Automatisch accepteren invites / bezet mail

[henkkeumus]

Hoi,

Ik ben erg benieuwd of iemand van jullie mij kan uitleggen of het mogelijk is in Office365 / Outlook om automatisch bevestiging te krijgen op een invite of een bezetbevestiging.

Het zit namelijk zo, voor een niet nader te noemen organisatie is een Office365 omgeving ingericht. In het pand waar deze organisatie is gevestigd zijn 3 "conferencerooms" aanwezig. Graag willen de mensen van deze organisatie dat al deze kamers een eigen kalender krijgen.

Hiervoor zijn 3 shared mailboxen aangemaakt. Voor deze 3 kamers zijn 3 medewerkers aangewezen als administrator (volmacht op de sharedbox en calendar). De rest van de organisatie heeft enkel view rechten in deze agenda.

In dit geval kunnen de medewerkers een invite sturen naar een van de drie shared mailboxen om zo een tijd in te plannen om deze kamer te kunnen gebruiken, dit gaat nu gewoon goed alleen kunnen nu meerdere afspraken op dezelfde tijd ingeplanned (overlapt) worden (logisch).. Is het mogelijk dat wanneer iemand een invite stuurt deze automatisch geaccepteerd wordt wanneer dat tijdvak leeg is en wanneer er al iets gepland staat ze een "bezet" mail terugkrijgen?

Ik heb al even zitten Googelen maar kom gemixte verhalen tegen en nergens echt een concrete oplossing, misschien dat dit helemaal geen functie in Outlook is hoor maar er met een addin gewerkt moet worden. Ik ben relatief "nieuw" in de o365 omgeving dus alle hulp is welkom.

[Voor 4% gewijzigd door henkkeumus op 30-10-2018 09:21]

[wagenveld]

Je moet geen shared mailbox maar een resource (room) mailbox aanmaken, daar zit dat standaard in.

[nextware]

wagenveld schreef op dinsdag 30 oktober 2018 @ 09:31:
Je moet geen shared mailbox maar een resource (room) mailbox aanmaken, daar zit dat standaard in.

Inderdaad wat bovenstaand staat. Als je dus een resource aanmaakt, kun je hier allerlei opties aan toevoegen:

- automatische acceptatie van uitnodigingen
- maximale tijd dat een resource geboekt kan worden (bijvoorbeeld tot maximaal 180 dagen vooruit)
- aangeven dat er eerst een approval moet komen van medewerker X (in jouw geval niet van toepassing)

Dit is standaard aanwezig in Office 365 / Exchange Online.

[henkkeumus]

wagenveld schreef op dinsdag 30 oktober 2018 @ 09:31:
Je moet geen shared mailbox maar een resource (room) mailbox aanmaken, daar zit dat standaard in.

TOP! Heel erg bedankt, dit is inderdaad wat ik zoek!

[henkkeumus]

nextware schreef op dinsdag 30 oktober 2018 @ 10:08:
[...]


Inderdaad wat bovenstaand staat. Als je dus een resource aanmaakt, kun je hier allerlei opties aan toevoegen:

- automatische acceptatie van uitnodigingen
- maximale tijd dat een resource geboekt kan worden (bijvoorbeeld tot maximaal 180 dagen vooruit)
- aangeven dat er eerst een approval moet komen van medewerker X (in jouw geval niet van toepassing)

Dit is standaard aanwezig in Office 365 / Exchange Online.

Yes, ik ga hier even mee 'spelen' .