Server op kleine firma nuttig ? of laat je hem beter weg ?

[Verwijderd]

Heeft een klein familiebedrijf de dag van vandaag nog een server nodig ?
Kan dit niet goedkoper zonder server of zijn er toch voordelen ?

Momenteel is er de volgende Setup:
- Server met 1 VM (Active Directory & DHCP), geen VPN ingesteld.
Vroeger zat hier ook een VM op die diende als exchange server, maar dat zit nu in de cloud.
- NAS + backup hdd
– Er zijn 15 clients / workstations, maar er zijn maar 10 werknemers. Iedereen heeft toegang tot alles zo gaat dat in kleine familie bedrijven...

Eigenlijk heeft die Active Directory server dan toch geen nut ?
Of zie ik dat nu verkeerd.

EDIT:
- Mail zit bij Office365, er is ook nog een facturatie pakket, maar dat staat 100% los van de server (100% cloud met 2 login's)
- Er draait geen software op de AD-server, buiten een antivirus

[ Voor 14% gewijzigd door Verwijderd op 08-04-2019 18:05 ]

[Gomez12]

Het is een persoonlijke afweging imho...

In de cloud ben je offline als je internet eruit ligt.
On-site ben je offline als er iets in je server het begeeft, plus je bent zo ongeveer failliet als het pand in de hens gaat.

Ik zou in jullie huidige omgeving in ieder geval naast de backup hdd ook een online backup nemen zodat je "snel" terug kan naar een VM in the cloud ipv dat je eerst xxx TB moet uploaden naar een online server.

En tja, het is een beetje afhankelijk van wat je hebt / draait voor de rest. Werk je met vaste software dan kan je gaan voor werkplekken in de cloud, werk je met los-vaste software dan kan je alsnog je data in de cloud onderbrengen als die niet te groot is (ga niet werken met video-bestanden vanuit de cloud)

En goedkoper, tja dat is wederom een persoonlijke keuze. 1 Server met 1 VM met enkel AD & DHCP voor 10-15 clients dat kan zo ongeveer een 486 met winnt 3.0 zijn die je gratis op de hoek van de straat kunt ophalen...
En koop is bijna altijd goedkoper dan huur (want je verhuurder moet het ook simpelweg kopen) oftewel je kan qua hardware niet goedkoper krijgen dan zelf een niet al te luxe server neerzetten. Alleen tja, hoeveel is beheer / risicomanagement je waard. Want dat telt in wezen allemaal mee in de prijs (en dat wordt veelal vergeten bij familiebedrijfjes, want jantje fixt dat wel even op een zaterdag)

[Vorkie]

Is die AD server niet gekoppeld aan je cloud voor authenticatie?

[Ernemmer]

box.com icm Office365 is volgens mij een hele goede oplossing voor de meeste kleine bedrijven. Ook is het beheer erg simpel waardoor je daar weer veel kosten bespaart.

[unezra]

Grote kans dat het niet nuttig is en het bedrijf beter af is met het extern plaatsen van alle ICT faciliteiten. Ja, als het internet er uit ligt ben je klaar, maar dat ben je in de meeste gevallen hoe dan ook wel en dat is op te lossen met een dubbele internet verbinding.

Lokale spullen zijn in de regel kwetsbaarder en minder goed écht betrouwbaar (en redundant) uit te voeren dan het spul extern beleggen en een ander de zorgen laten dragen daarvoor.

Het is zeker geen wet van meden en perzen, er zijn situaties te bedenken waarin dit toch een logische opzet is, maar met kleine bedrijven is het wel snel dat het beter is *alles* uit te besteden aan een externe partij.

[Archie_T]

Houd er rekening mee dat Cloud niets anders is als iemand anders z’n computer. Volledig Cloud zonder backups zou ik nooit voor gaan. Dus een lokale server voor backup en de rest in de cloud is een prima optie.

[valkenier]

Het ligt er ook maar net aan of je vertrouwelijke documenten in de cloud wilt hebben. Als het echt om vertrouwelijke gegevens gaat zou ik daar niet snel voor kiezen. Of je moet de boel encrypten.
Ik vind persoonlijk een eigen server toch wel makkelijk voor een kleiner bedrijf. Eigen baas, geen abonnementstarief, en offline ook werkend. Wel zorgen voor een off site backup.

[MAX3400]

Hoe kleiner de omgeving, des te kleiner zou je aan on-prem hardware & software kunnen hebben. Het is een vrij simpele rekensom en die kan je vast zelf narekenen.

