Integratie MS-Teams en onze eigen mailserver

[tdevos]

Ik zit met een probleempje met Office 365 waar ik niet direct uit geraak dus vandaar even deze post.

We gebruiken onze eigen e-mail server in ons eigen datacenter (Smartermail, geen MS-Exchange) waar we S/IMAP naar verbinden. Deze mail server staat ook als MX record op ons domain "mydomain.com". So far so good.

We gebruiken ook Office 365 (zonder de Exchange functionaliteit) aangezien we onze eigen mailserver hebben.

De logins op Office 365 zijn dan ook in de vorm van "[e-mail]". Ondertussen heb ik ook een koppeling gemaakt op Office 365 met ons domain "[e-mail]".

Nu zouden we binnen het bedrijf graag Ms-Teams gaan gebruiken en daar zit een calender in. Het probleem is echter dat als we nu invites uit sturen dit verstuurd wordt vanaf "[e-mail]". Iets dat we niet willen.

Er zijn nu 2 mogelijkheden:

1. We behouden "[e-mail]" => Dan hebben we het probleem dat er mails vertrekken vanaf het onmicrosoft domain. Het is dan voor onze gebruikers ook verwarrend dat ze een extra e-mail adres hebben. In Outlook zie je dan ook 2 mailboxen: [e-mail] en [e-mail]"

2. We zetten alle Office 365 accounts om naar "[e-mail]". Het probleem is nu echter dat we onze eigen mailserver willen gebruiken. Als we nu in outlook een account toevoegen "[e-mail]" (IMAP naar onze eigen mailserver) en "[e-mail]" naar Office 365 dan zien gebruikers ook 2 keer dezelfde account wat ook extreem verwarrend is.

De oplossing is natuurlijk alle mails te laten versturen via Office 365. We zijn echter onderdeel van een vrij groot bedrijf en het MX record wijzigen en alle mails versturen via Microsoft is geen optie. Een SPF wijzigen heb ik eventueel wel toestemming voor omdat het dan enkel over de invites van een Teams meeting zou gaan. Ik vraag mij af hoe andere bedrijven werken die Teams gebruiken maar een eigen mail server.

Er zijn nog mensen met (bv. https://techcommunity.mic...ams-calendars/m-p/1282286) maar nergens op het Internet kan ik een echte oplossing vinden. Ook contact gehad met MS support maar die willen natuurlijk alles naar Office 365 over zetten.

Een oplossing zou volgens mij zijn dat we in Outlook enkel onze IMAP verbinding configureren naar onze eigen mailserver. En dan een Calendar koppeling (caldav?) zouden kunnen leggen naar de persoonlijke agenda op Office 365 in de cloud. Je kan in Outlook echter niet enkel de agenda configureren de e-mail komt altijd mee. Wat ik ook al geprobeerd heb is de calendar te delen van [e-mail]" naar "[e-mail]" maar dan heb je enkel lees rechten en geen schrijfrechten dus lukt het ook niet om een Teams meeting aan te maken vanuit Outlook.

Anyway, zonder alle mail via Microsoft te laten gaan zie ik niet direct een oplossing. Heeft er iemand ervaring met dit soort van setups? Ik kan me bijna niet voorstellen dat al die mastodonten zo maar hun e-mail via Microsoft servers laten gaan.

Alvast dank om ervaringen uit te wisselen.

[Rolfie]

Ik zou of van Microsoft gebruiken, en dus ook de mail daar laten hosten.

Of teams vervangen voor een ander product.

Je zou eventueel een mail rewite rule kunnen schrijven.

[tdevos]

Dank je wel voor je reactie. Jammer genoeg is Microsoft als mail server gebruiken geen optie voor ons bedrijf. Ik begrijp ook niet hoe andere bedrijven dit dan doen die Teams gebruiken maar niet de mail van Microsoft. Banken, overheid, telco's, ze gebruiken allemaal Teams maar als ik hun MX record op zoek wijst het toch niet naar Microsoft en dat is voor mij een raadsel.

[Question Mark]

tdevos schreef op dinsdag 1 december 2020 @ 09:14:
Nu zouden we binnen het bedrijf graag Ms-Teams gaan gebruiken en daar zit een calender in. Het probleem is echter dat als we nu invites uit sturen dit verstuurd wordt vanaf "[e-mail]".

