Eigen bedrijf starten: ict vragen

[Xtince]

Ik ga binnenkort met een andere collega een eigen bedrijf starten. Wij hebben het er lang over gehad en dan toch de stap gezet en na jarenlang in loondienst onze huidige baan opgezegd. Het plan is in het nieuwe jaar te starten. Het gaat om een juridisch adviesbureau. Dus we zullen vooral adviezen en contracten etc. opstellen.

Wij hebben nu al een aantal klanten en de verwachting is dat we al snel veel werk kunnen krijgen. Ik ben zelf nu als “nerd” van de twee mee bezig houden met alle ICT vraagstukken, denk aan website, server/cloud, boekhoudpakket, laptops, telefoons etc. We willen de website en server al wel meteen goed hebben geregeld. Maar ik weet niet zo goed waar te starten, ben nu op de gok maar aan het googlen. Het liefst doe ik dan zaken met een bedrijf die eigenlijk alle ict mogelijkheden aanbieden. Want helaas ook niet al teveel tijd met huidige baan en aanloop naar eigen bedrijf. Hopelijk kunnen jullie mij op weg helpen met de volgende vragen:

1. Zijn er bedrijven die alles hierboven in 1 aanbieden? En is het ook slim om het dan bij 1 bedrijf neer te leggen?

2. Tav de website moeten we domeinnamen registreren, in de lucht zetten en nog belangrijker houden. Moet ik dan zoeken op webhosting bedrijven of wat zijn de beste stappen?

3. Laptops en telefoons kunnen we die beter leasen of toch gewoon kopen en afschrijven?

4. Wij werken straks ook veel met persoonsgegevens en willen dus een goed beveiligd server hebben. Is een eigen fysieke server het beste of is een cloud dienst net zo veilig? Waar zou ik dan op moeten letten bij het selecteren van een bedrijf?

5. Wij zullen straks voornamelijk op uren basis werkzaam zijn. Is een boekhoudpakket voldoende om uren te schrijven en vanuit te factureren? Nog pakketten die aan te raden zijn?

Zal ongetwijfeld nog flink wat zaken missen, die hopelijk aan bod zullen komen. Alvast bedankt!

[ImaPseudonym]

Ik kan je niet helpen. Maar het is voor anderen vast behulpzaam als je in grove lijnen even uiteenzet wat voor werkzaamheden je gaat verrichten. Dat zal ongetwijfeld uitmaken voor wat je op ICT-gebied nodig hebt.

[Xtince]

ImaPseudonym schreef op dinsdag 29 oktober 2019 @ 22:24:
Ik kan je niet helpen. Maar het is voor anderen vast behulpzaam als je in grove lijnen even uiteenzet wat voor werkzaamheden je gaat verrichten. Dat zal ongetwijfeld uitmaken voor wat je op ICT-gebied nodig hebt.

Goede, aangepast in beginpost. Maar gaat om juridisch adviesbureau. Dus we zullen vooral adviezen en contracten etc. opstellen. Voor onze adviezen zullen we ook stukken toegezonden krijgen die we ook moeten blijven bewaren (verzekeringstechnisch).

[NotSoSteady]

Je gaat gewoon op zoek naar een webhost en in sommige gevallen kun je ook direct een domeinnaam registreren. Dat kan je ook los doen, daarna wijzig je de nameservers van je domein en voeg je de website toe aan je hosting. Verder heb je nog te maken met https en natuurlijk de website zelf. Bij je hosting kun je eenvoudig e-mailadressen aanmaken en beheren. Gezien het feit dat je weinig kennis lijkt te hebben zal ik wel voor managed hosting in plaats van te rommelen met je eigen server. Voor jouw bedrijf heb je in ieder geval geen dedicated server nodig.

Zelf gebruik ik e-boekhouden, werkt prima (heeft uurregistratie) en kun je de eerste 15 maanden gratis proberen.

[ Voor 30% gewijzigd door NotSoSteady op 29-10-2019 22:35 ]

[Tsurany]

Website volledig uit laten besteden, geen enkele reden om dat zelf te gaan doen als je de kennis niet hebt. Vervolgens kan je een Office 365 abonnement afsluiten voor e-mail, Office, Microsoft Teams en OneDrive, dan heb je naar data ook geen omkijken meer. Je slaat alles gewoon op in One Drive en je data verlaat de Europese Unie niet. Laptops koop je bij een partij als Lenovo, Dell of HP met de juiste garanties, dan is hij bij een defect binnen 24 uur omgeruild.

[kever678]

Uitbesteden inderdaad, kan eventueel direct meer zaken laten meenemen. (logo ontwerp, huisstijl etc.)

[TheBorg]

Tsurany schreef op dinsdag 29 oktober 2019 @ 23:19:
Website volledig uit laten besteden, geen enkele reden om dat zelf te gaan doen als je de kennis niet hebt.

Wat eventueel wel kan is dat de webbouwer helpt met een eigen account aanmaken bij bijvoorbeeld TransIP. Dan ligt de website niet plat bij een geschil met de ontwikkelaar.

Vervolgens kan je een Office 365 abonnement afsluiten voor e-mail, Office, Microsoft Teams en OneDrive, dan heb je naar data ook geen omkijken meer. Je slaat alles gewoon op in One Drive en je data verlaat de Europese Unie niet.

Dat zou ik dus ook doen. Veel beter dan de mail van een webhosting partij. Je hebt voor iets van 12 Euro per persoon per maand alles. Office met Outlook, Word, Excel, etc. en opslag. De Business OneDrive is ook encrypted.

Laptops koop je bij een partij als Lenovo, Dell of HP met de juiste garanties, dan is hij bij een defect binnen 24 uur omgeruild.

En als je dat keurig netjes afschrijft ben je uiteindelijk goedkoper uit dan laptops leasen.

Voor een boekhoudpakket zou ik overleggen met een boekhouder (als je die nodig hebt, neem aan dat je zelf geen jaarstukken gaat maken). Boekhouders hebben vaak een voorkeur. Meestal Exact Online of Twinfield.

[drooger]

Xtince schreef op dinsdag 29 oktober 2019 @ 22:15:
4. Wij werken straks ook veel met persoonsgegevens en willen dus een goed beveiligd server hebben. Is een eigen fysieke server het beste of is een cloud dienst net zo veilig? Waar zou ik dan op moeten letten bij het selecteren van een bedrijf?

Vergeet de AVG en recht om vergeten te mogen worden niet.
Ga vooraf echt bedenken of je bepaalde persoonsgegevens echt nodig hebt en kan uitleggen waarom.
Bijv. iets simpels als vastleggen welk geslacht een klant heeft is iets dat vaak 0 toegevoegde waarde heeft.

[JMW761]

1) die zijn er; dat zullen niet de beste aanbiedingen zijn want compleet verschillende takken van sport. Ik zou het scheiden.

2)Ik zou het contract met een webhoster + domeinnaam (namen zijn al genoemd) in eigen beheer nemen en los zien van een design/marketingcampagne en/of je eigen ICT-landschap.

3)dat hangt van veel zaken af (o.a. de condities in de lease, de condities voor lenen bij de bank en eigen vermogen) dus geen einduidig antwoord mogelijk met deze informatie. Behalve een klein advies van een ervaren ondernemer: als je start wil je WEL eenmalige uitgaven GEEN monthly recurring (bij slechte financiele positie is er dan immers weinig te bezuinigen).

4)It depends maar, uit ervaring, zou ik dit beheerd afnemen. Je wil niet bezig zijn met het updaten van je server of een halve dag bezig zijn met (hulp) applicatie X om applicatie Y aan de praat te krijgen: er zijn mensen die daar heel blij van worden omdat te doen. besteed dat uit.
Idealiter doe je dat 'in the cloud' zodat je 'eenvoudig' via een VPN (veilig) kan connecten naar je platform en de onderliggende IaaS 'redundant' is uitgevoerd; minder zorgen, meer uptime.

5) niet in je boekhoudpakket doen; niet al je werknemers wil je daar toegang toe geven + er lekken snel uren weg. Gebruik tooling als Toggl (zelf ervaring mee, werkt prima) of competitors.

[Ernemmer]

Zo te lezen weet je veel van juridische zaken, maar weinig van bedrijfskundige zaken. Misschien is het slim om een bedrijfskundig adviseur in te huren die je op weg helpt bij het goed opzetten van je zaak. Het lijkt mij dat er in de sector best wat verdiend wordt en er dus wel budget zal zijn om het goed te doen.

[ Voor 21% gewijzigd door Ernemmer op 30-10-2019 08:38 ]

[Patrick_6369]

JMW761 schreef op woensdag 30 oktober 2019 @ 08:28:
5) niet in je boekhoudpakket doen; niet al je werknemers wil je daar toegang toe geven + er lekken snel uren weg. Gebruik tooling als Toggl (zelf ervaring mee, werkt prima) of competitors.

