Geschil met leverancier

[radicalEMT]

Ha medetweakers,

Ik heb een softwareproduct laten ontwikkelen bij een bedrijf in Rotterdam, het product is (deels) opgeleverd en ik heb nu een geschil over de laatste factuur.

- Opdracht is aangenomen op basis van fixed price.
- In de overeenkomst staat de scope, planning en inzetraming.
- Gedurende het project bleek dat het ontwikkelen aanzienlijk complexer was dan gedacht. Op basis daarvan heb ik de scope laten aanpassen, de ontwikkelaar hoeft alleen maar de een kale web based applicatie te leveren en geen mobiele apps (Android en iOS) en geen uitgebreide UX. Planning en budget bleven gelijk.
- De projectmanager bij de ontwikkelaar neemt ontslag waardoor er geen duidelijke bewaking meer is van budget, scope en planning.
- I.v.m. door mij ontvangen subsidie zit er een duidelijke deadline aan vast. Deze wordt nipt gehaald, maar het product is nog niet helemaal af, bepaalde functionaliteit werkt nog niet.
- Ontwikkelaar stuurt na afloop een factuur die over het budget heen gaat waardoor ik verrast ben, het was immer fixed price en ik heb nooit een duidelijke schriftelijke melding gekregen dat er meer budget nodig is.
- Het product is ook nog niet helemaal af. Er zitten wat hacks in om maar te voldoen aan de subsidieregels, maar functioneert nog niet.

Naar mijn weten ben ik coulant geweest door de scope drastisch terug te dringen. De ontwikkelaar hoefde dus aanzienlijk minder te leveren dan overeengekomen tegen hetzelfde budget. Van de laatste factuur heb ik een klein deel overgemaakt, maar de rest tot aan het overeengekomen bedrag wil ik pas voldoen als het product af is. Wat er dan nog openstaat van de factuur is niet mijn probleem, daar heeft de ontwikkelaar steken laten vallen.

Mijn vraag is, hoe pak ik dit goed aan? We willen beiden de band goed houden, maar aangezien het om tienduizenden euro's gaat wil ik wel het zakelijk behandelen en de factuur pas voldoen als de afspraken zijn nagekomen.

[Tommie12]

We hebben amper 10% van de informatie, maar ik doe een poging.

Mijn advies: (omdat het over veel geld gaat)

- spreek met een advokaat, en vraag hem hoe sterk je kansen zijn. Dan ken je je onderhandelingspositie een beetje. Wat zijn je alternatieven? Wat is de worst en best outcome. Dat moet je voor jezelf op papier zetten. (kost iets, maar zou je een goed inzicht moeten geven). Laat je niet opnaaien om direct naar de rechtbank te stappen, enkel de advokaat heeft daar belang bij.
- ga dan met je leverancier rond de tafel zitten, en praat tot je een redelijk compromis hebt. Zet de ego's buiten aan de deur, en werk naar oplossingen.
- beter een slecht akkoord dan een goede rechtszaak (want dan gaan de advokaten met het geld lopen, je relatie is verzuurd, en je hebt later problemen om je applicatie/site te onderhouden)

[ Voor 14% gewijzigd door Tommie12 op 11-03-2020 09:20 ]

[radicalEMT]

Dank Tommie, ik kan niet heel veel meer informatie hierover geven, ik wil het algemeen houden. Je advies kan ik zeker wat mee, dat is ook onze insteek om er met een redelijk compromis uit te komen.

[t_captain]

Met de info die we hier hebben: fixed price is fixed price.

"complexer dan gedacht" is primair een risico van je leverancier. Alleen als blijkt dat jij als opdrachtgever onzorgvuldig bent geweest in de informatieverstrekking vooraf, heeft de leverancier een kans om de prijs of scope ter discussie te stellen.

Mijn indruk is dat je al te lief bent geweest. Die factuur zou ik niet zomaar betalen.

Beste strategie: bel de baas van je leverancier op en ga om tafel. Waarom denkt hij meer dan de afgesproken som te mogen factureren? Zijn er (aangepaste) afspraken die zij anders ervaren dan jij?

