Draaitabel data in Word dynamisch tonen

[Jeroenneman]

Mijn vraag

Ik probeer het aantal acties benodigd om mails vanuit de organisatie te sturen sterk in te krimpen. Momenteel zijn wij verplicht om een mail te sturen naar medewerkers met een soort overzicht van hun productie.

De Excel ziet er als volgt uit

Naam	Aantal peren	Datum	Klant
Jantje	5 peren	21-8-2020	Hak
Berend	4 peren	2-9-2020	AA
Berend	3 peren	3-9-2020	Hak
Berend	8 peren	4-9-2020	AA
Kees	1 peer	20-8-2020	Goudrenet

Wat we nu willen is dat we in Word met verzendlijsten kunnen aangeven dat er een customized Word-documentje uit komt rollen, met de juist Naam, en dan in een tabelletje in het document een overzicht van de regels in de Excel. Berend moet dus drie regels in zijn document te zien krijgen.

Iets zoals:

Hallo <naam uit Excel>

Hieronder het overzicht van je productie de afgelopen maand:

< 4 peren> <2-9-2020> <AA>
< 8 peren> <4-9-2020> <AA>
< 3 peren> <3-9-2020> <Hak>

Momenteel lopen we een beetje vast, omdat de verzendlijst alleen rekening houdt met data die in een rij staat. De verzendlijstfunctie in Wordt ziet echter niet dat we data van één persoon in één document willen combineren.

Relevante software en hardware die ik gebruik
Excel, Word.

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb

Ik dacht mogelijk dat een draaitabel wel zou werken, omdat er dan een duidelijke relatie is tussen één persoon, en de regels die daarbij horen. Helaas lijken de verzendlijsten geen data uit een draaitabel uit te lezen.

Iemand die ervaring heeft met het kopiëren van meerdere velden per "identifier" naar een Word document? Of misschien is er nog iets wat we in Excel kunnen proberen om het uitlezen door Word beter te laten verlopen?

[g0tanks]

Jeroenneman schreef op vrijdag 11 september 2020 @ 10:47:
De verzendlijstfunctie in Wordt ziet echter niet dat we data van één persoon in één document willen combineren.

Een normale mail merge heeft inderdaad geen ondersteuning voor meerdere regels per persoon. In hoeverre is het nodig dat de productie is uitgesplitst naar datum en klant? Als dat geen belemmering is kan je in het Excel al samenvoegen en dat in de verzendlijst stoppen:

Naam	Aantal peren	BeginDatum	EindDatum	Klant
Jantje	5	21-8-2020	21-8-2020	Hak
Berend	15	2-9-2020	4-9-2020	Hak, AA
Kees	1	20-8-2020	20-8-2020	Goudrenet

[Jeroenneman]

g0tanks schreef op vrijdag 11 september 2020 @ 15:23:
[...]


Een normale mail merge heeft inderdaad geen ondersteuning voor meerdere regels per persoon. In hoeverre is het nodig dat de productie is uitgesplitst naar datum en klant? Als dat geen belemmering is kan je in het Excel al samenvoegen en dat in de verzendlijst stoppen:

Naam	Aantal peren	BeginDatum	EindDatum	Klant
Jantje	5	21-8-2020	21-8-2020	Hak
Berend	15	2-9-2020	4-9-2020	Hak, AA
Kees	1	20-8-2020	20-8-2020	Goudrenet

Ah, misschien had ik dit in het voorbeeld duidelijker neer kunnen zetten. Appels kun je inderdaad optellen. Maar we willen dat per persoon sturen, en iedere persoon moet al z'n "items" kunnen inzien.

Wat we wel hebben gevonden is dat je alle rijen kunt plakken naar kolommen, en dan kun je het wel met mail merge afvangen. Helaas is het veel handmatig werk om de kolommen per persoon naar één regel te zetten, en de overige regels automatisch weg te halen. Misschien zou dat met een macro kunnen? Kopiëer de regels van één naam in kolom A, naar kolom B t/m Z?

[KnoxNL]

Benader het eens anders:

Is het systeem wat je nu gebruikt nog passend bij de eisen en wensen die je aan een uren- of productieverantwoordingssysteem stelt, maw passen de functionele eisen en wensen nog in de huidige oplossing (waarvan ik zomaar eens vermoed dat het Excel is ).

Soms kan een kleine investering in een relatief goedkope software oplossing waar alle requirements in passen uiteindelijk goedkoper zijn dan een oplossing voor tekortkomingen ontwikkelen

[Jeroenneman]

KnoxNL schreef op vrijdag 11 september 2020 @ 18:46:
Benader het eens anders:

Is het systeem wat je nu gebruikt nog passend bij de eisen en wensen die je aan een uren- of productieverantwoordingssysteem stelt, maw passen de functionele eisen en wensen nog in de huidige oplossing (waarvan ik zomaar eens vermoed dat het Excel is ).

Soms kan een kleine investering in een relatief goedkope software oplossing waar alle requirements in passen uiteindelijk goedkoper zijn dan een oplossing voor tekortkomingen ontwikkelen

Dat zeker niet, maar dit hebben we nu eenmaal. Ik zou graag opnieuw beginnen met een nieuw systeem, maar dat geld is er niet, de interesse is er niet, en "het zijn toch maar een paar uurtjes per week".

[KnoxNL]

Jeroenneman schreef op vrijdag 11 september 2020 @ 18:49:
[...]


Dat zeker niet, maar dit hebben we nu eenmaal. Ik zou graag opnieuw beginnen met een nieuw systeem, maar dat geld is er niet, de interesse is er niet, en "het zijn toch maar een paar uurtjes per week".

