Wat te verwachten als Junior secretaresse?

[Flower_202]

Beste leden,

Ik heb mijn managementassistent/directiesecretaresse niv 4 diploma behaald. Binnen deze opleiding 6 maanden stage gelopen. Nu heb ik een baan aangeboden gekregen waarvoor ik maandag op gesprek ga. Het gaat om de functie: junior secretaresse. Ik vroeg mij af of iemand hier ervaring heeft met een junior functie, het liefst in de secretariële richting? Zelf ben ik een echte starter en moet nog veel bijleren + ervaring opdoen. Wat kan ik verwachten, qua begeleiding, werk etc etc. Moet ik ergens rekening mee houden. Ik ben trouwens 20 jaar.

En ja maandag alle ruimte om verder kennis te maken en inhoudelijk vragen te stellen aan werkgever. Maar was toch wel nieuwschierig naar ervaringen van anderen. Bedankt!

[Basekid]

Ik heb geen ervaring in dit vak, maar is de baan niet beschreven in de vacaturetekst?

Junior functies zijn vaak junior omdat je niet alle verantwoording zelf krijgt maar vaak samen met iemand taken uitvoert, of taken die specifiek binnen een bepaald kader vallen (dus waar je niet buiten het boekje hoeft te denken).

[t_captain]

Belangrijkste eigenschappen van een goede secretaresse zijn:

* de wegen kennen in een organisatie; weten hoe je dinngen regelt
Werknemers en bezoekers hebben een enorm spectrum aan verschillende dingen die moeten worden geregeld. Parkeerplekken, toegangspassen, vergaderzalen, lunches, declaraties, boekingen van zakenreizen etc. Wat wel en niet bij het secretariaat wordt geregeld kan verschillen van bedrijf tot bedrijf, maar het is breed.

* servicegericht en behulpzaam
Een basishouding van "hoe kan ik je het best mogelijk helpen?"

* proactief
Een stap verder dan "hier zijn de bezoekerspassen die je vorige week hebt aangevraagd" --> "hier zijn de bezoekerspassen voor je bezoekers die morgen langskomen". Voorzien wie wat gaat nodig hebben en dingen regelen zonder dat erom gevraagd wordt. Gaat een stapje te ver voor een junior, maar dat is wel het DNA van een super-secretaresse.

[TRON]

Allereerst gefeliciteerd @Flower_202! Ik denk dat Basekid een goede opmerking maakt. Wat staat er in de vacature beschreven?

[overhyped]

Bij iedere junior functie hoort er een leer aspect te zijn, waarom anders junior? Dus ik zou ook goed doorvragen naar hoe het pad naar medior en tzt senior er uit ziet, hoe over het algemeen de kennis en vaardigheden van nieuwe mensen ontwikkeld worden etc.

En gefeliciteerd met jouw baan

[FlowSnake]

Ga je nu op sollicitatie of heb je de baan al, gezien men hier al aan het feliciteren is geslagen.

@t_captain heeft al een hele goede insteek gegeven; kortom, (klant)ontzorging. Nu klinkt klant vreemd, en behandel je collega's uiteraard gewoon als collega's, maar probeer vanuit je werkzaamheden de interne klant (dus de collega's/afdelingen) zo goed mogelijk te ontzorgen.

Hoewel het een junior functie betreft, probeer uiteraard de ins en outs van het bedrijf te kennen, waar is behoefte aan, hoe lopen de lijntjes, etc.

[toolkist]

Flower_202 schreef op vrijdag 31 juli 2020 @ 14:18:
nieuwschierig

Aangezien je waarschijnlijk ook veel mails en agenda uitnodigen zult mogen sturen, spelling spelling spelling

[B64]

toolkist schreef op zaterdag 1 augustus 2020 @ 20:30:
[...]

Aangezien je waarschijnlijk ook veel mails en agenda uitnodigen zult mogen sturen, spelling spelling spelling

... en dus ook niet altijd op de autocorrect vertrouwen...

[downtime]

Flower_202 schreef op vrijdag 31 juli 2020 @ 14:18:

Wat kan ik verwachten, qua begeleiding, werk etc etc.

Dat kan alleen de werkgever jou vertellen. Bij de ene wordt je in het diepe gegooid en moet je maar zien te overleven en bij de ander wordt je actief begeleid en geholpen door een medior of senior. En als je echt pech hebt, wordt je betaald als een junior, maar moet je de werkzaamheden van een senior doen omdat je de enige secretaresse bent.