[Goudvis]

Uit mijn ervaring bij een software-leverancier waar het af en toe voorkwam dat er over budget gefietst werd bij Fixed Price projecten:

- ofwel de scope wordt (halverwege) aangepast in overleg met de klant, of dit lukt is afhankelijk van de hoe goed onze projectmanager is, en natuurlijk van de klant (relatie met-, stuk karakter, stuk situatie),
- ofwel er wordt geluld als Brugman om een hogere prijs te bedingen. Erg risicovol, lukte doorgaans alleen als a) onze beste man erop zat en b) hij te maken had met klanten die vooraf afdoende waren ingelicht over de complexiteit e.d. Belangrijke maar: Dit betekende wisselgeld op andere gebieden (waar we meer winstmarge hadden bv.).

Dus: ga praten. Het zal ongetwijfeld betekenen dat je allebei wat water bij de wijn doet, maar laat ze maar zweten.

[Tommie12]

radicalEMT schreef op woensdag 11 maart 2020 @ 09:21:
Dank Tommie, ik kan niet heel veel meer informatie hierover geven, ik wil het algemeen houden. Je advies kan ik zeker wat mee, dat is ook onze insteek om er met een redelijk compromis uit te komen.

Ik begrijp dat je niet te veel info kan geven. De zaak loopt nog.

Als ik zelf ooit onderhandeld heb, dan waren de moeilijkste onderhandelingen die waar ofwel ikzelf of de tegenpartij totaal verkeerde vermoedens had over mijn eigen rechten of die van de tegenpartij.

Als je weet dat je een zaak vrijwel 100% zou winnen, maar de tegenpartij gelooft dat helemaal niet, dan kan het zelfs handig zijn om de advokaten van beide partijen vooraf bij elkaar te zetten. Maar dan zit je al een stap verder.

[radicalEMT]

Dank voor de waardevolle adviezen. Ik ben op dit moment inderdaad in gesprek met de directeur van de leverancier. Die geeft toe dat het geen schoonheidsprijs verdient qua communicatie. Volgens mij voelt hij ook wel aan dat hij fout zit omdat hij zonder het duidelijk aan te geven over het budget is gegaan. Wel komt hij nu aan met uitreksels van WhatsApp conversaties van mij en één van zijn consultants waaruit zou moeten blijken dat er meer uren nodig zijn waaruit ikzelf dan zou moeten concluderen dat er over het budget wordt gegaan....
Wordt vervolgd. Als ik juridische stappen moet nemen schroom ik dat niet, maar liever voorkom ik dat i.v.m. kosten en de relatie die dan naar de knoppen is.

[Pizza_Boom]

radicalEMT schreef op woensdag 11 maart 2020 @ 09:40:
Wel komt hij nu aan met uitreksels van WhatsApp conversaties van mij en één van zijn consultants waaruit zou moeten blijken dat er meer uren nodig zijn waaruit ikzelf dan zou moeten concluderen dat er over het budget wordt gegaan....
Wordt vervolgd.

Staat dat er ook zo en reageer jij daarop ook met iets dat je akkoord gaat? Ik ga ook wel eens over mijn uren heen, maar reken maar niet dat ik dan bij mijn klant kan komen van: "Joh, het is toch moeilijker, wil je ff dokken." Aan de andere kant houd ik ook wel eens uren over.

[radicalEMT]

Zonet met de directeur gesproken. Hij probeert het erg te gooien op dat ik ook mijn afspraken niet ben nagekomen, ik zou bijvoorbeeld de rol van programmeur etc innemen tijdens het project. Dat heb ik inderdaad aangeboden om eenvoudige klusjes zelf te doen, maar daar hebben ze mij nooit voor ingezet. Daarnaast geeft hij aan dat het al snel bleek dat het zo'n complex project was dat de hele overeenkomst eigenlijk niet meer van toepassing was.... Dat is dus onzin, ze zijn niet met een nieuw voorstel gekomen.

Ik heb duidelijk gemaakt dat ik tevreden ben over een heel groot deel van het werk, en dat we beiden water bij de wijn hebben gedaan. Ik heb dat gedaan door de scope drastisch terug te dringen, en nu verwacht ik van zijn kant een tegenbod. Dat gaat hij nu doen, ben benieuwd.

[Hydra]

radicalEMT schreef op woensdag 11 maart 2020 @ 11:00:
Zonet met de directeur gesproken. Hij probeert het erg te gooien op dat ik ook mijn afspraken niet ben nagekomen, ik zou bijvoorbeeld de rol van programmeur etc innemen tijdens het project. Dat heb ik inderdaad aangeboden om eenvoudige klusjes zelf te doen, maar daar hebben ze mij nooit voor ingezet. Daarnaast geeft hij aan dat het al snel bleek dat het zo'n complex project was dat de hele overeenkomst eigenlijk niet meer van toepassing was....