Hoe stuur je de invites precies?

Normaal gesproken zou je dit via de outlook client doen:

Use the Teams Meeting add-in in Outlook

Ik weet alleen niet of deze add-in hier goed mee overweg kan gaan.

tdevos schreef op dinsdag 1 december 2020 @ 10:12:
Banken, overheid, telco's, ze gebruiken allemaal Teams maar als ik hun MX record op zoek wijst het toch niet naar Microsoft en dat is voor mij een raadsel.

GEwoon Hybrid Exchange. Mail wordt op de on-prem Exchange omgeving afgeleverd, waar men archiving of anti-spam of wat dan ook kan doen. Aangezien de on-prem omgeving hybrid met Exchange Online geintegreerd is, werkt alles naadloos.

[ralpje]

Question Mark schreef op dinsdag 1 december 2020 @ 13:26:
[...]

Hoe stuur je de invites precies?

Normaal gesproken zou je dit via de outlook client doen:

Use the Teams Meeting add-in in Outlook

Ik weet alleen niet of deze add-in hier goed mee overweg kan gaan.

Je kunt de meetings ook direct plannen vanuit de Teams client, dan wordt de invite volgens mij door 'de backend' verzonden.
Als je dan je users als primary SMTP je fqdn geeft, zou dat goed moeten gaan. Enige nadeel is denk ik dat invites naar intern collega's in hun EOL mailbox terecht komen in plaats van in hun 'reguliere' mailbox. Dat kun je eventueel nog oplossen door op de EOL mailbox een forward te zetten. Heb je dan wel een tweede domeinnaam voor nodig op je reguliere mailserver waar je die forward naar toe kunt sturen.

[tdevos]

Dank je wel voor de antwoorden.

We gebruiken inderdaad de outlook plug-in. Probleem is dat je daar natuurlijk de FROM moet instellen en er dan 2 e-mail adressen staan. Ofwel 2 keer [e-mail] ofwel 1 keer [e-mail] en 1 keer [e-mail]

.

De on premise werkt jammer genoeg enkel met Exchange en niet met andere mail servers. Microsoft doet echt wel zijn best om alles binnen hun eco systeem te houden... En misschien terecht voor hun business :-)

Meetings rechtstreeks plannen vanuit teams heb ik ook geprobeerd maar dan heb je weer het nadeel dat als je een invite binnen krijgt je manueel naar teams moet gaan. Ook de forward lijkt niet te werken voor meetings. Als ik een gewone e-mail stuur naar [e-mail] dan wordt deze netjes door gestuurd [e-mail]. Appointment mails stuurt hij om één of andere bizarre rede niet door.

Dank voor de reacties, ik vrees zo een beetje dat het niet gaat lukken maar ik ben in ieder geval al wijzer geworden dat het niet zo maar makkelijk te doen zal zijn.

[Question Mark]

tdevos schreef op dinsdag 1 december 2020 @ 13:56:
De on premise werkt jammer genoeg enkel met Exchange en niet met andere mail servers. Microsoft doet echt wel zijn best om alles binnen hun eco systeem te houden... En misschien terecht voor hun business :-)

D'r zit een technische integratie tussen MS Teams en Exchange. Zo worden bijvoorbeeld private chats van Teams opgeslagen in een hidden folder in je Exchange mailbox. Ook wordt voor elk Teams Channel een Exchange mailbox aangemaakt. Ik snap wel dat MS niet een juiste werking kan garanderen met elk willekeurig mailsysteem.

Daarnaast heb je, als je MS Teams hebt, ook standaard al de beschikking over Exchange online. Dus waarom zou Microsoft?

[ Voor 8% gewijzigd door Question Mark op 01-12-2020 14:57 ]

[loewie1984]

Je moet met een aantal dingen rekening houden:

Je interne domein heet bijv. contoso.local
Je publieke domein heet klantnaam.nl
Je Office365 tenant heet klantnaam.onmicrosoft.com.

Om dit in sync te brengen moet je aan een aantal voorwaarden voldoen:

Je moet bij AD Sites en Services een UPN (User Principal Name) toevoegen met de naam van je publieke domein.