[B64]

Ken je iemand binnen het bedrijf, of kun je via je netwerk informatie inwinnen? Is kort dag, maar wellicht een optie.

Sowieso is 't als buitenstaander lastig in te schatten; er is al geen eenduidige invulling van de functie van secretaresse, laat staan in het onderscheid junior/medior/senior en de reden waarom dat onderscheid überhaupt gemaakt wordt.

(om een voorbeeld te geven: bij mijn werkgever (ruim 100 personeelsleden) is precies één secretaresse in dienst: de PA voor de CEO maar ze runt er daarnaast ook nog een halve operations afdeling bij...)

[peakrever]

Ik werk als bijbaan voor naast m’n studie op een advocaten-notarissenkantoor op het secretariaat. Werkzaamheden bestaan uit ontvangen van klanten, telefoneren, bijhouden van dossiers, dat soort werkzaamheden.

[Mastermind]

Het is ook belangrijk te reageren als jij een vraag stelt via bijvoorbeeld een e-mail of een intern messagingsysteem, en iemand geeft je antwoord.

Als er inhoudelijk geen vragen zijn, dan laat je in ieder geval weten dat je de mail hebt ontvangen, met een bedankje voor het antwoord.

[LucyLG]

tsja ligt aan bedrijf. Ik vind secretaresses heel essentieel maar soms wordt je als slaafje behandeld en ook door de seniors. Deze dames zijn voor mij zeer waardevol geweest maar het was niet altijd leuk hoe ze door anderen behandeld werden (advocaten/partners), gewoon respectloos. Dus trek je grenzen goed en laat je niet kisten!

het beroep is waardig en zeer nodig. ik hou zelf niet zo van de term junior maar gewoon secretaresse cq management assistent en evt later senior. Ligt aan bedrijf maar je kan soms niet erg ver doorgroeien dus doe je due diligence.

[ZieMaar!]

Het verschilt enorm per bedrijf. Binnen ‘haantjes’ bedrijven (sales, advocatuur soms) zal je meer het hulpje zijn, maar dat zal niet overal zo zijn.

Kijkend naar mijn eigen werkomgeving (financiële dienstverlener, internationaal, zeer groot), dan zal je als junior het volgende doen:
- afspraken plannen (vaak dmv calls met andere secretaresses, maar ook soms wat privé dingen (tandarts, beurt voor de auto)
- bezoekers aanmelden, parkeerplekken reserveren
- mail behandelen (doorstuurdingen, belangrijke mails apart zetten)
- bij mijn vorige werkgever keurde je ook declaraties ed goed, hier moet ik dat zelf doen
- eigenlijk alles waarbij lijstjes moeten worden bijgehouden
- stukken printen of klaarzetten hij overleggen

Verder hebben wij vaak trainees die de secretaris werkzaamheden doen, notuleren, agenda’s maken, etc. We hebben ook pa’s (maar weinig), maar ook dat zijn trainees.

[LucyLG]

eens want je bent wel zeker belangrijk maar dat gevoel geven ze je niet altijd. Indien iemand jouw grenzen overschrijdt heb het lef omdat respectvol aan te kaarten. Indien je dat laat wordt het er niet beter op.

Ik heb het gezien bij goede fijne dames en stress en geld reageren de bazen ook af. Pas op dus.

Mijn secretaresse was mn vriendin want die hielp me met alles. Ze was secuur, snel, lief, kundig en hielp me ook uit de brand als ik te laat was. Ze zei dan joh rustig aan er niemand hier. Topwijf

[Ebayzo]

Mastermind schreef op zaterdag 8 augustus 2020 @ 18:13:
Het is ook belangrijk te reageren als jij een vraag stelt via bijvoorbeeld een e-mail of een intern messagingsysteem, en iemand geeft je antwoord.

Als er inhoudelijk geen vragen zijn, dan laat je in ieder geval weten dat je de mail hebt ontvangen, met een bedankje voor het antwoord.

I see what you did there

[LucyLG]

Mastermind schreef op zaterdag 8 augustus 2020 @ 18:13:
Het is ook belangrijk te reageren als jij een vraag stelt via bijvoorbeeld een e-mail of een intern messagingsysteem, en iemand geeft je antwoord.

Als er inhoudelijk geen vragen zijn, dan laat je in ieder geval weten dat je de mail hebt ontvangen, met een bedankje voor het antwoord.

Pas daar ff mee op je hebt soms wel 8 inboxen te beheren van anderen. Je bent niet verplicht te antwoorden maar leuk tegen collegas zijn prima.

