NAS vs OneDrive (of andere cloud) voor klein bedrijf?

[Ulster Seedling]

Mijn vader heeft een klein bedrijf waar een stuk of 4 tot 5 computers/laptops staan. Tussen deze computers moeten bestanden gedeeld worden. Dit gaat voornamelijk om Office-bestanden, maar ook afbeeldingen/scans en bestanden van PageMaker/InDesign en Adres2000. Sommige van de laptops worden ook thuis/onderweg gebruikt, waarbij de bestanden beschikbaar moeten blijven.

Momenteel staat er een simpele Synology-NAS, en gebruiken we Windows Offline Bestanden met het Synchronisatiecentrum om de bestanden op alle computers beschikbaar te maken (ook voor extern gebruik). Dit werkt redelijk, maar er zijn vaak synchronisatieconflicten, en dit synchroniseert natuurlijk niet buitenshuis.

Nu zat ik te denken of Microsoft 365 (bijv. Business Standard) met OneDrive een goed alternatief zou kunnen zijn. De 1TB ruimte is meer dan genoeg. Dit scheelt hopelijk ook in het beheer van de boel.

Ik heb echter geen ervaring met OneDrive. Hoe snel, soepel en goed werkt deze synchronisatie? Werkt dit ook goed met de niet-Office-bestanden die gebruikt worden?

Verder las ik laatst over mensen wiens Microsoft/OneDrive-account geblokkeerd was, als de filters een verdacht bestand hadden gezien. Het bedrijf zit in een legale business dus er zijn in principe geen verdachte bestanden, maar dit klinkt wel als een risico (zeker als deze filters volautomatisch afgaan, en er ook geen mogelijkheid is om contact met een organisatie als Microsoft te krijgen). Hoe zit bij bij Microsoft 365 Business, kan ik daar ook zulke perikelen verwachten?

En: hoe kunnen we backups regelen met OneDrive? Ik zie dat OneDrive zelf versies bijhoudt, dus we zouden enkel een losse backup voor noodgevallen moeten hebben.

Tenslotte: is het een probleem als een Microsoft 365-account op meerdere computers (tegelijk) gebruikt wordt? Er werken een aantal mensen part-time, en sowieso hebben mensen geen eigen account/mailbox nodig. Het hoeft niet allemaal op 1 account, maar waarschijnlijk zouden we aan 3 accounts genoeg hebben (voor 3 verschillende ‘rollen’).

[tomdabom]

Zoals je zelf al aangeeft, M365 is eigenlijk precies voor dit soort situaties gemaakt.
Wij gebruiken M365 Business Premium (200 users) icm OneDrive en dit werkt vlekkeloos.

Tevens kun je bestanden hosten op Sharepoint en deze synced via de OneDrive client.

Als je business licentie afneemt via Microsoft krijg je daar altijd een stukje support bij als er iets mis gaat, ik heb zelf bijna nooit wat fout zien gaan.

Wbt backup, ik zou daar pas naar gaan kijken als je echt wat groter gaat worden. Microsoft maakt onderhuids een backup van de complete omgeving en die kun je altijd opvragen bij support.

Mocht je wat meer willen weten, je kunt mij altijd een DM sturen.

[ Voor 47% gewijzigd door tomdabom op 17-12-2020 11:25 ]

[hans_lenze]

Zakelijk ben ik ook een enorme fan van M365 en werkt het syncen echt goed.

Er is nog een oplossing tussen Windows Offline Folders en iets helemaal buiten de deur: syncen met/naar de Synology.

Ik weet niet goed hoe het werkt met meerdere gebruikers en er is zeker geen centraal beheer of iets dergelijks voor de instellingen.

[BastiaanF]

Synology heeft voor office 365 & one drive een aparte app gemaakt; https://www.synology.com/...e/active_backup_office365

[Spierenburg]

m.b.t. verschillende gebruikers onder 1 account:

-Werkt prima, je kan een gebruiker "[e-mail]" aanmaken.

Beperkingen hiervan:
-Je ziet niet welke part-timer welk bestand heeft verwijderd of aangepast.
-Geen back-up functie van Onedrive op de computer anders synchroniseert hij de verschillende computers met elkaar.
-Geen agenda en postvak. (eventueel op te lossen met gedeelde postvakken maar is meer een houtje touwtje oplossing)

[Ulster Seedling]

Dank voor alle reacties! Fijn om te lezen dat OneDrive goed zou moeten werken.

hans_lenze schreef op donderdag 17 december 2020 @ 14:06:
Er is nog een oplossing tussen Windows Offline Folders en iets helemaal buiten de deur: syncen met/naar de Synology.

Ik weet niet goed hoe het werkt met meerdere gebruikers en er is zeker geen centraal beheer of iets dergelijks voor de instellingen.

Ah, ja, dat kan natuurlijk ook nog! De vraag is dan vooral hoe goed die Synology Drive app op Windows werkt — of het wel of niet een verbetering is t.o.v. de huidige Offline Bestanden. Aangezien de Synology-NAS er nu toch al staat, moeten we dit misschien gewoon eerst gaan uitproberen.

[Wim-Bart]

Nooit 1 Onedrive account gebruiken voor een bedrijf. Altijd meerdere accounts. Gewoon een Office 365 zakelijke dienst afnemen, daar heb je zo veel mogelijkheden. Geen home en family licentie misbruiken, want dan loop je kans dat je afgesloten wordt bij vermoedelijke misbruik.

