Werkbonsoftware voor IT Service Center

[Royboy10]

Beste Mede-tweakers,
Ik ben nu ongeveer 5 jaar in dienst bij een IT Service Center waar mensen hun computers, laptops enz. kunnen brengen als zij hier problemen mee ondervinden of bijvoorbeeld een reparatie uitgevoerd dient te worden. Tot nu toe werken wij nog steeds met uitgeprinte werkbonnen (zelfgemaakt via Microsoft Excel). Nu willen wij het proces van innemen en documenteren van de gegevens van de klant tot aan de documentatie van de collega's in de werkplaats graag gaan digitaliseren.

Mijn vraag:

- Wij zijn op zoek naar goeie stabiele software voor het digitaliseren van onze werkbonnen. (een must voor ons is dat de software ook Mobile device support biedt voor een iPad zoals een App)

Relevante software en hardware die ik gebruik

- Voor de facturatie en klantbeheer gebruiken wij Exact Online. (Dit willen wij graag zo houden)

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb:

- Zelf hebben wij een tijdje de software ''Simple Simon'' geprobeerd, maar deze software was niet stabiel en draaide niet helemaal lekker op de ipad.


Alvast Bedankt!

M.v.g. een Mede-Tweaker

...

[dennisdennis12]

Welke functies heb je nodig die in exact niet mogelijk zijn. Als je gewoon een factuur maakt en een klant aanmaakt, dan ben je er toch?

[MAX3400]

Voor een facturatie-vraag, had ik allicht een budget verwacht in de vraagstelling?

En misschien dat ik dom denk; exporteer de Excel-bon naar PDF en tegenwoordig kan je met bijna elke PDF-software toch ook invullen / aanvullen? Of wat is er mis met Excel op de iPad?

Of, en misschien ken ik Exact niet goed genoeg; inloggen op Online met de iPad en kan een bon niet direct in Exact Online opgevoerd worden en vanaf daar dus invullen, afdrukken, controleren, factureren en grootbook?

[Royboy10]

dennisdennis12 schreef op zondag 28 juni 2020 @ 07:14:
Welke functies heb je nodig die in exact niet mogelijk zijn. Als je gewoon een factuur maakt en een klant aanmaakt, dan ben je er toch?

Het gaat ons er juist om dat collega's die bijvoorbeeld bij een klant op locatie gaan makkelijk hun werkzaamheden kunnen documenteren. Daarbij gebruiken wij ook interne werkbonnen bij elk systeem dat binnenkomt, zodat als een collega afwezig is andere collega's precies weten wat er met dat systeem gedaan dient te worden. Zodra alle werkzaamheden gereed zijn geven wij de werkbon aan de collega van administratie en die maakt de factuur. Dit systeem willen wij graag digitaliseren.

[Royboy10]

MAX3400 schreef op zondag 28 juni 2020 @ 07:44:
Voor een facturatie-vraag, had ik allicht een budget verwacht in de vraagstelling?

En misschien dat ik dom denk; exporteer de Excel-bon naar PDF en tegenwoordig kan je met bijna elke PDF-software toch ook invullen / aanvullen? Of wat is er mis met Excel op de iPad?

Of, en misschien ken ik Exact niet goed genoeg; inloggen op Online met de iPad en kan een bon niet direct in Exact Online opgevoerd worden en vanaf daar dus invullen, afdrukken, controleren, factureren en grootbook?

Het budget mag een maandelijkse afschrijving zijn. (budget houden wij voor nu er even buiten, we staan voor alles open.)

Wij willen juist zoveel mogelijk van Excel afstappen en dat wij klantenrelaties, artikelenbeheer, werkbonnen enzovoorts allemaal in 1 programma hebben.

[arvidbeheerder]

Ik gok dat je dit perfect in autotask kan uitvoeren. Krijg je meteen een shitload rapportages etc er bij, maar je betaalt ook de hoofdprijs. Kan je niet op zoek naar een itsm achtige oplossing en dan de tickets gebruiken als werkbonnen?

[HKLM_]

Royboy10 schreef op zondag 28 juni 2020 @ 09:37:
[...]


Het gaat ons er juist om dat collega's die bijvoorbeeld bij een klant op locatie gaan makkelijk hun werkzaamheden kunnen documenteren. Daarbij gebruiken wij ook interne werkbonnen bij elk systeem dat binnenkomt, zodat als een collega afwezig is andere collega's precies weten wat er met dat systeem gedaan dient te worden. Zodra alle werkzaamheden gereed zijn geven wij de werkbon aan de collega van administratie en die maakt de factuur. Dit systeem willen wij graag digitaliseren.

Welke partijen heb je zelf al gevonden? Als ik google op iets van weerbon applicatie krijg ik best wat hits. Bekijk die, nodig degene die aan jullie wensenlijst voldoet uit voor een demo en een bakkie koffie etc en doorloop zo het traject.

Beetje eigen inzet mag wel, ik vindt met 5 minuten google meerdere partijen die werkbon applicaties aanbieden die een koppeling met exact kunnen maken.

[ Voor 12% gewijzigd door HKLM_ op 28-06-2020 10:18 ]

[dennisdennis12]

Ik ben zelf Dynamics 365 beheerder, dus ik weet dat dit allemaal perfect kan in customer engagement. Ik denk echter dat dit behoorlijk overkill is voor jullie gebruik, tevens moet je daarbij ook rekenen op behoorlijke implementatiekosten (10000-20000 euro minimaal).