Nooit antwoorden op andermans mail. echt...print uit en leg op iemands stoel evt. Maar een antwoord heeft wat gevoeligs

[ Voor 5% gewijzigd door LucyLG op 09-08-2020 08:39 ]

[TheBrut3]

B64 schreef op zaterdag 1 augustus 2020 @ 20:49:
(om een voorbeeld te geven: bij mijn werkgever (ruim 100 personeelsleden) is precies één secretaresse in dienst: de PA voor de CEO maar ze runt er daarnaast ook nog een halve operations afdeling bij...)

Ik denk dat dit redelijk uitzonderlijk is. Bij ons zijn de PA's van de hogere leiding WO studenten welke worden klaargestoomd voor een dergelijke functie later. Die krijgen dus steeds meer klussen en verantwoordelijkheid. De secretaresse is echt degene die voor de manager (en soms PA) vanalles regelt, organiseert en klaarzet. 2 verschillende functies met een totaal verschillende paygrade.

[LucyLG]

TheBrut3 schreef op zondag 9 augustus 2020 @ 08:46:
[...]

Ik denk dat dit redelijk uitzonderlijk is. Bij ons zijn de PA's van de hogere leiding WO studenten welke worden klaargestoomd voor een dergelijke functie later. Die krijgen dus steeds meer klussen en verantwoordelijkheid. De secretaresse is echt degene die voor de manager (en soms PA) vanalles regelt, organiseert en klaarzet. 2 verschillende functies met een totaal verschillende paygrade.

Eens uiteindelijk werkt ze voor de baas zeker met dit aantal. De opdrachten komen vanuit hem.

Wat ik bedoel met reageren op emails is dat dat fout kan gaan soms zijn er wellicht afspraken over hoe een partij onder een overeenkomst moet worden benaderd. IN SPA's staan daar vaak afspraken in en als je reageert dat je ontvangen hebt, niet doen....

Maar een goede secretaresse maakt ook goede en duidelijke afspraken en doe dat uit eigen beweging. Valkuilen zijn er en zondebok is of een stagiair of secretaresse nog wel eens. Doe wat ze je vragen en pik geen grensoverschrijdend gedrag. Indien dat gebeurt moet je praten want dan is grens vaak weg. Niet alle bedrijven zijn zo maar veel dienstverleners krijg je vaak zoveel schijt dat niet netjes is en dat maakt jouw werk vervelend. Je bent gewoon belangrijk en laat dat goed merken.

[Mastermind]

LucyLG schreef op zondag 9 augustus 2020 @ 08:36:
[...]


Pas daar ff mee op je hebt soms wel 8 inboxen te beheren van anderen. Je bent niet verplicht te antwoorden maar leuk tegen collegas zijn prima.

Nooit antwoorden op andermans mail. echt...print uit en leg op iemands stoel evt. Maar een antwoord heeft wat gevoeligs

Als je iemand een vraag stelt, en je krijgt daarop een antwoord, dan is het netjes daar "bedankt" op te zeggen.

En misschien begrijp ik je niet goed, maar als iemand jou iets vraagt via e-mail, en je kunt dat niet meteen beantwoorden, of iemand anders moet dat oppakken, dan lijkt het mij netjes dat je even een berichtje terugstuurt waarin je dat even meldt.

Is natuurlijk anders als je in een CC staat of de mail is aan iemand anders gericht, maar daar heb ik het ook niet over.

Het was ook een stille hint naar de TS. De TS heeft namelijk een week geleden een vraag gesteld op dit forum, en meerdere forumleden hebben gereageerd. Dan zou je toch in elk geval een reactie terug verwachten.

[GoldenSample]

ZieMaar! schreef op zondag 9 augustus 2020 @ 07:31:
Het verschilt enorm per bedrijf. Binnen ‘haantjes’ bedrijven (sales, advocatuur soms) zal je meer het hulpje zijn, maar dat zal niet overal zo zijn.

Kijkend naar mijn eigen werkomgeving (financiële dienstverlener, internationaal, zeer groot), dan zal je als junior het volgende doen:
- afspraken plannen (vaak dmv calls met andere secretaresses, maar ook soms wat privé dingen (tandarts, beurt voor de auto)
- bezoekers aanmelden, parkeerplekken reserveren
- mail behandelen (doorstuurdingen, belangrijke mails apart zetten)
- bij mijn vorige werkgever keurde je ook declaraties ed goed, hier moet ik dat zelf doen
- eigenlijk alles waarbij lijstjes moeten worden bijgehouden
- stukken printen of klaarzetten hij overleggen

Verder hebben wij vaak trainees die de secretaris werkzaamheden doen, notuleren, agenda’s maken, etc. We hebben ook pa’s (maar weinig), maar ook dat zijn trainees.

