[Outlook] Automatisch afspraak maken na aangemaakte afspraak

[kattapult]

Ik loop de laatste tijd te veel over in afspraken en/of ben te veel bezig met herplannen, afstemmen etc. Ik ga van afspraak naar afspraak zonder een eigen moment te hebben om goed zaken voor te bereiden of acties achteraf uit te werken. Ik wil daar meer/beter grip op krijgen.

Ik zou daarom standaard VOOR en NA iedere afspraak in mijn Outlook agenda 30 minuutjes eigen tijd willen hebben.

Dus als ik met Pietje een afspraak plan van 14:00 tot 15:00 zou ik van 13:30 tot 14:00 en van 15:00 tot 15:30 niets gepland willen hebben. Als Jantje dan een afspraak wil plannen, ziet deze dat ik dan bezet ben en planned deze dus geen afspraak in direct voorafgaand of aansluitend op de afspraak met Pietje.

Mijn vraag: kun je Outlook automatisch een 30 minuten afspraak laten aanmaken nadat een afspraak wordt geaccepteerd?? Dus ik accepteer een afspraak van 10:00 tot 12:30, waarna Outlook automatisch 2 afspraken aanmaakt genaamd "GEEN AFSPRAKEN PLANNEN" van 09:30 tot 10:00, en van 12:30 tot 13:00.

[Arjan90]

Het lastige hiervan is wanneer hij wel en niet dat half uur moet plannen en of het wel voldoende is. Heeft een meeting van 2 uur net zoveel voorbereidingstijd als een meeting van zeg, een half uur? Ik herken je worsteling wel, maar moet ook zeggen dat lang niet iedereen de Planningsassistent goed gebruikt. En niet iedereen houdt er dus rekening mee dat je ook nog naar de wc moet. In Outlook kun je wel instellen dat je meetings die je inplant standaard 5 minuten korter duren, dat voorkomt in theorie back to back meetings. In de praktijk gaat men door tot 11 uur, maar dat vergt gewoon gewenning met elkaar.

Misschien kun je met Power Automate (voorheen Flow) uit de Office 365 suite wat knutselen. Maar zoals gezegd zijn er nogal wat variabelen waar je rekening mee moet houden.

Ik pak het zelf pragmatisch aan, zo gauw ik een afspraak plan of accepteer plan ik gelijk voorbereid- en/of uitwerkblokken in mijn agenda. Soms moet ik veel nadertijd uitwerken, andere keren moet ik alleen maar de acties samenvatten en inplannen in bijv. Planner of To Do.

Maar uit pure interesse ga ik dit topic zeker even volgen!

[Kheos]

Over hoeveel meetings per dag hebben we het? 4 a 5?
Kun je het dan niet beter manueel doen?
Dus ipv 1 meeting van 14:00 tot 15:00 boek je een van 14:00 tot 15:00 en tegelijkertijd 1 van 13:30 tot 15:30.

[F_J_K]

Je kunt met VBA een script maken die dat doet. Stap 1 is dan wel VBA leren..

Bijvoorbeeld https://docs.microsoft.co...a-meeting-on-the-calendar combineren met een regel die wordt afgevuurd bij een uitnodigingsmail. Als er een risico is dat je soms niet accepteert, of als er geen mails worden gebruikt: regelmatig alle meetings de komende N weken aflopen en zien of er een 'bezet' meeting voor/na is. (Geen idee of er ook een algemene 'new meeting' event is).

[g0tanks]

En afhankelijk van hoeveel meetings het zijn kan je ook nog denken aan een tussenvorm. Ik stel me dan voor dat je handmatig de meeting selecteert in je agenda en met een macro de twee afspraken er voor en achter aanmaakt (via een shortcut in de quick access toolbar die gelinkt is aan de macro).