Printer slot

[Pingwill]

Onze stichting heeft een printer. De HP Color LaserJet Pro MFP M479dw all-in-one aangeschaft. Prachtig ding, print super. Er is alleen 1 probleem. Iedereen print naar hartelust zijn en/of haar zaken en dat loopt behoorlijk in de papieren. Bijna 5000 prints binnen 14 dagen is wel erg gortig
Daardoor is besloten om te kijken naar een printer slot. Niet fysiek maar een oplossing om dit probleem in te dammen. Is hier software voor, of een toepassing?
Het enige dat we zelf kunnen verzinnen is restricties aan te wenden en gebruikers in Windows aan te maken en de optie om de printer te gebruiken aan of uit te zetten.

Het zou handiger zijn om gebruikers een code te geven.

Alvast bedankt


Relevante software en hardware die ik gebruik
WIN 10 64bit

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb
In het forum is niets te vinden.

[Icephase]

Gewoon iedereen maandelijks een tientje voor nieuwe toner laten betalen. Dan is het snel afgelopen. Met rechten ed gaat toch iedereen de boel omzeilen.

[Mavamaarten]

Icephase schreef op zondag 8 november 2020 @ 09:32:
Gewoon iedereen maandelijks een tientje voor nieuwe toner laten betalen. Dan is het snel afgelopen. Met rechten ed gaat toch iedereen de boel omzeilen.

Dat is vooral een kutmaatregel voor mensen die geen misbruik maken van de printer en er ineens een maandbedrag voor gaan moeten dokken.

[Pingwill]

Dit is allemaal al besproken, en dat moeten we niet willen.

[Icephase]

Mavamaarten schreef op zondag 8 november 2020 @ 09:35:
[...]


Dat is vooral een kutmaatregel voor mensen die geen misbruik maken van de printer en er ineens een maandbedrag voor gaan moeten dokken.

Dan gaan die toch ook printen? Zo’n apparaat is gemaakt voor ik weet niet hoeveel printjes per jaar, 5000 a4-tjes is echt niks.

Sowieso vind ik het raar dat er binnen de stichting blijkbaar geen goede basis is dat je tegen elkaar kunt zeggen ‘stop met printen’ en dat er dan ook naar geluisterd wordt... het zijn toch geen kleuters? Dus dan maar dokken. Printen gebeurt tóch wel, anders was men nu ook al wel gestopt.

Pingwill schreef op zondag 8 november 2020 @ 09:36:
Dit is allemaal al besproken, en dat moeten we niet willen.

Want? Waarom “moet je dat niet willen”? Je collega’s gedragen zich als kleuters, dan moet je ze ook kinderachtig aanpakken.

[ Voor 18% gewijzigd door Icephase op 08-11-2020 09:40 ]

[Mavamaarten]

Heeft de printer geen mogelijkheid om gebruikers te authenticeren? Iedereen een gebruiker/pincode met een limiet?

[Onbekend]

Is een optie om gewoon aan te geven dat elk printje voor privégebruik 5 cent kost, en dat je daar dan een spaarpot neerzet?
Vervolgens kijk je of gebruikers zich daar aan kunnen houden. Zo niet, dan heb je dus eigenlijk "vrijwilligers" die willen profiteren van de situatie en zou je de printer in een kast met een slot kunnen zetten.

(Persoonlijk ben ik namelijk voorstander dat veel mensen maar 1 centrale printer gebruiken, i.p.v. dat iedereen een eigen printer thuis aanschaft die hij/zij maar een paar keer per maand gebruikt.)

[Steefph]

Job storage aanzetten op de pc kan misschien al helpen. Ze moeten dan eerst naar de printer toe om de actie te starten.

Misschien een printerserver ertussen waardoor je meer opties krijgt. Misschien is dit wat (geen ervaring mee) https://www.savapage.org/

[Microkid]

Er zijn een paar opties:

- Job tracking. Als het een netwerk printer is, kan je bijhouden wie wat print. Aan de bestandsnamen kan je dan zien wat er geprint is en of dat zakelijk of mogelijk prive is. "Huwelijk tante bep" klinkt immers niet echt zakelijk. Werknemer hierop aanspreken.
- In vervolg op het punt hiervoor: kosten in rekening brengen aan iedereen die iets print op basis van de print log. Je hoeft het in praktijk wellicht niet eens te doen, maar mogelijk dat alleen het melden dat printjes gelogd gaan worden en dat elke prive print 10 cent kost, het aantal prive afdrukken al flink doet slinken.
- printer voorzien van een systeem waarbij je eerst een pincode moet intoetsen om de print af te laten drukken. Is irritant, maar of het het prive printen tegengaat?
- zit de printer op het netwerk? Haal hem er af en koppel de printer via USB aan een PC die ergens op een gecontrolleerde plek staat. Als een gebruiker iets wil printen, moet hij dat vanaf die PC doen. Printen van persoonlijke documenten zal dan minder aantrekkelijk worden.

Maar het belangrijkste: stel een beleid op. Leg uit dat het prive printen de organisatie geld kost en dat dat niet gewenst is.

