Folderstructuur voor documenten (thuisgebruik)

[royalt123]

Hoi Tweakers,

Ik wil graag mijn mappenstructuur eventueel opnieuw aanpakken omdat ik het soms niet weet waar ik bepaalde document best kan plaatsen omdat die soms bij 2 categorieën behoort.

Mijn huidige mappenstructuur ziet momenteel zo uit (verkort lijst).


Als ik nu bijvoorbeeld hospitalisatieverzekering papieren krijgt over mijn kind wilt bewaren die op mijn verzekeringsnaam staat.
Plaats ik dat bij Medisch -> Jaan of Kinderen -> kindnaam -> nieuw map?

Ander voorbeeld, als ik lening wilt aangaan voor de auto. Zet ik die documenten bij Auto, Woning of nieuw Categorie 'Bank'

Ik werk soms ook met jaartal bij bepaalde categorie zoals belastingen.

Mijn gevoel zegt dat mappenstructuur beter kan en ik wil het graag horen hoe jullie dat doen

Mijn huidig workflow:
- Ik maak een scan van document met NAPS2 tool. (gratis en eenvoudig) en zet om in pdf ofwel met gsm applicatie office lens.
- Ik zet de pdf op de juiste locatie in share point (sync lokaal met onedrive zodat ik met Windows explorer werkt)
- Ik geef bestand ook een duidelijk naam zodat ook kan doorzoeken op naam indien nodig is.

Als ik een document nodig heb maak ik gebruik van onedrive die beschikbaar is op pc, web en gsm.

Waarom ik met mappenstructuur wilt werken is ook omdat ik onafhankelijk wilt zijn van software. Stel dat ik later stopt met share point/onedrive moet ik niks aanpassen.

[ Voor 90% gewijzigd door royalt123 op 06-05-2020 21:37 . Reden: Extra uitleg van mijn huidig workflow ]

[Afrit13]

Succes!

[Deveon]

Waarom denken in hokjes als je ook tags kan gebruiken?

[Yucon]

Daar worstelde ik laatst ook mee. Uiteindelijk is er meestal wel een hoofdcategorie te vinden als je bepaalt hoe je tot die categorie komt. Als je vervolgens structureel dezelfde afweging bij het opslaan maakt volg je dezelfde logica bij het terugvinden en komt het vanzelf goed.

Verder eens met @Deveon, althans in theorie . Hoe koppel je die tags handig? Voor zover ik weet is daar binnen de verkenner geen handig systeem voor. En handmatig met filenames prutsen is het ook niet helemaal. Maar ik laat me graag verrassen mocht ik een ontwikkeling gemist hebben.

[Outerspace]

Zou je iets meer informatie willen geven? Waar loop je tegenaan, welke zaken heb je zelf al onderzocht en waarom viel het een juist af? Je topicstart is erg karig, ik geef je de voordeel van de twijfel om hem niet dicht te zetten

[royalt123]

Omdat ik graag vanuit alle pc of gsm gemakkelijk documenten wilt kunnen vinden en als men met tags werkt moet er programma ook er van pas komen die tags kan meegeven/zoeken en men kan ook eens vergeten om tags te zetten.

Maar ik ben wel bereid om uw idee uitgebreider te horen want ik had ook wel aan tags gedacht maar kon geen eenvoudig manier vinden zonder extra programma te gebruiken

Deveon schreef op woensdag 6 mei 2020 @ 13:37:
Waarom denken in hokjes als je ook tags kan gebruiken?

[ Voor 18% gewijzigd door royalt123 op 06-05-2020 14:09 ]

[Yucon]

royalt123 schreef op woensdag 6 mei 2020 @ 14:07:
Omdat ik graag vanuit alle pc of gsm gemakkelijk documenten wilt kunnen vinden en als men met tags werkt moet er programma ook er van pas komen die tags kan meegeven/zoeken en men kan ook eens vergeten om tags te zetten.

Maar ik ben wel bereid om uw idee uitgebreider te horen want ik had ook wel aan tags gedacht maar kon geen eenvoudig manier vinden zonder extra programma te gebruiken


[...]

