Organiseren van werkzaamheden

[BPTBPTBPT]

Al een tijd ben ik op zoek naar tooling om mijn werkzaamheden goed mee te organiseren. Er bestaan nogal wat tools op dat vlak, maar allemaal zijn ze het nèt niet.

Dit zijn mijn “eisen”:

1. Ik wil alle werkzaamheden in één week- of dagoverzicht zien. Met werkzaamheden bedoel ik agenda-items (afspraken) en taken. Taken moeten dus een datum hebben.
2. Als een taak te laat is moet deze “mee schuiven” naar vandaag, zodat ik hem niet vergeet. Ook moet ik deze makkelijk wat naar achteren in de tijd kunnen schuiven.
3. Aan taken moet eenvoudig iets toe kunnen worden gevoegd, zoals een stuk tekst. Denk aan een Trello kaart of Jira issue waarin je een comment plaatst.
4. Ik moet van een e-mail (in mijn geval Exchange Online, ik gebruik Outlook binnen 365) makkelijk een taak kunnen maken
5. Ik moet een e-mail aan een bestaande taak kunnen toevoegen, bijvoorbeeld als comment.

Ik heb al veel geprobeerd: met name met Outlook, Jira, Planner en diverse plugins. Waar gaat het mis? Met name punt 1 is lastig, maar in combinatie met 4 en 5 lijkt het helemaal onhaalbaar. Wij gebruiken op het werk Outlook, en voor de hand liggend is dan om dat te gebruiken als overzicht. Immers staan daar mijn agenda-items al in. Alleen… hoe krijg ik mijn taken hier ook goed zichtbaar in? Ik ben momenteel wat aan het spelen met PLanner en heb met een iCalender feed voor elkaar gekregen dat deze in mijn Outlook kalender zichtbaar worden. Dat komt slechts een beetje in de goede richting, omdat zo'n feed alleen lezen is. Ik kan de taken dus niet verschuiven in de tijd binnen Outlook maar moet daarvoor eerst naar Planner. Daar zou ik op zich nog mee kunnen leven. Echter punten 4 en 5 kunnen dan weer niet.

Ik denk dat ik op zoek ben naar een webbased tool/app, die volledig kan integreren met in ieder geval exchange online en planner. Die tool wordt dan mijn kompas. Alleen welke kan wat ik zoek?

Twee vragen:
-Wie heeft een tip voor een tool die ik eens zou kunnen gaan verkennen?
-Hoe organiseren jullie je werk/taken? Ik ben vast niet de enige die hier een goede oplossing voor zoekt.

[Voor 5% gewijzigd door BPTBPTBPT op 05-01-2021 21:47]

[underrated]

Todoist met Outlook plugin? Die kan volgens mij alles wat je vraagt, en je kan m ook in outlook zichtbaar maken.

[-Romijn-]

Ik gebruik vooral Microsoft To Do. Is in principe een tool voor afdelingen, maar voor mezelf werkt het ook prima.

[Basszje]

Waarschijnlijk niet helemaal wat je zoekt, maar voor taken en tijdmanagement ( ik moet uren schrijven ) gebruik ik Paymo - https://www.paymoapp.com/downloads-and-integrations/ .

Kennelijk hebben ze ook wat integraties met google-spul. Ik gebruik alleen de tijdstracking en reporting met een simpeler accountje overigens.

Misschien heeft iemand anders er wat aan.

Overigens denk ik dat je beter kan kijken of je een of twee applicaties kan hebben die het meeste van je wensen kan vervullen. Het aan elkaar knopen van allerlei apps met Ical en dergelijke heb ik ook wel eens geprobeerd, maar in praktijk gaat het toch veel fout, breekt op onhandige momenten of dingen komen om onduidelijke redenen niet door.

[P_de_B]

Volgens mij zit het inmiddels in Outlook zelf compleet, maar ik heb al een tijd een oplossing met Outlook web access en Microsoft TODO icm Power Automate. Als ik een mail een vlaggetje geef, wordt er een TODO taak aangemaakt en de mail wordt in een comment gezet. De eventuele bijlagen worden in een TODO mapje in Onedrive gezet.

