Administratie bewaren na overlijden

[Gonadan]

Over het bewaren van je privé administratie zijn wel genoeg topics te vinden, maar hoe zit het met de administratie van een overledene? Ik doel dan uiteraard op echt administratieve documenten, niet papieren waar wellicht nog emotionele waarde aan zit, die leg ik zelf wel apart.

Zo is mijn moeder bijna twee jaar geleden overleden en heb ik in eerste instantie alle administratie bewaard, dat is nogal wat, een paar kratten/dozen vol. Daar wil ik nu wel eens grondig doorheen maar ik twijfel of er nog zaken zijn die ik toch beter nog even kan bewaren.

Belastingdienst en laatste aangiften e.d. zijn reeds afgesloten, toch denk ik eraan om dingen als jaaroverzichten en belastingbrieven in ieder geval nog te bewaren tot zij meer dan vijf jaar oud zijn.
Verder was er niets bijzonders, gewoon gepensioneerd en een huurhuis, nul spannende dingen. Dus eigenlijk heb ik zo'n gevoel dat alles verder wel weg kan, inclusief loonstrookjes, pensioengegevens, medische spullen, etc.
Er staat hier al een versnipperaar klaar dus ik ga de oudste spullen straks vast weg doen, maar heeft iemand ervaring hiermee of er kennis van? Ik wil niet dat ik over een korte tijd iets nodig blijk te hebben wat ik nu zit te versnipperen.

[Microkid]

Ik heb een deel van de administratie van m'n vader ingescand en daarna door de versnipperaar gehaald. Mocht het ooit nog nodig zijn om erin te kijken, dan kan dat. En het neemt geen fysieke ruimte meer in

[Ernemmer]

Als het niet heel veel is en niet in de weg staat zou ik het bewaren en over 3 jaar weg doen. Dan hoef je ook niet eerst alles uit te gaan zitten zoeken.

[ Voor 5% gewijzigd door Ernemmer op 17-10-2019 16:44 ]

[Gonadan]

@Microkid dat is geen verkeerd idee, maar welk deel dan precies. Want daar gaat mijn vraag om.

Ernemmer schreef op donderdag 17 oktober 2019 @ 16:44:
Als het niet heel veel is en niet in de weg staat zou ik het bewaren en over 3 jaar weg doen. Dan hoef je ook niet eerst alles uit te gaan zitten zoeken.

Da's een beetje het punt, ze bewaarde echt alles. Notities, digitale rekeningen uitgeprint, etc. Ik heb nutskosten en verzekeringen van 20+ jaar geleden gevonden, het staat mij wel een beetje in de weg dus ik wil er wel iets mee doen.

[ Voor 9% gewijzigd door Gonadan op 17-10-2019 16:51 ]

[TimDJ]

meestal liggen dat soort stapels of mappen toch wel enigszins op volgorde? Dan zou je de outste alvast weg kunnen doen?

[Microkid]

Gonadan schreef op donderdag 17 oktober 2019 @ 16:50:
@Microkid dat is geen verkeerd idee, maar welk deel dan precies. Want daar gaat mijn vraag om.

Tja, dat moet je toch zelf een beetje inschatten. Belangrijke recente documenten hebben we bewaard, maar oudere, zoals loonstroken, verzekeringsspul, brieven e.d. gewoon gescand. Niet echt belangrijk maar toch de moeite waard om te bewaren.

[Gonadan]

Microkid schreef op donderdag 17 oktober 2019 @ 16:53:
Mja, dat moet je toch zelf een beetje inschatten. Belangrijke recente documenten hebben we bewaard, maar oudere, zoals loonstroken, verzekeringsspul, brieven e.d. gewoon gescand. Niet echt belangrijk maar toch de moeite waard om te bewaren.

Waarom zou je dingen als loonstroken en verzekeringsspul gaan scannen als je die feitelijk überhaupt niet hoeft te bewaren en zeker niet langer dan vijf jaar? Of had jij een heel hippe scanner waar je alles gewoon doorheen kon gooien?
Bij nader inzien, zoiets hebben we wel op kantoor.

[Microkid]

Gonadan schreef op donderdag 17 oktober 2019 @ 16:57:
[...]

Waarom zou je dingen als loonstroken en verzekeringsspul gaan scannen als je die feitelijk überhaupt niet hoeft te bewaren en zeker niet langer dan vijf jaar? Of had jij een heel hippe scanner waar je alles gewoon doorheen kon gooien?