Het een sluit het ander niet uit. Hoewel ik logica in bestandsnamen maar een halve oplossing vind kun je er wel een heel eind mee komen. Als je bijvoorbeeld al je facturen met 'factuur' laat beginnen vind je ze altijd wel terug. Ongeacht de map.

[Jester-NL]

Pragmatische oplossing: als je vindt dat iets in twee mappen opgeslagen kan (mag/moet) worden... dan sla je kopieën op in de verschillende mappen. Eventueel met 'copy' als onderdeel van de bestandsnaam, of door middel van een snelkoppeling.

[royalt123]

Dat is een mogelijkheid, vooral snelkoppeling heb ik niet aan gedacht maar ik weet niet vanbuiten of dit ook werkt bij Android en share point (documenten zitten op share point).

Jester-NL schreef op woensdag 6 mei 2020 @ 14:42:
Pragmatische oplossing: als je vindt dat iets in twee mappen opgeslagen kan (mag/moet) worden... dan sla je kopieën op in de verschillende mappen. Eventueel met 'copy' als onderdeel van de bestandsnaam, of door middel van een snelkoppeling.

[Gitarist]

Deveon schreef op woensdag 6 mei 2020 @ 13:37:
Waarom denken in hokjes als je ook tags kan gebruiken?

Niet om het topic te kapen, maar zou hier toch even graag op in willen gaan.

Ik gebruik sinds 2007 OSX, waar het gebruik van tags mogelijk is (en ook goed werkt), maar ik heb het omgaan met computers sinds 1995 geleerd op Windows. In al die tijd heb ik ook een mappenstructuur ontwikkeld die voor mijzelf werkt.

Ook al weet ik dat ik eenvoudig(er) met tags zou kunnen werken, ik kan heel moeilijk van mijn systeem afstappen. Temeer omdat ook mijn historische documenten in deze mappenstructuur zitten.

Als ik van scratch af aan zou kunnen beginnen, dan zou ik idd wel één grote map kunnen maken met daarin alle documenten, getagd en wel...

Maar ik kan me in het geval van TS voorstellen dat het maken van een mappenstructuur en files daar naartoe slepen/kopiëren mogelijk minder werk is dan alle al bestaande documenten van tags te voorzien.

[BastaRhymez]

Wat @Jester-NL aangeeft, als het bij meerdere zaken thuis hoort, zet je het bestand (evt. middels een snelkoppeling) in de map erbij.

Een heel nieuw systeem zou ik zo snel niet doen, aangezien je dan je hele structuur kwijt raakt / bent.

Wel valt me op, dat je bijv. meerdere keren verzekering hebt staan. Logischer was wellicht geweest om een "hoofdmap" verzekeringen te maken. Maar het is maar net wat jij gewend bent.

Op mijn werk sla ik vaak bestanden op in het format jjjjmmdd (jaar maand dag) en titel van het document. Zo weet direct wat het meest recente bestand is. Het maakt echter het zoeken op titel lastiger, omdat ik vaak wel weet hoe het document heet, maar niet wanneer deze voor het laatst is aangepast. Gelukkig heb je de zoekfunctie nog ;-) Omgooien om eerst de titel en dan pas de datum aanduiding te doen, heeft weinig zin omdat anderen dezelfde formats hebben overgenomen en we anders meerdere formats door elkaar gebruiken.

[MSteverink]

Zou Paperworks iets voor je zijn?

[blitzkrieg]

royalt123 schreef op woensdag 6 mei 2020 @ 14:54:
Dat is een mogelijkheid, vooral snelkoppeling heb ik niet aan gedacht maar ik weet niet vanbuiten of dit ook werkt bij Android en share point (documenten zitten op share point).


[...]

Als je toch gebruik maakt van Sharepoint, waarom gooi je niet alles gewoon in 1 document library en filter je daarna op metadata? Dus toch taggen, maar je kunt daar gewoon een verplichte kolom van maken, met een pull down menu met keuzes.

