Emails locaal bewaren bij Office 365, niet bij provider.

[bolleke870]

Mijn vraag
Is er een mogelijkheid om mails in Office 365 locaal te bewaren zodat deze niet terechtkomen in de quotum van de email-provider? Ik spreek hier over Telenet (België) waarbij mijn schoonvader een emailadres heeft en deze gebruikt voor zijn werk (zelfstandige). Hij heeft de gewoonte om alle mails bij te houden in zijn mailbox onder submappen en hierdoor zit zijn limiet van 5GB vol. Dit was voorheen geen probleem omdat hij Office 2010 gebruikte en deze mails locaal bewaard werden. Hij is nu overgeschakeld naar Office 365 en sindien dus niet meer.

Met als gevolg dat hij geen mails meer kan ontvangen, en dat is redelijk dramatisch voor zijn werk.

Dus mijn vraag, is er een mogelijkheid om zijn mails locaal te bewaren (heb reeds een export gemaakt) zichtbaar in zijn mailbox maar niet meetellend voor zijn provider?

Relevante software en hardware die ik gebruik
Telenet als telecom provider en email-account.
Office 365 Outlook

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb
Niets wat me geholpen heeft.

[Croga]

Office 365 Outlook is niet heel veel anders dan Office 2010 Outlook. Ik heb daarom het vermoeden dat het niet de client is maar de configuratie die er voor zorgt dat de mails op de server van de provider blijven staan.

Hoe is het mail account in gesteld? Als IMAP of als POP3?
- IMAP is altijd een volledige synchronisatie; het is daarmee dus niet mogelijk de inbox op de client anders te hebben dan op de server
- Bij POP3 kun je instellen of er een kopie op de server moet blijven staan of niet

Al met al zou ik, persoonlijk, adviseren om een lokaal mail archief te maken. Op die manier maakt de instelling van het account niet uit, kun je toch alles bewaren en blijft dat zelfs bewaart wanneer je naar een andere EMail provider zou gaan.

[PD2JK]

Het account instellen als een POP account? Zal nu IMAP oid zijn.

Zorg alleen dat je een backup hebt, als de PC crasht is hij alles kwijt.

[ Voor 37% gewijzigd door PD2JK op 09-12-2019 10:25 ]

[sjaak]

Klinkt alsof je voorheen POP3-mail gebruikte met het vinkje uit dat het bewaard moet blijven op de server.
Instelling nu waarschijnlijk IMAP of POP3 met vinkje aan dat mail op de server moet blijven.

Je zou in het configuratiescherm onder E-mail een nieuw profiel kunnen aanmaken. Bij het instellen in het eerste scherm aanvinken dat je de configuratie handmatig wilt doen, doorgaan en dan kiezen voor POP3.

Vervolgens ergens in het proces aangeven dat je mail niet wilt bewaren op de server.

[edit] spuitelf reactie

[bolleke870]

Thanks voor de reacties, dan zal het wss inderdaad liggen aan de IMAP vs POP3.
Om dit recht te zetten, delete ik dan eerst even de email van Outlook om vervolgens toe te voegen als POP om daarna in de webmail van Telenet alles te verwijderen?

[The GUI]

Office365 maakt primair gebruik van ActiveSync, niet IMAP of POP. Het voordeel ervan is dat elke client (pc, laptop, smartphone) een lokale kopie heeft van de mail op de server. Lees je een mail op de laptop, dan is hij ook gelezen op de smartphone. Zodra je naar POP gaat staat de mail alleen op het systeem waarop het is ingesteld. Gelezen / verwijderde mails zullen niet gesynchroniseerd worden naar andere apparaten. Als het apparaat waar de POP-account op staat crasht, dan ben je al je data kwijt. Ik zou kijken of je voor een paar euro de mailbox kan (laten) vergroten.

[Knee-Buckler]

Of je gaat archiveren?

[RodeStabilo]

Ik begrijp het probleem niet zo goed denk ik. lokaal opslaan in Office 365? Je hebt daar een mailbox die je via exchange kan benaderen van 50GB....

[Ravefiend]

The GUI schreef op maandag 9 december 2019 @ 11:50:
Ik zou kijken of je voor een paar euro de mailbox kan (laten) vergroten.

Dat gaat TS niet lukken bij Telenet helaas. Privé abonnementen hebben wel degelijk een limiet van 5GB.
https://www2.telenet.be/n...mailbox-volledig-vol-zit/

[ Voor 8% gewijzigd door Ravefiend op 09-12-2019 11:58 ]

[The GUI]

Ravefiend schreef op maandag 9 december 2019 @ 11:57:
[...]


Dat gaat TS niet lukken bij Telenet helaas. Privé abonnementen hebben wel degelijk een limiet van 5GB.
https://www2.telenet.be/n...mailbox-volledig-vol-zit/

Helemaal gelijk.
Dan kan mijn comment genegeerd worden; ik was in de veronderstelling dat het om een Office365 account ging.

[RodeStabilo]

Ravefiend schreef op maandag 9 december 2019 @ 11:57:
[...]


Dat gaat TS niet lukken bij Telenet helaas. Privé abonnementen hebben wel degelijk een limiet van 5GB.
https://www2.telenet.be/n...mailbox-volledig-vol-zit/

dan zou je verwachten dat je als zelfstandige iets professionelers gebruikt toch? bij MS kan je al abonnementen afsluiten voor een paar euro per maand. incluisef 50GB mailbox en 1TB onedrive.

heb je dit soort gedoe ook niet als je er blijkbaar afhankelijk van bent.