Goeie adviezen in je post, maar met deze ben ik het niet eens. Boekhoudpakketten hebben al snel een urenregistratie-module waar je werknemers toegang toe geeft voor hun eigen uren, zonder dat ze in de rest van de urenregistratie of boekhouding kunnen komen. Simpel autorisaties inrichten. Dan worden de uren meteen op de goede klanten/projecten geboekt en maakt het systeem wanneer jij dat wilt meteen een facturatievoorstel als het project is ingericht.
Een instelling dat iedere werknemer verplicht is om minimaal 40 uur te schrijven bestaat meestal ook (cq. zijn wekelijkse contracturen), dan lekt er ook geen uur weg.

Voor starters wellicht een beetje too much allemaal, maar voor een bedrijf met een werknemer of 6-7 maakt het een office manager overbodig. Dus ik zou het ook voor starters overwegen, als die tenminste de ambitie hebben om medewerkers in dienst te gaan nemen op termijn. Niks ergers dan van boekhoudsysteem te gaan wisselen!

[ Voor 3% gewijzigd door Patrick_6369 op 30-10-2019 08:55 ]

[rob079]

Aantal zaken zijn door medetweakers al benoemd, mbt laptops, printer etc. zou je behalve aan leasing (koop zou ik als starter niet doen, legt teveel beslag op je startkapitaal) ook aan DaaS (Device as a Service) kunnen denken.
Bij leasing kun je aan het eind van de looptijd vaak de apparatuur voor een luttel bedrag in eigendom nemen, maar zit je met "oude" spullen, bij DaaS wordt aan het eind van de huurperiode oud spul vervangen door nieuw spul en gaat een nieuwe periode in. Meen dat HP Inc zoiets heeft, maar andere merken vast ook wel.

PS: Alvast succes met jullie nieuwe bedrijf!

[ Voor 4% gewijzigd door rob079 op 30-10-2019 09:09 . Reden: afkorting toegelicht ]

[yekurtal]

Xtince schreef op dinsdag 29 oktober 2019 @ 22:15:
1. Zijn er bedrijven die alles hierboven in 1 aanbieden? En is het ook slim om het dan bij 1 bedrijf neer te leggen?

Zeker, alleen weet ik alleen de grote die overdreven duur zijn.
Zelf zou ik zeggen van niet, iets met all eggs in one basket.

2. Tav de website moeten we domeinnamen registreren, in de lucht zetten en nog belangrijker houden. Moet ik dan zoeken op webhosting bedrijven of wat zijn de beste stappen?

Mijn advies hierbij is (met punt 4 in het achterhoofd) een gesplitste pakketten te afnemen (punt 1).

3. Laptops en telefoons kunnen we die beter leasen of toch gewoon kopen en afschrijven?

Kopen en afschrijven met zoals hierboven aangegeven zakelijke garantie.

4. Wij werken straks ook veel met persoonsgegevens en willen dus een goed beveiligd server hebben. Is een eigen fysieke server het beste of is een cloud dienst net zo veilig? Waar zou ik dan op moeten letten bij het selecteren van een bedrijf?

Cloud dienst, dan heb je minder omkijken naar. Ivm persoonsgegevens zou ik sowieso aanraden om een provider met fysieke 2fa te werken (yubikey).

5. Wij zullen straks voornamelijk op uren basis werkzaam zijn. Is een boekhoudpakket voldoende om uren te schrijven en vanuit te factureren? Nog pakketten die aan te raden zijn?

Boekhoudpakket en uren registratie zijn 2 verschillende zaken die wel samen kunnen werken, zoek naar een leverancier die beide kan leveren ivm integratie.


Zie DM .

[Marber]

Ik zou kijken naar Office 365. Biedt veel mogelijkheden plus betere beveiliging dan dat je zelf op kan zetten. En de kosten zijn relatief laag.

[desmond]

@Xtince Je zit hier op Tweakers, dus zelf-doen adviezen voeren de boventoon. Je kunt ook Basenet bekijken, totaaloplossing voor advocatuur, in Nederland. Voor juristen is dossier-beheer en -archivering zeer belangrijk en ik zou snel besluiten of je dat in papieren of in digitale vorm wilt doen. In deze tijd lijkt dat een no-brainer, maar juridische digibeten bestaan

[Heroic_Nonsense]

Tsurany schreef op dinsdag 29 oktober 2019 @ 23:19:
Website volledig uit laten besteden, geen enkele reden om dat zelf te gaan doen als je de kennis niet hebt. Vervolgens kan je een Office 365 abonnement afsluiten voor e-mail, Office, Microsoft Teams en OneDrive, dan heb je naar data ook geen omkijken meer. Je slaat alles gewoon op in One Drive en je data verlaat de Europese Unie niet. Laptops koop je bij een partij als Lenovo, Dell of HP met de juiste garanties, dan is hij bij een defect binnen 24 uur omgeruild.

Aanvullend op bovenstaande: sla geen data op de laptops zelf op (alleen programma's) en gebruik een clouddienst als OneDrive voor de data. Als er dan een laptop bij een defect wordt omgeruild, heb je direct weer al je data bij de hand en hoef je niet eerst een backup terug te zetten. En als de laptop wordt ontvreemd, heeft de dief geen fysiek exemplaar van je data in handen.

[ Voor 5% gewijzigd door Heroic_Nonsense op 30-10-2019 11:14 ]

[mgizmo]

Ja het probleem kan zijn dat wat je mondeling rond gaat vragen, ook hier hebt. Tig mensen, tig meningen. Ik zal die van mij hieronder aangeven.

1. Zijn er bedrijven die alles hierboven in 1 aanbieden? En is het ook slim om het dan bij 1 bedrijf neer te leggen?

Ongetwijfeld. Ik deed ook veel in de breedte voor bedrijven met mijn eigen bedrijf. Ik bied dat nu niet meer, maar alles heeft zijn prijs. Strippenkaarten, maandelijkse tarieven voor "werkplek online" achtige oplossingen, etc. Of het slim is, hangt van wat je verwacht. Kunt daar alle kanten mee.

2. Tav de website moeten we domeinnamen registreren, in de lucht zetten en nog belangrijker houden. Moet ik dan zoeken op webhosting bedrijven of wat zijn de beste stappen?

Domeinen kun je registreren zonder een website af te nemen. Je kunt beide bij verschillende bedrijven neerleggen, al zal het bedrijf dat hosten van een website doet, dit waarschijnlijk zelf ook het domein beheert. Dat is technisch makkelijker (zij zijn voor beide verantwoordelijk), maar maakt je ook weer afhankelijker.

3. Laptops en telefoons kunnen we die beter leasen of toch gewoon kopen en afschrijven?

Boekhoudkundige vraag en hoe je opgegroeid bent. Ik probeer schuld te voorkomen, dus ik koop het veelal. Voor de liquiditeit is dat weer niet heel handig.

4. Wij werken straks ook veel met persoonsgegevens en willen dus een goed beveiligd server hebben. Is een eigen fysieke server het beste of is een cloud dienst net zo veilig? Waar zou ik dan op moeten letten bij het selecteren van een bedrijf?

Als je zelf het wilt beheren en het is niet je core business of interesse, dan zal zelf verzorgen een groter risico hebben. Maar ik ben ook zo'n iemand die het niet in de cloud wilt hebben, omdat ik niet kan nagaan wat die partij met de gegevens doet op de achtergrond. Ze voldoen natuurlijk aan bepaalde ISO normeringen e.d. met audits, maar ik vind dat niet heiligmakend, is een gevoel natuurlijk.

5. Wij zullen straks voornamelijk op uren basis werkzaam zijn. Is een boekhoudpakket voldoende om uren te schrijven en vanuit te factureren? Nog pakketten die aan te raden zijn?

Ik heb nu goede ervaringen met informer.nl. Uren schrijven (nadeel is wel dat ze geen matrix invoer hebben) en factureren. Ik doe niet anders. Je kunt meerdere medewerkers aanmaken en koppelen aan projecten e.d. Maar ook hier zijn weer aparte bedrijven voor die dit specifiek voor uren doen en koppeling hebben met boekhoudpakketten. Informer heeft ook samenwerkingen als de uren invoer van hen zelf niet afdoende is.

Suc6 en laat even weten (via DM ofzo) hoe het gaat. Altijd wel geïnteresseerd hoe het met mede-ondernemers gaat.

[HeleBoel]

Realiseer je wel dat het niet mogelijk is om deze keuzes bij het begin al perfect te maken. Je zult vroeg of laat erachter komen dat een bepaald pakket niet werkt of dat je tegen grenzen aan loopt. Zorg dan dat je makkelijk over kunt stappen naar een alternatief, door bijvoorbeeld rekening te houden met de mogelijkheden om gegevens te exporteren en mee te nemen naar andere applicaties. Laat je met dit in het achterhoofd ook geen wurgcontracten aansmeren.

[BennyV]

Heb je een Prive Bericht gestuurd. Denk graag met je mee hoe je dit het beste in kunt vullen.

[Verwijderd]

Kijk eens bij Zoho. Ik ben daar enorm tevreden over. Zeer betaalbaar, goede service en stabiel.

