Advies database vullen

[Rover1956]

Voor een vereniging heb ik een tijd gewerkt met Excel formulieren die op een Synology NAS werden opgeslagen. Via een lokaal netwerkje (zonder internet) zijn laptops gekoppeld aan de NAS. Via Drive werden alle Excel bestanden gesynchroniseerd over alle clients. Achteraf werd vanuit de losse formulieren een rapport gegenereerd.

Ik zoek eigenlijk een betere oplossing, bijvoorbeeld een centrale database op de NAS en dan invulbare formulieren op de laptops. Ik heb al heleboel gelezen maar de beste oplossing nog niet gevonden. De database is een (bijna) platte tabel en de formulieren zijn niet complex, eigenlijk alleen tekstvelden, keuzevakjes en radio buttons. Ook niet groot, het gaat om hooguit 200 in te vullen formulieren.

Wie heeft hier de gouden tip? Het moet geen ingewikkelde oplossing worden aangezien het onderhouden moet kunnen worden door niet-deskundigen. De eerste opzet met evt. programmeren, zal wel gedaan kunnen worden. Ik hoor het graag...

Mvgr, Ron

[Brahiewahiewa]

Rover1956 schreef op donderdag 6 juni 2019 @ 13:36:
...Ik zoek eigenlijk een betere oplossing...

Waarom? Wat gaat er nu mis?

[TheBorg]

Microsoft Access is een relationele database-applicatie van Microsoft Office. Access gebruikt een grafische interface, waardoor het mogelijk is voor weinig gevorderde gebruikers om een database te bouwen. Access bevat tevens functionaliteit om een frontend te bouwen (formulieren, rapporten, en pagina's).

[kameleleon]

als csv opslaan en dan importeren?

[Rover1956]

Wat niet goed gaat:
- invullen Excel formulieren is niet altijd even handzaam
- importeren of iets anders vanuit de losse formulieren naar een database is omslachtig
- vanuit het secretariaat is geen enkel overzicht van wat er al is ingevuld (alleen in de losse formulieren)
Access heb ik wel mee gewerkt maar was in een netwerkomgeving nooit stabiel genoeg. Misschien inmiddels wel. Moeten wel meerdere gebruikers (max 5) tegelijk kunnen werken.

[Drardollan]

Geen idee wat het exacte doel is, maar waarom zelf het wiel uitvinden? Er zijn toch legio ledenadministratie programma's op de markt?

[vso]

Rover1956 schreef op donderdag 6 juni 2019 @ 14:58:
Wat niet goed gaat:
- invullen Excel formulieren is niet altijd even handzaam
- importeren of iets anders vanuit de losse formulieren naar een database is omslachtig
- vanuit het secretariaat is geen enkel overzicht van wat er al is ingevuld (alleen in de losse formulieren)
Access heb ik wel mee gewerkt maar was in een netwerkomgeving nooit stabiel genoeg. Misschien inmiddels wel. Moeten wel meerdere gebruikers (max 5) tegelijk kunnen werken.

Begrijp goed dat je nu alles wilt voor "niks" tja en dat gaat gewoon niet (even sarcastisch gezegd)

belangrijkste in het hele verhaal
- Je zal eerst op papier moeten zetten wat de "flow" is van de processen en wie wat invult..
- en doe dit met voorbeeld formulieren laat mensen die het doen ook ernaar kijken.
- wat wil je "eruit" hebben .. (als overzicht) zet niet alleen de velden op papier maar ook het voorbeeld ..

wil je bv alle leden eruit halen, die tussen datum X en Y zijn ingeschreven en je hebt nergens een inschrijfdatum in je database bijgehouden ..tja dan hang je .. dus dat moet je extra bij houden (automagisch in laten vullen ?) dus alles wat je wilt registerne moet je noteren .. dan wat komt waar in de database.

Hoe ziet je export eruit (niet onbelangrijk) je backup want persoon x met "1243ABc123" als uniek Identifier wil niet in een ander bestand moeten matchen met een wedstijd" dan is het makkelijk dat je backup platte leesbare bestanden zijn.


Excel en draait tabbellen enzv wil je niet . te lastig, weinig winst.
CSV kan maar je winst ?

Dan IS MS Access toch je beste start, volgens mij kan je het ook naar een MS sql (web ding) converteren via een ingebouwd export ding. en met die conversie naar SQL ben je minder netwerk gevoelig.

- Met formulieren kan je informatie in de "database" en uit de database trekken op elke manier die je wilt dus ook meer gericht op de handelingen ipv data. invoeren.
- bouw een backup in (export alles naar 1 excel bestand met 500 regel per "bestand" , en elk bestand heeft volgnummer ofzo ..
--- Hierna zet je het om naar website/sql ding ofzo ..

ik zeg niet dat het makkelijk word sterker nog het zal vrij tijd rovend zijn. je winst ? kennis.

Wil je dat het overdraagbaar is .. schakel een extern bedrijf in die leden adminstratie doet .. 0,0 gezeik

[Jeroenneman]

Even super simpel:

Een Google Forms maken die als formulier dient, en dan de output van het formulier in een Drive Sheet?

Iedereen kan dan altijd in de data en over performance hoef jij je niet druk te maken, want dat doet Google voor je.

