E-mail -> Public folder actie in EAC 2016

[be3a18]

Momenteel gebruiken we SimplyFile om e-mail te archiveren. Dat werkt op zich goed maar het is afhankelijk van de medewerkers. Als die het niet doen of een keer vergeten wordt de mail niet gearchiveerd.

Mijn vraag is of dit op een of andere manier geautomatiseerd kan worden? Wellicht met andere software of misschien rechtstreeks via de Exchange server. Ik weet dat je daar e-mail rules kunt instellen. Een openbare map is echter standaard niet mail enabled en als ik dat voor alles ga doen, krijgen we er honderden e-mail adressen bij. Ik heb dat even voor 1 gedaan en daar kan ik e-mails naar toe sturen. Ik heb een rule geprobeerd maar die doet het (nog) niet.

Ik weet dat het ook via Outlook zelf kan maar dan is het niet centraal geregeld.

Is er ook andere software dan SimplyFile wat dit automatisch kan doen?

[Jazzy]

Ik ken SimplyFile niet, kun je eens functioneel uitleggen wat er precies moet gebeuren?

[be3a18]

SimplyFile is een add-on voor Outlook die het archiveren van e-mail vergemakkelijkt. Het onthoudt de keuzes die je gemaakt hebt.

SimplyFile werkt echter handmatig, het wel of niet archiveren is afhankelijk van diegene die het gebruikt.

Met een Exchange instelling/regel kun je het archiveren wellicht afdwingen.

Wat ik er over lees is weinig hoopvol.

[ Voor 6% gewijzigd door be3a18 op 27-08-2019 13:32 ]

[Jazzy]

Wat bedoel je met archiveren? Naar het In-place Archive verplaatsen? De email opslaan in een ander systeem? De hele discussie opslaan in een ander systeem? Een email journalen naar een archief?

Daarom mijn vraag om op een functionele manier te beschrijven wat je graag wilt zien. Wees zo specifiek mogelijk.

[be3a18]

Ok,

naast de normale exchange postvakken voor ons zelf hebben we ook Openbare mappen waar we voornamelijk de mail wisseling met onze klanten archiveren, zodat iedereen die het nodig heeft er bij kan. Dat zijn toch een paar honderd klanten.

Als ik e-mail naar een klant stuur komt het SimplyFile dialoogvenster in beeld. Er zijn dan diverse opties. Met Send and File wordt de e-mail naar de klant gestuurd en daarna direct gearchiveerd in de Openbare map die Simplyfile voorstelt. Als je dat eerder hebt gedaan wordt dat onthouden. Zo niet, dan moet je de juiste map opzoeken. SimplyFile onthoudt de keuzes die je maakt.

SimplyFile dwingt niks af, je kunt de optie Send and File ook negeren en de e-mail gewoon in de Verzonden items laten belanden.

De vraag is dus of dit of centraal kan via de Exchange server. Wat ik er over lees is niet bemoedigend.

[ Voor 6% gewijzigd door be3a18 op 27-08-2019 14:08 ]

[Brahiewahiewa]

be3a18 schreef op dinsdag 27 augustus 2019 @ 13:21:
...

Wat ik er over lees is weinig hoopvol.

be3a18 schreef op dinsdag 27 augustus 2019 @ 14:06:
... Wat ik er over lees is niet bemoedigend.

Je hebt er niet veel zin in, hè?

Ik zou zeggen: neem contact op met techhit. Je hebt een license; product doet niet wat jij er van verwacht. Laat hullie met een voorstel komen

[wagenveld]

Dus eigenlijk gebruik je public folders als een soort ticketing systeem? Echt archiveren is het niet wat je doet als de hele afdeling er in terug moet kunnen zoeken. Native Exchange heeft zo'n functie dan ook niet (logisch lijkt mij), automatische archief acties incl retentie policies en dat soort zaken archiveren naar een persoonlijk archief wat dus gelinkt is aan je eigen mailbox. Let op dat je hiervoor de juiste licenties moet hebben.

Zie: In-Place Archiving in Exchange Server

En: Public folders in Office 365 and Exchange Online

Public folders aren't designed for the following purposes:

Data archiving. Users who have mailbox limits sometimes use public folders instead of mailboxes to archive data. This practice isn't recommended because it affects storage in public folders and undermines the goal of mailbox limits. Instead, we recommend that you use In-Place Archiving as your archiving solution.

Document sharing and collaboration. Public folders don't provide versioning or other document management features, such as controlled check-in and check-out functionality and automatic notifications of content changes. Instead, we recommend that you use SharePoint Online as your documentation sharing solution.

[ Voor 58% gewijzigd door wagenveld op 27-08-2019 15:42 ]

[be3a18]

wagenveld schreef op dinsdag 27 augustus 2019 @ 15:38:
Dus eigenlijk gebruik je public folders als een soort ticketing systeem? Echt archiveren is het niet wat je doet als de hele afdeling er in terug moet kunnen zoeken. Native Exchange heeft zo'n functie dan ook niet (logisch lijkt mij), automatische archief acties incl retentie policies en dat soort zaken archiveren naar een persoonlijk archief wat dus gelinkt is aan je eigen mailbox. Let op dat je hiervoor de juiste licenties moet hebben.