Stel: "alles" gaat naar de cloud. En om een vervelende reden ligt je internet eruit gedurende 3 werkdagen. 10 man zit dus 3 dagen alleen koffie te drinken. Het lijkt me geen rocketscience dat je dan op (grof gerekend) 240 uur werkgeverslasten hebt (3 dagen x 8 uur x 10 man) en bij een bruto uurloon van 20 Euro zit je dus tegen de 10K "bruto" (vraag maar aan de boekhouders). Tel hierbij op gedorven inkomsten / winst (staat ook in de jaarboeken) en dan nog de "extra uren" die nodig zijn om 3 dagen achterstand aan mail, werk, etc in te halen.

Ik zal ongetwijfeld wel weer kort door de bocht redeneren maar juist voor kleine(re) bedrijven is het een simpele rekensom wat het kost om "wel spul in eigen beheer + supportcontract + online backup" vs. "alles in de cloud + 3 dagen offline niets doen".

[unezra]

Archie_T schreef op maandag 8 april 2019 @ 18:18:
Houd er rekening mee dat Cloud niets anders is als iemand anders z’n computer. Volledig Cloud zonder backups zou ik nooit voor gaan. Dus een lokale server voor backup en de rest in de cloud is een prima optie.

Het is prima mogelijk volledig in de cloud te zitten *en* ook de backups daar te hebben. Kwestie van goede afspraken maken en zorgen dat de faciliteiten op orde zijn. Lokale server voor backup kan, maar dan wil je die backups weer buiten de deur hebben en dát kan een dure hobby worden. (Tape opslag is relatief kostbaar.)

valkenier schreef op maandag 8 april 2019 @ 18:22:
Het ligt er ook maar net aan of je vertrouwelijke documenten in de cloud wilt hebben. Als het echt om vertrouwelijke gegevens gaat zou ik daar niet snel voor kiezen. Of je moet de boel encrypten.
Ik vind persoonlijk een eigen server toch wel makkelijk voor een kleiner bedrijf. Eigen baas, geen abonnementstarief, en offline ook werkend. Wel zorgen voor een off site backup.

Mwah. Dat was tot een jaar of 2 geleden ook mijn insteek en het kán enorm mis gaan, aan de andere kant zie je dat ook best grote ondernemingen meer en meer met cloud doen en dus ook vertrouwelijke documenten daar hebben draaien. Het staat of valt daar met hoe goed zo'n extern dienstverlener de boel op orde heeft.

Aan de andere kant, was is veiliger? Een grote cloudprovider met *gigantische* belangen, of een door een halve ICTer ("het neefje van de baas") in elkaar geflanste omgeving?

Een eigen server is absoluut niet makkelijker voor een bedrijf. Juist uitbesteden is dat. Je verlegt alle verantwoordelijkheid extern, hebt nauwelijks tot geen beheer meer en betaald voor de dienstverlening. Je hebt dus ook zelf geen ICT expertise meer nodig, wat je wel nodig hebt als je het intern draait.

Er zijn prima businesscases te maken waarin extern in alle opzichten beter en goedkoper is dan intern.

MAX3400 schreef op maandag 8 april 2019 @ 18:32:
Hoe kleiner de omgeving, des te kleiner zou je aan on-prem hardware & software kunnen hebben. Het is een vrij simpele rekensom en die kan je vast zelf narekenen.

Stel: "alles" gaat naar de cloud. En om een vervelende reden ligt je internet eruit gedurende 3 werkdagen. 10 man zit dus 3 dagen alleen koffie te drinken. Het lijkt me geen rocketscience dat je dan op (grof gerekend) 240 uur werkgeverslasten hebt (3 dagen x 8 uur x 10 man) en bij een bruto uurloon van 20 Euro zit je dus tegen de 10K "bruto" (vraag maar aan de boekhouders). Tel hierbij op gedorven inkomsten / winst (staat ook in de jaarboeken) en dan nog de "extra uren" die nodig zijn om 3 dagen achterstand aan mail, werk, etc in te halen.

Ik zal ongetwijfeld wel weer kort door de bocht redeneren maar juist voor kleine(re) bedrijven is het een simpele rekensom wat het kost om "wel spul in eigen beheer + supportcontract + online backup" vs. "alles in de cloud + 3 dagen offline niets doen".