[Jester-NL]

royalt123 schreef op woensdag 6 mei 2020 @ 14:54:
Dat is een mogelijkheid, vooral snelkoppeling heb ik niet aan gedacht maar ik weet niet vanbuiten of dit ook werkt bij Android en share point (documenten zitten op share point).

Dat soort info had nou prima in de openingspost gepast

[Garyu]

Ik ben meer van de platte structuur dan van de diepe boom. Dus een map kinderen ga ik sowieso niet maken, elk kind krijgt in de hoofdboom al een eigen map. En dan:

- Geld (bank,belasting,rekeningen)
- Verzekeringen
- Wonen
- GescandeDocumenten (paspoorten, gemeentepapieren, etc)
- Kind1
- Kind2
- Kind3
- Reizen
- Werken

[royalt123]

Een nieuw systeem zie ik inderdaad minder zitten tenzij er software met mijn mappenstructuur kan werken.

Over je aangegeven voorbeeld van verzekering.
Ik zou het graag overzichtelijk houden door niet teveel hoofdmappen te maken, elk hoofdmap moet redelijk veel bestanden, mappen hebben om het waardig te maken oftewel dat het gewoon een heel duidelijk categorie heeft zoals school.

Nu ik net school als een voorbeeld nam zie ik nu al een probleem aankomen voor mijn kinderen
School - Kindnaam - diploma
of
Kinderen - Kindnaam - school - diploma

Ik ben nu een schema aan het maken voor de mappenstructuur om te zien of het beter kan nu er kind ook bijgekomen is

BastaRhymez schreef op woensdag 6 mei 2020 @ 15:11:
Wat @Jester-NL aangeeft, als het bij meerdere zaken thuis hoort, zet je het bestand (evt. middels een snelkoppeling) in de map erbij.

Een heel nieuw systeem zou ik zo snel niet doen, aangezien je dan je hele structuur kwijt raakt / bent.

Wel valt me op, dat je bijv. meerdere keren verzekering hebt staan. Logischer was wellicht geweest om een "hoofdmap" verzekeringen te maken. Maar het is maar net wat jij gewend bent.

Op mijn werk sla ik vaak bestanden op in het format jjjjmmdd (jaar maand dag) en titel van het document. Zo weet direct wat het meest recente bestand is. Het maakt echter het zoeken op titel lastiger, omdat ik vaak wel weet hoe het document heet, maar niet wanneer deze voor het laatst is aangepast. Gelukkig heb je de zoekfunctie nog ;-) Omgooien om eerst de titel en dan pas de datum aanduiding te doen, heeft weinig zin omdat anderen dezelfde formats hebben overgenomen en we anders meerdere formats door elkaar gebruiken.

[royalt123]

Ik vind sharepoint via browser niet handig in gebruik en ik ga niet alle bestanden nu beginnen taggen wat heel veel werk is.

blitzkrieg schreef op woensdag 6 mei 2020 @ 16:08:
[...]


Als je toch gebruik maakt van Sharepoint, waarom gooi je niet alles gewoon in 1 document library en filter je daarna op metadata? Dus toch taggen, maar je kunt daar gewoon een verplichte kolom van maken, met een pull down menu met keuzes.

[royalt123]

Elk kind hoofdmap kan ik wel inkomen dat handiger is.

Ik vind je mappenstructuur wel interessant maar wat zou je doen als je bijvoorbeeld een factuur van verzekering heb, zet je dat bij verzekering of Geld? Dump je alles bij geld of zit daar ook map verzkering eronder?

Garyu schreef op woensdag 6 mei 2020 @ 17:20:
Ik ben meer van de platte structuur dan van de diepe boom. Dus een map kinderen ga ik sowieso niet maken, elk kind krijgt in de hoofdboom al een eigen map. En dan:

- Geld (bank,belasting,rekeningen)
- Verzekeringen
- Wonen
- GescandeDocumenten (paspoorten, gemeentepapieren, etc)
- Kind1
- Kind2
- Kind3
- Reizen
- Werken

[TomsDiner]

Ligt het aan mij, of heb je de boomstructuur zowel op "persoon" als op instantie?