[Verwijderd]

Ik kan je ook niet helpen, wellicht is het voor anderen ook handig om te vermelden welke rechtsvorm het betreft (i.v.m. afschrijven, vraag 3)

[Sport_Life]

Onderschat ook excel niet. Enige dat je wil is een factuur uitdraaien en een winst verlies en balans overzicht. Daaruit volgt dan weer de btw administratie (download een aangifte formulier en check wat je in moet vullen).
Daar hoef je niet per se een (duur) pakket voor aan te schaffen. Voordeel is dat je ook gelijk inzicht hebt in de kosten (afschrijving) en uitgaven (kantoor spullen) .
Mocht je snel doorgroeien kun je een pakket kopen/abonnement nemen obv de vorm en bedrijfsgrootte tzt.

Ik ben controller van beroep dus praat makkelijk, kan niet inschatten hoeveel feeling jullie hebben voor boekhouding.

[ Voor 43% gewijzigd door Sport_Life op 30-10-2019 14:15 ]

[underrated]

Sport_Life schreef op woensdag 30 oktober 2019 @ 14:09:
Onderschat ook excel niet. Enige dat je wil is een factuur uitdraaien en een winst verlies en balans overzicht. Daar hoef je niet per se een (duur) pakket voor aan te schaffen. Voordeel is dat je ook gelijk inzicht hebt in de kosten en uitgaven.

Ik ben controller van beroep dus praat makkelijk, kan niet inschatten hoeveel feeling jullie hebben voor boekhouding.

Soms is Excel idd handig om mee te starten; in dit geval zou ik dat niet doen. Elk fatsoenlijk boekhoudpakket geeft je realtime je winst- en verliesrekening obv je facturen. Plus je kan 'm aan je bank koppelen zodat je directe koppeling tussen facturen en transacties hebt. Daar zou je als controller de waarde van moeten zien ;-)

Mijn take na ~10 jaar ondernemen:

1. Zijn er bedrijven die alles hierboven in 1 aanbieden? En is het ook slim om het dan bij 1 bedrijf neer te leggen? Nee, is niet slim, het maakt je te afhankelijk.

2. Tav de website moeten we domeinnamen registreren, in de lucht zetten en nog belangrijker houden. Moet ik dan zoeken op webhosting bedrijven of wat zijn de beste stappen?
Ja. In jullie geval: kies een dienst waar je een mooie onepager website in elkaar kan zetten. Daar heb je de komende jaren genoeg aan. Als je toch al genoeg werk hebt is een website niet belangrijk.

3. Laptops en telefoons kunnen we die beter leasen of toch gewoon kopen en afschrijven?
Kopen, zo duur is het niet.

4. Wij werken straks ook veel met persoonsgegevens en willen dus een goed beveiligd server hebben. Is een eigen fysieke server het beste of is een cloud dienst net zo veilig? Waar zou ik dan op moeten letten bij het selecteren van een bedrijf?
Clouddienst is prima en veiliger dan een fysieke server. Zorg dat de data in EU staat. Niet omdat dat vanuit de AVG moet maar omdat veel FG's er spastisch over doen.

5. Wij zullen straks voornamelijk op uren basis werkzaam zijn. Is een boekhoudpakket voldoende om uren te schrijven en vanuit te factureren? Nog pakketten die aan te raden zijn?
Ik werk met Moneybird, erg prettig. Toen ik nog uren schreef deed ik dat met Timi, die koppelt met Moneybird. Maar probeer er ff een paar uit, kijk wat je zelf goed vind werken.

Succes met je business!

[Hydra]

Ga zoveel mogelijk voor SaaS oplossingen. Hoe minder je zelf doet hoe beter; het is niet je core business. Daarnaast heb je als voordeel dat je dan niet alles bij 1 partij hebt liggen. Een website naar een andere club verhuizen is een stuk simpeler dan voor alles van 1 partij afhankelijk zijn.

[JordySegers]

Reclame is niet toegestaan. Ook niet via DM.

[ Voor 83% gewijzigd door Ardana op 30-10-2019 15:58 ]

[Sport_Life]

underrated schreef op woensdag 30 oktober 2019 @ 14:21:
[...]

Soms is Excel idd handig om mee te starten; in dit geval zou ik dat niet doen. Elk fatsoenlijk boekhoudpakket geeft je realtime je winst- en verliesrekening obv je facturen. Plus je kan 'm aan je bank koppelen zodat je directe koppeling tussen facturen en transacties hebt. Daar zou je als controller de waarde van moeten zien ;-)

Succes met je business!

Het gaat richting offtopic, maargoed. Ik denk dat de afweging gemaakt moet worden tussen de kosten en de te verwachte bedrijfsgroei. Met Excel zijn de kosten laag en je bent flexibel mbt de groei. Tevens kun je ook de transacties van banken eenvoudig importeren. Zoveel transacties zullen er ook niet zijn (hooguit enkele facturen per week en een keer de aanschaf van een printer). Dus een kwestie van 1x juist mappen en dan gaat het bijna vanzelf.

Als controller wil ik juist zoveel mogelijk overzicht behouden, dan heb je dus een hekel aan alles wat automatisch gedaan wordt door een systeem met rapporten die nauwelijks kloppen of irrelevant zijn .

[ Voor 3% gewijzigd door Sport_Life op 30-10-2019 15:00 ]

[Deveon]

Zelf ben ik goed te spreken over de e-boekhouden.nl. Simpele SaaS tool voor je administratie en bied ook een urenmodule. Wil je met een boekhouder samenwerken dan heb ik goede verhalen gehoord over Yuki.

Voor communicatie is Office 365 één van de makkelijkste en als je geen wens hebt voor reguliere Office kan je ook Google Apps overwegen. De website hosting wil je in eigen beheer hebben en maak duidelijk afspraken over intellectueel eigendom van de website met de beheerder/ontwikkelaar. Standaard is de beheerder namelijk de eigenaar en uiteindelijk wil je beheerder eruit kunnen kukelen bij een conflict.

[underrated]

Sport_Life schreef op woensdag 30 oktober 2019 @ 14:57:
[...]

Het gaat richting offtopic, maargoed. Ik denk dat de afweging gemaakt moet worden tussen de kosten en de te verwachte bedrijfsgroei. Met Excel zijn de kosten laag en je bent flexibel mbt de groei. Tevens kun je ook de transacties van banken eenvoudig importeren. Zoveel transacties zullen er ook niet zijn (hooguit enkele facturen per week en een keer de aanschaf van een printer). Dus een kwestie van 1x juist mappen en dan gaat het bijna vanzelf.

Als controller wil ik juist zoveel mogelijk overzicht behouden, dan heb je dus een hekel aan alles wat automatisch gedaan wordt door een systeem met rapporten die nauwelijks kloppen of irrelevant zijn .

Hehe, een printer. Dat is lang geleden

Inhoudelijk redelijk eens hoor, maar als je langer dan een kwartier per maand bezig bent met handmatige acties is de businesscase al rond. Pro-tip: tel ook het corrigeren van je invoerfouten mee aan het eind van het jaar.

[joenevd]

De meeste zaken kunnen wel geregeld worden via een enkele ict bedrijf. Alleen het maken van een website is een specialisme en een boekhoudpakket hangt heel erg van je eisen en wensen af. Zelf werk ik bij een bedrijf die veel kan regelen. Maar als je wilt, kan ik wel een keer van tweaker naar tweaker telefonisch wat tips geven. Ons bedrijf richt zich namelijk op iets grotere mkb bedrijven.

[ Voor 7% gewijzigd door joenevd op 30-10-2019 21:41 ]

[koekwau5]

JordySegers schreef op woensdag 30 oktober 2019 @ 14:53:
[mbr]Reclame is niet toegestaan. Ook niet via DM.[/]

@ Mod die dit gewijzigd heeft;

Gooi dan dit hele topic op slot. Staat vol met reclame voor Office 365, Zoho en andere SaaS oplossingen.
Aanbeveling van Office 365 is net zo goed reclame als Jordy bijv. zijn eigen hostingbedrijf aanbeveelt.

Wordt steeds schever en beroerder hier.

[jeanj]

Nog een paar dingen die nog niet genoemd zijn

1) als je een bedrijfsnaam al hebt, leg dan direct de domeinnaam vast, eventueel naast nl ook de eu of .com etc. Persoonlijk houd ik niet van de nieuwe domein extenties, maar doe wat je leuk vind.
Letop bij welke website je de naam checkt op beschikbaarheid, sommige registeren namelijk direct wat je hebt gezocht.... (transip is betrouwbaar, ik gebruik het zelf ook)
Hierboven al gezegd, zorg dat je zelf de controle over de hosting en domeinaam hebt, zodat als je van design bureau/website beheerder veranderd, dit geen issue wordt. Daarnaast natuurlijk dat je de rechten hebt om met het door hun gemaakte materiaal te doen wat je wilt, dus ook als je over stapt naar een ander.