[TERW_DAN]

Jeroenneman schreef op donderdag 6 juni 2019 @ 15:31:
Even super simpel:

Een Google Forms maken die als formulier dient, en dan de output van het formulier in een Drive Sheet?

Iedereen kan dan altijd in de data en over performance hoef jij je niet druk te maken, want dat doet Google voor je.

Dingetje is dan alleen wel dat er internet nodig is, en als ik de startpost goed lees is dat er niet (enkel een netwerk tussen de systemen onderling).

[Jeroenneman]

TERW_DAN schreef op donderdag 6 juni 2019 @ 15:41:
[...]

Dingetje is dan alleen wel dat er internet nodig is, en als ik de startpost goed lees is dat er niet (enkel een netwerk tussen de systemen onderling).

Dat is waar, maar op de meeste plekken is internet toch beschikbaar. Ik had geen idee of TS bewust gekozen had voor een netwerk zonder internet, of noodgedwongen. Ik ken geen enkele vereniging waar ze zonder WiFi zitten

[rc5proxy]

Dat is waar, maar op de meeste plekken is internet toch beschikbaar. Ik had geen idee of TS bewust gekozen had voor een netwerk zonder internet, of noodgedwongen. Ik ken geen enkele vereniging waar ze zonder WiFi zitten

Weet er zo wel een paar te vinden die wel WIFI hebben maar GEEN internet.
Waarom gaat iedereen er standaard van uit dat WIFI ook INTERNET is ?

[Rover1956]

Alvast bedankt voor alle reacties. Nog even voor de duidelijkheid: het is geen ledenadministratie (had ik ook niet geschreven). Het zijn buitenevenementen (keuringen van honden) waar deels ingevulde formulieren verder worden ingevuld. Vandaar ook geen internet, we zijn al blij met elektriciteit. Zou eventueel nog wel kunnen via een Mi-Fi router.

[Aragnut]

Na gelang de Synology NAS kun je legio pakketten installeren. Zelf zou ik wat opzetten met een mariadb/mysql database en web formulieren (php).

Kijk even wat voor packages er allemaal te krijgen zijn voor de NAS.

[technorabilia]

Deze misschien?
https://www.synology.com/en-global/dsm/packages/Spreadsheet

Office is a collaboration-oriented application for creating documents, spreadsheets and slides in the Drive portal. You can edit data with various built-in tools and exchange ideas with collaborators via interactive comments and the Chat plugin. For confidential content, you can also encrypt files with passwords for extra privacy.

[Jeroenneman]

rc5proxy schreef op donderdag 6 juni 2019 @ 15:44:
[...]


Weet er zo wel een paar te vinden die wel WIFI hebben maar GEEN internet.
Waarom gaat iedereen er standaard van uit dat WIFI ook INTERNET is ?

Oei oei, iemand moet even een massage krijgen. Ik bedoelde: welke vereniging heeft er anno 2019 nog geen internet op locatie?

[Rover1956]

Jeroenneman schreef op donderdag 6 juni 2019 @ 17:06:
[...]

Oei oei, iemand moet even een massage krijgen. Ik bedoelde: welke vereniging heeft er anno 2019 nog geen internet op locatie?

Een vereniging die buitenevenementen doet op verschillende plaatsen (lees: weilanden)....

[Jeroenneman]

Rover1956 schreef op donderdag 6 juni 2019 @ 17:08:
[...]


Een vereniging die buitenevenementen doet op verschillende plaatsen (lees: weilanden)....

Die informatie hadden we natuurlijk eerst nog niet. Maar niemand met een mobiele telefoon bij zich met internet?

[Rover1956]

Jeroenneman schreef op donderdag 6 juni 2019 @ 19:39:
[...]

Die informatie hadden we natuurlijk eerst nog niet. Maar niemand met een mobiele telefoon bij zich met internet?

Natuurlijk. We hebben wel eens een mobiele hotspot gemaakt. Een MiFI-router zou ook kunnen als dat nodig mocht zijn. Tot nu toe was er geen behoefte aan internet.

[rc5proxy]

Rover1956 schreef op donderdag 6 juni 2019 @ 17:08:
[...]


Een vereniging die buitenevenementen doet op verschillende plaatsen (lees: weilanden)....

Zijn nog zat vereningen die bv gebruik maken van wisselende locatie's die dus geen internet ter beschikking hebben,
en ook zat scouting groepen die zover verstop zitten van de bewoonde wereld dat er alleen 4G mogelijkheden zijn die dan wel met bv jota/joti worden ingezet maar niet bij regulier gebruik.

[technorabilia]

@Rover1956
Synology Office.
Hiermee kun je met meerdere personen tegelijk aan een document werken met realtime syncing.
https://www.synology.com/en-global/dsm/feature/office

[SadisticPanda]

@kraades
Doet excel ook al hoor van in het begin...

Al lijkt le access beter geschikt

[technorabilia]

@SadisticPanda
Hier kun je gelijktijdig met 1 sheet werken zoals Google Sheets met realtime syncing m.a.w. je ziet direct wat de ander doet inclusing chat mogelijkheid.
Lijkt mij toch iets anders dan wat de TS momenteel doet.
Aangezien de TS al een Synology heeft en geen internet verbinding is dit met standaard software op te lossen. Verder zullen de gebruikers hier goed mee kunnen werken gezien de Excel ervaring.