Gezocht: digitale manier van rapporteren

[Z0ttek3]

Hoi allemaal,

Ik werk bij een zorginstelling voor mensen met lichamelijke en / of verstandelijke beperkingen. Vroeger werd de dagelijkse rapportage op de groepen handmatig geschreven. Dit werd gedaan in een map met bladen waarop een tabel was gemaakt met de volgende onderdelen:

• Algemeen
• Telefoon
• Bezoek
• Email
• Medisch

Nu hebben we dat op de woning waar ik werk gedigitaliseerd naar een online tekstdocument. Een lege tabel bovenaan die telkens gekopieerd en geplakt kan worden wanneer je je dienst begint.
Nu is het zo dat dit document al snel te groot word waardoor de pc het typen niet kan bijhouden omdat het telkens alle pagina's moet laden.

Nu werken we binnen onze organisatie met google. Elke woning / afdeling heeft een chromebox of een chromebook. Nu leek de opzet van een google form hierin wel een goede te zijn. Echter is het zo dat we het huidige rapportage document ook wel eens afsluiten en op een later moment weer verder aanvullen. Dat is met een google form niet mogelijk (zo ver ik weet).

Nu is dus mijn vraag of er binnen de google omgeving, of online, er een goed alternatief is voor het digitaal rapporteren van dagelijkse zaken. Deze moeten ook simpel inzichtelijk zijn voor medegebruikers en bruikbaar zijn voor mensen die digitaal niet goed onderlegd zijn.

Kleine notitie: we worden als gebruikers door de organisatie zeer beperkt in de extensies en programma's e.d. om te downloaden en te installeren. We kunnen daarin eigenlijk niets.
Maar mocht dit nodig zijn omdat er wel een goede oplossing is, dan kan ik dit aanvragen bij onze ICT afdeling.

[Hoiz]

Waarom archiveer je elke dag niet gewoon automatisch iets zodat het bestand niet te vol wordt?

Eventueel kan je je data vanaf de Google doc of Google sheet ook in een RSS feed laten zetten en een app zoeken om die feed te casten. Je hebt ook meer geavanceerde dashboard apps, maar die kosten geld.

[Room42]

Ik denk dat je in Google Docs (online dus) niet snel tegen het probleem aanloopt dat een bestand te groot is om te bewerken. Deze laadt namelijk niet het hele document in het geheugen maar enkel wat er getoond moet worden. Zo zou je dus je oude manier van werken aan kunnen houden, als dat voor jullie voldeed.

[makooy]

Is Nedap ONS dan niks? Wel een stuk uitgebreider maar dat is juist voor dit soort doeleinden ontwikkeld.

[Yucon]

In onenote en volgens mij ook evernote is het gebruikelijk per notitie (= dag) een nieuw 'vel' (= soort bestand) te gebruiken. Het overzicht hou je dan door die bestanden in een map een handige naam te geven.

Je kunt die aanpak natuurlijk ook gewoon nabootsen met normale tekstbestanden als je dit niet automatisch door een tooltje kunt doen. Ik denk dat dat prima gaat werken.

[Z0ttek3]

Bedankt voor alle reacties.
We werken enkel online, dus het bestand kan niet te groot worden. Desondanks wordt er wel een groot deel van het bestand geladen waardoor de pc vertraagt. Geen idee waar dat aan ligt. Volgens mij zijn het niet zulke krachtige beestjes omdat ze enkel online hoeven te werken.

Google notes zou handig zijn, maar kan je daar een vast format voor maken met de punten die we nu ook hebben (zie OP)?

Wat betreft die RSS feed ben ik niet bekend. Heb ik eigenlijk nooit wat van mee gekregen of mijzelf in verdiept.

ONS (van Nedap) gebruiken we al binnen de organisatie voor de cliëntgebonden rapportages. Het gaat hier enkel om de dagrapportage op de groep zelf zodat collega's weten wat ik heb gedaan tijdens mijn dienst en wat nog opgepakt moet worden.

[Hoiz]

Ik zou het vooral niet te ingewikkeld maken. Vaak zijn dit soort dingen ook handiger niet te digitaliseren.

Een snelle google search laat zien dat je bijvoorbeeld een google sheets bestand makkelijk kan transformeren in een RSS feed.. die feed kan je dan weer casten naar een chromecast (bv.). Input voor deze RSS Feed kan ook google forms zijn, er is daarin ook een functie dat iemand achteraf zijn input kan wijzigen (dus als hij even wil stoppen kan hij later verder)

Een groot bestand kan je trouwens prima bijhouden in google docs, dat wordt online geladen en niet op je pc, waardoor je zelfs met een trage pc een groot bestand / spreadsheet kan openen.

[ Voor 15% gewijzigd door Hoiz op 15-02-2020 16:43 ]

[CH4OS]

Room42 schreef op zaterdag 15 februari 2020 @ 10:48:
Ik denk dat je in Google Docs (online dus) niet snel tegen het probleem aanloopt dat een bestand te groot is om te bewerken. Deze laadt namelijk niet het hele document in het geheugen maar enkel wat er getoond moet worden. Zo zou je dus je oude manier van werken aan kunnen houden, als dat voor jullie voldeed.

