Website verhuizing en daarom webmail veilig stellen

[Mibasa]

Mijn vraag

Voor onze ruitersportclub ben ik bezig met het actualiseren van hun website. De hosting en domeinbeheer loopt nu via een reseller en is ondergebracht bij resp. Transip en Versio. Aangezien ik het prettiger werken vind met 1 aanspreekpunt en een goede klantenservice waardeer, wil ik alles omzetten naar One.com. Heb daar goede ervaring mee. De huidige beheerder(s) en gebruikers van de site zijn niet zo thuis in het een en ander maar ze zijn er zich wel van bewust dat de huidige emails bewaard en overgezet dienen te kunnen worden.
Gelukkig betreft het slechts 2 emailadressen waarvan er eigenlijk maar eentje in gebruik is. De ene bekijkt de mail via webmail, de ander heeft een emailprogramma op zijn pc. Ik heb de inhoud van de mailbox nog niet zelf gezien maar er is mij verteld dat het in verschillende submapjes is ingedeeld. Dat willen ze allemaal graag zo houden. Of dit zowel online als lokaal hetzelfde ingesteld is, weet ik nog niet.

Nu mijn vragen:
1. bestaat er een (mail)programma die de indeling van genoemde mapjes op de webmail direct over kan nemen?
2. als dat niet zo is, hoe kan ik een en ander het beste aanpakken zodat het bij de nieuwe provider dezelfde mappen-indeling krijgt?

Relevante software en hardware die ik gebruik

De oude website draait onder Wix, de nieuwe gaat op Joomla gebaseerd worden, ik heb de beschikking over MS Exchange 2013.

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb

Via google gevonden dat Mozilla Thunderbird een fijne client is. Heb geen ervaring met dat programma, weet dus niet of dat voorziet in de functie die ik zoek.

[Droefsnoet]

Als je het vertrouwd (en de mailbox klein genoeg is) kan je deze website gebruiken: https://imapsync.lamiral.info/

[Mibasa]

Thnx, je benoemt wel 2 belangrijke aspecten: vertrouwen en omvang. Ik weet niet hoeveel er momenteel staat en ook niet in hoeverre er gevoelige informatie in staat. De verwachting is dat dit wel mee zal vallen.

Persoonlijk heb ik het meeste vertrouwen in een lokale emailclient zodat ik zeker weet dat alles opgeslagen staat. Zoals gezegd in de OP, vraag ik me daarbij wel af of de mappen-indeling dan overgenomen wordt, of moet ik die eerst zelf maken en dan per map de mails importeren?

[Diederik]

Volgens mij kan dat prima met Outlook, PST maken met oude account om die vervolgens te importeren met het nieuwe account.

[Jazzy]

Datamigratie is eigenlijk nooit ene probleem, zo lang je er met standaard protocollen bij kunt kunt. Als de maildienst van One.com bijvoorbeeld IMAP4 ondersteunt kun je de data gewoon weer importeren. Makkelijkste inderdaad via Outlook, zoals @_Diederik aangeeft.

[elcapon]

Jazzy schreef op woensdag 7 oktober 2020 @ 14:02:
Datamigratie is eigenlijk nooit ene probleem, zo lang je er met standaard protocollen bij kunt kunt. Als de maildienst van One.com bijvoorbeeld IMAP4 ondersteunt kun je de data gewoon weer importeren. Makkelijkste inderdaad via Outlook, zoals @_Diederik aangeeft.

Precies dit, recentelijk nog IMAP mail gemigreerd naar o.a. Office 365.
1. Maak een Outlook profiel aan met een IMAP koppeling naar de oude omgeving. Of wanneer iemand een POP mailbox heeft dan PC overnemen en PST maken van de POP mailbox.
2. Exporteer de mails naar PST
3. Maak een nieuw Outlook profiel aan met een IMAP koppeling naar de nieuwe omgeving
4. Importeer het PST bestand.
5. Klaar

Soms kan het zijn dat mails niet inzichtelijk zijn, dan staat er een Filter aan binnen Outlook (kan je links onderin in Outlook aanklikken en vervolgens het filter wissen). Een kind kan de was doen

Er zijn ook diensten die dit kunnen doen maar de kosten wegen vaak niet op als de inhoud van de IMAP/POP mailboxen niet heel erg groot is.