Zie: In-Place Archiving in Exchange Server

En: Public folders in Office 365 and Exchange Online


[...]

Wat de licenties betreft, daar ben ik me van bewust. We hebben een andere licentie nodig om dit te gaan gebruiken.

Wat het eerste punt betreft, we gebruiken dit om email te archiveren. SharePoint is hiervoor misschien iets te veel van het goede.

Is het juist dat er een soort lichte variant van SharePoint is waar geen licenties voor nodig zijn. Ik meende zoiets gelezen te hebben maar ook dat Microsoft dat pad inmiddels verlaten heeft.

[ Voor 13% gewijzigd door be3a18 op 27-08-2019 16:14 ]

[alt-92]

Je had vroeger Sharepoint Services maar dan hebben we het echt over 2003/2007.
Over welke organisatie omvang heb je het?

[be3a18]

alt-92 schreef op vrijdag 30 augustus 2019 @ 15:43:
Je had vroeger Sharepoint Services maar dan hebben we het echt over 2003/2007.
Over welke organisatie omvang heb je het?

25 personen. Ik ben er inmiddels achter gekomen dat we via onze Action Packs een SharePoint server mogen installeren maar dat is een veel te zwaar middel voor wat we willen (denk ik).

Ik ga nu met regels in Outlook stoeien.

[alt-92]

Hmm.
Je zou kunnen overwegen Shared maiboxes als archief te gebruiken waar je eventueel transport rules op inzet.
Client based rules zijn een beetje meh hiervoor.

[Jazzy]

En met archief bedoelen we dus gewoon een doorzoekbaar verzamelbakje, toch? Dan zou ik inderdaad Mail Flow rules gebruiken (heette voorheen Transport Rules) om automatisch een kopie naar de shared mailbox laten sturen. Dan ben je niet langer afhankelijk van de gebruiker.

[Question Mark]

Wat is het functionele doel eigenlijk? Los van het feit dat je kunt archiveren vind ik de vraag waarom jullie willen archiveren minsten net zo intressant.

Zit hier een bepaalde compliancy-gedachte achter, en is er dan ook specifieke regelgeving in het spel? Of is het meer een nice to have?

Office 365 heeft aardig wat features om archiving en compliancy in te kunnen regelen. Voor 25 man zou ik zeker overwegen om af te stappen van een on-premise mailserver (met extra add-on) om dit soort geneuzel zelf te gaan regelen...

[wagenveld]

Volgens mij zeggen we dat met z'n allen bij elk topic van @be3a18

[be3a18]

Question Mark schreef op dinsdag 3 september 2019 @ 14:17:
Wat is het functionele doel eigenlijk? Los van het feit dat je kunt archiveren vind ik de vraag waarom jullie willen archiveren minsten net zo intressant.

Zit hier een bepaalde compliancy-gedachte achter, en is er dan ook specifieke regelgeving in het spel? Of is het meer een nice to have?

Office 365 heeft aardig wat features om archiving en compliancy in te kunnen regelen. Voor 25 man zou ik zeker overwegen om af te stappen van een on-premise mailserver (met extra add-on) om dit soort geneuzel zelf te gaan regelen...

Het functionele doel is dat mail over werkzaamheden door anderen ook gelezen kunnen worden. Zodat er binnen de organisatie bekend is wat er speelt en wat er voor acties ondernomen zijn. Niet iedereen die met iets bezig is, is altijd aanwezig.

Verder hebben we een Office 365 abonnement maar dat is beperkt tot 5 personen.

We hebben ook recht op een Sharepoint server (on-premise) maar dan speelt denk ik hetzelfde als wat je hierboven vermeldt.

Er speelt momenteel ook een vraag over versiebeheer wat in principe ook door Sharepoint gedaan zou kunnen worden. Ik ben zelf niet bekend met Sharepoint maar het - goed - inrichten ervan is een klus op zich heb ik begrepen.

[ Voor 24% gewijzigd door be3a18 op 03-09-2019 14:28 ]

[alt-92]

Tja.
Email is geen CRM of ticket tracking system. Dan moet je het daar ook niet voor gebruiken.

En dit is dan ook één van de redenen waarom ik naar je org size vroeg, je kan die 5 account O365 for Business opschalen & dan ook gelijk SPO erbij afnemen.
Naast de hoeveelheid data die je SPO tenant levert heb je ook geen/minder omkijken naar LCM.

[be3a18]

alt-92 schreef op dinsdag 3 september 2019 @ 14:41:
Tja.
Email is geen CRM of ticket tracking system. Dan moet je het daar ook niet voor gebruiken.

En dit is dan ook één van de redenen waarom ik naar je org size vroeg, je kan die 5 account O365 for Business opschalen & dan ook gelijk SPO erbij afnemen.
Naast de hoeveelheid data die je SPO tenant levert heb je ook geen/minder omkijken naar LCM.

Dat scheelt inderdaad enorm in tijd. Ik zal hier eens aangeven/vragen wat de opties zijn om de licenties uit te breiden.