Aangezien het over patientgegevens gaat, zou ik dat niet zomaar in een Google Docs documentje zetten.

[makooy]

Z0ttek3 schreef op zaterdag 15 februari 2020 @ 16:33:
Bedankt voor alle reacties.
We werken enkel online, dus het bestand kan niet te groot worden. Desondanks wordt er wel een groot deel van het bestand geladen waardoor de pc vertraagt. Geen idee waar dat aan ligt. Volgens mij zijn het niet zulke krachtige beestjes omdat ze enkel online hoeven te werken.

Google notes zou handig zijn, maar kan je daar een vast format voor maken met de punten die we nu ook hebben (zie OP)?

Wat betreft die RSS feed ben ik niet bekend. Heb ik eigenlijk nooit wat van mee gekregen of mijzelf in verdiept.

ONS (van Nedap) gebruiken we al binnen de organisatie voor de cliëntgebonden rapportages. Het gaat hier enkel om de dagrapportage op de groep zelf zodat collega's weten wat ik heb gedaan tijdens mijn dienst en wat nog opgepakt moet worden.

Ik werk zelf niet in ONS(ook nooit gedaan) maar wel vaker dan eens wat van meegekregen. Kunnen de overdrachten niet in ONS ingevoerd worden? Tablet erbij en inzien haha

[Hoiz]

CH4OS schreef op zaterdag 15 februari 2020 @ 16:46:
[...]
Aangezien het over patientgegevens gaat, zou ik dat niet zomaar in een Google Docs documentje zetten.

Tja, je kan je ook afvragne hoe veilig een worddocumentje op een computer staat. Zo kan je alles uitredeneren en beter terug gaan naar de papieren variant.

Bij google docs heb je historie en kan je bijhouden wie leest / wijzigt. Dat lijkt mij dan wel weer prettig..

[ Voor 13% gewijzigd door Hoiz op 15-02-2020 16:50 ]

[Room42]

CH4OS schreef op zaterdag 15 februari 2020 @ 16:46:
[...]
Aangezien het over patientgegevens gaat, zou ik dat niet zomaar in een Google Docs documentje zetten.

Eens, maar TS geeft aan dat ze daar al mee werken.

[CH4OS]

Room42 schreef op zaterdag 15 februari 2020 @ 16:50:
Eens, maar TS geeft aan dat ze daar al mee werken.

Wat natuurlijk ook niet per se dan nog gebruikt moet blijven worden, toch?

Hoiz schreef op zaterdag 15 februari 2020 @ 16:49:
Tja, je kan je ook afvragne hoe veilig een worddocumentje op een computer staat. Zo kan je alles uitredeneren en beter terug gaan naar de papieren variant.

Tja, lokaal op een computer opslaan is dan inderdaad ook niet heel slim, maar dat geld natuurlijk ook als IT algemeen en niet zozeer alleen in de zorg. Gelukkig liggen in zorginstellingen ook gewoon computer netwerken, daar zal vast ook wel een plekje zijn voor bestanden.

Bij google docs heb je historie en kan je bijhouden wie leest / wijzigt. Dat lijkt mij dan wel weer prettig..

Tja, zullen vast ook andere pakketten zijn die dat ook doen. Ik zou niet graag zien dat mijn patientgegevens met Google of welke cloudhoster dan ook, gedeeld worden.

[ Voor 3% gewijzigd door CH4OS op 15-02-2020 16:54 ]

[Z0ttek3]

Voor de duidelijkheid: er staan geen cliëntgegevens in deze dagelijkse rapportage.
Denk hierbij eerder aan 'dit mailtje nog niet beantwoord, boter is op, bewoner moet dit meenemen voor de boodschappen morgen, ouder heeft gebeld en neemt morgen taart mee'' etc.

Maar als ik zo de reacties lees is kan ik concluderen dat er eigenlijk geen goed, makkelijker of overzichtelijker alternatief is voor de wijze waarop wij nu onze dagelijkse zaken rapporteren.

[CH4OS]

Z0ttek3 schreef op zaterdag 15 februari 2020 @ 17:09:
Voor de duidelijkheid: er staan geen cliëntgegevens in deze dagelijkse rapportage.
Denk hierbij eerder aan 'dit mailtje nog niet beantwoord, boter is op, bewoner moet dit meenemen voor de boodschappen morgen, ouder heeft gebeld en neemt morgen taart mee'' etc.

Ah check. Helder. Bedankt!

Maar als ik zo de reacties lees is kan ik concluderen dat er eigenlijk geen goed, makkelijker of overzichtelijker alternatief is voor de wijze waarop wij nu onze dagelijkse zaken rapporteren.

Nou ja, je zou het dan in een Google Spreadsheet of zo kunnen zetten die jullie dan chronologisch bijhouden, van nieuwste entry naar oudste.

[Brahiewahiewa]

Z0ttek3 schreef op zaterdag 15 februari 2020 @ 08:44:
... dan kan ik dit aanvragen bij onze ICT afdeling.

Wat zei de ICT afdeling toen je dit probleem bij ze neerlegde?

[synoniem]

Is een spreadsheet met 5 tabs en opslaan per dag niet genoeg. Dat losbladige systeem was toch niet veel anders dan dat?