2) Ondanks dat je alle in de cloud hebt, zou ik toch nog een veilige backup maken (1. op een encrypte schijf, 2 veilig opslaan, bij voorkeur een backup bij beide). In de cloud wil niet altijd zeggen veilig
Dat geldt ook voor de boekhouding, maar ook voor je documenten

3) Ik ben zelf geen fan van leasen, maar het heeft zijn voor en nadelen. Aanschaf met een goed support contract zou ik zelf voor kiezen. Als startende bedrijf je ook belasting voordelen (zoals willekeurig afschrijven) krijgen. Je hebt de bedrijfs vorm niet genoemd dus geen idee of het van toepassing is.
Als je al zeker bent van omzet, zou ik daar aan denken. Heb je het kapitaal niet, dan leasen. Je kan voor beide een berekening maken.

[LucyLG]

Xtince schreef op dinsdag 29 oktober 2019 @ 22:15:
Ik ga binnenkort met een andere collega een eigen bedrijf starten. Wij hebben het er lang over gehad en dan toch de stap gezet en na jarenlang in loondienst onze huidige baan opgezegd. Het plan is in het nieuwe jaar te starten. Het gaat om een juridisch adviesbureau. Dus we zullen vooral adviezen en contracten etc. opstellen.

Wij hebben nu al een aantal klanten en de verwachting is dat we al snel veel werk kunnen krijgen. Ik ben zelf nu als “nerd” van de twee mee bezig houden met alle ICT vraagstukken, denk aan website, server/cloud, boekhoudpakket, laptops, telefoons etc. We willen de website en server al wel meteen goed hebben geregeld. Maar ik weet niet zo goed waar te starten, ben nu op de gok maar aan het googlen. Het liefst doe ik dan zaken met een bedrijf die eigenlijk alle ict mogelijkheden aanbieden. Want helaas ook niet al teveel tijd met huidige baan en aanloop naar eigen bedrijf. Hopelijk kunnen jullie mij op weg helpen met de volgende vragen:

1. Zijn er bedrijven die alles hierboven in 1 aanbieden? En is het ook slim om het dan bij 1 bedrijf neer te leggen?

2. Tav de website moeten we domeinnamen registreren, in de lucht zetten en nog belangrijker houden. Moet ik dan zoeken op webhosting bedrijven of wat zijn de beste stappen?

3. Laptops en telefoons kunnen we die beter leasen of toch gewoon kopen en afschrijven?

4. Wij werken straks ook veel met persoonsgegevens en willen dus een goed beveiligd server hebben. Is een eigen fysieke server het beste of is een cloud dienst net zo veilig? Waar zou ik dan op moeten letten bij het selecteren van een bedrijf?

5. Wij zullen straks voornamelijk op uren basis werkzaam zijn. Is een boekhoudpakket voldoende om uren te schrijven en vanuit te factureren? Nog pakketten die aan te raden zijn?

Zal ongetwijfeld nog flink wat zaken missen, die hopelijk aan bod zullen komen. Alvast bedankt!

Ik ben zelf jurist ondernemingsrecht/ICT en vraag me af wat jullie specialisatie dan zou gaan worden. De vragen die je stelt, met alle respect, zijn juridisch redelijk basaal.

De domeinnaam registreer je sowieso anders heb je geen website. Een domeinnaam is tevens je handelsnaam en enig onderzoek of die naam al bestaat zou ik aanraden. Domeinnamen die afwijken van je handelsnaam kun je ook bij de kvk vastleggen. Een .nl en .com vind ik zelf genoeg en geen noodzaak om alle extenties vast te leggen. Een .org .eu . en ga maar door is niet noodzakelijk om je rechten op de naam af te dwingen.

Een jurist komt in aanraking met de AVG indien die persoonsgegevens verzamelt van zijn clienten. Je vraagt al vaak een paspoortkopie van een persoon voor je dossier, in de overeenkomst van opdracht geeft de client je toestemming en zijn gegevens, je verwerkt niets want je bent de eindverantwoordelijke. Die gegevens dien je zorgvuldig te bewaren en te beschermen. Dat is niet nieuw overigens. Indien je die op een server wenst te hebben dient deze geschikt te zijn en voldoende beveiliging te hebben tegen een mogelijk lek. Er is genoeg software en opslag te vinden voor de juridische dienstverlening, welke je niet zelf hoeft te beveiligen. Je kan ook de gegevens gewoon niet op een externe server zetten trouwens (word documenten zijn niet zo heel groot, en opslag niet kostbaar indien je zelf aanschaft). Bij opslag in de cloud zou ik opletten dat het geen club is in een niet-Europees land en uiteraard een met een redelijke reputatie. Ik hou er zelf niet van om stukken "online" te bewaren en doe ik structureel niet. Verder is er natuurlijk een issue waar je werk/documenten opent. In de trein op een onbekend wifi netwerk lijkt me niet een goed idee. ook al is de cloud beveiligd ben je niet veilig indien je werk opent op een telefoon bijvoorbeeld. Veel advocatenkantoren werken met een VPN waar je inlogt in een beveiligde omgeving. Ik denk echter dat je er dan ook nog niet bent. Verder nooit werk op USB sticks zetten. Die dingen hebben neiging te gaan zwerven. Overal wachtwoorden opzetten uiteraard. En geen voorvertoningen van berichten op een telefoon of ipad. Ook zou je kunnen denken aan beveiliging voor het opnemen van de telefoon. Ik bedoel dat daar dus een wachtwoord/ID op zit.

Indien je een telefoon en laptop wilt kan je die wellicht leasen, maar er eentje kopen lijkt me niet zo problematisch. Fiscaal is kopen ook niet onaantrekkelijk gezien er nog een investeringsaftrek is. Twee laptops en een telefoon is nou niet erg duur en levert ook extra aftrek op. Leasen zou je wellicht onderhoud erbij kunnen kopen hebben maar gaat mijns inziens een beetje ver voor nu. Indien je een ITér cq helpdesk hebt die je snel kan helpen ben je al een heel eind.

Boekhoudprogramma is best aan te raden. Er zijn er juridisch diverse. Ik vind het zelf niet een ding wat nou direct gekocht moet worden. Ouderwets tijd schrijven is niets mis mee. Je zegt contracten op te willen stellen. Qua tijdschrijven zijn dergelijke klussen makkelijker dan tijd registreren in een procespraktijk, daar moet je vaak diverse handelingen verrichten die sterk uiteenlopen. Je werkt lijkt me ook meer met fixed fees in een advies/contractpraktijk, is wel iets waar vaak om gevraagd wordt.

Indien je het toch direct wilt, er zijn diverse apps die je op je telefoon kan gebruiken voor tijdsregistratie.Professionele programmas linken de tijd direct met het dossier en zo kan je met een druk op de knop de factuur uitdraaien maar is dat nu al nodig?

Je hebt een juridische databank nodig voor know-how lijkt me. Die zijn naar mijn ervaring zeer prijzig. Een wetboek is niet voldoende. Je kan niet met meer personen 1 account vaak gebruiken en betaal je dus meer voor je abonnement. Kluwer Navigator en SDU etc kost als snel een paar duizend per jaar. Ik weet wel een goedkope optie overigens.

Het enige wat ik echt wel aan sterk aanraadt is om met mappen te werken als het om email gaat. Dus dat je mails met bepaalde clienten automatisch in een folder komen. Ook archiveren van de mails is een goed idee en ze niet in je inbox laten staan.

Ik mis inderdaad wat essentiele zaken nog. Het type apparatuur waar je mee wenst te werken. Niet alles werkt op Apple en is niet geschikt ook op IOS ivm beveiliging die je wenst. De markt werkt veel met Office documenten en indien je bijvoorbeeld een contract aanpast en de track changes functie gebruikt heb ik wel eens last gehad van het document op een Apple te openen en dan hetzelfde terug te zien. De wijzigingen lijken niet te matchen. Ook Adobe Acrobat en Apple is hoop gedoe nog steeds.

PDF heeft mijn voorkeur boven andere programma's. Indien je concept documenten stuurt gebruik ik nog vaak Adobe Acrobat omdat, zeker met track changes, de wijzigingen er bij de ontvanger dan hetzelfde uitzien als bij jou. Track changes in Word kent verschillende view settings die het uiterlijk veranderen indien het op een ander apparaat wordt geopend. Ik gebruik graag de "strike through in document"in plaats van een ballon aan de zijkant. Ook indien je een document terug ontvangt van een partij kan het zo zijn dat er zaken zijn aangepast die niet gemarkeerd zijn, soms per ongeluk en soms ook niet. Het is essentieel dat je direct kan controleren welke wijzigingen er zijn gemaakt opdat er geen "dingen" zomaar insluipen die niet afgesproken zijn.

Zo kan ik nog een paar uur doorgaan. Indien je wilt overleggen kan je mij een bericht sturen...

[ Voor 11% gewijzigd door LucyLG op 31-10-2019 04:25 ]

[unezra]

Xtince schreef op dinsdag 29 oktober 2019 @ 22:15:
Ik ga binnenkort met een andere collega een eigen bedrijf starten. Wij hebben het er lang over gehad en dan toch de stap gezet en na jarenlang in loondienst onze huidige baan opgezegd. Het plan is in het nieuwe jaar te starten. Het gaat om een juridisch adviesbureau. Dus we zullen vooral adviezen en contracten etc. opstellen.