Je kunt zowel:

code:

-Jan
 -verzekeringen
 -auto
 -reizen
-Sjaan
 -verzekeringen
 -auto
 -reizen

maken, maar ook:

code:

-auto's
 -Sjaan
 -Jan
-Verzekeringen
 -Sjaan
 -Jan
-Reizen
 -Sjaan
 -Jan

Ik heb alles op de tweede methode, omdat instanties vrijwel nooit overlap hebben, maar mensen wel.

[Garyu]

royalt123 schreef op donderdag 7 mei 2020 @ 23:01:
Elk kind hoofdmap kan ik wel inkomen dat handiger is.

Ik vind je mappenstructuur wel interessant maar wat zou je doen als je bijvoorbeeld een factuur van verzekering heb, zet je dat bij verzekering of Geld? Dump je alles bij geld of zit daar ook map verzkering eronder?


[...]

Rekening = geld. Dus rekening van de verzekering is ook geld. Maar ik moet zeggen dat ik niet elke rekening inscan of opsla hoor, dit soort dingen loopt sowieso via automatische incasso dus mijn rekeningoverzicht zou dat moeten laten zien. En anders vind ik de rekening wel in mijn mails.

Verzekering = inhoudelijk, dus bijvoorbeeld polisvoorwaarden, claims, afhandeling, etc.

[Lustucru]

royalt123 schreef op woensdag 6 mei 2020 @ 13:35:
Ik wil graag mijn mappenstructuur eventueel opnieuw aanpakken omdat ik het soms niet weet waar ik bepaalde document best kan plaatsen omdat die soms bij 2 categorieën behoort.
[..]
Ander voorbeeld, als ik lening wilt aangaan voor de auto. Zet ik die documenten bij Auto, Woning of nieuw Categorie 'Bank'
[...]

Waarom ik met mappenstructuur wilt werken is ook omdat ik onafhankelijk wilt zijn van software. Stel dat ik later stopt met share point/onedrive moet ik niks aanpassen.

Het probleem is al zo oud als de bibliotheek van Alexandrië en onoplosbaar met een (geneste) mappenstructuur. Niet voor niets is er een universitaire opleiding archiefwetenschap. Dat is ook meteen de reden dat elke bibliotheek een catalogus heeft waarin je een boek of document zoekt en is de (map) kaststructuur vooral voor het makkelijk fysiek kunnen vinden. Omdat dat laatste voor computers geen enkel probleem is, is een mappenstructuur bij het gebruiken van een catalogus overbodig.

Je hebt twee mogelijkheden: doorgaan met mappen en de beperkingen accepteren (waarbij je dus tegen dit probleem aan zult blijven lopen) of gebruik maken van een catalogus. In zijn meest simpele vorm is dat een Excelblad, maar er zijn genoeg (bijna) freeware oplossingen te vinden. De meeste hebben ook wel een importfunctionaliteit en het is niet zo moeilijk om een scriptje te schrijven dat je huidige mappen omzet naar een te importeren lijst. Het is in ieder geval niet meer werk dan je mappenstructuur herordenen en veel toekomstvaster.

Zelf gebruik ik USDC (Ultra Simpel Document Catalogus), een klein progje in C#, zelf geschreven, wat exact doet wat ík wil.

TomsDiner schreef op donderdag 7 mei 2020 @ 23:25:
Ik heb alles op de tweede methode, omdat instanties vrijwel nooit overlap hebben, maar mensen wel.

Reisverzekering, Woonverzekering, Autoverzekering?

[edeboeck]

royalt123 schreef op woensdag 6 mei 2020 @ 13:35:
[...]
Mijn huidig workflow:
- Ik maak een scan van document met NAPS2 tool. (gratis en eenvoudig) en zet om in pdf ofwel met gsm applicatie office lens.
- Ik zet de pdf op de juiste locatie in share point (sync lokaal met onedrive zodat ik met Windows explorer werkt)
- Ik geef bestand ook een duidelijk naam zodat ook kan doorzoeken op naam indien nodig is.