Een 2e internet verbinding kost een paar tientjes per maand en die wil je *toch*. De kans op offline wegens geen internet, maak je daarmee fors kleiner dan de kans op offline wegens een crash van je enige server die natuurlijk niet redundant is uitgevoerd want daar is geen geld voor.

[ Voor 25% gewijzigd door unezra op 08-04-2019 18:40 ]

[wodkabuikje]

Ik heb een klein bedrijfje en wij werken volledig in de cloud. Mocht het doemscenario hierboven gebeuren, we kunnen vanaf elke werkplek inloggen, dus ook vanaf huis. Bovendien hebben we buren met andere abonnementen dus we zijn in principe zo weer online. Af en toe een back-up op de NAS thuis mocht het nodig zijn.

Vooral voor kleine bedrijven is een server een grote kostenpost.

[MAX3400]

unezra schreef op maandag 8 april 2019 @ 18:38:
[...]

Een 2e internet verbinding kost een paar tientjes per maand en die wil je *toch*. De kans op offline wegens geen internet, maak je daarmee fors kleiner dan de kans op offline wegens een crash van je enige server die natuurlijk niet redundant is uitgevoerd want daar is geen geld voor.

Een carepaq op een HP Microserver kost minder. Plus dat je voor een dual-WAN netwerk (passive failover, neem ik aan), toch zelf je router moet omprikken/omkatten en misschien nog wat kennis moet hebben van, pak 'm beet, DNS en MFA etc. omdat niet elke cloud-dienst "zomaar" een ander IP accepteert

Maar zoals je ziet aan mijn antwoord; persoonlijk ben ik niet onder de indruk om met 10 man "zomaar" even alles in de cloud te zetten.

wodkabuikje schreef op maandag 8 april 2019 @ 18:43:

Vooral voor kleine bedrijven is een server een grote kostenpost.

Hang er eens een prijs aan dan? Want een klein bedrijf (desnoods een ZZP'er) kan best een omzet van 2 ton hebben en een nettowinst van 50K. Dan is "een server" (hoe je die ook wil beschrijven) van een paar honderd tot een paar duizend Euro dus peanuts qua kostenpost.

[unezra]

MAX3400 schreef op maandag 8 april 2019 @ 18:47:
[...]
Een carepaq op een HP Microserver kost minder. Plus dat je voor een dual-WAN netwerk (passive failover, neem ik aan), toch zelf je router moet omprikken/omkatten en misschien nog wat kennis moet hebben van, pak 'm beet, DNS en MFA etc. omdat niet elke cloud-dienst "zomaar" een ander IP accepteert

Mwah. Goede redundant firewall er tussen en klaar ben je. Die wil je *toch* hebben, dus is eigenlijk geen extra investering. (Want hoe veel bedrijven kunnen vandaag de dag werkelijk meer dan een uur zonder internet? Zonder internet is in de regel ook zonder telefonie, zonder email, zonder wat dan ook. Ben je vrij snel klaar zonder redundancy op je firewall en internet verbinding.)

Natuurlijk kun je een ACL instellen en ja, bij een fail heb je een korte hickup maar da's redelijk te overzien. Binnen een minuut over, is minder dramatisch dan een paar uur of een dag plat omdat je enige server onderuit is geschoven.

Maar zoals je ziet aan mijn antwoord; persoonlijk ben ik niet onder de indruk om met 10 man "zomaar" even alles in de cloud te zetten.

Ik denk dat het in de regel prima kan en beter is, een paar zinvolle uitzonderingen daargelaten.

[...]
Hang er eens een prijs aan dan? Want een klein bedrijf (desnoods een ZZP'er) kan best een omzet van 2 ton hebben en een nettowinst van 50K. Dan is "een server" (hoe je die ook wil beschrijven) van een paar honderd tot een paar duizend Euro dus peanuts qua kostenpost.

Volledige cloud hoeft ook niet vreselijk duur te zijn. Een server kost meer dan die server alleen én je schrijft dat ding in 5 jaar of iets meer af. Storage is ook niet bepaald goedkoop. Volledige outsourcing moet kunnen voor €150 tot €200 per werkplek, inclusief *alles*. Dat klinkt als een hoge kostenpost, maar je hebt dan geen eigen ICT meer nodig en enkel infra die toegang bied tot die omgeving. Kan zomaar eens goedkoper, betrouwbaarder en minder risicovol zijn dan het alternatief.