Yup, scanner met sheetfeeder Pak papier er in een even later heb je een aantal PDF's.
(ging trouwens maar over een paar loonstroken hoor, niet alle jaren en maanden)

[ Voor 8% gewijzigd door Microkid op 17-10-2019 16:59 ]

[Gonadan]

Microkid schreef op donderdag 17 oktober 2019 @ 16:59:
Yup, scanner met sheetfeeder Pak papier er in een even later heb je een aantal PDF's.

Mja, toch heb ik zo'n gevoel dat loonstrookjes uit de jaren '90 niet heel relevant meer zijn.

[MuddyMagical]

Ik zou adviseren om de jaar dingen te scannen. Afschriften van Februari 1996 voor niemand interessant. Als je de jaaropgaves, belasting aangiftes en jaarafrekeningen scant en digitaal bewaard is dat volgens mij echt wel voldoende.

[Frostbite]

Ik zou beginnen om een grove selectie te maken door alle facturen /bonnen van 5 jaar en ouder /mits relevant op een stapel te leggen die weg kan.

Daarnaast de jaaropgaven van de laatste 5 jaar bewaren. De rest kan weg lijkt me. Loonstrookjes denk ik dat je niets meer aan hebt en zou ik weg doen. Of wat al aangegeven is scan de zaken (die ze zelf nog relevant vindt) en digitaliseer ze. Dan kun je de hele papierwinkel vernietigen en heb je alles digitaal staan.

Maar goed je hebt het al twee jaar bewaard en hoevaak heb je (nog) iets op moeten zoeken ? Ik verwacht ook niet dat iemand hier nog iets naar gaat vragen. En daarbij kunnen ze toch niet verwachten van jou als nabestaande dat je maar alles bewaard.

[Gonadan]

Frostbite schreef op donderdag 17 oktober 2019 @ 17:10:
Maar goed je hebt het al twee jaar bewaard en hoevaak heb je (nog) iets op moeten zoeken ? Ik verwacht ook niet dat iemand hier nog iets naar gaat vragen. En daarbij kunnen ze toch niet verwachten van jou als nabestaande dat je maar alles bewaard.

Één keer, omdat de belastingdienst vond dat ik het formulier niet goed ingevuld had. Toen kon ik in al die bende dus niet terug vinden wat ik verkeerd had gedaan dus heb maar weer gewoon bijbetaald.

De belastingdienst laat je als nabestaande 12+ pagina's formulier met de hand op papier invullen, andere mogelijkheden heb je niet. Daar mogen ze dan lekker vragen over stellen en in principe kunnen ze ook nu gewoon tot vijf jaar (12 voor spannende dingen) terug. Ik heb wat dat betreft niet zo'n vertrouwen in het begrip van onze overheid.

[MedionAkoya]

Gonadan schreef op donderdag 17 oktober 2019 @ 17:15:
[...]

Één keer, omdat de belastingdienst vond dat ik het formulier niet goed ingevuld had. Toen kon ik in al die bende dus niet terug vinden wat ik verkeerd had gedaan dus heb maar weer gewoon bijbetaald.

De belastingdienst laat je als nabestaande 12+ pagina's formulier met de hand op papier invullen, andere mogelijkheden heb je niet. Daar mogen ze dan lekker vragen over stellen en in principe kunnen ze ook nu gewoon tot vijf jaar (12 voor spannende dingen) terug. Ik heb wat dat betreft niet zo'n vertrouwen in het begrip van onze overheid.

Dat is weer een ander onderwerp.

Offtopic:
Ik heb gehoord dat je ook DigiD kan gebruiken... tenminste als je snel genoeg bij bent en inloggegevens van de overledende weet. Op DigiD staan bepaalde bedragen al vooraf ingevoerd. Dus snel uit printen die handel. En dan de bedragen vergelijken met wat op de loonstrookjes staat.
Wel moet rekening houden dat het jaar nog niet voorbij is, anders betaal je onterecht ook voor de maanden waarbij de overledene niet meer leefde.

Verder kan je op DigiD ook zien wat er bij vorige belastingaangifte is ingevuld aan andere vermogen. Denk aan goud, aandelen etc.

[Tsjipmanz]

Gonadan schreef op donderdag 17 oktober 2019 @ 17:15:
[...]

Één keer, omdat de belastingdienst vond dat ik het formulier niet goed ingevuld had. Toen kon ik in al die bende dus niet terug vinden wat ik verkeerd had gedaan dus heb maar weer gewoon bijbetaald.

De belastingdienst laat je als nabestaande 12+ pagina's formulier met de hand op papier invullen, andere mogelijkheden heb je niet. Daar mogen ze dan lekker vragen over stellen en in principe kunnen ze ook nu gewoon tot vijf jaar (12 voor spannende dingen) terug. Ik heb wat dat betreft niet zo'n vertrouwen in het begrip van onze overheid.

