Asana, Slack, Trello? welk(e) platformen voor ons kleine tea

[TTHEEBO1]

Mijn vraag

Voor ons team (coaching, training & advies) van 7 mensen zijn wij op zoek naar een goed platform om:

• Communicatie te bundelen op 1 plek, maar wel ruimte te geven voor steeds verschillende team-samenstellingen per project.
• Bestanden te delen. Wij hebben ook af en toe te maken met persoonsgegevens, dus idealiter een AVG proof platform. Andere optie is om de bestanden met persoonsgegevens encrypted te uploaden, of helemaal offline op te slaan.
• Een gezamenlijke agenda. Idealiter een agenda waarin de beschikbaarheid van andere team-leden op basis van hun eigen gekoppelde google/outlook agenda's zichtbaar is, zodat we goed kunnen zien wie er beschikbaar is voor binnenkomende projecten.
• Een nice to have is nog projectmanagement mogelijkheden, niet noodzakelijk.

Momenteel gebruiken we een combinatie van mail, whatsapp en dropbox (rustig maar, niet voor persoonsgegevens ;-)

Relevante software en hardware die ik gebruik

Zelf gebruik ik Asana voor mijn projecten, google calendar voor mijn eigen agenda's (5/6 agenda's) en we gebruiken nu vooral mail en WhatsApp voor communicatie. Dit geeft veel procesverlies en gehannes met verschillende communicatiestromen, versies van documenten etc.

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb

Ik ben zelf al jaren tevreden Asana gebruiker, dus daar zou ik het liefst aan vast houden. Echter heeft het wel een redelijk stijle leercurve (de meesten zijn niet super tech-savey), dus ik denk dat die afvalt.Twee anderen hebben ervaringen met Trello. Dat schijnt redelijk intuïtief te werken, maar ken ik zelf dan weer niet.

Mijn vermoeden is dat we toch op een combinatie gaan uitkomen. Ik ben er bijv. achter gekomen dat Slack en Trello goed met elkaar integreren.

Waar ik alleen nog niet uitkom is

1) of de agenda functionaliteit die we zoeken (te koppelen met verschillende agenda's van de teamleden, om zo te zien wanneer/of mensen beschikbaar zijn).

2) er ook een mogelijkheid is tot het veilig delen van bestanden

Hopelijk heeft iemand ervaring met een dergelijke combinatie?

ps. van 10-15 euro pp per maand zijn acceptabel, maar liever minder.

[Killah_Priest]

Al gekeken naar Office 365?
Mail/agenda kan dan met Outlook (ook shared mailboxen en agenda's).
De rest van de zaken zit in feite in SharePoint, Onedrive en Teams (Ondedrive en Teams draaien in feite op SharePoint)

[TTHEEBO1]

Killah_Priest schreef op maandag 11 november 2019 @ 16:44:
Al gekeken naar Office 365?
Mail/agenda kan dan met Outlook (ook shared mailboxen en agenda's).
De rest van de zaken zit in feite in SharePoint, Onedrive en Teams (Ondedrive en Teams draaien in feite op SharePoint)

Dank voor de snelle reactie. Grappig, nee, daar had ik nog niet aan gedacht. Ik zit zelf al jaren niet meer in een windows omgeving (en mijn meeste collega's ook niet). Ik vond outlook altijd een draak van een programma, maar dat kan net zo goed aan mij hebben gelegen. Ik ga er nog eens induiken.

[michielRB]

Ik begrijp dat het voor een commerciële omgeving is. Toch wil ik als opensource enthousiast je een duwtje in de richting van NethServer geven.
NethServer is een op CentOS gebaseerde server distributie. Als je die op bijvoorbeeld een VPS installeert, dan zijn tal van modules beschikbaar als 1 click installatie.
Voor collaboratie is er bijvoorbeeld SOGo of Webtop.
Voor je dagelijkse communicatie is er de slack clone Mattermost
De community versie van Mattermost wordt meegeleverd. Deze zou je kunnen uitbreiden naar de Enterprise versie van Mattermost met meer opties.
Er is voor vrijwel elk platform een client beschikbaar: https://mattermost.com/download/#mattermostApps
Voor het beheer van NethServer hoef je geen Linux guru te zijn omdat het dagelijks beheer vanuit een comfortabele, intuïtieve webGUI wordt gedaan. Daarnaast is er een optie voor (betaalde) professionele support als de (uiterst vriendelijke en bekwame) community support niet voldoende garanties biedt.
Als je meer over NethServer en de mogelijkheden wil weten, geef dan maar een DM of stel je vragen op het NethServer community forum.

