office 365 exchange server instellen bestaand emailadres

[JFK88]

Bij mijn bedrijf gebruik ik een email adres zoals [e-mail]. Nou gebruik ik sinds vorig jaar outlook 365 business, als mail programma gebruiken wij outlook, dit bevalt allemaal prima alleen hebben wij nu 3 computers staan.

Outlook gebruiken wij voor de mail en de agenda, ik kwam er dus achter dat je niet simpel ff overal de mailgegevens invoert en dat alles dan synchroon loopt op alle computers, ( op alle computers wil ik hetzelfde email account gebruiken voor de agenda en mail). Ook worden deze gegevens lokaal opgeslagen op 1 computer.

Mijn wens is dus om op alle drie de computers dezelfde agenda en dezelfde mail met dezelfde regels/instellingen te kunnen openen en dat alles synchroon loopt. Ook wil ik graag dat dit online wordt opgeslagen dat zodra de computer crasht ik niet alles kwijt ben. (Eigenlijk zoals een online email programma zoals Gmail.)

Ik heb nu microsoft office 365 business premium aangeschaft, hier zit een exchange server bij. Nou heb ik ongeveer begrepen dat ik dat nodig heb om de boel online te kunnen krijgen.

Alleen hoe pak ik dit aan?

[Felyrion]

Waar komt je mail nu vandaan dan? Is er een huidige exchange server? of Haal je via IMAP je mail uit een postvak bij je provider?

(overigens zal daar je mail vermoedelijk ook gewoon opgeslagen worden nu).

Hebben de andere gebruikers uberhaupt eigen mailadressen? En blijft dat zo?
In dat geval zou ik voor de gezamelijke mail of agenda gebruik maken van een shared mailbox en niet iedereen vanuit één account laten werken.

[JFK88]

De mail komt nu inderdaad via imap, het klopt dat die daar wordt opgeslagen, alleen geldt dat voor de inkomende mail. Als ik op computer 1 een mail beantwoordt is dit niet te zien op computer 2.

Er is maar 1 email adres dat in gebruik is. Het zou fijn zijn dat ik ook thuis een exacte kopie van mijn outlook heb als op het werk. En dat ik de agenda dus ook overal kan inzien.

[Felyrion]

Ik kan natuurlijk niet inschatten hoe je kennis is, maar wellicht is het verstandig om er iemand naar te laten kijken die dit wat vaker heeft gedaan.


Maar ik kan wel een kort stappenplannetje met wat aandachtpunten schetsen:
(Let op: ik doe hem even uit mijn hoofd het is geen handleiding, maar dan zie je grofweg wat er bij komt kijken)

1)
Allereerst moet je je domein koppelen onder Office 365. Daarvoor moet je naar de beheerpagina van je Office 365 (admin.microsoft.com). Onder het onderdeel installatie > Domeinen moet je je domein koppelen. Het toevoegen van je domein is redelijk overzichtelijk uitgelegd. Het daadwerkelijke koppelen gaat door een specifiek TXT record in te vullen bij je domein hositng. Mogelijk moet je dit je hosting partij vragen, of wie dan ook je DNS beheert. Die heb je ook nodig voor een latere stap.

2)
Dan moet je zorgen of controleren dat je Office365 ook je inkomende mail accepteert. Dat moet onder het Exchange beheercentrum, te vinden links onderin het menu.
Daar kun je kijken onder "E-mailstroom" en dan het tabje "Geaccepteerde domeinen". Daar moet je domein staan. Als dat zo is dan zal je Office365 omgeving in elk geval mail accepteren die het aangeboden krijgt voor dit domein.

3)
Dan moet er een mail licentie gekoppeld zijn voor je gebruiker. Dit controleer je door bij het Office365 beheercentrum te kijken bij de gebruikers en dan je gebruiker opzoeken.
Als deze nog niet bestaat, dan kun je deze hier aanmaken en de licentie(s) die je hebt koppelen.
Dan kun je vervolgens ook de gewenste mail adressen daaraan koppelen.
Vanaf nu heb je dus een gebruiker met postvak in de online omgeving. Daar kun je dan ook op inloggen. De mail zal nog steeds bij je provider binnenkomen.

4)
Terug naar de installatie bij Stap 1, nu kun je ook de overige DNS records gaan toevoegen. Eén daarvan is het MX record. Dat is een belangrijke, want die bepaald waar je email wordt afgeleverd. Zodra je deze aanpast zal de mail niet langer bij je provider afgeleverd worden maar bij Office365.

(Wijziging hiervan kan soms tot een dag in beslag nemen, afhankelijk van de instellingen van je DNS/hosting provider. Als je dit aankondigt kunnen ze dit vast verkorten).

Het postvak moet daar op dit moment dus bestaan, want anders krijgt de afzender een non-delivery foutmelding.
Vanaf nu komt al je nieuwe mail dus op Office365 binnen, maar je hebt je ouwe mail nog op de oude omgeving staan.


De volgende stappen kunnen op meer manieren, maar ik doe meestal zoiets (misschien wat uitgebreid omdat dit ook geschikt is voor overstap naar ander systeem of profiel):

5)
Maak een export van je huidige postvak in Outlook (File > Open & Export > Import/Export > Export to a file) en sla deze op als PST. Voor de volledigheid kun je ook je auto aanvullijst (zie bijvoorbeeld https://www.msoutlook.info/question/844) je regels en je handtekening veiligstellen.

6)
Maak een nieuw mailprofiel en log in met je nieuwe Office365 account. Je logt dan in op je nog lege Office365 account (waar nu dus wel je nieuwe mail op binnenkomt).
Importeer hier de eerder geëxporteerde PST. Outlook zorgt er dan voor dat alle mail gesynchronsieerd wordt met de online omgeving.
Nu kun je zo nodig ook weer je auto-aanvul lijsten terugzetten en je regels weer maken

7)
hierna kun je in principe overal inloggen met dit account en daarbij dezelfde gegevens zien.

(ik geloof dat ze een maximum stellen van 5x gelijktijdig ingelogd als ik me niet vergis).


Nog een kleine opmerking over het verlies bij een crash. Office 365 zorgt daar inderdaad voor, maar let op, het is geen backup vervanger. Wanneer je zelf per-ongeluk een mail verwijderd of iets in die geest dan is dat maar beperkt terug te draaien.
Je zou nog kunnen kijken naar bijvoorbeeld https://www.veeam.com/nl/...microsoft-office-365.html
Dat is voor een klein aantal gebruikers gratis.