TODO taken zijn gewoon vanuit Outlook in te zien. Volgens mij kun je hiermee alles. Bevalt mij in ieder geval goed.

[LankHoar]

-Romijn- schreef op woensdag 6 januari 2021 @ 12:38:
Ik gebruik vooral Microsoft To Do. Is in principe een tool voor afdelingen, maar voor mezelf werkt het ook prima.

To Do is niet per se voor afdelingen. Het is ontstaan uit Wunderlist (RIP) welke (net als somigge andere tools) gebaseerd is op de Getting Things Done methodology. In ieder geval voldoet To Do aan alle punten behalve de eerste. Volgens mij moet je dat echter met MS Flow wel kunnen doen gebeuren.

Heb Wunderlist een jaar of 5 gebruikt, totdat ze opgingen in To Do vorig jaar. Nu gebruik ik To Do en werkt zeker prima.

[P_de_B]

LankHoar schreef op donderdag 7 januari 2021 @ 09:46:
[...]


To Do is niet per se voor afdelingen. Het is ontstaan uit Wunderlist (RIP) welke (net als somigge andere tools) gebaseerd is op de Getting Things Done methodology. In ieder geval voldoet To Do aan alle punten behalve de eerste. Volgens mij moet je dat echter met MS Flow wel kunnen doen gebeuren.

Heb Wunderlist een jaar of 5 gebruikt, totdat ze opgingen in To Do vorig jaar. Nu gebruik ik To Do en werkt zeker prima.

Je kunt te TODO taken geïntegreerd in Outlook webclient laten zien, dus ik denk dat ook nr 1 voldoet.

[Sibylle]

Tasks in Outlook, zoals hierboven al gezegd ook gesynchroniseerd met Microsoft ToDo en voldoet aan al je eisen.
Ff vlaggetje bij een email zetten met einddatum et voila.

[Rob-T6]

Ik ga toch even meespieken.

Hoe gaan jullie in outlook dan om met vervolg mailverkeer welke betrekking heeft op de taak?
gaat dat automatisch mee naar ToDo?

[Ursamajor]

Als je in outlook in je agenda zit, kun je ook je taken zichtbaar hebben en deze naar een tijdstip in de agenda schuiven. Zo zie je je taken ook in de agenda staan op het geplande tijdstip.
Ik lees verder ook mee, ik gebruik ook vanalles door elkaar omdat het schuiven met taken nog een extra handeling is.
Sinds todo/planner in teams zit, probeer ik naadt de agenda daar in ieder geval de takenlijst in de gaten te houden die dan gesorteerd staat op vervaldatum.

[BPTBPTBPT]

Bedankt voor de reacties tot zover. Ik ga een aantal van de tips uitproberen.

[Yucon]

Hoe lossen jullie dat op met die mails als het ondertussen een mailketting wordt? Dat vlaggetjesidee werkt prima als mails losstaande dingen zouden zijn. Maar juist dat het kettingen worden maakt het een stuk lastiger.

[Ursamajor]

Ik heb geprobeerd om die mailkettingen te stoppen door conversaties in teams te beginnen in een kanaal. Vervelende daarvan is dat je geen taken of andere herinneringen kunt instellen.
Ook is niet iedereen zo teams minded en is er inmiddels ook een wirwar aan teams, kanalen en chats ontstaan.
Later werden er chats gebruikt ipv conversaties in kanalen. Dat is dan toch iets meer prive dan een openbare conversatie.
Via de mail is opzich ook fijn alleen weten veel mensen niet dat je de mails als conversatie kunt weergeven in je inbox, waardoor er door die figuren vaak op oudere mails reageren.
Ik denk dat al die kanalen, vooral de nieuwe, nog niet zo goed worden ontvangen als de oude vertrouwde email. Maar het zou fijn zijn als het bedrijf een bepaalde werkwijze zou afdwingen, om verstrooiing te voorkomen.

Wat betreft het plannen van mails en andere taken, vind ik outlook fijn en vind ik het ook fijn dat het in de todo app en teams is geïntegreerd.