Documentatietool Microsoft Teams vs Confluence

[bertuslambertus]

Hallo mede-tweakers,

Ben beheerder en ben gewend om omgevingen, kennis e.d. vast te leggen.
Bij mijn vorige werkgever gebruikten we redmine en later confluence. Dit beviel zeer goed.

Bij mijn huidige werkgever wordt Microsoft teams als defacto documentatie tool gebruikt.
Alles lekker in word en excel documentjes.
Het voelt voor mij terug naar de jaren 90. Teams is leuk voor chatten en onderling bestandjes uitdelen. Maar een echte wiki waarin je makkelijk samen kunt werken en alles logisch vindbaar is het m.i. niet.

Mis ik bepaalde features binnen teams om goed zaken vast te kunnen leggen? want hoe ik het zie is het een veredelde fileshare. Ze hebben chatrooms samen gevoegd zodat je bestanden binnen de chat rooms kunt delen met elkaar.

Ik probeer het management te overtuigen dat willen we als team meer aan kennisdeling willen doen, de vele verschillende omgevingen die we beheren goed vastleggen we het niet gaan redden met wat word documentjes.

Hoe kijken jullie hiernaar?

[Webgnome]

Kun je niet iets met OneNote?

[bertuslambertus]

Het is een bestandje, wat handig kan zijn hoor. Maar vraag mij af of je daar documentatie in kwijt wil. Zo snel en makkelijk beschikbaar vind ik hem niet.

[johnkeates]

Dat is inderdaad niet vergelijkbaar en gaat gewoon niet werken. De Microsoft-software is erg bestands-centrisch, zelfs SharePoint, was ooit als Wiki met filesharing begon.

Er is helaas maar 1 manier om het op te lossen en dat is gewoon weer een Wiki (als Confluence) gebruiken.

Teams wordt vaak alleen maar gebruikt om dat mensen niet beter weten en de hele dag in suboptimale software van Office zitten; die weten niet beter en willen niet anders, want verandering is eng

[pagani]

Het kan allemaal wel in Teams, maar dan wel met de juiste functionaliteit toegevoegd uit Office 365 en de boel georganiseerd in bijvoorbeeld DevOps, met workflows, approvals e.d.. Echter zie ik dat geen enkele grote organisatie dat goed inregelt, dus werkt het niet.

[makooy]

Teams draait oa op Sharepoint dus kan je het niet gewoon in Sharepoint doen wat je wilt?

[Hero of Time]

Teams is geen documentatietool. Teams is een communicatiemiddel. De bestandjes die je deelt met anderen worden in Sharepoint gedropt en is net zoals je gewent bent van Sharepoint: je kan er alles in gooien, maar iets eruit halen wat je zoekt is een stuk lastiger.

Bij veel bedrijven is Sharepoint ingezet als plek om bestanden op te slaan. Een vervanger van de fileserver dus. Dat is Sharepoint ook helemaal niet. Het kan het, maar daar is het niet voor bedoelt.

Echt je werk bijhouden en processen beschrijven, systemen documenteren, configuratie bewaren met uitleg, dat doe je in een tool dat ook echt bedoelt is voor documentatie. Confluence is zoiets inderdaad. Er zijn andere pakketten die hetzelfde kunnen. Die zijn ook gericht op het overzichtelijk houden van de pagina's. Nogmaals, Sharepoint is dat dus niet.

Wil met met Word documentjes blijven werken, prima, maar zet het dan op je fileserver in een fatsoenlijke structuur zodat je snel kan vinden wat je moet hebben. Niet verdwaalt tussen allerlei Teams kanalen.

[rlkz]

Ik sluit mij aan bij @Hero of Time ^.

@bertuslambertus zoek je een oplossing in de richting van een Wiki/documentatiesysteem, dan zou ik toch eerder geneigd zijn om iets vergelijkbaars als Confluence te introduceren of naar alternatieven te kijken zoals Wiki.js.

[bertuslambertus]

Ja dat probeer ik ook te doen, echter ben ik opzoek naar argumenten voor een management die alleen teams kent en wil dat iedereen hetzelfde gebruikt.

Wel irritant dat Confluence opeens flink wat duurder is geworden door de server option weg te halen.

[Hero of Time]

Maak dan een gedegen vergelijking tussen een communicatiemiddel en een documentatieplatform. Kunnen ze bijvoorbeeld in hun WA berichtjes snel een afspraak vinden en op tijd herinneren dat ze ergens moeten zijn, of is het opslaan in een kalender een betere optie?

Als IT'er met de juiste inzichten is het je werk om advies te geven en men te overtuigen om voor een bepaalde oplossing te kiezen. Welke problemen zijn er, waarmee kan dat opgelost worden en waarom? Wat maakt A de betere keus dan B of C?

[downtime]

Hero of Time schreef op woensdag 4 november 2020 @ 20:56:
Maak dan een gedegen vergelijking tussen een communicatiemiddel en een documentatieplatform.

Dat lijkt me nog niet het grootste probleem. Wat kun je in Confluence wat je in Word niet kunt? Of in Sharepoint? Dat lijkt me al een stuk lastiger uit te leggen.