[Breezers]

Je zou een keertje kunnen kijken naar fieldbuddy, deze kan gekoppeld worden aan Exact Online voor facturatie etc

https://www.fieldbuddy.com/nl/product/

Zelf geen ervaring mee, maar heb het eens zien draaien bij een monteur in de buitendienst

[quakerix]

Beste mede-tweaker,

hier de product-manager van FieldBuddy. En ik kan je zeggen. Dat is de beste field-service oplossing ooit uitgevonden ik zou het iedereen aanraden. Ik sluit me compleet aan bij @Breezers.

iPad app (check)
Koppeling Exact online (check)
Artikelbeheer (check - deze worden dmv koppeling naar binnengehaald)

*knip* Dit zien we hier liever niet

[ Voor 14% gewijzigd door TheVMaster op 11-07-2020 18:33 ]

[dennisdennis12]

quakerix schreef op vrijdag 10 juli 2020 @ 09:03:
Beste mede-tweaker,

hier de product-manager van FieldBuddy. En ik kan je zeggen. Dat is de beste field-service oplossing ooit uitgevonden ik zou het iedereen aanraden. Ik sluit me compleet aan bij @Breezers.

iPad app (check)
Koppeling Exact online (check)
Artikelbeheer (check - deze worden dmv koppeling naar binnengehaald)

[mbr]*knip* Dit zien we hier liever niet[/mbr]

Wat maakt volgens jou FieldBuddy beter dan Dynamics 365 for FieldService (uitgezonderd de implementatiekosten). Naar mijn mening is Dynamics toch echt de betere oplossing, vanwege:
- een volledige integratie in Dynamics CRM (en ERP);
- koppeling van werkorders aan een opportunity (n.a.v. sale);
- case management gekoppeld met workorders;
- veel mogelijkheden voor customization;
- mogelijkheden tot automation (bijvoorbeeld automatisch jaarlijks onderhoud);
- meerdere boekingen per werkbon.

Vooral omdat alle informatie in één systeem staat en omdat het heel goed op de requirements aan te passen is, is Dynamics naar mijn mening een perfect systeem. Zo kunnen de monteurs direct bij de klant alle informatie inzien, maar kunnen verkopers ook zien welke machines de klant al heeft en of dat er veel/weinig problemen mee zijn (a.d.h.v. cases en werkorders).

[GB2]

Maak eerst een lijst wat je wil en hoe de stip bij jullie op de horizon ervoor staat.
Kijk ook wat concullega bedrijven gebruiken, er zijn vaak partner meetings bij bijvoorbeeld Microsoft, Techdata, Ingram, Routit, Pocos, Dean etc etc (is nu wel wat lastiger) en vraag daar ook rond.

[quakerix]

dennisdennis12 schreef op dinsdag 4 augustus 2020 @ 15:58:
[...]


Wat maakt volgens jou FieldBuddy beter dan Dynamics 365 for FieldService (uitgezonderd de implementatiekosten). Naar mijn mening is Dynamics toch echt de betere oplossing, vanwege:
- een volledige integratie in Dynamics CRM (en ERP);
- koppeling van werkorders aan een opportunity (n.a.v. sale);
- case management gekoppeld met workorders;
- veel mogelijkheden voor customization;
- mogelijkheden tot automation (bijvoorbeeld automatisch jaarlijks onderhoud);
- meerdere boekingen per werkbon.

Vooral omdat alle informatie in één systeem staat en omdat het heel goed op de requirements aan te passen is, is Dynamics naar mijn mening een perfect systeem. Zo kunnen de monteurs direct bij de klant alle informatie inzien, maar kunnen verkopers ook zien welke machines de klant al heeft en of dat er veel/weinig problemen mee zijn (a.d.h.v. cases en werkorders).

Laten we voorop stellen dat ik natuurlijk een voorkeur heb voor mijn eigen product, dat dit een discussie is die erg afhankelijk is van de situatie van de klant en ik geen Dynamics expert ben.

Wij hebben genoeg klanten die gebruik maken van Dynamics en toch niet gebruik maken van de fieldservice oplossing van Microsoft. Want de features die je net noemt kan je ook in ons pakket vinden.

Maar als ze voor ons kiezen. Dat heeft uiteindelopende redenen, om een paar te noemen:

* Op basis van flexibiliteit winnen wij het. De mate van aanpassingen die wij kunnen doorvoeren zonder dat dit het stempel 'maatwerk' krijgt en voor allerlei problemen zorgt in toekomstige updates is groter dan dynamics.
* Op kosten winnen wij het altijd. De snelheid/gemak waarmee wij aanpassingen kunnen doorvoeren is niet te vergelijken. Vaak kost een implementatie van Dynamics een factor 3 a 4 meer dan de onze.
* De klant is niet blij/tevreden met hun huidige Microsoft partner en kiezen daarom voor iets 'anders'
* Wij bevinden ons op het salesforce platform wat allemaal voordelen met zich meebrengt. Eigenlijk alle punten die jij daar opnoemde.
* Klanten zitten vast op oude versies van Dynamics, willen voor wat voor reden dan ook niet upgraden naar de nieuwste (te hoge kosten, functioneel ontbreken er nog zaken, etc. etc.) maar moeten wel hun fieldservice proces digitaliseren. En dan komen ze bij ons uit.

Dit zijn zo even uit mijn hoofd de top 4 redenen waarom MS klanten bij ons klant worden. Ik zeg niet dat MS een slechte oplossing heeft. Als een klant geen match heeft met je product moet je als leverancier ook durven te zeggen dat dit niet gaat vliegen.