Dan heb je maar 1 taak:

Business case maken zodat het management/directie het belang ziet.

Note: Over het algemeen is dit makkelijker in wat grotere organisaties waar wat meer verschillende stakeholders zijn om te beïnvloeden

Concreet:

Je weet nog niet wat een eventueel alternatief kost denk ik, dus daar kun je niets van zeggen (en mgmt ook niet). Daarnaast: Wat kost het als het huidige gehobby ineens tot problemen leidt, of jij onder een bus komt en iemand anders je code mag ontcijferen, etc etc (kan nog ff doorgaan)

Interesse: Afhankelijk van hoe jij het aanvliegt en je opstelt, kan er ineens heel veel interesse zijn

Uren: Is het echt zo weinig per week, of kan een andere tool juist veel ontwikkel- en beheertijd voorkomen, en misschien zelfs tijd besparen op de werkvloer?

Uren: Is het echt enkele uurtjes per week, of is er een hoop "verborgen" tijd bij beheer en gebruik, zie ook hierboven

[ Voor 3% gewijzigd door KnoxNL op 11-09-2020 18:59 ]

[Jeroenneman]

KnoxNL schreef op vrijdag 11 september 2020 @ 18:57:
[...]

Dan heb je maar 1 taak:

Business case maken zodat het management/directie het belang ziet.

Note: Over het algemeen is dit makkelijker in wat grotere organisaties waar wat meer verschillende stakeholders zijn om te beïnvloeden

Concreet:

Je weet nog niet wat een eventueel alternatief kost denk ik, dus daar kun je niets van zeggen (en mgmt ook niet). Daarnaast: Wat kost het als het huidige gehobby ineens tot problemen leidt, of jij onder een bus komt en iemand anders je code mag ontcijferen, etc etc (kan nog ff doorgaan)

Interesse: Afhankelijk van hoe jij het aanvliegt en je opstelt, kan er ineens heel veel interesse zijn

Uren: Is het echt zo weinig per week, of kan een andere tool juist veel ontwikkel- en beheertijd voorkomen, en misschien zelfs tijd besparen op de werkvloer?

Uren: Is het echt enkele uurtjes per week,

Ik wil collega's graag helpen, maar het is niet mijn werk. Ik vind het alleen jammer om te zien dat ze momenteel gegevens handmatig knippen en plakken uit Excel, dat naar tig verschillende medewerkers sturen, en dat iedere maand opnieuw.

Verdere discussie over iets anders dan de huidige werkwijze is dus helaas offtopic. Er is geen budget. De huidige uurtjes worden al jaren zo besteed, en de medewerkers zelf zijn gewend aan het knippen/plakken proces, alhoewel het oersaai is.
Ik zou ze graag willen helpen met een beetje Excel werk, maar niemand gaat hiervoor een business case opstellen

[KnoxNL]

Jeroenneman schreef op vrijdag 11 september 2020 @ 19:01:
[...]


Ik wil collega's graag helpen, maar het is niet mijn werk. Ik vind het alleen jammer om te zien dat ze momenteel gegevens handmatig knippen en plakken uit Excel, dat naar tig verschillende medewerkers sturen, en dat iedere maand opnieuw.

Verdere discussie over iets anders dan de huidige werkwijze is dus helaas offtopic. Er is geen budget. De huidige uurtjes worden al jaren zo besteed, en de medewerkers zelf zijn gewend aan het knippen/plakken proces, alhoewel het oersaai is.
Ik zou ze graag willen helpen met een beetje Excel werk, maar niemand gaat hiervoor een business case opstellen

Helder,

ik sloeg misschien ook een beetje door en ken je bedrijf niet. Ben net thuis van werk waar ik de hele dag niets anders doe dan (onder andere) dit soort dingen.

Succes er mee!

[KnoxNL]

Misschien nog een idee, hoewel ik echt niet goed ben met Excel:

Kun je, met minimale aanpassing, iedere medewerker zijn productie registreren/outputten naar een aparte tab/excel file? Ik denk dat het makkelijker is om die vervolgens per persoon te mailen met een simpele code als bijlage, zodat je niet dat hele samenvoegen hoeft te doen.

Misschien is het niks, misschien heb ik zo toch nog een nuttige bijdrage geleverd

[DBoydNL]

Volgens mij is h.e.e.a. in Excel te realiseren met een kruis tabel, die dusdanig ontworpen moet worden dat de gegevens van Berend allemaal op 1 rij komen te staan.
Iets dergelijks:
Naam Datum | Aantal1 | Klant1 | Datum2 | Aantal2 | Klant2 of iets dergelijks.
In Word krijg je dan het werkblad met de kruistabel (die automatisch update) binnen en kun je met een "als... dan... anders" formule voor elke Datum plus getal (in tegenstalleing tot de eerste/enige datum zonder getal) een ENTER invoegen voordat Word verder gaat met de volgend data reeks van Datum2 | Aantal2 | Klant2 enz.

Denk ik. Iemand heeft ooit voor mij een kruistabel gemaakt en die gebruik ik nog steeds, maar hoe ik hem nou zelf moet maken, weet ik intussen niet meer. Ik gebruik er ook een in Access, die mij het aantal kinderen per gezin geeft, zodat ik vanuit de "familie kaart" de "subkaartjes" van elk kind met mailmerge kan benaderen.

David

[Jeroenneman]

Allemaal bedankt voor de antwoorden!

Op de volgende manier hebben we het voor nu ondervangen, en dit werkt voor ons goed om geautomatiseerde mails op te stellen:
YouTube: Mail Merge Grouping Multiple row data- NEXTIF