Join the club. Ik mag ook aangifte inkomstenbelasting doen voor mijn moeder die eerder dit jaar overleden is. Op mijn verzoek om de aangifte digitaal te kunnen doen kwam er nul op het rekest. De BD heeft natuurlijk zelf ook gegevens waar ze jouw aangifte mee vergelijken, maar er is geen mogelijkheid om die gegevens op te vragen.

Op mijn vraag "Dus ik kan net zo goed allemaal onzin invullen, en dan corrigeren jullie het wel als het niet klopt?", zei de medewerker "Ja, daar komt het eigenlijk wel op neer'". Ik heb gelukkig ook de uitgeprinte aangiftes van vorige jaren gevonden, dat maakt het een tikkeltje eenvoudiger. Maar over het algemeen blijft het behelpen, we hebben lang niet alle administratie bewaard. Voornamelijk de recente jaaroverzichten en ik denk dat dat in de regel wel voldoende is.

[bvk]

Tsjipmanz schreef op vrijdag 18 oktober 2019 @ 12:36:
[...]


Join the club. Ik mag ook aangifte inkomstenbelasting doen voor mijn moeder die eerder dit jaar overleden is. Op mijn verzoek om de aangifte digitaal te kunnen doen kwam er nul op het rekest. De BD heeft natuurlijk zelf ook gegevens waar ze jouw aangifte mee vergelijken, maar er is geen mogelijkheid om die gegevens op te vragen.

Op mijn vraag "Dus ik kan net zo goed allemaal onzin invullen, en dan corrigeren jullie het wel als het niet klopt?", zei de medewerker "Ja, daar komt het eigenlijk wel op neer'". Ik heb gelukkig ook de uitgeprinte aangiftes van vorige jaren gevonden, dat maakt het een tikkeltje eenvoudiger. Maar over het algemeen blijft het behelpen, we hebben lang niet alle administratie bewaard. Voornamelijk de recente jaaroverzichten en ik denk dat dat in de regel wel voldoende is.

Ik zat eerder dit jaar in hetzelfde schuitje nadat mijn moeder nu een jaar geleden is overleden. Bij het leeghalen van de woning is er helaas een en ander verloren gegaan aan administratie, maar daar maakte ik me niet erg druk om omdat ik ook best wel zaken digitaal had.

Tot ook in mijn geval de Belastingdienst aanklopte met de mededeling dat er nog aangifte gedaan moest worden. Met daarbij ook een dik F formulier. En daarop zou ik dan ook best wel wat gegevens in moeten vullen die ik dus niet meer had....

Contact opgenomen met de Belastingdienst met de vraag of ik het niet digitaal in kon vullen omdat er natuurlijk heel wat gegevens wel bekend zouden moesten zijn. Nou, dat kan dus inderdaad niet.

Maar een belastingadviseur of accountant zou dat wel kunnen werd er verteld. Nou dat is mooi, want ik heb een accountant! Die dus ingeschakeld en toen was het binnen een paar weken geregeld na wat mailverkeer en digitaal ondertekenen

[Tsjipmanz]

bvk schreef op vrijdag 18 oktober 2019 @ 15:15:
[...]

Maar een belastingadviseur of accountant zou dat wel kunnen werd er verteld. Nou dat is mooi, want ik heb een accountant! Die dus ingeschakeld en toen was het binnen een paar weken geregeld na wat mailverkeer en digitaal ondertekenen

Oh dat is wel een goeie tip. Dank hiervoor!

[bvk]

Tsjipmanz schreef op vrijdag 18 oktober 2019 @ 16:40:
[...]


Oh dat is wel een goeie tip. Dank hiervoor!

Graag gedaan

En het proces is simpel:

1. Aan de accountant de gegevens van de overledene geven.

2. Brief van de Belastingdienst met de bevestiging dat accountant de verwerking gaat doen en dat er uitstel verleend wordt. (wat eigenlijk ook niet kon toen ik het zelf vroeg)

3. Je krijgt een brief van Logius met een code die je aan de accountant door moet geven

4. Concept aangifte van de accountant ontvangen, die je als akkoord bent moet bevestigen.

5. Brief van de Belastingdienst met een formulier wat je terug moet sturen m.b.t. rekeningnummer voor teruggave. Of natuurlijk het bedrag wat je moet betalen met hun rekeningnummer....

6. Geld van de teruggave ontvangen op de Erven rekening en klaar....

Heeft me € 260,- gekost maar je bent wel van alle gezeur af.