Ledenadministratie in Google Sheets updaten via Forms

[Stampertje-w]

Voor de ledenadministratie van mijn vereniging wil ik graag jaarlijks een mail sturen om de gegevens zo goed als mogelijk up to date te houden. Leden vergeten doorgaans om adres wijzigingen e.d. door te geven waardoor kostbare post verloren gaat. Daarnaast zijn ook onze leden liever lui dan moe en hebben ze doorgaans geen zin om iedere keer hun gegevens volledig opnieuw in te vullen/zelf actie te ondernemen.

De administratie wordt momenteel bijgehouden in Google Sheets wat goed werkt. Nieuwe leden geven hun gegevens door via Google Forms waardoor deze automatisch in Google Sheets wordt toegevoegd op de juiste plek.

Nu zou ik graag jaarlijks een mail sturen (niet 200 losse mails maar gewoon in 1x) waarin iedereen zijn persoonlijke gegevens in kan zien en aan kan geven of deze nog actueel zijn. Zo niet dan kunnen ze de specifieke cellen aanpassen of een volledig nieuwe form invullen.

Ideaal zou zijn als iedereen hun persoonlijke Google Form krijgt zoals deze uit het huidige bestand komt. Waar nodig kunnen ze vervolgens aanpassingen doen en het formulier opnieuw verzenden. De antwoorden worden vervolgens via het Google Form geupdate/aangevuld in Google Sheets.

Het inzien van de juiste gegevens zou ik dan voor me zien d.m.v. het invullen van het email adres + een 4 cijferige code (die kan ik eventueel toevoegen aan het ledenbestand in een nieuwe kolom).

Relevante software en hardware die ik gebruik
Google Drive

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb
Ik ben redelijk bekend met de mogelijkheden van Google Drive maar vraag me vooral af of dit te realiseren is binnen de omgeving van Google. Externe software hiervoor aanschaffen of een script schrijven gaat me wat te ver. Hopelijk is er een methode binnen Google waarmee dit te realiseren is.

De vraag is dus enkel of iemand weet of dit mogelijk/haalbaar is en zo ja waar ik hierover aanvullende informatie kan vinden. Tot nu toe kom ik niet verder dan "sheets aanvullend d.m.v. forms" maar dat gebruik ik al. Daarnaast is een persoonlijke code belangrijk i.v.m. AVG zodat niet iedereen elkaars gegevens kan inzien dan wel wijzigen.

Alvast bedankt!

[g0tanks]

Hoeveel werk kost het om handmatig wijzigingen door te voeren? Zoveel jaarlijkse verhuizingen zullen er toch niet zijn?

Ik zou kiezen voor een mail merge waarin je de persoonlijke gegevens meestuurt en door iedereen laat checken. Indien er wijzigingen zijn kunnen ze dat terugmailen zodat jij het kan doorvoeren.

[Wish]

Iets als YAMM en het in 4 batches / dagen sturen? https://support.yet-another-mail-merge.com/hc/en-us

[Stampertje-w]

g0tanks schreef op maandag 8 juni 2020 @ 12:23:
Hoeveel werk kost het om handmatig wijzigingen door te voeren? Zoveel jaarlijkse verhuizingen zullen er toch niet zijn?

Ik zou kiezen voor een mail merge waarin je de persoonlijke gegevens meestuurt en door iedereen laat checken. Indien er wijzigingen zijn kunnen ze dat terugmailen zodat jij het kan doorvoeren.

Handmatig wijzigen is inderdaad geen probleem. Zullen er geen tientallen zijn per keer. (Vergeten te vermelden.)

Ik heb ik nog niet van de term mail merge gehoord, zie al enige documentatie hierover. Ga ik even lezen!

[Simonke]

Je ledenadministratie via Google Forms doen is niet in orde met de GDPR wetgeving als je geen verwerkingsovereenkomst hebt met Google, en die hebben ze - voor zover ik weet - niet. Pas dus op met wat je doet

Een tip die ik je kan geven is om gewoon een goede online tool te kiezen waarmee leden kunnen inschrijven die wel voldoet aan de GDPR wetgeving. Daarnaast moet je sowieso zelf privacyvoorwaarden opstellen. Leden kunnen dan gewoon zelf hun gegevens wijzigen, dus dan zijn ze zeker altijd up-to-date (je kan dan na verloop van tijd een mailtje sturen met de vraag om het nog eens na te kijken).

We hadden met onze scoutsgroep hetzelfde probleem, en toen hebben we zelf een systeem gebouwd waarmee we al die zaken konden regelen. Dat verbetert de communicatie richting de ouders echt aanzienlijk. We hadden het ook zo gebouwd dat je zelf SMS'en kan versturen, en dat de betaalstatus erin bijgehouden kon worden.

Omdat we van veel andere verenigingen (jeugdbewegingen maar ook veel sportclubs) ook de vraag kregen om ons systeem beschikbaar te stellen, heb ik het systeem wat aangepast en aparte beschikbaar gemaakt. Je kan het gratis gebruiken. Meer info via Stamhoofd: ledenadministratie

[ Voor 77% gewijzigd door Simonke op 10-01-2021 10:19 ]

[vandermark]

Simonke schreef op woensdag 6 januari 2021 @ 13:19:
Je ledenadministratie via Google Forms doen is niet in orde met de GDPR wetgeving als je geen verwerkingsovereenkomst hebt met Google, en die hebben ze - voor zover ik weet - niet. Pas dus op met wat je doet

Een tip die ik je kan geven is om gewoon een goede online tool te kiezen waarmee leden kunnen inschrijven die wel voldoet aan de GDPR wetgeving. Daarnaast moet je sowieso zelf privacyvoorwaarden opstellen. Leden kunnen dan gewoon zelf hun gegevens wijzigen, dus dan zijn ze zeker altijd up-to-date (je kan dan na verloop van tijd een mailtje sturen met de vraag om het nog eens na te kijken).

We hadden met onze scoutsgroep hetzelfde probleem, en toen hebben we zelf een systeem gebouwd waarmee we al die zaken konden regelen. Dat verbetert de communicatie richting de ouders echt aanzienlijk. We hadden het ook zo gebouwd dat je zelf SMS'en kan versturen, en dat de betaalstatus erin bijgehouden kon worden.

Omdat we van veel andere verenigingen (jeugdbewegingen maar ook veel sportclubs) ook de vraag kregen om ons systeem beschikbaar te stellen, heb ik het systeem wat aangepast en aparte beschikbaar gemaakt. Je kan het gratis gebruiken. Meer info via Stamhoofd: ledenbeheer

Wat een gave app! Waar kan ik hier meer over lezen behalve de eigen website? Is er integratie met wordpress site mogelijk?

[Simonke]

vandermark schreef op vrijdag 8 januari 2021 @ 15:49:
[...]


Wat een gave app! Waar kan ik hier meer over lezen behalve de eigen website? Is er integratie met wordpress site mogelijk?

Bedankt! Momenteel staat alle nodige informatie op de website, je kan het daar ook gewoon eens uitproberen (het is sowoeso volledig gratis). Er is nog geen integratie met WordPress, maar dat is ook niet echt nodig door de manier waarop het werkt. Je linkt gewoon door naar een subdomeinnaam, en daarop kunnen leden dan registeren. Het voordeel is dat voor de gebruikerservaring alle overbodige navigatie en dergelijke er niet zijn, dat is dan eigenlijk een pagina die je door de inschrijvingsflow helpt. Zeker op smarphones is het nuttig dat dat mooi apart staat, aangezien het daar een beetje werkt als een app. Het is dus redelijk eenvoudig om het samen te laten werken met een bestaande site.