Uren applicatie

[mswp]

Hallo allemaal,

Ik weet niet of deze vraag hier thuis hoort maar ik kon zo ook niet verzinnen waar anders.

Waar ik naar op zoek ben is een Android applicatie waarbij uren geregistreerd kunnen worden van werknemers. Medewerkers vullen nu hun uren lijst in op een uitgeprinte Excel blad en deze uren worden vervolgens per maand uitbetaald en doorbelast aan de opdrachtgever, het betreft een aannemer.

Ik heb al naar wat oplossingen zoals TimeChimp en Yoobi gekeken maar dat wordt al snel te groot en teveel op persoon basis gericht. Het idee is om 2 algemene toestellen te maken waar de medewerkers onderweg naar de zaak hun uren kunnen doorgeven en dat dit digitaal binnenkomt bij de werkgever. Bij oplossingen zoals TimeChimp krijgt iedere medewerker een applicatie op hun eigen telefoon waardoor het uitleggen/beheren etc.. lastiger wordt en voor vragen kan zorgen. Ik doe het beheer 1 keer in de zoveel tijd bij deze partij en dat is ook meer dan genoeg maar als er dan ook nog periodiek vragen over applicaties bijkomen op privé telefoons wordt het wat te veel, vandaar 2 centrale apparaten.

Ik heb al zitten kijken of er iets mogelijk is met SharePoint en PowerApps/Flow maar dan kom je al weer snel in een duur licentie model voor waar het voor gebruikt wordt.

Het mooiste zou zijn als ik de Excel lijst kan omzetten in een invul formulier en dat dit weggeschreven wordt in een periodiek Excel bestand. Het moet dus kleinschalig zijn en laag in kosten.

Heeft iemand hier ervaring mee? Tips? Advies voor stukje software?

[Fuwor]

Wellicht Microsoft Forms? Voeg je gewoon het webformulier toe op het Android homescreen zodat ze een icoontje hebben om op te klikken...

Je kan daarna een uitdraai naar Excel maken van de entries in Forms.

[F_J_K]

Op zich zou je volgens mij al een eind komen met 1 Excel Online account en bestand. (Of vergelijkbaar bij Google of any ander). Mooier is idd bijv forms of ander webform.

[mswp]

@Fuwor @Verwijderd Opzich is een form nog wel een idee ja, ik heb nog niet eerder aan een browser oplossing gedacht. Dit kan natuurlijk net zo makkelijk mobiel geopend worden.

Er is al 1 Office 365 account aanwezig, een 2e Office 365 BE licentie is ook geen probleem deze kosten kunnen zich wel dragen. Maar een Excel bestand via tablet openene vind ik nog niet ju van het, je zit dan ook met verschillende medewerkers in het zelfde bestand te knoeien en moet je weer met stropen aan de gang om de data op een centrale plek te krijgen.

[jeroen3]

Je kunt dan toch gewoon een Google Form maken?
Komt het weliswaar in Google Sheets terecht, maar dat is eigenlijk net zo functioneel als Excel voor de gemiddelde gebruiker.

[mswp]

@jeroen3 Ja klopt maar of ik nou Excel/Form gebruik of Sheets/GForm is denk ik niet zo verschillend.

[mswp]

Ik heb ondertussen de uren lijst in Microsoft Form gemaakt en daar een Flow aan gehangen zodat de resultaten in een Excel tabel gezet worden. (Dit heb ik ook werken met een SharePoint List maar vind Excel denk ik makkelijker/mooier)

Ik heb nu alleen nog de volgende uitdaging. Alle dagen en weken komen nu in 1 en hetzelfde document terecht waardoor dit op de duur best wel een grote lijst wordt. Ik moet dus nog even uitzoeken hoe ik of de data uit het Excel/list periodiek weggeschreven krijg naar een archief structuur of hoe ik een week document krijg waar het in weggeschreven wordt.

Even een snelle som, uitgaand van 5 dagen werk p/w x 52 weken is 260 regels per medewerker. Laat je dit dus in 1 lijst staan wordt het al snel een onoverzichtelijke en trage boel.

Heeft iemand tips hoe ik dit kan oppakken met Microsoft Flow? Of denk ik te moeilijk?

[Patrick_6369]

mswp schreef op donderdag 31 oktober 2019 @ 19:12:
Even een snelle som, uitgaand van 5 dagen werk p/w x 52 weken is 260 regels per medewerker. Laat je dit dus in 1 lijst staan wordt het al snel een onoverzichtelijke en trage boel.