[ Voor 4% gewijzigd door elcapon op 07-10-2020 16:06 . Reden: Ninja edit ]

[Mibasa]

Dank voor alle input. Het exporteren en weer importeren in Outlook van het pst file gaat goed. Maar de webmail van one neemt het niet over. Zie ik nog een instelling over het hoofd? Of is dat het genoemde imap4 protocol wat one wellicht niet ondersteunt? Heb dit overigens ook bij one.com neergelegd.

[ Voor 8% gewijzigd door Mibasa op 07-10-2020 17:17 . Reden: aanvulling ]

[Diederik]

Mibasa schreef op woensdag 7 oktober 2020 @ 17:01:
Dank voor alle input. Het exporteren en weer importeren in Outlook van het pst file gaat goed. Maar de webmail van one neemt het niet over. Zie ik nog een instelling over het hoofd? Of is dat het genoemde imap4 protocol wat one wellicht niet ondersteunt? Heb dit overigens ook bij one.com neergelegd.

Afhankelijk van het aantal mappen en e-mails kan het wel even duren voordat Outlook alles gesynchroniseerd heeft. Na het importeren toont Outlook netjes de mappen en mails, en gaat op de achtergrond (mail voor mail) synchroniseren met de server. Soms wordt dat synchroniseren onderbroken, en moet je Outlook even afsluiten en opnieuw starten.

Mailbox van 3 GB kan zomaar een uur duren, afhankelijk van je upload snelheid.

[Mibasa]

Om een en ander uit te proberen, heb ik 2 (test)emailaccounts. Het "bron"account bevat maar enkele mails, volgens het configuratiescherm bij one slechts 37 kb. Het "doel"account staat op 0 kb. Ik voeg even een illustratie bij van beide webmail-overzichten. In Outlook laten ze allebei dezelfde map-indeling zien. De rechter foto betreft het "bron"account

[ Voor 5% gewijzigd door Mibasa op 07-10-2020 20:09 . Reden: aanvulling ]

[Diederik]

Apart...

Heb je in Outlook het one.com account wel ingesteld als IMAP?

[Mibasa]

Yup, beide accounts staan exact hetzelfde ingesteld. Zal het vanavond eens andersom proberen. Paar mailtjes en nieuwe mappen in het 2e account zetten, pst maken, importeren in het 1e account en dan eens kijken wat er gebeurt.

[Mibasa]

Zojuist 2 nieuwe accounts gemaakt met enkele submappen om een en ander te proberen. Na een gegevensbestand geimporteerd te hebben in Outlook2013 in het 2e blanco account, worden de mailtjes die daarin staan wel gesynchroniseerd met de webmail. Echter worden de mappen niet overgezet. Alle mails worden in het Postvak In gezet. Bij de webmail van one is het niet mogelijk om submappen in het Postvak In aan te maken. Wellicht dat de Imap-functie daardoor dan ook niet werkt?

[Mibasa]

Nog steeds met het euvel aan het stoeien. Inmiddels van one.com te horen gekregen dat er in het Postvak IN (webmail) geen submappen aangemaakt kunnen worden en dat er in diezelfde webmaildienst geen pst bestand geïmporteerd kan worden.

Imapsync is geen optie aangezien de bestaande mailbox erg groot is.

Wat ik nu zelf kan bedenken, is op de nieuwe webruimte naast (en niet in) het Postvak IN zelf mappen en submappen aanmaken, vervolgens vanuit outlook per submap de aanwezige mails in bijlage versturen naar de nieuwe webmail. Vervolgens daar die mails in de juiste submap plaatsen. Dit is wel een zeer omslachtige methode.