Wij hebben nu al een aantal klanten en de verwachting is dat we al snel veel werk kunnen krijgen. Ik ben zelf nu als “nerd” van de twee mee bezig houden met alle ICT vraagstukken, denk aan website, server/cloud, boekhoudpakket, laptops, telefoons etc. We willen de website en server al wel meteen goed hebben geregeld. Maar ik weet niet zo goed waar te starten, ben nu op de gok maar aan het googlen. Het liefst doe ik dan zaken met een bedrijf die eigenlijk alle ict mogelijkheden aanbieden. Want helaas ook niet al teveel tijd met huidige baan en aanloop naar eigen bedrijf. Hopelijk kunnen jullie mij op weg helpen met de volgende vragen:

1. Zijn er bedrijven die alles hierboven in 1 aanbieden? En is het ook slim om het dan bij 1 bedrijf neer te leggen?

Yep. Ik ken d'r een paar.
Als je namen wil hebben, stuur maar even een persoonlijk bericht.
(Om misverstanden te voorkomen, ik werk zelf niet voor zo'n bedrijf. Ik heb alleen wel met een aantal partijen contact gehad om de totale ICT van mijn werkgever te outsourcen.)

Verstandig om dit soort spullen overigens uit te besteden. Focus je op je business, niet op randvoorwaarden als ICT.

2. Tav de website moeten we domeinnamen registreren, in de lucht zetten en nog belangrijker houden. Moet ik dan zoeken op webhosting bedrijven of wat zijn de beste stappen?

Kan, sommige bedrijven zullen dit ook als onderdeel van hun dienstenpakket aanbieden.
Controle wil je wél zelf houden. Dommeinnamen wil je altijd op naam van je bedrijf hebben en jij moet bij de gegevens kunnen. Wel kan het handig zijn dat bijvoorbeeld je webhoster en ICT servicepartij, je daarbij helpt en OOK inloggegevens hebt.

Website en domeinnaam moet je redelijk los van elkaar zien. Dat hoeft niet bij dezelfde partij, de partij die de website bouwt kan uiteraard ook weer een ander zijn. (Veel partijen die bouwen en hosten, hosten niet zelf maar bij either een grote naam of bij een zusterbedrijf / leverancier.)

3. Laptops en telefoons kunnen we die beter leasen of toch gewoon kopen en afschrijven?

Heeft beiden zijn voordeel. Partijen die je totale ICT doen, kunnen vaak hierin ook voorzien en dan huur je ze.
Da's handig, want het onderhoud word ook door hen gedaan en je betaald domweg per werkplek per maand.

4. Wij werken straks ook veel met persoonsgegevens en willen dus een goed beveiligd server hebben. Is een eigen fysieke server het beste of is een cloud dienst net zo veilig? Waar zou ik dan op moeten letten bij het selecteren van een bedrijf?

Cloud is een beetje een vaag begrip.
Ik zou zelf, zeker bij een klein bedrijf, niet snel gaan voor een eigen fysieke server, al helemaal niet op kantoor.

Wanneer jij een dienst, zeg een virtuele desktop, bij zo'n partij af neemt, is dat in feite voor jou een cloud dienst. De hard- en software is immers niet van jezelf. Cloud is er in vele gradaties van een virtuele desktop gehost op eigen hardware bij een externe partij in een datacenter, tot dingen als GMail, waarbij je enkel en alleen de applicatie af neemt. (SaaS)

Qua veiligheid: Het een is niet per definitie veiliger of onveiliger dan het ander. Waarschijnlijk zijn jouw gegevens veiliger (en ook beter beveiligd tegen allerlei calamiteiten) bij een partij die voldoende groot is zaken goed en professioneel voor elkaar te hebben, dan op de spreekwoordelijke NAS in de meterkast van je kantoor.

5. Wij zullen straks voornamelijk op uren basis werkzaam zijn. Is een boekhoudpakket voldoende om uren te schrijven en vanuit te factureren? Nog pakketten die aan te raden zijn?

Dat weet ik niet. Ik ben ICTer, adviseurs, geen boekhouder.

Zal ongetwijfeld nog flink wat zaken missen, die hopelijk aan bod zullen komen. Alvast bedankt!

Roept u maar.

Succes!

Hydra schreef op woensdag 30 oktober 2019 @ 14:24:
Ga zoveel mogelijk voor SaaS oplossingen. Hoe minder je zelf doet hoe beter; het is niet je core business. Daarnaast heb je als voordeel dat je dan niet alles bij 1 partij hebt liggen. Een website naar een andere club verhuizen is een stuk simpeler dan voor alles van 1 partij afhankelijk zijn.

Hangt van de situatie af.

Nadeel van SaaS is dat als je allerlei pakketten hebt die moeten samenwerken, dat lastig is én je hebt opeens heel veel aanspreekpunten. Juist DaaS (Desktop as a Service) kan handig zijn. 1 partij, 1 aanspreekpunt.

Met een goede exit strategie die tevoren is afgesproken is dat helemaal niet spannend en je hoeft geen contacten te onderhouden met -tig partijen. Is het stuk, bel je die partij. "Het is stuk. Help!"
(Grote kans dat ze het al aan het fixen zijn omdat veel issues generiek zullen zijn voor al hun klanten.)

SaaS kán een oplossing zijn, maar het heeft evengoed ook voor iemand als TS nadelen. (Niet dat DaaS heilig is. Het heeft allebei zijn voor- en nadelen en TS zal beiden moeten overwegen.)

---

Oh! Zorg voor een goede jurist!
Als je met persoonsgegevens te maken hebt, moet je ook verwerkingsovereenkomsten sluiten.

Aan de ene kant is dat allemaal standaard spul en zullen al die partijen standaard overeenkomsten hebben liggen, maar aan de andere kant wil je ook dat je zeker weet dat het klopt. Ik heb vaker onzin uit dat soort overeenkomsten moeten strepen en dan ben ik geen jurist.

Dus laat zo'n overeenkomst controleren door een jurist met verstand van zaken zodat je wéét waar je voor tekent.

Met of zonder verwerkingsovereenkomst, je data is even veilig, alleen het is wel een noodzakelijke juridische stok achter de deur. Je hebt ze nodig.

[ Voor 16% gewijzigd door unezra op 31-10-2019 07:03 ]

[Xtince]

Wow!! Dank allen voor de uitgebreide toelichtingen en reacties (ook diegenen via DM, zal ik nog allemaal op reageren). In verband met de drukte en de kleine kids, gisteren geen mogelijkheid om alles te lezen. Maar zojuist alles aandachtig doorgelezen en er wordt alweer een hele hoop duidelijk. Zitten zeer goede tips tussen. Dank daarvoor!

Op basis van alle antwoorden heb ik voor mezelf e.e.a. op een rijtje gezet. Voor de overzichtelijkheid maar even mijn eigen stappen aangehouden.

1. Op basis van de vele reacties toch besloten om niet één bedrijf te zoeken om alle ICT zaken op te pakken. Meer om niet van één partij afhankelijk te zijn.

2. Met betrekking tot de website en het hosten hiervan begrijp ik het volgende:
a. domeinnaam (of meerdere) registreren. Gelezen om beste via SIDN site te doen om direct bij een erkende registrar (bedrijf X) te registreren.
b. website laten maken door bedrijf Y.
c. webhosting door bedrijf Z (of misschien bij bedrijf X).

Toch een aanvullende vraag hierover. Er zijn zeer veel partijen die webhosting doen en waar je ook meteen je domeinnamen kan registreren. Elk partij hanteert weer zijn eigen tarieven. Ik wil de domeinnamen eigenlijk z.s.m. registreren. Om terug te komen op een aantal reacties. Naam is bekend, al check gedaan in KvK of het al bestaat, maar gelukkig niet het geval. Webhosting provider wil ik dan nog "rustig" naar kijken en vergelijken, reviews lezen etc.

Ik heb gelezen dat ik domeinnamen geregistreerd bij bedrijf X later toch kan verhuizen naar, in mijn voorbeeld, bedrijf Z voor de webhosting. Heb paar registrars bekeken, maar kon niet zo snel vinden wat de kosten zijn voor een dergelijke verhuizing. Of is dit kosteloos (op SIDN site gelezen dat ze wel verplicht zijn om mee te werken aan een verhuizing). Indien de verhuizing op zich geen probleem wordt, maakt het dan überhaupt uit waar ik ze laat registreren?

Heb ik het goed dat als ik een zakelijk mailadres dus [e-mail] wil laten maken dat ik sowieso een webhoster nodig heb? Of kan dat ook bijvoorbeeld in Office 365?

Tot slot nog. Ons bedrijf gaat ".... Advies B.V." heten. Ik heb nu gekeken naar domeinnaam .....advies.nl en .com. Is het ook verstandig om meerdere varianten te registreren zoals ....-advies.nl etc? Meer om te voorkomen dat iemand anders op basis daarvan ook website bouwt, al maak ik op basis van de post van @LucyLG op dat je dan nog juridisch e.e.a. zou kunnen ondernemen hiertegen.