[ Voor 12% gewijzigd door Microkid op 08-11-2020 10:07 ]

[Pingwill]

De discussie gaat helaas de verkeerde kant op. We willen gewoon een manier vinden hoe niet iedereen maar gewoon dingen komt printen. We moeten een fysieke boekhouding voeren, zaken kunnen scannen etc. Het gedrag van de vrijwilligers staat niet ter discussie.
We begrijpen heus wel dat er eens een afdrukje gedraaid moet worden en daar doet niemand moeilijk over, ondanks ons print en milieu beleid, maar het zijn de misbruikers die we een halt willen toeroepen.
Vandaar mijn vraag, bestaat er een pakketje dat voor een printslotje kan zorgen? De printer heeft deze mogelijk niet.

Grt
Will

Deze reactie is geplaatst in dezelfde periode dat de voormalige 3 posters hebben gereageerd.

[ Voor 7% gewijzigd door Pingwill op 08-11-2020 10:02 . Reden: Correctie ]

[Microkid]

Pingwill schreef op zondag 8 november 2020 @ 09:59:
Vandaar mijn vraag, bestaat er een pakketje dat voor een printslotje kan zorgen? De printer heeft deze mogelijk niet.

Wat versta jij dan onder een printslotje? Er zijn legio mogelijkheden:
- is het een netwerkprinter en heb je een Active Directory? Dan kan je bepalen wie wel en niet naar de printer kan printen. Maar dan kan iemand die toestemming heeft om te printen nog steeds prive zaken afdrukken.
- Heb je geen AD? Dan wordt het lastiger, zie mijn suggesties in een eerdere reactie. Een pincode is al genoemd, maar als de gebruiker die eenmaal weet helpt het ook niet meer.

Software die prive en zakelijke documenten kan onderscheiden zal er niet zijn. Je zal het dus moeten oplossen via beleid en andere technische middelen.

[ Voor 16% gewijzigd door Microkid op 08-11-2020 10:09 ]

[Pingwill]

Microkid schreef op zondag 8 november 2020 @ 09:55:
Maar het belangrijkste: stel een beleid op. Leg uit dat het prive printen de organisatie geld kost en dat dat niet gewenst is.

De regels zijn er, maar een enkeling verkloot het ( zoals ook hier) voor vele anderen.
Maar ik ga aan de slag met de tips.
Thxs

[Pingwill]

Microkid schreef op zondag 8 november 2020 @ 10:05:
[...]

Wat versta jij dan onder een printslotje?

Het is ‘ a matter of speaking’. Bij mijn vorige werkgever stond er idd een code op de printer, later een druppel. Maar dat is belachelijk, we zijn volwassen mensen. Ik denk dat ik de ICT voorstel om ervoor te zorgen dat ze 1 pc gaan gebruiken. Misbruik houdt je blijkbaar niet tegen maar een serie toners en 2 dozen A4 in een weekje neigt naar misbruik.

[Jordyz]

Interessante probleemstelling, aan de andere kant als je hiervoor software voor moet inkopen of iemand een bepaalde setting moet laten doorvoeren; weegt dat op tegen de kosten?

Hier bij ons mag personeel/werknemers printen als het voor prive gebruik is, heb niet echt het idee dat er hele bouwtekeningen worden afgedrukt. In onze organisatie worden er met dit soort dingen soepel omgegaan. Het hele afschermen kost meer geld als een doosje papier en de toners.

[Pingwill]

Jordyz schreef op zondag 8 november 2020 @ 10:20:
Interessante probleemstelling, aan de andere kant als je hiervoor software voor moet inkopen of iemand een bepaalde setting moet laten doorvoeren; weegt dat op tegen de kosten?

Hier bij ons mag personeel/werknemers printen als het voor prive gebruik is, heb niet echt het idee dat er hele bouwtekeningen worden afgedrukt. In onze organisatie worden er met dit soort dingen soepel omgegaan. Het hele afschermen kost meer geld als een doosje papier en de toners.

Persoonlijk denk ik dat de kosten wel meevallen, kwestie van 1 pc klaarmaken en voor alle andere pc’s de mogelijkheid uitschakelen. En het wachtwoord op die pc zal bekend zijn bij de mensen die wel moeten printen. In deze situatie is voorkomen nu eenmaal beter dan genezen. Het gaat, zoals eerder vermeld om excessen, zoals afgelopen week. Daar stellen we graag perk en paal aan.

[Jordyz]

Pingwill schreef op zondag 8 november 2020 @ 11:04:
[...]


Persoonlijk denk ik dat de kosten wel meevallen, kwestie van 1 pc klaarmaken en voor alle andere pc’s de mogelijkheid uitschakelen. En het wachtwoord op die pc zal bekend zijn bij de mensen die wel moeten printen. In deze situatie is voorkomen nu eenmaal beter dan genezen. Het gaat, zoals eerder vermeld om excessen, zoals afgelopen week. Daar stellen we graag perk en paal aan.

Daar heb je gelijk in! Het is belangrijk om te kijken waar het echt vandaan komt, kan me voorstellen dat er ook dubbele printjes inzit omdat mensen de instellingen van de printer niet kennen.

[michielRB]

Als je de boel echt wil kunnen monitoren dan zou je dat door software af moeten dekken. Dan wordt er bijgehouden wie wat afdrukt.
Dat kan zelfs zo ver gaan dat het per afdruk betaald wordt, maar dat hoeft niet. En dat hoeft echt niet veel te kosten. Met een rpi is dat al goed te doen.
Een print management oplossing als papercut kan dit.
Als je een opensource oplossing zoekt dan is er eigenlijk maar 1 echt goede oplossing: Savapage