Dit, verschilt natuurlijk ook wat je wel en niet aan kan maar vooral ook laat zien.

Zie het zelf ook bij project management office/assistenten (PMO), nu is de vooropleiding van deze mensen HBO en vaak WO en spreek je dus wel over een flink ander niveau (net als het PA verhaal hier boven). Ken PMO's die niet veel meer mochten (en soms ook weinig meer konden) dan een beetje administreren, notuleren etc.

Aan de andere kant is de PMO die nu mij assisteert perfect, die wil en kan ook goed 'eigen' projectjes doen (delen van het overall project waar ik verantwoordelijk voor ben) waar ik help, mentor en als escalatie weg fungeer. Over het algemeen is dat erg goed gegaan en meer meer dingen laat ik volledig aan haar over. Na dit project zal ze zeer waarschijnlijk 'gewoon' als junior project manager volledig eigen projecten hebben.

Waarom dit werkt?
- kennis en kunde
- maakt dingen af
- denkt vooruit waar in de toekomst mogelijk problemen ontstaan/waar hulp nodig is
- collega's die ruimte, vertrouwen en ondersteuning bieden

Die eerste 2 ben je zelf, de 3e is ook van je werk situatie afhankelijk en die 4e ligt grootdeels buiten jezelf. Zaak dus om 3 en 4 proberen uit te vogelen in sollicitaties, werkt men al lang op de zelfde manier? Bevalt dat? Is er ruimte voor verbetering/is er de afgelopen tijd wat verbeterd? Laat merken dat je ook graag dingen wilt oplossen die niet direct gevraagd zijn.

[LucyLG]

Mastermind schreef op zondag 9 augustus 2020 @ 10:45:
[...]


Als je iemand een vraag stelt, en je krijgt daarop een antwoord, dan is het netjes daar "bedankt" op te zeggen.

En misschien begrijp ik je niet goed, maar als iemand jou iets vraagt via e-mail, en je kunt dat niet meteen beantwoorden, of iemand anders moet dat oppakken, dan lijkt het mij netjes dat je even een berichtje terugstuurt waarin je dat even meldt.

Is natuurlijk anders als je in een CC staat of de mail is aan iemand anders gericht, maar daar heb ik het ook niet over.

Het was ook een stille hint naar de TS. De TS heeft namelijk een week geleden een vraag gesteld op dit forum, en meerdere forumleden hebben gereageerd. Dan zou je toch in elk geval een reactie terug verwachten.

Ik begrijp je helemaal. Heel logisch. Indien iemand via jouw mail iets vraagt is dat zeker heel normaal. Dus je begrijpt wat ik bedoel ;-) Wat ik wil zeggen dat een goede assistent zeer belangrijk is want je kan je werk als CEO of anders niet doen zonder zo iemand. ze zijn echt belangrijk. Te vaak worden ze weggezet als laag opgeleid terwijl als je naar omzet gaat kijken die zwaar zal dalen zonder een PA. Een goede secretaresse luistert naar de uiteindelijke baas. Ze doet alles wat hij vraagt en vangt dingen op die hij vergeet. Als je dat goed doet ben je onmisbaar. Wat ik fijn vond dat was dat die dames voor mij toch ook wat deden, ze waren ook leuke collegas zat er soms gewoon voor gezelligheid ook, om even mee te praten of tegen te zeiken en ze begrepen het precies, maar ik had geen gezag over ze, dus gelijken en zo zag ik het ook. Daarom kwam er vaak meer terug dan ze hoefden en ze hielpen me uit de brand waardoor ik mn werk beter kon doen. Haar voordeel was dat ze gewoon naar huis kon om 17:00 en niet hoefde te blijven (soms alleen op speciaal verzoek) en ze geen zorgen draagt verder daarna, dat is niet haar zorg maar die van de baas. Het afreageren op dergelijke staff is iets wat vaak gebeurde en dat is echt iets waar je op moet letten want sommigen denken dat ze op de troon zitten maar zonder jouw zijn ze minder!

Eerlijk maar staff zijn vaak leuker dan conculegas. Ik heb zoveel gedeeld en gepraat dat er vriendschap was. Ik waardeer mn tijd op de grote kantoren want zij maakten het verschil.

[ Voor 42% gewijzigd door LucyLG op 09-08-2020 22:20 ]