.. het geeft je op 1 plek wel alle middelen om je email in orde te maken. Inclusief een grote tank aan opslag voor al je email. + dat je daar dan direct to-do / agenda aan kan koppelen.

Ik probeer al een paar weken de Outlook client niet te gebruiken en werk ik vanuit de browser in een webvariant van Outlook. Dan ben je compleet onafhakelijk van welk platform of os dan ook. Op de iPad, Mac of Windows computer is de flow / werkwijze hetzelfde.

Zo ben ik ook overgestapt op de browser Edge. Van mijn telefoon, mac, ipad en pc. Met als doel: "Keep it simple"

Ik ben nieuwsgierig naar jullie GTD workflows