[Patrick_6369]

Ik ga dit topic ook eens volgen, want mijn afdeling zit in een dilemma wat te gaan gebruiken. Werkgever faciliteert zowel Teams als Confluence en mijn grootste probleem is: hoe voorkomen we dat we alles op meerdere plekken (fileserver, mail, formeel document management systeem, confluence/teams) vastleggen en we nog niet weten waar we moeten gaan zoeken?
Ik hoop dat in de afweging van voor- en nadelen van Teams en Confluence die hier langs (gaan) komen ik wel wat nuttigs uit kan halen.

[The Eagle]

Teams is een frontend voor sharepoint, SP zit er sowieso achter.

Op mijn huidige klus de zelfde discussie. Confluence kan meer, is beter geschikt. Klopt, maar je zit met licenties en iemand die het moet beheren, plus het is zeker nu niet zomaar aan iedereen beschikbaar te stellen.
Dus documentatie, kanban boarden en what have you op teams. Als er een keer een echte CI/CD komt gaan we over op Azure DevOps en dan integreert teams nog beter. Docs gaan dan vermoedelijk richting sharepoint of een fileserver, danwel gewoon aan het ADO ticket voor zover modig.

[Jeroenneman]

De GitHub app binnen Teams wellicht als een soort tussenweg?

[ralpje]

Jeroenneman schreef op donderdag 5 november 2020 @ 08:50:
De GitHub app binnen Teams wellicht als een soort tussenweg?

Of de Confluence connector
https://marketplace.atlas...osting=cloud&tab=overview

[bertuslambertus]

ralpje schreef op donderdag 5 november 2020 @ 08:59:
[...]


Of de Confluence connector
https://marketplace.atlas...osting=cloud&tab=overview

Die zorgt er alleen maar voor dat je meldingen binnen teams krijgt bij b.v. aanmaken pagina's of editen pagina's

[epoman]

Er bestaan wel Wiki-achtige dingen voor Teams maar heb me daar nog onvoldoende in verdiept om er iets inhoudelijks over te kunnen roepen.

[Hero of Time]

downtime schreef op woensdag 4 november 2020 @ 22:37:
[...]

Dat lijkt me nog niet het grootste probleem. Wat kun je in Confluence wat je in Word niet kunt? Of in Sharepoint? Dat lijkt me al een stuk lastiger uit te leggen.

Confluence vs Word: weinig verschil behalve dat linken naar andere documenten in Confluence een stuk makkelijker gaat. Maar je moet die Word documenten ergens opslaan en SP is nou niet echt de juiste plaats (heb al uitgelegd waarom). Dus als het is Word in SP, dan is dat een nogo IMO.

Ooit heb ik eens te maken gehad met Alfresco. Geen flauw idee of dat überhaupt nog bestaat, maar is naar te kijken als Confluence te duur is of je niet in de cloud wilt. En anders een van de vele *wiki pakketten.

[walteij]

Ik gebruik Azure DevOPS bij mijn werkgever precies voor dit soort dingen.

Daarin maak ik een Project en team aan, daarbinnen kun je dan een KanBan bord (per team), maar ook een wiki aanmaken binnen het 'project'. Zie hier voor wat meer uitleg daarover.

Azure DevOps kun je dan weer eenvoudig in Teams toevoegen. Waarbij je dus zowel het kanBan bord als de Wiki kunt toevoegen als tabs.

Overzichtelijk, eenvoudig te bewerken, eenvoudig te beheren en eenvoudig in Teams te integreren.

[RonnnL]

Toch maar een reactie op dit oude topic in plaats van een nieuwe post:

Zelf werk ik ook bij een organisatie met een wirwar van word- en exceldocumenten op netwerkschijven & in sharepoint/teams-omgevingen. Voor concrete operationele projecten werkt deze vertrouwde werkwijze wel, maar wat we missen is een wiki-achtige omgeving om bijvoorbeeld standaardteksten, weetjes, tips&trucs, weblinks, etc. te delen. Het gaat daarbij met name om tekst en incidentele afbeeldingen, dus niet om grote data-hoeveelheden.

De wiki-functie in microsoft Teams zou al een goede basis zijn, maar deze is niet toereikend aangezien hier nog steeds geen backupfunctionaliteit op zit: Als iemand de wiki per abuis verwijdert, missen we direct alle data.

Iemand ideeën voor alternatieven? Ik zie nu door de bomen het bos niet. Ik zoek in elk geval een oplossing die:
-werkbaar is voor een team van ca. 15 personen.
-simpel en snel te gebruiken is.
-niet teveel belasting oplevert voor onze interne ICT-ers.
-niet in de papieren loopt qua licentiekosten.

Iemand ideeën? Confluence lijkt me wat te groot/log als we al in het microsoft-systeem zitten. Wiki.js levert wat werk voor onze ICT-ers op verwacht ik. Of misschien maar gewoon een gedeelde Onenote in onze microsoft Teams-omgeving gebruiken als basis, als daar tenminste wijzigingen te zien & terug te draaien zijn indien nodig...

[downtime]

https://www.dokuwiki.org/dokuwiki al bekeken? Gratis en simpel want slaat inhoud gewoon in tekstbestanden op.

[RonnnL]

downtime schreef op dinsdag 21 februari 2023 @ 16:35:
https://www.dokuwiki.org/dokuwiki al bekeken? Gratis en simpel want slaat inhoud gewoon in tekstbestanden op.

Dankjewel, ik ga 'm bekijken.