workload / todo's / tasks / e-mails - efficientie, overzicht

[WingGraph]

zoals velen wel weten is 24 uur te weinig op een dag om alle taken/mails/todos die binnenkomen zowel werk als prive allemaal af te handelen of bij te houden.

Wat is jullie aan te raden tool(s) / programmas om hier een duidelijkere lijn in te vinden zodat we de bomen nog kunnen zien door het bos.


persoonlijk krijg ik op 8 verschillende manieren/platformen werk binnen (wat ook allemaal opgevold moet worden, afwerken en feedback geven, wachten op antwoord en niet alles is even duidelijk zichtbaar kwa status)

aan de bureau
mail (4 verschillende inboxen)(dagelijjks +- 200/250 mails)
telefoon
microsoft dynamics
jira
confluence
microsoft planner
google keep (mijn eigen to do's)

...

Ik draai voornamlijk linux (heb ook windows in vm), maar wil ook mobiel verder kunnen momenteel een iphone (ergens in de toekomst zoek ik toch over te stappen naar android).

Ik zoek dus iets waar ik makkelijk alles in kan bijhouden verwerken, automatische opvolging notificaties, hoe geautomatiseerder hoe beter.
mails kan in slepen zonder te copy/pasten / links in kan slepen enzo ... attachements kan toevoegen


alsook jullie favourtie e-mail programma (liefsts compatible met zowel google als office365) niet zo zeer kwa looks of snelheid, maar snelheid van mail verwerking, zonder al te veel tijdverlies een efficient programma

...

Ik heb momenteel een microsoft flow lopen dat alle Miscrosoft agenda punten synced met mijn google calendar.

Ik heb geproveerd google keep op te zetten oom daar mijn todos van te mkaen, maar te weinig integratie met de systemen.

Ik heb momenteel Station (getstation) draaien, maar er zijn toch nog wat beperkingen waar ik te veel tijd mee verlies of te weinig overzicht heb

Ik heb ook een custom startpage gemaakt voor chrome/firefox, waar ik toch iets sneller de taken in kan doen. (vb: issue creeren in jira, kan ik rechstreeks van uit deze startpage en moet ik niet eerst zoeken naar waar jira openstaat, of nog openen dan naar het juiste project dan op creeren klikken enzo...)

--------


Bottom line:

mijn verwachtingen van dergelijk systeem/programma/flow

Efficientie, Snelheid in werken , Overzicht, Cross platform (linux/windows - ios - android)

[MAX3400]

Programma's? Wat dacht je van een goede cursus time-management? Selectief tijd plannen / maken voor je openstaande taken, nog selectiever leren lezen / antwoorden / opvolgen.

Zolang je zelf begint met "24 uur te weinig op een dag om alle taken/mails/todos die binnenkomen zowel werk als prive allemaal af te handelen of bij te houden", heb jij dus een overload aan info. Een goede workflow zorgt er niet voor dat je minder info gaat krijgen.

[The Eagle]

Google op "getting things done". Kun je ook prima in Outlook implementeren. Werkt goed.

Maar time management is de sleutel idd. Niet willekeurig welke tool. Time management is het wat, de tool is het hoe

[WingGraph]

Ik weet hoe aan time management te doen,

Maar wou gewoon weten welke jullie dag dagelijkse goto tools waren voor deze taken vlotter / efficiënter te doen

[DJMaze]

Als je Linux hebt zijn er prima tools.
Zelf gebruik ik daarvoor KDE Kontact en KTimeTracker.
En heb een speciaal ics bestand gekoppeld aan mijn atlassian projecten en website.

Geen KDE? Dan kijk je gewoon even in jouw repo's

[ Voor 14% gewijzigd door DJMaze op 17-04-2019 20:49 ]

[The Eagle]

WingGraph schreef op woensdag 17 april 2019 @ 20:14:
Ik weet hoe aan time management te doen,

Maar wou gewoon weten welke jullie dag dagelijkse goto tools waren voor deze taken vlotter / efficiënter te doen

Kennelijk toch niet, anders had je het wel allemaal in een werkdag weten te proppen
Je kunt een paar dingen doen:
- bij je baas klagen dat er iemand bij moet omdat je het in je uppie niet red,
- zorgen dat je gaat timeboxen, dus noet constant alles monitoren maar gewoon een blok van een uur per dag per box
- ander werk zoeken

Of alsnog bij jezelf te raden gaan waarom het je kennelijk niet lukt. Want willekeurig welke tool gaat je niet helpen.
Hint: ga eens na in hoeverre dingen die je binnenkrijgt via de kanalen die je noemt echt bloedspoed zijn. Dat zijn er denk ik welgeteld 0. Als de tent affikt of er gaat iemand dood bellen ze wel. Dat betekent dus ook dat het niet erg is om een responstijd van een paar uur per box aan te houden. Desnoods een autoreply "dank voor uw email, we komen er op terug". Das namelijk ook een indicatie van respons

[DHH]

Ik moest meteen aan deze xkcd denken m.b.t. je platformen.

Ik denk dat je qua automatisering al aardig gedaan hebt wat je redelijkerwijs kan verwachten. Wat misschien meer zin heeft is kijken naar wie je kan 'opvoeden' om de vragen aan te leveren op een manier waarop het voor jou zo makkelijk mogelijk is om ze te beantwoorden (of liever nog, ze leren hoe ze zelf aan de antwoorden kunnen komen, mits dat qua beleid mogelijk is).

Dagelijks 200+ mails te verwerken krijgen die allemaal opgevolgd moeten worden, lijkt me ondoenlijk voor één medewerker (25 mails per uur, 8 uur lang, geen rekening houdende met alle andere 'kanalen' waarop je vragen krijgt).

[bones]

Ik heb ongeveer hetzelfde, ik krijg taken/werk binnen via mail, telefoon, WhatsApp, Assana en soms persoonlijk. Ik houd alles bij via Trello. Daar kun je borden aanmaken als een soort to do lijstje. Werkt super eenvoudig, en ook op mobiel.