Als ik een document nodig heb maak ik gebruik van onedrive die beschikbaar is op pc, web en gsm.

Waarom ik met mappenstructuur wilt werken is ook omdat ik onafhankelijk wilt zijn van software. Stel dat ik later stopt met share point/onedrive moet ik niks aanpassen.

Als je jouw documenten een duidelijke naam geeft, is er dan wel echt een probleem? Ok, je twijfelt bij het plaatsen, maar eens je een beslissing genomen hebt, kan je dat misschien nog steeds gewoon op naam zoeken?

blitzkrieg schreef op woensdag 6 mei 2020 @ 16:08:
[...]
Als je toch gebruik maakt van Sharepoint, waarom gooi je niet alles gewoon in 1 document library en filter je daarna op metadata? Dus toch taggen, maar je kunt daar gewoon een verplichte kolom van maken, met een pull down menu met keuzes.

Dit lijkt me een zeer goed idee.

royalt123 schreef op donderdag 7 mei 2020 @ 22:52:
Ik vind sharepoint via browser niet handig in gebruik en ik ga niet alle bestanden nu beginnen taggen wat heel veel werk is.

Is er dan geen tussenweg?

• je behoudt jouw huidige mappenstructuur (omdat je aangeeft die te willen houden)
• nieuwe documenten tag je (omdat je die allicht vanop een pc toevoegt, zal het van daar makkelijker zijn om te taggen in Sharepoint)... voor de oude doe je dat niet (omdat je aangeeft dat dat te veel werk is)
• als je een document nodig hebt, zoek je het in de verwachte map
• als je het daar niet vindt, zoek je op naam (je gaf aan dat je betekenisvolle namen geeft) of op tags als je op een toestel zit waar gebruik van Sharepoint wél gemakkelijk is
• als je het dan nog niet vindt of mobiel zit, gebruik je dan pas de tags (omdat je aangaf dat je Sharepoint in de browser niet fijn vindt)
• heb je op een document moeten zoeken dat nog geen tags heeft, zou je die dan kunnen invullen (voor een volgende zoekopdracht)

[Lustucru]

Last but not least: In windows kun je dmv zoekopdracht een soort van virutele map creeren. Je hebt dan bv één map archief en verwerkt de trefwoorden in de bestandsnaam. Waarschijnlijk doe je dat al.

In je documentenmap sla je dan snelkoppelingen naar zoekopdrachten op. *jan* geeft alle documenten van 'jan', etc.

[Señor Sjon]

Lustucru schreef op vrijdag 8 mei 2020 @ 10:15:
[...]


Het probleem is al zo oud als de bibliotheek van Alexandrië en onoplosbaar met een (geneste) mappenstructuur. Niet voor niets is er een universitaire opleiding archiefwetenschap. Dat is ook meteen de reden dat elke bibliotheek een catalogus heeft waarin je een boek of document zoekt en is de (map) kaststructuur vooral voor het makkelijk fysiek kunnen vinden. Omdat dat laatste voor computers geen enkel probleem is, is een mappenstructuur bij het gebruiken van een catalogus overbodig.

Je hebt twee mogelijkheden: doorgaan met mappen en de beperkingen accepteren (waarbij je dus tegen dit probleem aan zult blijven lopen) of gebruik maken van een catalogus. In zijn meest simpele vorm is dat een Excelblad, maar er zijn genoeg (bijna) freeware oplossingen te vinden. De meeste hebben ook wel een importfunctionaliteit en het is niet zo moeilijk om een scriptje te schrijven dat je huidige mappen omzet naar een te importeren lijst. Het is in ieder geval niet meer werk dan je mappenstructuur herordenen en veel toekomstvaster.

Zelf gebruik ik USDC (Ultra Simpel Document Catalogus), een klein progje in C#, zelf geschreven, wat exact doet wat ík wil.