3. Ik snap dat het fiscaal aantrekkelijker is om de laptops te kopen. Mijn vraag tussen lease en koop lag hem toch meer op de bijbehorende service. Want zonder laptop=geen geld= . In het geval een laptop het begeeft moeten we z.s.m. en het liefst dezelfde dag een nieuwe laptop hebben. Dus misschien koop+garantie meteen al een flinke investering wordt. Maar desondanks neig ik ook naar koop. Heb nog gekeken naar Device as a service etc. Maar lijkt me op dit moment nog te uitgebreid voor ons en wellicht nog overbodig.

Maar wat voor garanties hebben andere ondernemers hier afgesloten voor als je laptop het begeeft? Neem aan dat je ook z.s.m. een nieuwe wil hebben. Hetzelfde geldt overigens voor telefoons, maar heb nog wel wat oude iPhones die ik nog tijdelijk kan gebruiken.

4. Hier ben ik nog niet helemaal uit. Ik heb al een aantal bedrijven gegoogled waar ICT diensten kunnen worden afgenomen (en een aantal via DM mogen ontvangen). Maar blijft nog oneindig veel mogelijkheden.

Maar een aantal van jullie adviseren Office 365 (business neem ik aan). Ik ga er vanuit overigens dat het advies gericht was op mijn vraag onder 4. Klinkt, zeker voor de beginperiode/jaren, een goede oplossing. De office pakketten hebben we sowieso nodig. Maar is het ook echt handig en een goed alternatief voor de online werkplek opties bij de verschillende ICT bedrijven. Het is in ieder geval een stuk goedkoper.

Wat voor ons van belang gaat zijn is dat als de één advies heeft opgeslagen in One Drive dat de ander daar dan ook bij kan, bijvoorbeeld om mee te lezen, wijzigingen aanbrengen etc. Is het dan mogelijk om bijvoorbeeld om de 2 One Drives (want neem aan dat iedere gebruiker een apart abonnement moet afnemen en daarmee een apart One drive krijgt) samen te voegen? En mogelijk ook in de toekomst, als anderen zich bij ons aansluiten meerdere one drives in één te maken?

Trouwens ben me zeer bewust van AVG. Geen AVG specialist maar me behoorlijk moeten inlezen hierin, ook in mijn huidige baan.

5. boekhoudpakket gaat een must worden, wil niet met Excel zitten kloten. e-boekhouden wordt veel genoemd en zeer aantrekkelijk in de prijs natuurlijk. Zijn ook blijkbaar genoeg juridische softwarepakketten, echter de meeste gericht op de advocatuur. Het lijkt mij wel een must om klanten aan te kunnen maken in een pakket (en mogelijk ook meteen filing van WWft check), maar hoeft niet echt een opbouw per zaak, zoals in de advocatuur/notariaat uiteraard wel speelt. Ik zal klanten hebben waar ik doorlopend en verschillende advisering op doe. Dacht aan een pakket waar ik in ieder geval de klant kan aanmaken voor facturering. Maar de filing kan ik dan per onderwerp apart doen (en dan obv vraag 4 in de cloud/one drive/server. Wil niets op de laptop opslaan en ook niet op een externe schijf. Ook om te voorkomen dat ik alles kwijt ben. Een backup kan altijd wel op een externe schijf/NAS. Voldoet bijvoorbeeld een e-boekhouden aan mijn bovenstaande wensen? Even los van het feit dat we nog een boekhouder nodig zullen hebben, ga geen jaarstukken zelf opstellen. Misschien dat diegene ook weer een speciale voorkeur of met een bepaald pakket moet werken.

[sypie]

Voor punt 4: Check even of bij het business abonnement op Office 365 ook Teams inbegrepen zit. Wanneer dit zo is en je kunt er uitgebreid gebruik van maken dan kun je je gezamenlijke documenten daar in kwijt. Handig ook wanneer de zaak gaat uitbreiden, dan kan de nieuwe werknemer alle documenten bekijken die tussen jullie ook al gedeeld zijn, tenzij je rechten apart gaat instellen via SharePoint.

[kesj]

Toen wij voor onszelf begonnen hebben we de opstartkosten zoveel mogelijk beperkt. Begonnen met een eigen nas van Synology, Ziggo zakelijk, goedkoop Wordpress template en eigen laptops en telefoons. Langzaamaan hebben we alles geupgrade.

Inmiddels zijn we met zijn zevenen en hebben we Google Drive (8 euro per maand per deelnemer voor onbeperkte opslag en het Google “office” pakket, onze domeinnaam is gekoppeld zodat je via Gmail kunt inloggen en Google agenda’s hebt enzo). De website is gebouwd en wordt gehost door een betaalbaar bedrijfje van twee jonge sympathieke gasten uit Alkmaar (Getyos). Boekhouding doen we deels zelf (Moneybird, bonnen/facturen scannen en koppelen aan de bankrekening en geeft inzicht in allerlei financiële voortgangsrapporten) en is deels uitbesteed aan een boekhouder. Maar kun je -zeker zonder werknemers- voor een groot deel zelf doen.

Hoop dat je er iets aan hebt. Succes in ieder geval en veel plezier ook!

[Beneveerg]

Je zou ook kunnen kijken naar een ICT partner die gespecialiseerd is op de juridische markt. Dat hoeft niet per se 1 bedrijf te zijn, maar meerdere bedrijven die met elkaar samenwerken. Mocht je dan vragen hebben wordt je in ieder geval niet van het kastje naar de muur gestuurd.

Ook kan een bedrijf wat al ervaring heeft in de juridische sector beter inspringen op jouw specifieke eisen en wensen.

[Hann1BaL]

Xtince schreef op donderdag 31 oktober 2019 @ 23:19:

3. Ik snap dat het fiscaal aantrekkelijker is om de laptops te kopen. Mijn vraag tussen lease en koop lag hem toch meer op de bijbehorende service. Want zonder laptop=geen geld= . In het geval een laptop het begeeft moeten we z.s.m. en het liefst dezelfde dag een nieuwe laptop hebben. Dus misschien koop+garantie meteen al een flinke investering wordt. Maar desondanks neig ik ook naar koop. Heb nog gekeken naar Device as a service etc. Maar lijkt me op dit moment nog te uitgebreid voor ons en wellicht nog overbodig.

Maar wat voor garanties hebben andere ondernemers hier afgesloten voor als je laptop het begeeft? Neem aan dat je ook z.s.m. een nieuwe wil hebben. Hetzelfde geldt overigens voor telefoons, maar heb nog wel wat oude iPhones die ik nog tijdelijk kan gebruiken.

Indien je kiest voor een oplossing zoals O365 ben je zo weer online op een andere machine omdat je data niet lokaal staat opgeslagen. Indien je lokaal gaat opslaan zul je zeker een laptop backup solution moeten gaan toepassen.

Zelfs bij lease heb je niet zondermeer dezelfde dag een laptop in handen. Maar zoals gezegd: data in de cloud en je kunt voor die dag even je privelaptop gebruiken en doorgaans is de service binnen 24h na melding. Lease of koop+garantie.
Zelf gebruiken wel 3 jaar Next Business Day garantie met Dell. Ze komen bij defect binnen 24 uur de laptop repareren. Dat is echter geen garantie op de software. De OS en softwareondersteuning is nog wel iets om over na te denken.

Zelf werk ik op 3 machines, maar zelfs mn downloads zijn gesynced met Onedrive, dus ik merk het niet.

[Mickey77]

Xtince schreef op donderdag 31 oktober 2019 @ 23:19:
2. Met betrekking tot de website en het hosten hiervan begrijp ik het volgende:
a. domeinnaam (of meerdere) registreren. Gelezen om beste via SIDN site te doen om direct bij een erkende registrar (bedrijf X) te registreren.
b. website laten maken door bedrijf Y.
c. webhosting door bedrijf Z (of misschien bij bedrijf X).

Als je dit gaat spreiden dan haal je jezelf onnodig veel op de hals. Kies een goede hoster (ik ben heel tevreden stuur maar een DM als je wilt weten waar) en je kunt via de hoster een aantal domeinen regelen plus één account. Kies gewoon eerst een klein account (voor bij 120 euro per jaar) en je kunt altijd upgraden naar grotere accounts. Ook zaken als [e-mail] via een exchange dienst kun je snel een makkelijk bij een enkele host regelen. Binnen 1 tot 24 uur werkt het allemaal.

Het enige dat je niet bij de hoster kunt stallen is het maken en onderhouden van een website. Daarvoor zoek je dan op je gemak iemand die je vertrouwt en bij je past.

Ik heb gelezen dat ik domeinnamen geregistreerd bij bedrijf X later toch kan verhuizen naar, in mijn voorbeeld, bedrijf Z voor de webhosting. Heb paar registrars bekeken, maar kon niet zo snel vinden wat de kosten zijn voor een dergelijke verhuizing. Of is dit kosteloos (op SIDN site gelezen dat ze wel verplicht zijn om mee te werken aan een verhuizing). Indien de verhuizing op zich geen probleem wordt, maakt het dan überhaupt uit waar ik ze laat registreren?