[ Voor 4% gewijzigd door michielRB op 11-11-2019 18:32 ]

[The Eagle]

Killah_Priest schreef op maandag 11 november 2019 @ 16:44:
Al gekeken naar Office 365?
Mail/agenda kan dan met Outlook (ook shared mailboxen en agenda's).
De rest van de zaken zit in feite in SharePoint, Onedrive en Teams (Ondedrive en Teams draaien in feite op SharePoint)

Was ook mijn eerste ingeving. Waar je denk ik ook even rekening mee moet houden is dat je wilt weten dat je data veilig staat. MSFT heeft zijn zaakjes wat dat betreft redelijk op orde allemaal. Qua AVG hoeven jullie alleen de juiste procedures en richtlijnen te hanteren. En dat is nou net iets waarbij je met training en coaching veel te maken krijgt.
Is tevens DE reden waarom ik voor jullie geen open source neer zou zetten. Voldoet ongetwijfeld prima als functioneel alternatief, maar kost je beheer en je moet echt nadenken over een inrichting. Kan allemaal prima, maar die last wil je in een klein bedrijfje niet. Je wilt in principe gewoon SaaS / pay per use.
Slack zou je kunnen doen, werkt prima, maar integreert niet zo denderend met je MSFT producten. Trello is een soort van Kanban board. Kan prima werken, mits je in het board links zet naar een beieviligde omgeving. Immers, jij kunt niet garanderen dat niemand bij je trello board kan. Heb bij mijn huidige klant een service provider al naar teams moeten duwen omdat Trello niet aantoonbaar te beveiligen was ihkv AVG.

[michielRB]

maar kost je beheer en je moet echt nadenken over een inrichting. Kan allemaal prima, maar die last wil je in een klein bedrijfje niet.

Daarom zou je dat bij een partij moeten neerleggen die weet wat ze doen. Zelf ben je dan niet meer dan een eindgebruiker.

[TTHEEBO1]

Veel dank voor jullie antwoorden. Ik weet dat dit een forum is en dat tweakers aangename mensen zijn, maar ik vind het toch altijd bijzonder dat mensen hun vrije tijd opofferen om vragen te beantwoorden.

Laat ik vooropstellen dat ik zelf graag voor open-source zou willen gaan, maar om de redenen die The Eagle noemt is dat eigenlijk geen optie.

The ease of use, de beveiliging, en het feit dat het relatief bekende omgevingen zijn voor de meesten in mijn team maken office 365 een serieus goede optie.

Ik ga er nog wat dieper induiken, maar volgens mij kan ik voorlopig wel weer voort met deze suggestie.

Ik weet niet wat de policy is, maar aangezien Killah_priest met de suggestie kwam heb ik zijn antwoord als beste antwoord gemarkeerd. Doet niks af aan de behulpzaamheid van Michiel en The Eagle.

[ Voor 13% gewijzigd door TTHEEBO1 op 11-11-2019 19:02 ]

[The Eagle]

Geeft niks, ben het er inhoudelijk volledig mee eens

michielRB schreef op maandag 11 november 2019 @ 18:50:
[...]

Daarom zou je dat bij een partij moeten neerleggen die weet wat ze doen. Zelf ben je dan niet meer dan een eindgebruiker.

En exact dat is dus wat je als bedrijf kunt missen als kiespijn. Zelf zoeken naar de beste oplossing, kosten en baten afwegen, sla's maken, risico's inschatten en afdekken, tot de conclusie komen dat uren reteduur zijn (100-150 per uur voor specifieke support is niet uitzonderlijk), etc. Ben je zo een half jaar verder terwijl je gisteren wilde starten. Om maar te zwijgen van de initiele kosten die vrij snel in de duizenden lopen.
En bij SaaS is het per account een wizard doolopen en voor een vast bedrag per persoon per maand ben je klaar en kun je beginnen. En doet het alles wat je wilt, is het beter beveiligd dan je nodig hebt en heb je er 24/7 ondersteuning op. Valt zeker voor het MKB niet tegenop te boksen.

Begrijp me niet verkeerd, ik draag open source een warm hart toe. Maar de businesscase voor on prem OS in eigen beheer vs een SaaS oplossing is heel moeilijk om te maken.

[michielRB]

Ik was eigenlijk helemaal niet van on prem uit gegaan. Eerder een degelijke VPS die door een partij wordt beheerd die meerdere instances heeft van deze oplossing. Dus eigenlijk die SaaS oplossing van jou alleen niet op basis van MS producten, maar op basis van opensource producten.

[The Eagle]

Ik zie een VPS tegenwoordig ook als on prem eerlijk gezegd.