[...]

Reisverzekering, Woonverzekering, Autoverzekering?

Verzekeringen
- Auto
- Opstal
- Reis
- Zorg


en zo verder. Al met al kan je met een redelijk beperkte boom de meeste zaken wel goed kwijt. Wat ik alleen vaak zie is dat men oeverloos diep in een structuur doorgaat om een enkel bestand op te slaan.

[stefaan1o]

Ik deel je kort mijn ervaring ivm opslag van documenten en mappen even mee as if. Het is geen direct antwoord op je vraag van mappenfolder maar ervaring van het lang zoeken naar een schaleerbaar en aanhoudbeer systeem. Ik gebruik dit nu al langer dan 10 jaar voor mijn administratie en alles wat ik voor langere tijd wil bijhouden (knowledge base, recepten, handleidingen, plannen, ... )
Ik gebruik een systeem waar ik 'containers' heb waarin ik tekst, documenten, ... kan plaatsen. Alleen met documenten mis je soms een dimensie in je administratie. Stel dat ik een casus heb waarbij ik iets gedaan moest krijgen van een verzekering dan maak ik een nieuwe nota. Ik geef deze een zinvolle naam. Als eerste document komt dan bv. aangifte van schadegeval. Als ik hier later een telefoon doe om naar stand van zaken te informeren dan maak ik daar nota van. Als ik een brief hiervan krijg scan ik deze in en komt deze erbij. Dito voor de relevante verdere communicatie ivm deze. Dit klinkt meer werk dan het in werkelijkheid is.
Voor mij is de mappenfolderstructuur eigenlijk niet meer belangrijk. Via zoeken kom ik het snelste uit bij het document in kwestie. Het zoeken kan versneld worden door gebruik te maken van 'tags'. Zoeken gebeurt zowel in de tekst als in de documenten die in de 'containers' zitten.
Ik gebruik hiervoor Evernote. Daarnaast bestaat er ook nog Onenote en nog wat andere systemen.

[Frogmen]

Huidige zoekfuncties zijn zo krachtig geworden dat mappen eigenlijk overbodig zijn. Ook tags zijn leuk maar als je je zoek opdracht goed weet te definieren is het niet nodig.
Het is omdenken maar heb het geleerd toen ik bij een klein bedrijf kwam waar alle Email in de inbox van Gmail stond paar Gig en eigenlijk was dat dus geen probleem. Vandaar omdenken. Snap ook dat het tegennatuurlijk is voor de meeste autistische nerds ( inclusief ikzelf) gebruik dus wel mappen maar redelijk globaal.

[edeboeck]

Frogmen schreef op vrijdag 8 mei 2020 @ 14:45:
Huidige zoekfuncties zijn zo krachtig geworden dat mappen eigenlijk overbodig zijn. Ook tags zijn leuk maar als je je zoek opdracht goed weet te definieren is het niet nodig.
Het is omdenken maar heb het geleerd toen ik bij een klein bedrijf kwam waar alle Email in de inbox van Gmail stond paar Gig en eigenlijk was dat dus geen probleem. Vandaar omdenken. Snap ook dat het tegennatuurlijk is voor de meeste autistische nerds ( inclusief ikzelf) gebruik dus wel mappen maar redelijk globaal.

Huidige zoekfuncties naar bestanden zijn op een Android-phone in mijn ervaring helemaal niet zo uitgebreid. TS geeft aan dat hij op verschillende platformen aan de slag wilt kunnen en met bestanden, niet mails. Bij elke scan een mail naar jezelf sturen gaat al vrij ver, niet?

[Rik.]

Ik gebruik onderstaande mappenstructuur. Daaronder heb ik uiteraard nog meer mappen hangen, bij facturen heb ik bijvoorbeeld aankoopbewijzen maar ook facturen van de tandarts, deze zijn apart van elkaar opgeslagen.

[royalt123]

Ik heb ook 2de methode maar met uitzondering van kinderen. Ik zou dit eigenlijk beter niet doen omdat ik dan inderdaad beide door mekaar heb.