Naderhand toch verhuizen is simpel en inderdaad onafhankelijk van waar vandaan en waarheen. Ik heb al vaker iets verhuist en ook soms een domein verkocht aan de hand van de zogenaamde verhuiscode. Bij de host die ik nu heb krijg je dan ook gewoon nog het restant terug (voor de periode die je niet gebruikt) en ik krijg ook geld terug als ik een account downgrade naar een lager verbruik. Dat zal niet overal zijn denk ik, maar dat maakt upgraden en downgraden en verhuizen voor mij dus eigenlijk kosteloos.

Heb ik het goed dat als ik een zakelijk mailadres dus [e-mail] wil laten maken dat ik sowieso een webhoster nodig heb? Of kan dat ook bijvoorbeeld in Office 365?

Hahaha nee dan moet je toch echt de domeinnaam bezitten. Ik kan mij ook prima voorstellen dat jullie gaan voor Office 365. Maar als professioneel bedrijf wil je geen email adressen gebruiken met achtervoegsel gmail of outlook.com. Wat email betreft is de eerste stap dat je eigen domeinaam regelt via een hosting bedrijf. Dan krijg je van dat bedrijf de instellingen om je email op te halen. Die instellingen kun je dan gebruiken in welk mail programma dan ook, kan Outlook zijn of een ander software pakket.

Tot slot nog. Ons bedrijf gaat ".... Advies B.V." heten. Ik heb nu gekeken naar domeinnaam .....advies.nl en .com. Is het ook verstandig om meerdere varianten te registreren zoals ....-advies.nl etc? Meer om te voorkomen dat iemand anders op basis daarvan ook website bouwt, ...

Ik registreer voor belangrijke zaken naast de nl ook altijd de com en eventueel nog andere achtervoegsels, zoals net. Het hangt er van af wat ik in de toekomst denk te gaan gebruiken. Daarnaast denk ik na over logische tikfouten. Dus stel het is De Boer Advies BV dan zou ik kiezen voor www.deboeradvies.nl omdat die het meest simpel en accuraat is. Dat is een domein met account.

Vervolgens dan zou ik dan een klein aantal domeinen erbij nemen. Dus wel boeradvies.nl claimen maar niet boerenadvies.nl bijvoorbeeld. Elk aanvullend domein dat ik voor een website kies, kost mij maar een tientje en die laat ik forwarden naar het hoofddomein. Dus tikt een klant een foute URL die ik toch heb geregistreerd dan komt die toch op de website. Het is niet nodig om een hele verzameling te nemen, ik kies alleen wat dichtbij ligt. Maak daarbij de afweging wat de kans is dat iemand anders die naam zou kunnen gaan claimen en hoeveel last je ervan zou hebben.

Ik heb als ondernemer altijd alles zelf gedaan (al meer dan 25 jaar) en ben daarom heel allround. Ik vind het juist fijn om al mijn dingen zelf te regelen. Het is net als je eigen boekhouding doen ipv een accountant nemen. Je zit er dichter op en weet hoe het loopt. Maar als je de kennis niet hebt en wel de omzet dan zou ik wel een deel uitbesteden.

Succes bij die afwegingen. Wil je meer weten hoe ik dingen doe, stuur maar een bericht.

[De Rikster]

Xtince schreef op donderdag 31 oktober 2019 @ 23:19:
Maar wat voor garanties hebben andere ondernemers hier afgesloten voor als je laptop het begeeft? Neem aan dat je ook z.s.m. een nieuwe wil hebben. Hetzelfde geldt overigens voor telefoons, maar heb nog wel wat oude iPhones die ik nog tijdelijk kan gebruiken.

Ik zit in een hele andere tak van sport maar ik heb hier (bewust) niks aanvullend qua garanties/verzekeringen voor geregeld. De device back-ups houdt ik strak bij dus mocht er onverhoopt wat stuk gaan dan haal ik een nieuwe en zet de back-up terug en kan weer vooruit.

Ik probeer het geheel zo lean mogelijk te houden en verzeker alleen risico's waarvan ik de consequenties niet kan/wil dragen en geef geen geld uit aan service- en/of garantieverzekeringen.

In het begin is het heel erg verleidelijk om alles zo shiny en sexy als mogelijk te organiseren en in te richten maar raak alsjeblieft het belangrijkste niet uit het oog:
- focus je op activiteiten die geld en/of tijdsbesparing opleveren
- verlies je niet in randzaken, 20 uur besteden om een hosting partij uit te kiezen die € 1,23 / maand goedkoper is hadden ook declarabel kunnen zijn.
- na geld verdienen zit je grootste winst in niet onnodig geld uitgeven

[Spierenburg]

Verwijderd schreef op woensdag 30 oktober 2019 @ 13:50:
Kijk eens bij Zoho. Ik ben daar enorm tevreden over. Zeer betaalbaar, goede service en stabiel.

Niet zo lang geleden een eigen bedrijf gestart. Werk volledig in Zoho One.
Zeer tevreden over prijs/kwaliteit verhouding.

Gebruik Zoho desk als registratie. Twilio als telefoondienst gekoppeld aan desk. En Zoho books dan weer als factuur programma die de facturen vanuit desk versturen met een iDeal link.

Ook voor je bestanden heb je dan Zoho Workdrive en mail heb je er ook in. Stuk of 40 apps die je kan gebruik voor 30 euro per gebruiker.

[unezra]

Xtince schreef op donderdag 31 oktober 2019 @ 23:19:
1. Op basis van de vele reacties toch besloten om niet één bedrijf te zoeken om alle ICT zaken op te pakken. Meer om niet van één partij afhankelijk te zijn.

Ik denk dat je het daarmee jezelf alleen maar moeilijker maakt.

Die afhankelijkheid heb je tóch, omdat je met een klein bedrijf (en ook in grotere bedrijven), altijd wel een aantal partijen hebt waar je totaal niet zonder kunt.

Je kunt wegens risicospreiding je internet verbinding elders afnemen, maar dan gaat die verbinding er uit en kun je alsnog niet werken.

Je kunt je email ergens anders hosten dan je website, maar veel bedrijven kunnen niet zonder email dus dan heb je alsnog en *heftige* impact op je bedrijf.

Etc. Etc. Etc.

Voor al die bedrijven ben je een kleine klant en gaat er iets mis tussen 2 bedrijven, heb je een serieuze uitdaging te pakken.

Ik denk daarom dat het juist niet onverstandig is alles bij één partij te beleggen, die de hele keten voor je beheert. Voor hen is de omzet groter en ben je dus een interessantere klant, maar jij hebt ook maar 1 aanspreekpunt. Gaat het stuk: "Please fix." en jij hoeft vervolgens niet te gaan zitten uitvogelen waar het mis gaat en wie je aan moet spreken.

Zoals anderen ook zeggen: Focus je op de core van je bedrijf, niet de randvoorwaarden. In dit geval dus zou ik het JUIST bij 1 partij beleggen, alles, zodat jij je kunt bezig houden met hetgeen geld oplevert.

En ja, bij mijn werkgever hebben we tot nu toe alles bij gespecialiseerde bedrijven ondergebracht, maar ook dat gaan we consolideren. We gaan naar 1 primaire partij die alles doet en het primaire aanspreekpunt gaat zijn. Noodgedwongen worden een aantal zaken uitbesteed, maar ook daar gaan zij het aanspreekpunt van worden. Dat levert voor ons een directe forse kostenbesparing op (lees: de helft van ons operationele ICT budget) én dingen als verruimde openingstijden van de ICT servicedesk. (We doen nu alle ICT met zijn 2en, wij heffen onze eigen afdeling op en zorgen er voor dat de busines zich kan focussen op hun core. Dat is niet ICT.)

Kanttekening: Andere omvang. Wij zijn met 40 FTE en hebben een ICT die voor de omvang van het bedrijf, best fors is.

2. Met betrekking tot de website en het hosten hiervan begrijp ik het volgende:
a. domeinnaam (of meerdere) registreren. Gelezen om beste via SIDN site te doen om direct bij een erkende registrar (bedrijf X) te registreren.
b. website laten maken door bedrijf Y.
c. webhosting door bedrijf Z (of misschien bij bedrijf X).

Je haalt wat zaken door elkaar. Je gaat zelf geen SIDN lid worden, daarvoor ben je te klein, dat loont niet. De SIDN is de partij die de .nl domeinextentie beheert, maar grote kans dat je een aantal .nl domeinen wilt hebben én .eu .com .eu en misschien .org. Dat doe je idealiter via een registrar die dat allemaal voor je kan regelen.

Ook hier zou ik overwegen *alles* door 1 partij te laten doen. Een generieke ICT dienstverlener, idealiter een die gespecialiseerd is in het leveren van diensten aan soortgelijke bedrijven. Website, hosting, werkplekbeheer, álles.

Op die manier hoef je zelf helemaal niet meer bezig te zijn met de ICT van je bedrijf en kun je je richten op het juridisch advies. (Ook jouw uren kosten geld. Ieder uur dat je aan ICT besteed, kun je niet besteden aan juridisch advies.)