[Gomez12]

MAX3400 schreef op maandag 8 april 2019 @ 18:32:
Stel: "alles" gaat naar de cloud. En om een vervelende reden ligt je internet eruit gedurende 3 werkdagen. 10 man zit dus 3 dagen alleen koffie te drinken. Het lijkt me geen rocketscience dat je dan op (grof gerekend) 240 uur werkgeverslasten hebt (3 dagen x 8 uur x 10 man) en bij een bruto uurloon van 20 Euro zit je dus tegen de 10K "bruto" (vraag maar aan de boekhouders). Tel hierbij op gedorven inkomsten / winst (staat ook in de jaarboeken) en dan nog de "extra uren" die nodig zijn om 3 dagen achterstand aan mail, werk, etc in te halen.

Het nadeel met dit soort berekeningen is dat het alternatief ook niet gratis is.

Ik kende het concept van HP MicroServer niet wat je hierna aandraagt, dat ziet er wel interessant uit. Echter zie ik toch veel kleine firma's die software hebben die Windows vereist en dan wordt er veelal een veel duurdere 19" uitvoering genomen.

En bij die 19" uitvoering daar zie ik bij de kleine familiebedrijfjes toch heel erg veel SuperMicro's etc hangen die simpelweg gewoon via een heel ander support-netwerk werken. Dan betekent een onderdeel stuk ook al snel 3 dagen eruit.
Maar ook bij een HP-contract met 1 uur onside service heb je slechts je hardware vervangen binnen 1 uur na melding (wat nogal eens wat tijd kan kosten) waarna het bedrijfsklaar maken nog wel een paar uur kan kosten.

Terwijl in de cloud je internet eruit kan liggen en je via 4g verder gaat via een binnen een uur gekochte myfi.

unezra schreef op maandag 8 april 2019 @ 19:57:
[...]
Volledige cloud hoeft ook niet vreselijk duur te zijn. Een server kost meer dan die server alleen én je schrijft dat ding in 5 jaar of iets meer af. Storage is ook niet bepaald goedkoop. Volledige outsourcing moet kunnen voor €150 tot €200 per werkplek, inclusief *alles*. Dat klinkt als een hoge kostenpost, maar je hebt dan geen eigen ICT meer nodig en enkel infra die toegang bied tot die omgeving. Kan zomaar eens goedkoper, betrouwbaarder en minder risicovol zijn dan het alternatief.

Het nadeel van volledige outsourcing vind ik voornamelijk dat ik het nergens kan vinden voor 150 tot 200 per werkplek per jaar, inclusief *alles*
Ik kon het (een paar jaar terug toen ik er naar aan het kijken was voor een aantal partijen) alleen maar vinden als ik zelf een eigen ICT behoud die de lokale pc's / terminal clients / routers / switches / printers / laptops beheert.

Voor 150 a 200 per werkplek is het heel erg interessant, alleen praktisch kwam ik voornamelijk uit op ongeveer de huidige client-kosten en daarbovenop 150 a 200 euro, minus server kosten. Waardoor het voornamelijk duurder werd. Maar als je een linkje oud hebt voor werkplekken inclusief alles voor 200 per jaar heb ik wel interesse.

[unezra]

Gomez12 schreef op maandag 8 april 2019 @ 20:36:
[...]
Het nadeel met dit soort berekeningen is dat het alternatief ook niet gratis is.

Ik kende het concept van HP MicroServer niet wat je hierna aandraagt, dat ziet er wel interessant uit. Echter zie ik toch veel kleine firma's die software hebben die Windows vereist en dan wordt er veelal een veel duurdere 19" uitvoering genomen.

Microserver is hardstikke leuk, maar de Gen10 heeft geen ILO en de hele Microserver lijn heeft geen dubbele voeding. Voor een bedrijf zou ik daar toch minder snel voor kiezen. (Privé heb ik 3 van die dingen. Het zijn voor het geld, ongelooflijk leuke en compacte machines. De DL20, zijn 19" broertje is ook heel schattig, maar duurder.)

En bij die 19" uitvoering daar zie ik bij de kleine familiebedrijfjes toch heel erg veel SuperMicro's etc hangen die simpelweg gewoon via een heel ander support-netwerk werken. Dan betekent een onderdeel stuk ook al snel 3 dagen eruit.
Maar ook bij een HP-contract met 1 uur onside service heb je slechts je hardware vervangen binnen 1 uur na melding (wat nogal eens wat tijd kan kosten) waarna het bedrijfsklaar maken nog wel een paar uur kan kosten.

Terwijl in de cloud je internet eruit kan liggen en je via 4g verder gaat via een binnen een uur gekochte myfi.