TomsDiner schreef op donderdag 7 mei 2020 @ 23:25:
Ligt het aan mij, of heb je de boomstructuur zowel op "persoon" als op instantie?

Je kunt zowel:

code:

-Jan
 -verzekeringen
 -auto
 -reizen
-Sjaan
 -verzekeringen
 -auto
 -reizen

maken, maar ook:

code:

-auto's
 -Sjaan
 -Jan
-Verzekeringen
 -Sjaan
 -Jan
-Reizen
 -Sjaan
 -Jan

Ik heb alles op de tweede methode, omdat instanties vrijwel nooit overlap hebben, maar mensen wel.

[royalt123]

Ik begrijp je niet zo goed wat je juist bedoeld met catalogus gebruiken, hoe zie je dat juist in met zoals u aangegeven voorbeeld Excel kan ik mij moeilijk inbeelden hoe dat te werk gaat.

Ik denk wel dat ik best gewoon doorgaat zoals ik het doet met soms een beperking dat ik tegenkom maar ik zet dan gewoon op 2 plaatsen ofwel shortcut plaatsen zoals andere aangeven.

Lustucru schreef op vrijdag 8 mei 2020 @ 10:15:
[...]


Het probleem is al zo oud als de bibliotheek van Alexandrië en onoplosbaar met een (geneste) mappenstructuur. Niet voor niets is er een universitaire opleiding archiefwetenschap. Dat is ook meteen de reden dat elke bibliotheek een catalogus heeft waarin je een boek of document zoekt en is de (map) kaststructuur vooral voor het makkelijk fysiek kunnen vinden. Omdat dat laatste voor computers geen enkel probleem is, is een mappenstructuur bij het gebruiken van een catalogus overbodig.

Je hebt twee mogelijkheden: doorgaan met mappen en de beperkingen accepteren (waarbij je dus tegen dit probleem aan zult blijven lopen) of gebruik maken van een catalogus. In zijn meest simpele vorm is dat een Excelblad, maar er zijn genoeg (bijna) freeware oplossingen te vinden. De meeste hebben ook wel een importfunctionaliteit en het is niet zo moeilijk om een scriptje te schrijven dat je huidige mappen omzet naar een te importeren lijst. Het is in ieder geval niet meer werk dan je mappenstructuur herordenen en veel toekomstvaster.

Zelf gebruik ik USDC (Ultra Simpel Document Catalogus), een klein progje in C#, zelf geschreven, wat exact doet wat ík wil.


[...]

Reisverzekering, Woonverzekering, Autoverzekering?

[royalt123]

Ik denk inderdaad dat ik gewoon moet beetje loslaten dat ik kan tegenkomen van dat bestand op 2 plaatsen mogelijk is en gewoon op naam zoek want ik geef wel degelijk altijd logische benaming.


Ik zal voor die tags eens ernaar bekijken maar ik denk niet dat het gemakkelijk in gebruik is op gsm maar zal dat eens moeten bekijken.

edeboeck schreef op vrijdag 8 mei 2020 @ 10:19:
[...]
Als je jouw documenten een duidelijke naam geeft, is er dan wel echt een probleem? Ok, je twijfelt bij het plaatsen, maar eens je een beslissing genomen hebt, kan je dat misschien nog steeds gewoon op naam zoeken?


[...]

Dit lijkt me een zeer goed idee.


[...]


Is er dan geen tussenweg?

• je behoudt jouw huidige mappenstructuur (omdat je aangeeft die te willen houden)
• nieuwe documenten tag je (omdat je die allicht vanop een pc toevoegt, zal het van daar makkelijker zijn om te taggen in Sharepoint)... voor de oude doe je dat niet (omdat je aangeeft dat dat te veel werk is)
• als je een document nodig hebt, zoek je het in de verwachte map
• als je het daar niet vindt, zoek je op naam (je gaf aan dat je betekenisvolle namen geeft) of op tags als je op een toestel zit waar gebruik van Sharepoint wél gemakkelijk is
• als je het dan nog niet vindt of mobiel zit, gebruik je dan pas de tags (omdat je aangaf dat je Sharepoint in de browser niet fijn vindt)
• heb je op een document moeten zoeken dat nog geen tags heeft, zou je die dan kunnen invullen (voor een volgende zoekopdracht)

[royalt123]

Ik denk ook dat ik eigenljik gewoon meer aandacht gaat geven op benaming van bestand want via zoekmachine vind ik vrijwel vaak snel bestanden die ik moet hebben.