Toch een aanvullende vraag hierover. Er zijn zeer veel partijen die webhosting doen en waar je ook meteen je domeinnamen kan registreren. Elk partij hanteert weer zijn eigen tarieven. Ik wil de domeinnamen eigenlijk z.s.m. registreren. Om terug te komen op een aantal reacties. Naam is bekend, al check gedaan in KvK of het al bestaat, maar gelukkig niet het geval. Webhosting provider wil ik dan nog "rustig" naar kijken en vergelijken, reviews lezen etc.

Ik heb gelezen dat ik domeinnamen geregistreerd bij bedrijf X later toch kan verhuizen naar, in mijn voorbeeld, bedrijf Z voor de webhosting. Heb paar registrars bekeken, maar kon niet zo snel vinden wat de kosten zijn voor een dergelijke verhuizing. Of is dit kosteloos (op SIDN site gelezen dat ze wel verplicht zijn om mee te werken aan een verhuizing). Indien de verhuizing op zich geen probleem wordt, maakt het dan überhaupt uit waar ik ze laat registreren?

Dat is geen enkel probleem. Kun je zeker doen dus. Zelf registreren bij een willekeurige betrouwbare grote partij (TransIP kan maar er zijn er -tig die prima zijn) en later verhuizen. Zeker verstandig en registreer liever een domeinnaam te veel dan en te weinig.

Heb ik het goed dat als ik een zakelijk mailadres dus [e-mail] wil laten maken dat ik sowieso een webhoster nodig heb? Of kan dat ook bijvoorbeeld in Office 365?

Dat kan ook in Office365. Email staat compleet los van webhosting.

3. Ik snap dat het fiscaal aantrekkelijker is om de laptops te kopen. Mijn vraag tussen lease en koop lag hem toch meer op de bijbehorende service. Want zonder laptop=geen geld= . In het geval een laptop het begeeft moeten we z.s.m. en het liefst dezelfde dag een nieuwe laptop hebben. Dus misschien koop+garantie meteen al een flinke investering wordt. Maar desondanks neig ik ook naar koop. Heb nog gekeken naar Device as a service etc. Maar lijkt me op dit moment nog te uitgebreid voor ons en wellicht nog overbodig.

Maar wat voor garanties hebben andere ondernemers hier afgesloten voor als je laptop het begeeft? Neem aan dat je ook z.s.m. een nieuwe wil hebben. Hetzelfde geldt overigens voor telefoons, maar heb nog wel wat oude iPhones die ik nog tijdelijk kan gebruiken.

Wij zijn niet afhankelijk van onze laptops én de laptop waar we wel van afhankelijk zijn, hebben een NBD OnSite supportcontract. We maken gebruik van een centraal gehoste desktop, de enige 2 mensen die daar niet volledig hun werk op kunnen doen zijn mijn collega ICTer en ik. Wij hebben volledig uitgeruste, zware laptops om ons werk te doen. De rest niet.

Zoiets heeft denk ik grote voordelen. Je kunt overal werken waar je een internet verbinding hebt, op alle apparatuur waar je 1 klein stuk client software op kunt installeren.

Thuiswerkers werken bij ons thuis op hun eigen PC. Niet door de zaak betaald. Ze installeren 1 applicatie en gaan. Gaat er op kantoor een werkplek kapot, verhuizen ze naar een ander bureau en kunnen wij op ons gemak de werkplek vervangen. (Daar draaien thin clients en als je volledig zo werkt, kun je ook kiezen voor ultra lichte laptops die niet meer zijn dan een mobiele thin client.)

Nadeel: Gaat die omgeving onderuit, kun je niets meer. Maar om redenen is die kans heel erg klein.

4. Hier ben ik nog niet helemaal uit. Ik heb al een aantal bedrijven gegoogled waar ICT diensten kunnen worden afgenomen (en een aantal via DM mogen ontvangen). Maar blijft nog oneindig veel mogelijkheden.

Maak een shortlist en ga met ze praten. Nodig ze uit of ga daar langs. Vertrouw je gevoel en vertrouw NIET op mooie marketingpraatjes. Het bedrijf moet passen bij jouw type dienstverlening en organisatiegrootte.

Ik heb het afgelopen jaar gepraat met 15+ bedrijven die zulke diensten aanbieden en 1 daarvan wilde alleen al voor het zogenaamd onafhankelijke adviestraject 10K hebben. Die waren klaar na die ene meeting. "Wij van WC Eend" en duidelijk een bedrijf dat absoluut niet bij onze organisatie omvang en manier van werken aan sloot. (Presales hoort in de basis gratis te zijn en natuurlijk is dat advies niet onafhankelijk.)

Uiteindelijk zijn er 3 overgebleven, waarvan 1 duidelijk uit de bus kwam als winnaar. Daarmee zijn we nu bezig te zorgen dat begin volgend jaar, wij geen eigen ICT meer hebbben.

Maar een aantal van jullie adviseren Office 365 (business neem ik aan). Ik ga er vanuit overigens dat het advies gericht was op mijn vraag onder 4. Klinkt, zeker voor de beginperiode/jaren, een goede oplossing. De office pakketten hebben we sowieso nodig. Maar is het ook echt handig en een goed alternatief voor de online werkplek opties bij de verschillende ICT bedrijven. Het is in ieder geval een stuk goedkoper.

Office 365 klinkt zeker als een logisch iets, maar ik zou het als onderdeel zien van je totale ICT. Dus niet zelf zoiets afnemen, maar via een aanbieder die ook andere diensten aan bied en je op ICT gebied ontzorgt.

5. boekhoudpakket gaat een must worden, wil niet met Excel zitten kloten. e-boekhouden wordt veel genoemd en zeer aantrekkelijk in de prijs natuurlijk. Zijn ook blijkbaar genoeg juridische softwarepakketten, echter de meeste gericht op de advocatuur. Het lijkt mij wel een must om klanten aan te kunnen maken in een pakket (en mogelijk ook meteen filing van WWft check), maar hoeft niet echt een opbouw per zaak, zoals in de advocatuur/notariaat uiteraard wel speelt. Ik zal klanten hebben waar ik doorlopend en verschillende advisering op doe. Dacht aan een pakket waar ik in ieder geval de klant kan aanmaken voor facturering. Maar de filing kan ik dan per onderwerp apart doen (en dan obv vraag 4 in de cloud/one drive/server. Wil niets op de laptop opslaan en ook niet op een externe schijf. Ook om te voorkomen dat ik alles kwijt ben. Een backup kan altijd wel op een externe schijf/NAS. Voldoet bijvoorbeeld een e-boekhouden aan mijn bovenstaande wensen? Even los van het feit dat we nog een boekhouder nodig zullen hebben, ga geen jaarstukken zelf opstellen. Misschien dat diegene ook weer een speciale voorkeur of met een bepaald pakket moet werken.

Ook daar, een beetje dienstverlener kan je dat gewoon aanbieden. Hoef je zelf niet te knutselen.
e-boekhouden is best prima (ik heb het gebruikt voor mijn stichting), maar het is een losse SaaS dienst. Ik weet niet of dat voor jullie bedrijf verstandig is.

[Ernemmer]

Ik werk als ZZP-er en heb het op de volgende manier geregeld.

Administratie en factureren:
Dit doe ik via Acumulus in de cloud, maar als je geen verstand hebt van boekhouden zou je het gewoon 100% moeten uitbesteden. Neem geen zzp-er, maar een wat groter kantoor, dan heb je geen problemen als die ene ZZP-er een ongeluk krijgt of zo.

Software:
Ik gebruik Office 365 (opslag, mail, office, teams) en al mijn bedrijfsfiles staan lokaal en online, geen idee of dit mag in de advocatuur ivm privacy ed, maar denk het wel. Ook maak ik elke week een offline backup van alles.

Hardware:
Ik koop gewoon een desktop en knutsel het zelf in elkaar maar je kan natuurlijk ook gewoon iets kopen. Voor wat tekstverwerken heb je niet iets heel duurs nodig. (zorg wel dat je SSD encryptie heeft)
Als backup heb ik altijd 1 oudere laptop staan die gewoon gesynchroniseerd is met Office 365 die ik direct zou kunnen gebruiken.
En als in het ergste geval alles uit huis gestolen wordt of het brand af, dan rij ik naar de Mediamarkt en koop daar een nieuwe. Binnen een paar uur ben ik weer productief.

Telefoon is natuurlijk ook heel makkelijk om een goedkope backup ergens neer te leggen.

Website:
Hier heb ik veel te veel tijd mee verprutst, prijzen vergelijken, paar euro verschil zoeken, templates zoeken, andere url registreren etc.
Als je budget het toelaat zou ik een bedrijf inhuren die alles voor je verzorgt. Dan hoef je geen Wordpress te gaan leren en kan je gewoon met je eigen vak bezig blijven.
Als je het toch zelf wilt doen zou je eens kunnen kijken bij www.squarespace.com. Dan regelen zij alle beveiliging en updates, jij hoeft de site alleen maar te vullen met tekst en plaatjes.

[ Voor 7% gewijzigd door Ernemmer op 02-11-2019 10:26 ]