Of gewoon een reguliere backupverbinding. DSL en kabel is een prima combinatie en relatief betaalbaar, zelfs met zakelijke SLA d'r op. (Ziggo Zakelijk en KPN oid gecombineerd.)

[...]
Het nadeel van volledige outsourcing vind ik voornamelijk dat ik het nergens kan vinden voor 150 tot 200 per werkplek per jaar, inclusief *alles*

150 tot 200 per jaar zou ook totaal onredelijk zijn. Per maand is het zeker te vinden.
Het leuke is dat je op die manier weer kunt besparen op zaken als PC's en laptop, daar kun je al dan niet mobiele thin clients van maken en dus *fors* besparen op specificaties, stroomverbruik en beheerskosten.

Ik kon het (een paar jaar terug toen ik er naar aan het kijken was voor een aantal partijen) alleen maar vinden als ik zelf een eigen ICT behoud die de lokale pc's / terminal clients / routers / switches / printers / laptops beheert.

Voor 150 a 200 per werkplek is het heel erg interessant, alleen praktisch kwam ik voornamelijk uit op ongeveer de huidige client-kosten en daarbovenop 150 a 200 euro, minus server kosten. Waardoor het voornamelijk duurder werd. Maar als je een linkje oud hebt voor werkplekken inclusief alles voor 200 per jaar heb ik wel interesse.

Ik heb geen linkje maar ik ben op dit moment bezig met zo'n traject voor 55 werkplekken. (We hebben iets minder personeel maar de rekeneenheid die ik hanteer voor de offertes is 55 werkplekken.) Dat is wel exclusief on-prem infra zoals routers, switches, laptops, etc. Aan de andere kant, zo duur hoeft dat ook niet te zijn. (Hoe duur kan ik je alleen niet zeggen, omdat op dat gebied onze situatie wat bijzonder is. We gaan inhuizen bij onze moedermaatschappij en zij verzorgen de gebouw-interne infra, printers, etc. Werkplekken doen we wel zelf, maar in een van de proposities worden die ook extern beheerd. Met bijna 100% inzet van thin clients kun je veel besparen op dat gebied. Beheer van die dingen is dusdanig minimaal, dat ook een externe partij er niet al te veel kosten aan heeft.)

In PM kan ik je wel een aantal namen noemen van bedrijven met wie wij dit traject in zijn gegaan, publiek niet.

Overigens onderzoeken wij nu zowel een zgn. technology refresh, als volledige outsourcing. Zoals verwacht zijn de 2 uitersten overgebleven. Volledige outsourcing (dus opheffen van mijn eigen afdeling zoals die nu bestaat), of on-prem. (Waarbij we bij on-prem wel eigen beheer houden, maar expliciet zoeken naar meer achtervang van onze leveranciers dan nu. Ze moeten ons ook kunnen vervangen bij ziekte en vakantie, mogelijk stel ik dan ook voor terug van 2 naar 1 FTE te gaan en de 2e FTE op te laten vangen door de externe partij.)

[Marber]

Wij runnen al jaren een bedrijf met 40 man volledig in de Cloud. Valt het internet uit (1 á 2 keer gebeurd in de afgelopen 5 jaar) gaan collega’s verder via hun 4g

Kosten aan beheer zijn er nauwelijks. Kost me een uurtje per maand om wat mensen toe te voegen/te verwijderen, of een wachtwoord te resetten. Kosten voor de Cloud vallen ook reuze mee, +/- 240€ per persoon per jaar. Komt neer op zo’n 10k€; ik vraag me af of je voor dat geld een server kan kopen, licenties kan kopen, sla kan afsluiten en het onderhoud kan doen

[klungeltweaker]

Voor 15 gebruikers kan je alle gevraagde functionele vragen gemakkelijk af met een Synology.
Een tweede als backup/failover in een datacenter.

[Verwijderd]

Super bedankt voor jullie informatie ! ! !

Ik ga het even laten bezinken en de nodige berekening maken van wat nu het meeste kost.

Een kleine onderneming heeft intern geen IT verantwoordelijke.
Wanneer er een panne is doen de meeste bedrijven beroep op jantje om de hoek OF een handige verkoper heeft er een onderhoudscontract voor de server & de pc's "aangesmeerd".
Dat laatste is hier het geval...