Zakelijke Onedrive wordt niet zo op inhoud gemonitord als niet zakelijke Onedrive.

[Ulster Seedling]

Wim-Bart schreef op donderdag 17 december 2020 @ 15:45:
Nooit 1 Onedrive account gebruiken voor een bedrijf. Altijd meerdere accounts. Gewoon een Office 365 zakelijke dienst afnemen, daar heb je zo veel mogelijkheden. Geen home en family licentie misbruiken, want dan loop je kans dat je afgesloten wordt bij vermoedelijke misbruik.

Zakelijke Onedrive wordt niet zo op inhoud gemonitord als niet zakelijke Onedrive.

Ik was ook niet va plan maar 1 account af te nemen, of een home/family-licentie te nemen

Maar er is bijvoorbeeld 1 computer waar bestellingen ingepakt worden, door verschillende part-timers. Die werken dus vooral in de browser (admin-panel webwinkel), en gebruiken een paar bestanden om af en toe eens een document te printen. Daar zou ik liever 1 account ‘bestellingen’ voor maken, aparte accounts per persoon heeft geen enkel nut.

Goed om te horen dat de monitoring trouwens wat minder strikt is!

[ Voor 3% gewijzigd door Ulster Seedling op 17-12-2020 16:55 ]

[jopie]

Hoe ik het hier zelf heb is voor mij en mijn partner voornaam@bedrijf als account, daarnaast nog administratie@, en winkel@. Dus volgens mij heb ik 4 office 365 licenties met mailbox. Daarnaast nog een gedeeld postvak info@, maar die kan niet zelf mailen. Het werkt prima.

[Q]

OneDrive lijkt mij prima, maar controleer wel dat de upload snelheid een beetje in verhouding staat tot de bestanden waarmee gewerkt wordt.

Ook is het mogelijk interessant om te kijken naar een fall-back internet verbinding als de vaste lijn door storing er mee stopt, omdat die verbinding extra belangrijk is.

Persoonlijk zou ik wel iets in elkaar zetten dat dagelijks alle data uit OneDrive juist terug naar een computer synchroniseert om bij gedonder met OneDrive een backup te hebben.

[Greatsword]

Ulster Seedling schreef op donderdag 17 december 2020 @ 15:07:

De vraag is dan vooral hoe goed die Synology Drive app op Windows werkt — of het wel of niet een verbetering is t.o.v. de huidige Offline Bestanden.

Aangezien de Synology-NAS er nu toch al staat, moeten we dit misschien gewoon eerst gaan uitproberen.

Interessant topic, haak graag even aan.

Kan zelf mijn ervaring delen over Synology Drive voor een klein kantoor met 6 computers/laptops.
4 worden er doorgaans door het vaste personeel gebruikt en 2 steeds door stagiaires.

De Synology staat thuis en de mensen werken op het kantoor of op locatie.

Op de Synology is een Hoofdmap met submappen aangemaakt en meerdere gebruiker accounts.
Op ieder computer/laptop draait dus Synology Drive en houd hij alle bestanden vanuit de mappen synchroon. De bestanden staan dus fysiek op beide locaties.

De 4 hoofdgebruikers hebben toegang tot alle mappen en bestanden, en de 2 andere laptops voor stagiairs zijn alleen gesynchroniseerd met mappen die voor hun van toepassing zijn.

Als de stagiaires dus bijvoorbeeld een dossier hebben gemaakt wordt het dus automatisch geüpload/gesynchroniseerd naar de NAS en dan kan 1 van de 4 hoofdgebruikers dat eventueel aanpassen, verplaatsen etc.

Qua Backup is er gekozen voor C2 van Synology (die maakt elke nacht een backup om 03.00 in de nacht, kost echt bijna niets)

Het enige echte probleem wat in de praktijk weleens gebeurt is, is dat iemand per ongeluk een mapje verkeerd heeft gesleept op zijn computer. Dat is dan echt gelijk een ramp omdat die actie dan ook gelijk op alle andere computers gebeurd en dan kan er dus een synchronisatie conflict ontstaan als je bestanden ergens wilt opslaan

@tomdabom Jij hebt er kennelijk verstand van, ben wel benieuwd hoe zoiets precies geregeld is bij M365 i.c.m. onedrive.

[tomdabom]

Greatsword schreef op donderdag 17 december 2020 @ 17:57:
[...]

@tomdabom Jij hebt er kennelijk verstand van, ben wel benieuwd hoe zoiets precies geregeld is bij M365 i.c.m. onedrive.

Wat bedoel je precies? Iedereen heeft hier een eigen M365 account. Mochten ze mappen in sharepoint veranderen of perongeluk weggooien kun je ze eigenlijk altijd wel terug vinden in de recycle bin.

Enige wat ik gemerkt heb bij enorm grote file libraries dat de OneDrive client dit niet leuk vind. 200.000+ (4TB) heb ik het dan wel over.

[Dmar]

Ik haak hier graag even aan.

Ik maak nu gebruik van een Synology NAS voor lokale opslag met 4 shared folder voor 3 gebruikers.

Ik wil dit graag overzetten naar M365, maar hoe houdt ik alles lokaal op de NAS opgeslagen (niet op de losse pc's), terwijl de gedeelde mappen ook nog blijven werken?

Of kan ik gewoon Shared Folders aanmaken in M365 en die dan op de losse pc's mee verbinden?