[ Voor 6% gewijzigd door RodeStabilo op 09-12-2019 12:03 ]

[Bastiaan]

RodeStabilo schreef op maandag 9 december 2019 @ 12:03:
[...]

dan zou je verwachten dat je als zelfstandige iets professionelers gebruikt toch? bij MS kan je al abonnementen afsluiten voor een paar euro per maand. incluisef 50GB mailbox en 1TB onedrive.

heb je dit soort gedoe ook niet als je er blijkbaar afhankelijk van bent.

Dit. Plus het feit dat als je het lokaal opslaat, je het risico gaat lopen dat je hier over een tijdje een topic opent met de vraag hoe (of) je data kunt recoveren omdat die hardware gecrasht is.

[Ravefiend]

RodeStabilo schreef op maandag 9 december 2019 @ 12:03:
[...]

dan zou je verwachten dat je als zelfstandige iets professionelers gebruikt toch? bij MS kan je al abonnementen afsluiten voor een paar euro per maand. incluisef 50GB mailbox en 1TB onedrive.

Dan lijkt het er zelfs op dat Telenet ook daar niet bijzonder veel aandacht aan besteed want als ik even verder kijk dan zijn zelfs de business abonnementen enkel maar voorzien met mailboxen van 5GB.

https://www2.telenet.be/n...ternet/business-fibernet/

[bolleke870]

Hij gebruikt inderdaad meerdere apparaten (desktop, laptop en smartphone) om mails te lezen/beantwoorden...

De reden dat hij steeds bij Telenet zit hiervoor is volgens mij deels niet te hoeven aanpassen/veranderen naar iets nieuws.

Even concreet, om dan de email te hosten op MS, is dit dan gewoon de instellingen wijzigen zoals hieronder? https://support.office.co...cc-4787-8283-45a1161f3cc3

Dan nog een mogelijkheid die ik graag wil bekijken; mailserver op de NAS hosten. Hij heeft sinds kort een DS218+ die ik nog in RAID1 moet steken. Is het slim om daar een mailserver van te maken? Zo ja, kent iemand een goede handleiding hiervoor die een beetje visueel is?

[RodeStabilo]

bolleke870 schreef op maandag 9 december 2019 @ 13:09:
Dan nog een mogelijkheid die ik graag wil bekijken; mailserver op de NAS hosten. Hij heeft sinds kort een DS218+ die ik nog in RAID1 moet steken. Is het slim om daar een mailserver van te maken? Zo ja, kent iemand een goede handleiding hiervoor die een beetje visueel is?

Doe het AUB niet. Neem gewoon zoals eerder genoemd een cloudbased dienst zoals van Microsoft zelf.
Dit gaat je echt problemen/hoofdpijn opleveren in de toekomst.

[PROnline]

Knee-Buckler schreef op maandag 9 december 2019 @ 11:56:
Of je gaat archiveren?

met dit

bolleke870 schreef op maandag 9 december 2019 @ 13:09:
De reden dat hij steeds bij Telenet zit hiervoor is volgens mij deels niet te hoeven aanpassen/veranderen naar iets nieuws.

En dit

Hij heeft sinds kort een DS218+ die ik nog in RAID1 moet steken.

Archiveer de oude mail waar hij niet dagelijks bij hoeft naar een lokale disk en set een kopie op de NAS.
Dat is het minste werkt en een antwoord op je vraag (namelijk het lokaal opslaan).

Echter een mooiere oplossing is ook al gegeven. Namelijk overstappen op een clouddienst met een eigen domeinnaam. Bij office 365 krijg je bijvoorbeeld al een 50GB mail. En dat voor een paar euro per maand. Zakelijk toch prima op te brengen lijkt mij.

[bolleke870]

Oké, en op korte termijn (vandaag), best ff een pst export maken van al zijn huidige mails en dan in Outlook verwijderen? Want dan zou dit bij Telenet ook moeten verdwijnen, toch?

Het is maar omdat hij geen mails meer kan ontvangen dat dit voor hem miserie is.

Dan daarna kijken om via Microsoft te gaan of iets anders?

[PD2JK]

Als het een IMAP account betreft;
-Export maken van mailbox
-De oudere e-mail (of alles ) verwijderen.

Vaak kun je bij de webmail-pagina van de provider inloggen om te kijken of hoeveel ruimte van de mailbox in gebruik is.

[ Voor 36% gewijzigd door PD2JK op 09-12-2019 15:16 ]

[bolleke870]

Oké, ik ga straks een backup maken van de laatste mails en dan alles verwijderen.
Dan bekijken met hem om een domein te kopen en dan zijn Office 365 Business naar een premium om te zetten zodat hij een Exchange server kan gebruiken.

Van zodra deze ingesteld is, importeer ik dan de oude mails (of gaat dit niet omwille van @telenet.be ?)

Wat denken jullie?

[PD2JK]

Daarna kun je ze inderdaad weer terugzetten. (Bestand -> Openen -> Exporteren/Importeren)

Het doorsturen van oude berichten kan problemen geven bij Exchange->Echange omgevingen, maar bij IMAP->Exchange verwacht ik geen problemen.