Bestaat er een (web)maildienst waar je ruimte kunt huren maar wel je eigen adres (info at domeinnaam) kunt aanhouden? Het is voor een kleine vereniging dus het moet betaalbaar zijn.

[MantaMaartuh]

Waarom niet loskoppelen, mail in office365 en hosting van de website bij one.com

Heb je meteen extra tools, office voor 5 bestuursleden op de pc etc.
Aanmeldformulieren via ms forms bijvoorbeeld om als tool aan te geven

De mail sync is dan ook degelijk ipv pop/imap

[ Voor 9% gewijzigd door MantaMaartuh op 17-10-2020 16:56 ]

[Mibasa]

Welke mailserver gebruik ik dan? De bestaande mails moeten bewaard blijven. Aangezien de meeste bestuursleden weinig kaas van ict gegeten hebben, willen we zoveel mogelijk op dezelfde manier doorgaan: gebruik van webmail en een enkeling heeft outlook en is dan ingesteld op imap.

[Jeoh]

Ik heb persoonlijk goede ervaringen met MigrationWiz voor het migreren van mailboxen van her naar der. Scheelt je een hoop gedoe, en het kost je een tientje ofzo.

[Robbie T]

Kijk eerst eens op welke wijze de e-mail wordt bekeken in het e-mailprogramma. Verloopt dit via POP of uitsluitend via IMAP? Als POP wordt gebruikt kan je het beste het PST bestand exporteren en importeren. Via IMAP kan je mailstore gebruiken.
(gratis).

hier wordt uitgelegd hoe dit werkt

[Mibasa]

Alle mail wordt via IMAP bekeken. Dat maakt het zo lastig omdat de webmailfaciliteit van one.com geen import van bestanden ondersteunt.
Ik heb nu Mailstore home geïnstalleerd en proefgedraaid op mijn eerder genoemde test-accounts. Dat werkt super. Nu nog verbinding zien te krijgen met de server waar de clubmail op staat. Die reageert weer eens niet. Mede daarom wil ik alles overzetten naar one.com. Daar heb ik zelf hele goede ervaringen mee.

[Mibasa]

Mailstore heeft alles netjes gekopieerd. In de one webmail staat nu een extra map Mailstore met daaronder alle geimporteerde mappen. Helaas kan ik die niet wijzigen of verplaatsen binnen die webmail.
Dat dacht ik dan maar te doen in mijn emailclient. Maar helaas zowel in outlook als in thunderbird wordt die Mailstore map niet zichtbaar/gesynchroniseerd.

Welke opties heb ik nu nog behalve de genoemde MigrationWiz?

[synoniem]

Je zou in Thunderbird een POP3 account op de oude server en een IMAP4 account op de nieuwe server kunnen maken. Download alle e-mail van het POP3 account en sleep ze vervolgens naar het IMAP4 account. In principe kopieert Thunderbird alles, ook mappen.

[Mibasa]

Loop ik dan niet het risico dat alle mappen en berichten op de oude server verwijderd worden door het POP3-protocol? De oude server moet nog even draaiende blijven (IMAP), ben nu alleen aan het uitzoeken hoe ik een en ander veilig kan overzetten.

[ Voor 1% gewijzigd door Mibasa op 21-10-2020 18:36 . Reden: kleine aanvulling ]

[Spierenburg]

Dus je verwacht dat een gemiddelde gebruiker kennis heeft van het volgende:
-Nieuw profiel aanmaken in outlook.
-Verschil tussen POP, IMAP en Exchange
-Waar ze hun autocompleetlijst, contactpersonen en agenda vandaan kunnen toveren. (al hebben ze momenteel bijvoorbeeld "Windows live mail" met IMAP weinig kans dat ze eruit komen).

Sorry maar iemand zonder enige kennis hiervan kan dit ten alle tijden beter uitbesteden. De keren dat ik data recovery heb moeten doen omdat mensen het wel dachten zelf te kunnen.

elcapon schreef op woensdag 7 oktober 2020 @ 16:05:
[...]


