[Office 365] Agenda abonnement delen binnen organisatie

[DeNachtwacht]

Mijn vraag
Ik werk op een school waar we met Office 365 en een roosterprogramma werken. Office 365 heeft een agenda in de mailclient, en het handige is natuurlijk tegenwoordig dat bij het maken van een afspraak andere collega's ook kunnen zien wanneer iemand bezet is. Maar: tot op heden was er nog geen koppeling met het roosterprogramma. Nagenoeg onwerkbaar dus om een afspraak in te plannen aangezien een docent de helft van zijn werkweek vol zit met lessen.

Met een nieuwe update is het mogelijk om je te abbonneren op de agenda van je rooster (een internet URL van een iCal / ICS bestand). De agenda wordt dagelijks automatisch bijgewerkt dus feest zou je zeggen . Nou niet dus, want het probleem dat nu ontstaat is dat docent A zijn "live" rooster kan toevoegen aan zijn eigen agenda, maar dat dit een apart agenda abonnement wordt naast de persoonlijke agenda met eigen handgemaakte afspraken. Omdat deze niet wordt toegevoegd aan de eigen agenda, kan docent B bij het inplannen van een afspraak dus niet de lessen van docent A zien.

Relevante software en hardware die ik gebruik
Office365 met een cloud mail/agendaprogramma
Roosterpogramma "Untis" met ICS en iCal URL ondersteuning

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb
Het is mogelijk handmatig de ICS met daarin de agenda te downloaden, en deze wél toe te voegen aan de eigen agenda. Probleem is daarmee weer dat het een fixed dataset is, dus dat betekent als docent A maandag zijn rooster voor de week toevoegt, en er woensdag een roosterwijziging is, deze niet zochtbaar is in de agenda van de docent. Zo wordt het ene probleem dus opgelost maar ontstaat er iets dat nog onwenselijker is.

Kortom; ik zoek dus eigenlijk een mogeljikheid om de URL toe te voegen aan de eigen agenda. Die URL blijft namelijk wél up to date met een dagelijkse refresh én de eigen agenda kunnen collega's van elkaar in zien. Wie o wie weet of hier een gouden tip voor is?

Alvast bedankt!

[ Voor 4% gewijzigd door DeNachtwacht op 25-08-2019 01:15 ]

[akimosan]

Je gaat dit niet voor elkaar krijgen met enkel Office 365 en een iCal feed

Een URL naar een iCal feed is slechts dat. Het rooster is in feite een aparte "agenda"

je abonneren op een dergelijke agenda is dus ook maar een "alleen lezen" link toevoegen als een extra agenda, een feed. Je kunt geen wijzigingen aanbrengen in Outlook aan die agenda, dat doe je dan in feite aan het rooster.

Op geen enkel moment zul je iets krijgen dat de agenda van een persoon zomaar gewijzigd wordt in Outlook door een wijziging in het roosterprogramma.

Evenmin als een papieren rooster in de personeelskamer vroeger een directe relatie had met de papieren agenda van de docent


De docent beheert in feite zijn eigen agenda. Dat hij gebruik kan maken van een iCAL feed en daarmee zijn afspraken snel kan invoeren of wijzigen in ZIJN/HAAR agenda doet daar niets aan af. Het is ook aan elke docent om dat wel of niet te doen en het is niet aan een andere applicatie om zomaar even "in te breken" in de mailbox / agenda van die persoon en de afspraken te wijzigen.

Stel je voor dat ik 10 van dergelijke ical feeds heb toegevoegd in Outlook. Is het dan logisch dat elke wijziging in 1 van die agenda's direct een wijziging doorvoert op afspraken in mijn agenda?

Als een collega dus wil weten of de docent eventueel beschikbaar is dan moet hij of zij dus eigenlijk altijd 2 stappen doen:

1) Eerst in het rooster kijken. Is die docent reeds ingeroosterd? Dan is hij of zij niet beschikbaar, los van wat er in de persoonlijke agenda staat.

2) Is de docent niet ingeroosterd? Dan kun je eens kijken naar beschikbaarheid in de persoonlijke agenda. Misschien heeft de persoon dan juist net een vrije dag ingepland (en daarom is daarna het rooster gewijzigd)

Dus: het zijn gewoon 2 aparte dingen, je moet het compleet los zien van elkaar en ook als zodanig gebruiken. Er moet geen afhankelijkheid in zitten.

[DeNachtwacht]

Dank voor je antwoord. Kort gezegd kunnen deze twee losse agenda’s dus niet in elkaar worden gevoegd als één agenda voor de externe collega als ik het zo begrijp? Het zou denk ik wel een gat in de markt zijn als dat technisch mogelijk werd, in onderwijsland zeker maar ook bij heel veel bedrijven heb je natuurlijk plenair ingeplande afspraken waar je niet onderuit komt en je dus ook niet kan weigeren (=dus zelfde als een les).

[alt-92]

Kan Planner (O365) je hier niet bij helpen?