Vertrouwelijke gegevens, de vraag is wat dat zijn hé...
Het facturatie adres zit reeds in de cloud, maar met wat geluk staat dat ook gewoon in de telefoongids.
Echt vertrouwelijk kan je dat niet noemen.
Het enige waar wel mee opgelet moet worden zijn email adressen & mobiele nummers, alleen veranderen mensen wel eens van mail adres of telefoonnummers.
De koopgedrag, kleur van je ogen, seksuele / politieke voorkeur, dat vraagt een kleine onderneming niet aan zijn klanten.

[LucyLG]

Mijn juridische mening is dat ondanks je een klein bedrijf bent de schade fors kan zijn als alles foetsie is.

Een voorbeeld, weet niet precies wat het bedrijf doet, is dat je contracten en papieren weg kunnen zijn. Indien er dan een probleem met een klant ontstaat heb je niets om op terug te vallen. Arbeidscontracten zijn weg. Wat gebeurt er als UWV navraag komt doen? Bij een faillissement heb je geen administratie meer en curator zal dat een probleem vinden.

Juridisch en fiscaal ben je verplicht administratie te bewaren gedurende een bepaalde periode (7 jaar dacht ik) anders kan je aansprakelijk zijn (maar lees hieronder dat aan de administratieplicht snel is voldaan).

2:10 Burgerlijk wetboek

1 Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.

2 Onverminderd het bepaalde in de volgende titels is het bestuur verplicht jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten van de rechtspersoon te maken en op papier te stellen.

3 Het bestuur is verplicht de in de leden 1 en 2 bedoelde boeken, bescheiden en andere gegevensdragers gedurende zeven jaren te bewaren.

4 De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave der gegevens en deze gegevens gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.

Aan de administratieplicht is voldaan indien snel inzicht kan worden verkregen in de debiteuren- en crediteurenpositie op enig moment en dat deze posities en de stand van de liquiditeiten, gezien de aard en omvang van de rechtspersoon, een redelijk inzicht geven in de vermogenspositie van de rechtspersoon (zegt de Hoge Raad)

Dus een lokale opslag zou ik doen en een back up in de cloud. Hoeveel storage heb je nodig dan?

In geval van een storing kun je toch een bedrijfje bellen die alles terugzet?

[ Voor 63% gewijzigd door LucyLG op 09-04-2019 18:00 ]

[twiekert]

ICT wordt vaak gezien als extra kostenpost voor het bedrijf, terwijl zaken als een bedrijfsauto, mobiele telefoon, pensioen van de werkgever, 13e maand, en de rest de secundaire arbeidsvoorwaarden 'er bij hoort'.

Werken zonder computer is bij bijna niet meer weg te denken en hoort naar mijn mening dan ook als standaard kostenpost meegerekend te worden, i.p.v. als laatste waarbij het doel is zo weinig mogelijk uit te geven omdat het extra is.
Ik zou per werknemer een lijst maken van ICT benodigdheden, denk hierbij aan de kosten van software (Office, bedrijfssoftware, AV), diensten (bijv Office 365, 2FA dienst), hardware (computer/thinclient, scherm, (vaste) telefoon). Vergeet ook niet de ondersteuning die je werknemer nodig heeft van een ICT dienstverlener.

De gedeelde kosten zijn het meest lastig om te berekenen, of het nu gaat om een lokale server met een RDS werkomgeving en VPN om remote te werken, of dat de boel in de cloud zit. Je kan hiervoor ook berekenen wat de ICT nu kost. (aanschaf server, lokale backup, externe backup, software licenties OS/user licenties, UPS, stroom etc)
Uiteindelijk kom je op een richtbedrag per werknemer p/m, wat je weer kan omzetten naar een ict budget per jaar voor het bedrijf.

Daarna kan je ook nog what-if scenario's berekenen. Zoals hierboven al gezegd is, wat kost een werknemer als deze geen gebruik kan maken van zijn computer, is thuiswerken een optie, staat de werknemer stil? Wat kost het als een werknemer 3 dagen per jaar niet zou kunnen werken? Wat gebeurd er als je lokale server crashed, wie gaat dat herstellen, hoelang duurt dat? Als het een cloudoplossing is, wat zijn dan de herstelopties hiervoor? Als er data weg is, hoever kan je terug in je backup?

Wees ook reëel in je bedragen, en zet het ook eens tegenover het loon wat een werknemer verdient/krijgt. Sommige werkgevers beginnen bij 30 euro per maand al te steigeren terwijl het salaris 3K bruto is en het mobiele abonnement van de werknemer al 50 euro per maand kost.