Precies dit, recentelijk nog IMAP mail gemigreerd naar o.a. Office 365.
1. Maak een Outlook profiel aan met een IMAP koppeling naar de oude omgeving. Of wanneer iemand een POP mailbox heeft dan PC overnemen en PST maken van de POP mailbox.
2. Exporteer de mails naar PST
3. Maak een nieuw Outlook profiel aan met een IMAP koppeling naar de nieuwe omgeving
4. Importeer het PST bestand.
5. Klaar

Soms kan het zijn dat mails niet inzichtelijk zijn, dan staat er een Filter aan binnen Outlook (kan je links onderin in Outlook aanklikken en vervolgens het filter wissen). Een kind kan de was doen

Er zijn ook diensten die dit kunnen doen maar de kosten wegen vaak niet op als de inhoud van de IMAP/POP mailboxen niet heel erg groot is.

[Mibasa]

Dit alles is het probleem niet. Ik loop vast op het feit dat ik in de webmailomgeving van one.com geen mappen kan (ver)plaatsen naar het postvak in. Die webmail is de basis voor de club. Enkele bestuursleden gebruiken echter outlook of thunderbird en niemand wil grote veranderingen in hun programma. Daarom wil ik de bestaande mappenindeling zoveel mogelijk behouden.

Spierenburg schreef op woensdag 21 oktober 2020 @ 18:36:
Dus je verwacht dat een gemiddelde gebruiker kennis heeft van het volgende:
-Nieuw profiel aanmaken in outlook.
-Verschil tussen POP, IMAP en Exchange
-Waar ze hun autocompleetlijst, contactpersonen en agenda vandaan kunnen toveren. (al hebben ze momenteel bijvoorbeeld "Windows live mail" met IMAP weinig kans dat ze eruit komen).

Sorry maar iemand zonder enige kennis hiervan kan dit ten alle tijden beter uitbesteden. De keren dat ik data recovery heb moeten doen omdat mensen het wel dachten zelf te kunnen.


[...]

[Spierenburg]

Mibasa schreef op woensdag 21 oktober 2020 @ 18:40:
Dit alles is het probleem niet. Ik loop vast op het feit dat ik in de webmailomgeving van one.com geen mappen kan (ver)plaatsen naar het postvak in. Die webmail is de basis voor de club. Enkele bestuursleden gebruiken echter outlook of thunderbird en niemand wil grote veranderingen in hun programma. Daarom wil ik de bestaande mappenindeling zoveel mogelijk behouden.


[...]

Als je dingen zegt als de mappenindeling zoveel mogelijk behouden, krijg ik sterk de indruk dat je er niks van snapt. (met alle respect). Elke email heeft een webmail omgeving (de meeste gebruiken deze echter niet en gebruiken outlook ervoor). Je mist enkel de export functie in de webmail, die zit wel in outlook. Vandaar dat deze tussen stap nodig.

-Maak backups
-Toevoegen in outlook --> pst export maken
(Nee je zal geen contactpersonen en agenda kunnen exporteren hier, dit moet in de webmail als csv)
-Nieuw pofiel in outlook --> one.com mail toevoegen
-Import het PST
-Ga naar one.com import daar de csv voor de agenda en contactpersonen.

[Mibasa]

Ik begrijp goed het verschil tussen de protocollen.
Agenda en contactpersonen hoeven niet geëxporteerd te worden, alleen de mail.
Bovenstaande handelingen (pst exporteren en importeren) heb ik nogmaals uitgevoerd, in outlook of thunderbird gaat dat allemaal goed. Echter het synchroniseren met het nieuwe mailaccount bij one lukt niet.
Bij one webmail kan ik handmatig wel nieuwe mappen aanmaken buiten het Postvak IN om maar niet in dat Postvak IN. Dat de mailclients dat dan ook niet kunnen snap ik. Helaas kunnen ze die mappen ook niet plaatsen buiten het Postvak IN.
Kijk, als het nu enkele submappen waren, dan zou ik ze handmatig er wel even in kunnen zetten maar het zijn er ca 50 met elk hun eigen hoeveelheid mails.