WTF? Als ze een quote doen voor een project is het aan hen om die inschatting te doen. Als dan blijkt dat ZIJ de inschatting verkeerd gedaan hebben, dan is dat aan HEN. Het is niet voor niets dat 'fixed price' projecten t.o.v. time and materials een flinke risicoopslag hebben; oftewel de client is vaak meer geld kwijt.

De fuckup zit 100% aan hun kant en ik heb het idee dat ze met je lopen te sollen omdat je al veel te coulant geweest bent met het versmallen van de scope. M.i. is dit echt werk voor een advocaat en aangezien het er op lijkt dat ze niet de intentie hebben met een fatsoenlijke oplossing te komen, is de volgende stap te gaan kijken welke schade op hen verhaald kan worden.

Het lijken me een stelletje cowboys die niet helemaal snappen dat een contract gewoon een contract is. Zorg in ieder geval dat je alle communicatie via mail doet; dossiervorming is belangrijk hier.

[Philip Ross]

radicalEMT schreef op woensdag 11 maart 2020 @ 11:00:
Daarnaast geeft hij aan dat het al snel bleek dat het zo'n complex project was dat de hele overeenkomst eigenlijk niet meer van toepassing was.

Dat zou juist reden zijn om helemaal niets te betalen.
Laat hem maar een nieuw voorstel doen voor de prijs van het nu opgeleverde deel + eventuele fixen om het werkend te krijgen. Bepaal op basis daarvan of je wel of niet akkoord gaat en anders kan hij fluiten naar zijn geld.

[Tommie12]

Hydra schreef op woensdag 11 maart 2020 @ 11:46:
[...]


WTF? Als ze een quote doen voor een project is het aan hen om die inschatting te doen. Als dan blijkt dat ZIJ de inschatting verkeerd gedaan hebben, dan is dat aan HEN. Het is niet voor niets dat 'fixed price' projecten t.o.v. time and materials een flinke risicoopslag hebben; oftewel de client is vaak meer geld kwijt.

De fuckup zit 100% aan hun kant en ik heb het idee dat ze met je lopen te sollen omdat je al veel te coulant geweest bent met het versmallen van de scope. M.i. is dit echt werk voor een advocaat en aangezien het er op lijkt dat ze niet de intentie hebben met een fatsoenlijke oplossing te komen, is de volgende stap te gaan kijken welke schade op hen verhaald kan worden.

Het lijken me een stelletje cowboys die niet helemaal snappen dat een contract gewoon een contract is. Zorg in ieder geval dat je alle communicatie via mail doet; dossiervorming is belangrijk hier.

Dus op basis van 3 reacties van TS ga jij van achter je toetsenbord bepalen dat het 100% de fout is van de leverancier.... en dat ze cowboys zijn.
Komaan, dat kan je pas weten als je het hele dossier en alle communicatie er rond helemaal kent.

Er zullen zeker wijzigingen gebeurd zijn, sommige met minder werk er achter, andere met meer... Ik ken geen enkel project waar alles op voorhand 100% vast ligt, en waar geen enkele modificatie gebeurt.

Je gaat wat kort door de bocht denk ik.

[Hydra]

Tommie12 schreef op woensdag 11 maart 2020 @ 13:23:
Dus op basis van 3 reacties van TS ga jij van achter je toetsenbord bepalen dat het 100% de fout is van de leverancier.... en dat ze cowboys zijn.

Op basis van de weergave van de TS, en er vanuitgaande dat 'ie niet liegt, vind ik dat dat bedrijf een zooitje cowboys zijn ja. Het lijkt erop dat ze, zoals veel van dat soort bedrijfjes, projecten willen doen op basis van projectprijzen maar met de kosten van time and materials. Als een bedrijf op zodanige manier de hoeveelheid werk onderschat, dat een heel groot deel wegvalt en ze dan nog steeds tijd te weinig hebben, zijn het gewoon enorme prutsers.

En dat bepaal ik op basis van wat de TS zegt, en op basis van mijn bijna 20 jaar ervaring als software engineer die vaker met dit bijltje gehakt heeft.

[radicalEMT]

Hydra schreef op woensdag 11 maart 2020 @ 14:07:
[...]
Als een bedrijf op zodanige manier de hoeveelheid werk onderschat, dat een heel groot deel wegvalt en ze dan nog steeds tijd te weinig hebben, zijn het gewoon enorme prutsers.

