Verschillende adressenlijsten combineren

[rikhartman]

Mijn vraag

Ik heb het volgende probleem:

In een oud DOS programma (I&O mail) van een klant staan allerlei adressen (meer dan 6000). Het programma werkt met selectiecodes die vervolgens kunnen worden geëxporteerd. 1 adres kan meerdere selectiecodes bevatten (eigenlijk soort tags).
Je kunt een selectie maken door meerdere selectiecodes te combineren, dit kun je ook exporteren naar CSV. Echter is hierbij de selectiecode niet meer zichtbaar. Er bestaat geen mogelijkheid om alle adressen tegelijkertijd te exporteren (maar dit is mogelijk door de losse selectiecodes te exporteren)

Wat wij willen:

Al deze losse bestanden met selectiecodes integreren in 1 adressenbestand, onderverdeeld in selectiecodes/tags. Waarbij er geen dubbelingen inzitten.


Relevante software en hardware die ik gebruik
I&O Mail (uit 1836)
Excel 365

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb

Ik heb verschillende demo's en opensource adressenbeheer software geprobeerd, oa:
Adressen Programma Pro
PSU Adressen
Easy Rolodex
Adres 2000

Maar bij allemaal komt het elementaire probleem terug:
Als ik de verschillende export bestanden vanuit I&O mail importeer ontstaan er dubbelingen. Er bestaat in een aantal programma's (zoals Adressen Programma Pro) de mogelijkheid om een TAG aan een selectie toe te voegen (wat ik dus ook wil) echter blijven de dubbelingen dan staan.
Ik zit er nu aan te denken om in PHP zelf een functie te schrijven om de bestanden te combineren, maar dit is een serieuze klus die ik nog niet goed overzie.

Ik hoop dat mijn probleem duidelijk is, het is lastig om uit te leggen.

[arvidbeheerder]

En wat nu als je de CSV met alle adressen eerst handmatig bewerkt met Excel oid om de dubbelen er uit te halen? Lijkt me met sorteren en filteren prima te doen?

[rikhartman]

arvidbeheerder schreef op dinsdag 19 februari 2019 @ 14:08:
En wat nu als je de CSV met alle adressen eerst handmatig bewerkt met Excel oid om de dubbelen er uit te halen? Lijkt me met sorteren en filteren prima te doen?

Dank voor je suggestie.
Uiteraard kan ik dubbelingen eruit halen, echter die dubbelingen hebben een betekenis. Als men dubbel (of drie/vierdubbel) voorkomt, dan betekent dat die persoon in meerdere selecties voorkomt. Dus simpelweg verwijderen is helaas niet de oplossing..

[arvidbeheerder]

En een selectie wordt dan een mailgroep in 365? Dan zou ik voor de import de dubbelingen eruit halen, de mailgroepen met de hand aanmaken en dan de juiste mensen met de hand toevoegen?

De andere optie is om te kijken of je mailgroepen kan importeren en welke format dan verwacht wordt door 365, en dan de Excel hier op aanpassen voor de import.

[Paultje3181]

En export tag1. Laad in in Excel en voeg handmatig veld tag1 toe. Vervolgens voor tag2 idem. Etc. Best wel wat werk, maar wel te doen neem ik aan.

[F_J_K]

Zou je concrete voorbeelden kunnen geven van enkele bestanden? (Anoniem, natuurlijk).

[Lustucru]

Voor een conversie moet je weten wat het doelformaat is. Dat wordt dus afhankelijk van het pakket van je keuze.

Om hoeveel tags gaat het? Als ik dit zelf zou moeten oplossen zou ik of een korte vba routine schrijven of met het handje alles in één lijst en er dan een draaitabel op loslaten.

[rikhartman]

arvidbeheerder schreef op dinsdag 19 februari 2019 @ 14:38:
En een selectie wordt dan een mailgroep in 365? Dan zou ik voor de import de dubbelingen eruit halen, de mailgroepen met de hand aanmaken en dan de juiste mensen met de hand toevoegen?

De andere optie is om te kijken of je mailgroepen kan importeren en welke format dan verwacht wordt door 365, en dan de Excel hier op aanpassen voor de import.

Het heeft niet per se iets met mailgroepen te maken, of zelfs niet met Office 365. Het is bedoelt voor contactbeheer en printen van etiketten/enveloppen. Maar nu je erover begint zou het daar natuurlijk ook in kunnen.

Paultje3181 schreef op donderdag 21 februari 2019 @ 07:57:
En export tag1. Laad in in Excel en voeg handmatig veld tag1 toe. Vervolgens voor tag2 idem. Etc. Best wel wat werk, maar wel te doen neem ik aan.

Dit begrijp ik niet helemaal..? Een persoon kan meerdere tags hebben en daardoor komt het in de exports 1 persoon ook vaker voor.

F_J_K schreef op donderdag 21 februari 2019 @ 08:30:
Zou je concrete voorbeelden kunnen geven van enkele bestanden? (Anoniem, natuurlijk).

Ja geen probleem, het zijn hele simpele CSV bestanden met de gangbare kolommen (naam, adres etc). Tevens is er een kolom met een uniek nummer per persoon (ADRESNUMMER).

Lustucru schreef op donderdag 21 februari 2019 @ 09:28:
Voor een conversie moet je weten wat het doelformaat is. Dat wordt dus afhankelijk van het pakket van je keuze.

Om hoeveel tags gaat het? Als ik dit zelf zou moeten oplossen zou ik of een korte vba routine schrijven of met het handje alles in één lijst en er dan een draaitabel op loslaten.

Dat is dus het hele punt van deze post, eigenlijk
Ik zoek een manier en programma om het oude systeem in een modern systeem te zetten, met behoud tot zoeken d.m.v. tag/selectiecodes.
Het gaat om ongeveer 20 tags (beetje afhankelijk wat de klant allemaal wil behouden).
Een routine schrijven is een optie al met je dan inderdaad goed weten hoe het doelprogramma de gegevens wil hebben. Ik heb daarvoor ook de maker van PSU adressen voor benaderd, nog geen duidelijk antwoord gekregen.

Ik denk dat het voor nu wenselijk is om 1 bestand te gaan maken met alle adressen gecombineerd en dat in de kolom TAGS, de verschillende tags komma gescheiden staan.

[Lustucru]

rikhartman schreef op vrijdag 22 februari 2019 @ 11:30:
[...]

Ik denk dat het voor nu wenselijk is om 1 bestand te gaan maken met alle adressen gecombineerd en dat in de kolom TAGS, de verschillende tags komma gescheiden staan.

exporteren, tag toevoegen per bestand, in excel importeren als één lange lijst met dubbelingen en dan een draaitabel eroverheen.