Je moet met AD Azure Connect de syncrelatie opzetten tussen je on-premise domein en je office 365 domein en daarnaast dient er een relatie te bestaan tussen je on-premise account en je office365 account. De sync is intelligent genoeg om een relatie te ontdekken tussen de accounts, anders rest je 2 opties:
- hardlinking van de accounts (af te raden)
- alle reeds aangemaakte Office365 accounts verwijderen en on-prem accounts syncen naar Office 365

(het onderstaande geld alleen in geval van Exchange)

Als je een hybride exchange configuratie hebt geconfigureerd, wordt het mogelijk om teams uitnodigingen vanuit Outlook te versturen, Agenda's van on-prem mailboxen in Teams calendar te zien dus dat moet je wel allemaal geregeld hebben.

Als ik je een tip mag geven, zou ik kijken of je je on-prem mailboxen niet in een big bang migratie naar de cloud kan migrereren en dan volledig o365 te gaan gebruiken. Want anders kom je in principe nooit meer van je exchange server af (of je moet een Windows Essentials server gaan inrichten voor het onderhouden van de exchange properties op je gebruikers objecten).

En als laatste controleer of je primary SMPT adres goed staat voor elke on-prem gebruik in AD. Dit kun je doen met ADSI edit en dan ProxyAddresses bekijken. Het adres wat begint met SMTP in hoofdletters is primary, alle andere zijn aliassen of secundaire smtp adressen.

[Croga]

loewie1984 schreef op dinsdag 1 december 2020 @ 15:02:
Je moet bij AD Sites en Services een UPN (User Principal Name) toevoegen met de naam van je publieke domein.
<knip>

psst... ze hebben geen exchange on prem maar een alternatieve mail server...... Je hele verhaal gaat over hybrid-exchange maar werkt niet meer als er überhaupt geen exchange in het spel is

[loewie1984]

Croga schreef op dinsdag 1 december 2020 @ 15:07:
[...]

psst... ze hebben geen exchange on prem maar een alternatieve mail server...... Je hele verhaal gaat over hybrid-exchange maar werkt niet meer als er überhaupt geen exchange in het spel is

Bovenste gedeelte werk prima als je AD hebt zonder exchange.
edit: en ik lees niet, dat ze geen AD hebben.

[ Voor 5% gewijzigd door loewie1984 op 01-12-2020 15:11 ]

[tdevos]

Dank je wel voor de uitgebreide antwoorden! We hebben wel een AD. De AD accounts naar Office 365 krijgen lukt wel maar dan is het agenda probleem jammer genoeg nog niet opgelost. Immers het laatste stuk van je bericht geldt (zoals je terecht aan haalt) enkel indien je zelf ook een Exchange server hebt.

[Question Mark]

tdevos schreef op dinsdag 1 december 2020 @ 10:12:
Jammer genoeg is Microsoft als mail server gebruiken geen optie voor ons bedrijf.

Wat is de exacte reden waarom dit geen optie is?

Omdat je Teams gebruikt, máák je onder water toch al gebruik van Exchange online.... De licenties heb je ook al...

[Caeruleus]

tdevos schreef op dinsdag 1 december 2020 @ 10:12:
Dank je wel voor je reactie. Jammer genoeg is Microsoft als mail server gebruiken geen optie voor ons bedrijf. Ik begrijp ook niet hoe andere bedrijven dit dan doen die Teams gebruiken maar niet de mail van Microsoft. Banken, overheid, telco's, ze gebruiken allemaal Teams maar als ik hun MX record op zoek wijst het toch niet naar Microsoft en dat is voor mij een raadsel.

Ik werk ook voor een redelijk groot bedrijf, ons MX record wijst naar Proofpoint maar vanaf Proofpoint wordt het geforward naar Microsoft / Office 365

[tdevos]

Dank je wel voor de uitgebreide reacties!

Eigenlijk zijn er 2 redenen:

1. Het hoofdkantoor wil dit niet. (Geen goede rede maar die kan ik jammer genoeg niet kiezen)
2. We hebben op onze mailserver nogal een vrij specifieke configuratie. We zijn zelf cloud provider en elke klant kan mailen naar zijn eigen e-mail adres. In concreto zijn er zo dan ook mail boxen met tot wel 1000 aliassen voor 1 klant. Deze mailboxen lezen we dan met onze eigen software leeg en adhv de aliassen passen we daar specifieke routering op toe in onze eigen software. Dat is iets dat we op Office 365 nooit gaan klaar krijgen. Daar kan je maximaal 400 aliassen op 1 mailbox zetten (https://docs.microsoft.co...-user?view=o365-worldwide)

Het is inderdaad een vrij complex gegeven en ik zou het zelf ook liever anders zien maar jammer genoeg kan je niet altijd kiezen.

