Ik ben eigenlijk al ruim een jaar op zoek naar een ideale workflow die deels moet werken met een enigszins achterhaalde techniek genaamd e-mail.
Waar het om gaat is dat ik een erg groot fan ben van de GTD methodiek en hoewel ik hem ongetwijfeld niet perfect toepas, doe ik dagelijks het volgende:
Dit doe ik overigens zowel privé als zakelijk. Privé gaat het om van alles: om soms een huishoudklusje niet te vergeten tot aan een online course volgen om kennis bij te spijkeren. Zakelijk gaat het om projecten, taken en mails. Wij werken zakelijk met Microsoft producten en de workflow is dan ook dat we als team Planner gebruiken, als individu To-Do (van Microsoft dus) en daarnaast heb ik de geweldige mogelijkheid aangezet dat als ik een e-mail flag, ik deze in To-Do zichtbaar zie worden en met een druk op de knop de e-mail geopend wordt, zelfs als ik die gearchiveerd heb (zero inbox principe). Dat werkt werkelijk perfect. Mail check ik 1-2x per dag en daarnaast gebruik ik eigenlijk alleen To-Do en Teams voor GTD en communicatiemiddel, met Planner wanneer ik daar iets moet doen.
Privé zoek ik een vergelijkbare oplossing, maar Planner hoeft natuurlijk niet. Wel zou ik idealiter een GTD tool gebruiken die ook kanban (achtige) boards kan tonen. Waar ik echter mee blijf worstelen is de integratie met e-mails naar reminders of een andere tool. Ik heb nu 2 workflows gevonden die het dichtst in de buurt komen, maar beide zijn verre van perfect.
Wat ik de afgelopen maanden heb gebruikt zijn Spark als e-mailclient en TickTick als GTD tool. Vanuit Spark kan ik een e-mail naar TickTick exporteren en kan daarbij kiezen tussen alleen de link of ook een samenvatting van de tekst. Ook hierbij geldt dat ik vervolgens de mail kan archiveren en ik hem altijd in TickTick tot mijn beschikking heb. Lijkt perfect, op het volgende na:
Waar het om gaat is dat ik een erg groot fan ben van de GTD methodiek en hoewel ik hem ongetwijfeld niet perfect toepas, doe ik dagelijks het volgende:
- doorlopen van openstaande taken
- bepalen van prioriteit voor vandaag en (rest van) deze week
- toewijzen van datum/reminder o.b.v. vorige stappen
- toevoegen van benodigde informatie (tekst, bijlage, e-mail)
Dit doe ik overigens zowel privé als zakelijk. Privé gaat het om van alles: om soms een huishoudklusje niet te vergeten tot aan een online course volgen om kennis bij te spijkeren. Zakelijk gaat het om projecten, taken en mails. Wij werken zakelijk met Microsoft producten en de workflow is dan ook dat we als team Planner gebruiken, als individu To-Do (van Microsoft dus) en daarnaast heb ik de geweldige mogelijkheid aangezet dat als ik een e-mail flag, ik deze in To-Do zichtbaar zie worden en met een druk op de knop de e-mail geopend wordt, zelfs als ik die gearchiveerd heb (zero inbox principe). Dat werkt werkelijk perfect. Mail check ik 1-2x per dag en daarnaast gebruik ik eigenlijk alleen To-Do en Teams voor GTD en communicatiemiddel, met Planner wanneer ik daar iets moet doen.
Privé zoek ik een vergelijkbare oplossing, maar Planner hoeft natuurlijk niet. Wel zou ik idealiter een GTD tool gebruiken die ook kanban (achtige) boards kan tonen. Waar ik echter mee blijf worstelen is de integratie met e-mails naar reminders of een andere tool. Ik heb nu 2 workflows gevonden die het dichtst in de buurt komen, maar beide zijn verre van perfect.
Wat ik de afgelopen maanden heb gebruikt zijn Spark als e-mailclient en TickTick als GTD tool. Vanuit Spark kan ik een e-mail naar TickTick exporteren en kan daarbij kiezen tussen alleen de link of ook een samenvatting van de tekst. Ook hierbij geldt dat ik vervolgens de mail kan archiveren en ik hem altijd in TickTick tot mijn beschikking heb. Lijkt perfect, op het volgende na:
- Spark genereert web-links in plaats van callback-url's, waardoor altijd eerst Safari geopend wordt en ik daar op "Open in Spark" moet klikken. Ik kan prima die callback-url kopiëren en die in TickTick gebruiken om de https-url te vervangen, maar dat is dus continu een handmatig proces.
- Spark is discutabel qua privacy en idealiter zoek ik mede om deze reden een andere oplossing. Als de hele workflow perfect zou zijn misschien niet, maar dat is het dus net niet.
- Als ik een e-mail archiveer kan macOS (Big Sur) het e-mailtje in Mail (van Apple) prima openen, maar iOS snapt het niet en opent mijn Mail app in de Inbox zonder het mailtje zelf te openen/vinden.
- Op iOS is er geen share/drag&drop mogelijkheid vanuit de Mail app en ben ik dus afhankelijk van macOS.
- Reminders is zelf beperkt in GTD mogelijkheden en biedt geen kanban board, maar daar zou GoodTask dus een oplossing voor kunnen zijn. De €10,99 voor de iOS app (lifetime) en €43,99 voor de macOS app zie ik niet als onoverkomelijk, mits het aan al mijn wensen voldoet, maar de beperking ligt hem volgens mij met name op gebied van iOS mail en de archived folder.
- de mail is via een callback-url altijd beschikbaar in de mail app (mag een 3rd party app zijn)
- workflow moet voor zowel iOS als macOS geschikt zijn (dus zowel GTD als Mail app native op beide platformen, geen web apps only)
- ik moet mails kunnen archiveren om zero inbox te realiseren
