E-mail weghalen bij websitebeheerder en zelf gaan regelen

[EG Mike]

Allen,

Ik ben binnen mijn bedrijf wat klusjes aan het oppakken die al jaren op de plank liggen en steeds op de lange baan worden geschoven door drukte.

Ik wil mijn e-mail wat meer beheerbaar in gaan richten. Momenteel word mijn website (en domeinnaam en alle randzaken omtrent hosting) beheerd door mijn ontwerpbureau. Omdat ik van hun POP-oplossing af wil, ben ik van plan om mijn mailgebeuren onder te brengen bij Office 365. Het gaat in principe om één enkele mailbox (en later misschien een extra shared mailbox), dus een hele spannende wensenlijst heb ik niet.

Mijn technische kennis en ervaring omtrent dit soort zaken stamt nog uit het server2003 tijdperk, dus het is inmiddels nogal verwaterd. Wat is nu concreet het stappenplan om vlekkeloos mijn e-mail te gaan verhuizen?

1. Office365 Business Premium (voor Exchange) licentie aanschaffen
2. MX record laten aanpassen door mijn websitebeheerder (ik neem aan dat Exchange mij de bestemming aangeeft?)
3. Exchange naar wens inrichten

Zie ik nog iets over het hoofd?

Alvast bedankt.

[Verwijderd]

Mail migreren van A naar B, als je dat wilt. Je kan je oude mail gewoon opslaan in Office365.

Verder klopt-ie helemaal volgens mij.

[rens-br]

pryth schreef op maandag 19 augustus 2019 @ 12:39:

1. Office365 Business Premium (voor Exchange) licentie aanschaffen
2. MX record laten aanpassen door mijn websitebeheerder (ik neem aan dat Exchange mij de bestemming aangeeft?)
3. Exchange naar wens inrichten

Zie ik nog iets over het hoofd?

Dat ziet eruit als de juiste volgorde.

[TECHcrime]

Hoe ik mijn klanten altijd adviseer dit te doen met zo min mogelijk downtime:

1. Nieuwe mailoplossing aanschaffen / opzetten
2. Nieuwe mailomgeving inrichten, opbouwen, accounts aanmaken, etc.
3. Initiële mailbox migratie van huidige mailprovider naar nieuwe provider
4. Korte evaluatie. Is inderdaad alles naar wens?
5. MX aanpassen bij de domein provider (Nieuwe DNS records worden door de nieuwe provider aangeleverd)
6. Testen of nieuwe mail binnenkomt bij de nieuwe provider.
7. Resync van de mailboxen van oude provider naar nieuwe provider.


Op deze manier heb je geen downtime, heb je geen moment van onbeschikbaarheid van je mail history en krijg je uiteindelijk alles netjes op je nieuwe omgeving.

Note: Dit is op basis van een IMAP migratie

[ Voor 3% gewijzigd door TECHcrime op 19-08-2019 15:24 ]

[Schumaster]

pryth schreef op maandag 19 augustus 2019 @ 12:39:
en?

1. Office365 Business Premium (voor Exchange) licentie aanschaffen
2. MX record laten aanpassen door mijn websitebeheerder (ik neem aan dat Exchange mij de bestemming aangeeft?)
3. Exchange naar wens inrichten

• Office365 Business Premium (voor Exchange) licentie aanschaffen
• MX record laten aanpassen door mijn websitebeheerder (ik neem aan dat Exchange mij de bestemming aangeeft?) Bij het opbouwen van de Office 365 omgeving geeft de portal precies aan welke DNS records je waarin moet veranderen
• Oude email exporteren
• Oude email importeren in nieuwe mailbox
• Exchange naar wens inrichten

heb nog 2 punten voor je toegevoegd voor behoud van je nieuwe mail. Gebruik je Outlook? Dan zou ik een export van je mail maken, en vervolgens een geheel nieuw outlook profiel voor Office 365 instellen.
Daar kan je je export vervolgens weer in importeren.

[Croga]

Schumaster schreef op maandag 19 augustus 2019 @ 15:26:
heb nog 2 punten voor je toegevoegd voor behoud van je nieuwe mail. Gebruik je Outlook? Dan zou ik een export van je mail maken, en vervolgens een geheel nieuw outlook profiel voor Office 365 instellen.
Daar kan je je export vervolgens weer in importeren.

Waarom niet gewoon Office365 het oude POP account leeg laten trekken? Volgens mij kun je dit gewoon configureren....

Alternatief (en wat ik gedaan heb) is inderdaad in Outlook 2 accounts aanmaken en dan gewoon alle mail uit het oude account copy/pasten naar het nieuwe account....

[Schumaster]

Croga schreef op maandag 19 augustus 2019 @ 15:29:
[...]

Waarom niet gewoon Office365 het oude POP account leeg laten trekken? Volgens mij kun je dit gewoon configureren....

Alternatief (en wat ik gedaan heb) is inderdaad in Outlook 2 accounts aanmaken en dan gewoon alle mail uit het oude account copy/pasten naar het nieuwe account....