De piste die ik nu aan het bekijken was is dat we de calendar tussen [e-mail] (onze IMAP account) en [e-mail] (Office 365) zouden kunnen delen. Jammer genoeg ondersteunt Office 365 echter geen caldav en kan je geen "kan bewerken" rechten geven aan een "externe" gebruiker.



Ik denk dat we dan misschien nog wel een stap zouden kunnen zetten, het gaat tenslotte enkel over de agenda waar Teams een probleem mee heeft.

[akimosan]

Wat je wilt gaat gewoon niet goed werken. Je kunt AzureAD nog wel gaan inrichten met bedrijfsnaam.nl voor je accounts en je kunt wellicht ook de Teams addin geïnstalleerd en werkend krijgen in Outlook.
Dan kun je Teams vergader uitnodigingen sturen vanuit je mailclient

Daar houdt het dan op. Verdere integratie werkt alleen met Exchange Server On-Premise in Hybrid configuratie of met Exchange Online.. Er is geen mogelijkheid om Teams te laten werken met een andere Agenda optie.Teams online kan dan simpelweg niet communiceren met dat andere systeem.

Je geeft ook aan dat de email systemen van je bedrijf en het hosting product wat je aan je klanten biedt erg verweven zijn. Goed om als bedrijf ook je eigen dog-food te eten maar het is vaak een best practice om dit soort zaken goed te scheiden zodat wijzigingen in de ene omgeving niet noodzakelijkerwijs impact hebben op de andere omgeving en je flexibel en onafhankelijk van elkaar kunt opereren.

Dus domeinen die je voor de klant host en die je voor het bedrijf host goed scheiden.

Microsoft 365 heeft een fundering en bestaat uit verschillende producten om medewerkers op veilige wijze samen te laten werken ondersteund door de producten Exchange (Online) / Sharepoint (Online) /Azure (AD) / Office / Security (ATP/Defender) / Intune / Reporting (PowerBI). Om effectief gebruik te maken van M365 moet je die producten in meer of mindere mate gebruiken en je ontkomt eigenlijk niet aan de eerste 4.

[tdevos]

Dank je wel voor het antwoord. Ik denk ondertussen ook, na alle reacties, dat het bijna onbegonnen werk is al kan ik me niet van de indruk ontdoen dat Microsoft het ook een beetje opzettelijk moeilijk maakt. Maar ja, can we blame them? Ze willen natuurlijk zo veel mogelijk dicht timmeren op hun platform.

Dank je wel voor de informatie!

[F_J_K]

Ik heb iets vergelijkbaars en heb het simpelere opgelost; in Teams alleen je eigen @domain adres uitnodigen. En de 'echte' uitnodiging incl Teams link vervolgens vanuit de eigen agenda sturen. Is wel meer werk natuurlijk (incl. mensen uit de lobby binnenlaten als je niet de lobby uitschakelt).

[tdevos]

@F_J_K dank je wel. Misschien nog geen slecht idee. Thanks! Als ik het goed begrijp maak je dan je meeting in de teams applicatie. Krijgen je interne gebruikers dan een e-mail? Ik heb hier een forward staan van [e-mail] naar [e-mail] maar invites van teams komen hier om één of andere bizarre rede niet in terecht. De forward staat echter correct ingesteld want als ik een gewone e-mail stuur naar [e-mail] komt die daar wel netjes terecht.

[F_J_K]

Om mezelf als voorbeeld te nemen: ik maak via de web applicatie, of soms de iOS app of de Win10 applicatie een vergadering aan en nodig met de hand mezelf uit. (Die via autofill er snel staat).

Niet mooi, wel makkelijk. Hier overigens niet omdat de huidige mailserver een must is, maar omdat Teams een “tijdelijk” extraatje is sinds maart..

[tdevos]

Dank je wel! Ik ga het zo eens proberen. Hopelijk kunnen zowel onze Mac als onze Windows gebruikers hier mee weg.