Frogmen schreef op vrijdag 8 mei 2020 @ 14:45:
Huidige zoekfuncties zijn zo krachtig geworden dat mappen eigenlijk overbodig zijn. Ook tags zijn leuk maar als je je zoek opdracht goed weet te definieren is het niet nodig.
Het is omdenken maar heb het geleerd toen ik bij een klein bedrijf kwam waar alle Email in de inbox van Gmail stond paar Gig en eigenlijk was dat dus geen probleem. Vandaar omdenken. Snap ook dat het tegennatuurlijk is voor de meeste autistische nerds ( inclusief ikzelf) gebruik dus wel mappen maar redelijk globaal.

[anon054630]

-

[ Voor 99% gewijzigd door anon054630 op 10-03-2021 20:27 ]

[Togi]

Belangrijkste is dat je consequent werkt. Dus in opbouw van je naamgeving dezelfde structuur en plaatsen van het type document ook op dezelfde locatie.
Dus niet de ene keer een factuur in “Geldzaken” en de andere keer in de
Folder van “bedrijf X”
Ik zelf plaats alle communicatie in de map van de afzender. Dus een map voor de Eneco, autogarage, vitens, zorgverzekeraar, verzekering etc.
Ik begin met datum (jjjjmmdd) en dan omschrijving. Met evt in de inschrijving van wie het in huis is (of bijv kenteken vd auto waarover het gaat)
Maar belangrijkste is consequent zijn.
Als je liever facturen bij elkaar hebt doe je dat, wam je weet nu eenmaal dat ze daar staan. Op mijn werk deel ik bijv mijn inbox in, in jaartal,
project nummer (is bij ons gekoppeld aan het jaar waar het project is opgestart)
Algemeen project info
Info per overige subteams
Info per leverancier etc.
Maar Ik had ooit een collega die per jaar, 4 mappen maakte (1 per kwartaal) en daar alles dan in opsloeg. Vaak was hij sneller met terughalen van een bericht dan mij.

[anon054630]

-

[ Voor 100% gewijzigd door anon054630 op 10-03-2021 20:26 ]

[Bastiaan]

Ik werk inmiddels met mijn Email en digitaal archief met alles op een grote hoop.

Mijn mailbox omvat alleen een archiefmap; iets is actueel (als in: als reminder/te beantwoorden/...) of niet (dus: archief).

Mijn digitaal archief is een submap van mijn documentenmap. Ieder bestand heeft de naam van de afzender/geadresseerde, Digitaal-Archief-markering (omdat ik veel andere files ook met datum markeer), datum, of het INcoming/OUTgoing is, en een volgnummer omdat in een zeldzaam geval twee schrijven van één afzender kan binnenkomen. Dus bijvoorbeeld "Belastingdienst (DA.20200525.IN.01)". Met uitzondering van de afzender wordt de hele bestandsnaam door de scansoftware ingevuld.

Het zoeken binnen bestanden gebeurt vanuit MacOS zonder problemen, dus ik vind eigenlijk altijd alles tussen 2007 en nu met een enkele zoekopdracht zoals bijvoorbeeld polisnummers, factuurnummers of productomschrijvingen. De enige submappen die ik nog gebruik (2019, 2018, 2017 etc) zijn puur voor het cosmetische.

Dat geeft mij een boel rust als omdat je niet zit te rommelen met in welk mapje dat document nu beter kan zitten. In de loop van de jaren ga je daar waarschijnlijk toch inconsequent blijken te zijn geweest.