Ik zou me niet druk maken om 260 regels per medewerker. Excel 2010 kan er 1.048.576 aan.
Dus tenzij je een paar 100 medewerkers hebt (waarom werk je dan in godsnaam met Excel???) komt het wel goed.
Zorg voor een paar goede tools om de data te groeperen en analyseren, daar heb je veel meer aan!

[mswp]

Patrick_6369 schreef op vrijdag 1 november 2019 @ 13:54:
[...]


Ik zou me niet druk maken om 260 regels per medewerker. Excel 2010 kan er 1.048.576 aan.
Dus tenzij je een paar 100 medewerkers hebt (waarom werk je dan in godsnaam met Excel???) komt het wel goed.
Zorg voor een paar goede tools om de data te groeperen en analyseren, daar heb je veel meer aan!

Ik heb dit nu een paar weken draaien en dat gaat prima. Form wordt weggeschreven in 2 Excel lijsten. 1 voor uren die gefactureerd worden en 1 een Excel lijst waar uren in staan voor verloning.

Ik heb nu een slicer ingevoegd zodat je makkelijk kan filteren op de weken. Ik zoek eigenlijk iets hoe ik makkelijk en het liefst geautomatiseerd uren lijsten apart kan wegschrijven. Nu filter ik op de week en sla dit als een pdf op.

Heeft iemand tips voor een zoekrichting? Met Flow en PowerShell kom ik er nog niet helemaal.

[Craven]

Misschien een beetje mosterd na de maaltijd maar kun je niet beter de data wegschrijven in een makkelijker readable format voor posh? CSV, xml of json. Daar kun je dan los daarvan natuurlijk alsnog een excel of iets anders leesbaar van maken.

Grote voordeel hiervan is dat die andere formaten makkelijk te parsen zijn (en dus ook te splitsen zijn). Je kan dat in de toekomst dan ook nog converten naar iets professionelers mocht dat nodig zijn.

[mswp]

Craven schreef op dinsdag 17 december 2019 @ 19:46:
Misschien een beetje mosterd na de maaltijd maar kun je niet beter de data wegschrijven in een makkelijker readable format voor posh? CSV, xml of json. Daar kun je dan los daarvan natuurlijk alsnog een excel of iets anders leesbaar van maken.

Grote voordeel hiervan is dat die andere formaten makkelijk te parsen zijn (en dus ook te splitsen zijn). Je kan dat in de toekomst dan ook nog converten naar iets professionelers mocht dat nodig zijn.

Zou kunnen, het is nog niet te laat om dat alsnog te doen. Is dit op te zetten met Ms Flow? Vast wel, zal alleen spelen/verdiepen worden.

Hoe en waar zou jij dit uiteindelijk in verzamelen om maand/week rapportages te maken? Een Excel overzicht?

[Patrick_6369]

mswp schreef op dinsdag 17 december 2019 @ 19:33:
[...]Ik heb nu een slicer ingevoegd zodat je makkelijk kan filteren op de weken. Ik zoek eigenlijk iets hoe ik makkelijk en het liefst geautomatiseerd uren lijsten apart kan wegschrijven. Nu filter ik op de week en sla dit als een pdf op.

Ik zou proberen met VBA iets te maken. Maar als je wekelijks één pdf moet opslaan loont het volgens mij al niet om de stap die je met een slicer met één muisklik kunt doen en vervolgens de stap Save as pdf te automatiseren.

[Ric00w]

Wellicht kun je naar een simpel boekhoudpakket kijken. Ik heb zelf bij een klein bedrijf gewerkt waar ze eboekhouden.nl gebruikte, deze heeft een Android applicatie en bied alle basis opties die je nu vraagt.
Hierbij kun je dan activiteiten aanmaken per persoon, waarbij je kunt aangeven of deze activiteiten facturabel zijn. Op deze manier kunnen automatisch facturen aangemaakt worden. Ik twijfel of er ook urenstaten mee gemaakt kunnen worden.

[ Voor 34% gewijzigd door Ric00w op 18-12-2019 12:20 ]

[Craven]

Ik zou het verzamelen in files per dag in folders per jaar. Een dag kan nooit in 2 ander eenheden vallen (week,maand, jaar). Dan krijg je 365 files per jaar en kun je vanuit daar by any means necessary rapportages draaien. Dan is je keus voor rapportage tooling volledig los van de data. PowerBI is overkill maar kan hiervan hele mooie rapportages draaien volgens mij.

Mooier is natuurlijk een simpel pakket dat dit voor je doet. Liever out of the box functionaliteit dan zelf prutsen dat je vervolgens ook moet onderhouden.

Overigens kun je met powershell ook tegen excel aan praten om rapportages te maken.

[ Voor 25% gewijzigd door Craven op 18-12-2019 21:12 ]