Dat is mijn conclusie ook. Vooral toen ik ze erop wees dat we een fixed price overeenkomst hadden, toen schrokken ze even terwijl ze zelf de overeenkomst hebben opgesteld....
Het begon allemaal goed, maar richting de deadline begon ik mij toch zorgen te maken. Helaas was het toen al te laat om de opdracht alsnog bij een andere leverancier neer te leggen. Ook voor mij een belangrijke les om het vooronderzoek toch (nog) uitgebreider te doen....

[DeveloperNL]

Fixed price is fixed price. Er kan wel een clausule zijn als er andere wensen zijn dat deze op nacalculatie komen (tegen uurtarief x). Daarnaast hebben ze toch een resultaat verplichting (aangezien er een project manager was). Heb jij iets afgetekend (voortgang rapportage/test rapport)? Vaak staat daar wel iets over in het contract.

[Kurkentrekker]

Kijk uit dat als je een bepaalde scope afdwingt in combinatie met een vaste prijs, je eigenlijk altijd genaaid wordt op kwaliteitsgebied. Want reken maar dat als de deadline nadert en het einde van het budget ook (en de bouwer dus moet gaan afraffelen), hij veel minder mooie code za schrijven, minder goed zal documenteren, en overal olifantenpaadjes zal kiezen waar hij er mee weg komt. Veel functionaliteit kan in een fractie van de tijd gebouwd worden maar is vervolgens een orde van grootte duurder in onderhoud en uitbreidbaarheid.
Als je slim bent betaal je bij en doe je geen concessies in kwaliteit. Ook al heb je het anders afgesproken, fixed price en fixed scope afdwingen in software is een fout van beide partijen, het is al-tijd kut. Nooit meer afspreken!

[radicalEMT]

Kurkentrekker schreef op donderdag 12 maart 2020 @ 07:51:
Als je slim bent betaal je bij en doe je geen concessies in kwaliteit. Ook al heb je het anders afgesproken, fixed price en fixed scope afdwingen in software is een fout van beide partijen, het is al-tijd kut. Nooit meer afspreken!

De scope heb ik drastisch teruggebracht omdat ik inderdaad niet wil inleveren op kwaliteit, maar zeker ook niet meer wil gaan betalen...
De leverancier wil nu dat ik alsnog een deel betaal, maar dat vind ik niet conform de afspraak. De scope is gereduceerd, de deadline is uitgesteld, de kwaliteit is belabberd en nu wil hij dat ik daar vrijwel het volledige bedrag voor betaal. Dat vind ik onacceptabel.

[t_captain]

Begrijp ik volledig.

Ik ben vooral benieuwd naar hun motivatie waarom het volgens hun anders zou zijn.

[bwerg]

Het argument "we hebben gecommuniceerd dat het meer tijd kost dan gedacht" is bij een vaste prijs toch totaal niet relevant? Dan hadden ze een prijs per uur moeten rekenen.

Draai het eens om: ze zijn juist eerder dan de deadline klaar. De TS zegt nu "oh, dan betaal ik minder, het heeft immers minder werk gekost. Ja, we hebben een vaste prijs maar er is duidelijk gecommuniceerd dat het in minder tijd kan, dus ook voor minder geld". Hoe groot is de kans dat de leverancier akkoord gaat? Die is nul. Een afspraak die de ene kant op rekbaar is maar de andere kant op niet, is geen afspraak.

Als ze schrikken van wat ze zelf afgesproken hebben vraag ik me af waar ze mee bezig zijn.

[ Voor 3% gewijzigd door bwerg op 12-03-2020 21:14 ]

[Tommie12]

radicalEMT schreef op donderdag 12 maart 2020 @ 20:57:
[...]


De scope heb ik drastisch teruggebracht omdat ik inderdaad niet wil inleveren op kwaliteit, maar zeker ook niet meer wil gaan betalen...
De leverancier wil nu dat ik alsnog een deel betaal, maar dat vind ik niet conform de afspraak. De scope is gereduceerd, de deadline is uitgesteld, de kwaliteit is belabberd en nu wil hij dat ik daar vrijwel het volledige bedrag voor betaal. Dat vind ik onacceptabel.

Snap ik.
Probeer in je oorspronkelijk contract maar eens aan te duiden wat wel en niet opgeleverd is van de afgesproken scope. En dan moet je bepalen hoe hard je de discussie en het conflict wil aan gaan. Meer vragen lijkt me alvast niet redelijk.