Dat kan inderdaad ook, alleen vaak met dit soort POP-oplossingen is het vinkje 'verwijder mail na 14 dagen van de server' aangevinkt, en dan staat daar dus alleen de mail van de laatste 2 weken...

[ThinkPad]

Vergeet je SPF-record niet aan te passen
Als je die niet aanpast dan zullen al je mails bij de ontvanger in de spamfolder belanden.

Wat je overigens ook vast kunt doen is de TTL van je MX en SPF-records lager zetten. Als je dat bijv. naar een kwartier kunt zetten dan kun je de boel vlotter omzwaaien naar Office365. Anders is de wijziging soms pas na meerdere uren actief, als de TTL nu vrij hoog staat.

Mooi moment overigens om zaken als DKIM / DMARC ook gelijk in te stellen. Dit maakt het internet weer een stukje veiliger en zorgt voor minder spam/phishing.

[ Voor 79% gewijzigd door ThinkPad op 19-08-2019 15:43 ]

[EG Mike]

TECHcrime schreef op maandag 19 augustus 2019 @ 15:21:
Hoe ik mijn klanten altijd adviseer dit te doen met zo min mogelijk downtime:

1. Nieuwe mailoplossing aanschaffen / opzetten
2. Nieuwe mailomgeving inrichten, opbouwen, accounts aanmaken, etc.
3. Initiële mailbox migratie van huidige mailprovider naar nieuwe provider
4. Korte evaluatie. Is inderdaad alles naar wens?
5. MX aanpassen bij de domein provider (Nieuwe DNS records worden door de nieuwe provider aangeleverd)
6. Testen of nieuwe mail binnenkomt bij de nieuwe provider.
7. Resync van de mailboxen van oude provider naar nieuwe provider.


Op deze manier heb je geen downtime, heb je geen moment van onbeschikbaarheid van je mail history en krijg je uiteindelijk alles netjes op je nieuwe omgeving.

Note: Dit is op basis van een IMAP migratie

Dank voor je antwoord. Je spreekt over de nieuwe provider; Microsoft wordt in dit geval mijn provider toch, of begrijp ik je verkeerd en dien ik alsnog een andere partij ertussen te houden (dit was juist wat ik wilde voorkomen)?

Schumaster schreef op maandag 19 augustus 2019 @ 15:37:
[...]

Dat kan inderdaad ook, alleen vaak met dit soort POP-oplossingen is het vinkje 'verwijder mail na 14 dagen van de server' aangevinkt, en dan staat daar dus alleen de mail van de laatste 2 weken...

Dit is bij mij niet het geval. Ik kan een heel eind terug in mijn webmail. Deze oplossing zou dus een goede mogelijkheid zijn, maar een outlook export maken lijkt me handiger, dan weet ik zeker dat het goed komt.

ThinkPadd schreef op maandag 19 augustus 2019 @ 15:39:
Vergeet je SPF-record niet aan te passen
Als je die niet aanpast dan zullen al je mails bij de ontvanger in de spamfolder belanden.

Wat je overigens ook vast kunt doen is de TTL van je MX en SPF-records lager zetten. Als je dat bijv. naar een kwartier kunt zetten dan kun je de boel vlotter omzwaaien naar Office365. Anders is de wijziging soms pas na meerdere uren actief, als de TTL nu vrij hoog staat.

Mooi moment overigens om zaken als DKIM / DMARC ook gelijk in te stellen. Dit maakt het internet weer een stukje veiliger en zorgt voor minder spam/phishing.

De TTL van mijn record staat op 24h volgens mxtoolbox.com. Dat lijkt me wel erg overdreven.

DKIM en DMARC zijn nieuwe termen voor mij. Daar zal ik me eens ik gaan verdiepen vanavond.

Dank allen voor jullie antwoorden.

[Schumaster]

pryth schreef op maandag 19 augustus 2019 @ 16:07:
[...]

De TTL van mijn record staat op 24h volgens mxtoolbox.com. Dat lijkt me wel erg overdreven.

Deze nu direct al even door je webhosting partij laten verlagen naar 5 minuten. Heeft voor de huidige werking van je mail geen invloed, maar zorgt er wel voor dat je migratie straks een stuk sneller verloopt.

[tafkaw]

Je krijgt van MS gewoon een tijdelijk domein. Bla.onmicrosoft.com. daarna kun je alles overzetten en dan de koppeling aan je eigen domein doen.

[Fido]

TECHcrime schreef op maandag 19 augustus 2019 @ 15:21:
Hoe ik mijn klanten altijd adviseer dit te doen met zo min mogelijk downtime:

5. MX aanpassen bij de domein provider (Nieuwe DNS records worden door de nieuwe provider aangeleverd)
6. Testen of nieuwe mail binnenkomt bij de nieuwe provider.

Ik zou bovenstaande omdraaien. Test het voordat je de MX records aanpast. Want als het niet (goed) werkt kan er nog een hoop mail gebounced worden. Houd er rekening mee dat de e-mail uit verschillende bronnen gedurende de TTL van je DNS records op zowel de oude als de nieuwe mailserver kan worden afgeleverd.

[ Voor 3% gewijzigd door Fido op 20-08-2019 15:51 ]