Niet-standaard lettertypes in e-mails gebruiken

[Roy23]

Wij gebruiken op het werk sinds kort een nieuwe huisstijl inclusief een lettertype dat standaard niet op computers geïnstalleerd is.
Uiteraard hebben we dit lettertype op alle computers die onder ons beheer vallen geïnstalleerd en kan iedereen bij ons daar mee werken.
Waar echter geen rekening mee is gehouden is dat een extern persoon die een e-mail van ons ontvangt en het lettertype niet op zijn computer geïnstalleerd heeft de e-mail dus leest in een standaard lettertype (Arial of Times New Roman oid).

We hebben al een aantal dingen geprobeerd maar vooralsnog zonder succes. Tot nu toe heb ik gezien dat je een e-mail op kunt stellen in HTML en door middel van de <style> tags of door verwijzing naar een CSS bestand aan kunt geven dat het font ergens op internet staat, zoals hier beschreven:
https://www.campaignmonit...using-web-fonts-in-email/

Echter werkt dit simpelweg niet. Wij maken gebruik van Outlook (2010 - 2016) en deze heeft standaard geen opties om je e-mail op te stellen in HTML. Daar zijn wel weer trucjes voor (een HTML bestand maken in Notepad++ en dan vanuit Notepad++ op Uitvoer -> Verzenden in Outlook) en met die trucjes lukt het mij ook om een e-mail op te stellen in HTML, maar de ontvanger ziet de mail nog steeds niet in het niet-standaard lettertype.
Ergens denk ik wel dat dit op één of andere manier de oplossing moet zijn want ik zie deze oplossing op meerdere plekken op internet terug komen. En als ik een mailtje van Linked-In krijg zie ik dat zij Helvetica gebruiken, een lettertype dat ik niet op mijn computer heb staan. In de e-mail wordt wel Helvetica weergegeven, als ik de tekst kopieer naar Word dan wordt hij in Times New Roman weergegeven. Dat bewijst voor mij wel dat je in de e-mail mee kunt geven dat je een extern lettertype kunt gebruiken.

Ik hoop dat er iemand is die hier ervaring mee heeft en met namen: hoe zorg ik ervoor dat dit standaard in Outlook uitgevoerd wordt. Ik, en vooral mijn collega's die geen systeembeheerder van beroep zijn, willen niet bij iedere mail een tructje uitvoeren om het lettertype zichtbaar te krijgen voor de ontvanger.

Bij voorbaat dank!

[Roytoch]

Geen oplossing, maar met email, grootste gemene deler, en ontvangers waar je zelden invloed op hebt maak je je leven (en dat van je ontvangers) echt een stuk makkelijker om gewoon een web-safe font te gebruiken. Denk alleen al aan hoeveel mensen op mobile hun mail lezen in bijvoorbeeld een Gmail app (en Gmail ondersteunt het al niet). Email is communicatie, geen branding-exercitie.

[Voor 4% gewijzigd door Roytoch op 17-10-2018 13:24]

[Sadieka]

HTML e-mails zijn tricky, omdat niet iedere mailclient dezelfde set HTML / CSS opties ondersteund. Dus ook al lukt het je om de lettertype uit je huisstijl in je HTML e-mail te bouwen, dan nog zal dit niet op alle mailclients werken. In de link die je aangeeft staat ook al dat je een of andere hack moet toepassen om het in Outlook werkend te krijgen, dat zegt genoeg lijkt me.

Beter kies je een web-safe font uit het rijtje wat Mailchimp aanbeveelt.

HTML nieuwsbrieven versturen zou ik ook gewoon via een dienst als mailchimp of iets dergelijks doen, dat maakt het allemaal een stuk eenvoudiger dan zelf via Outlook lopen klooien.

[Roy23]

Roytoch schreef op woensdag 17 oktober 2018 @ 13:24:
Geen oplossing, maar met email, grootste gemene deler, en ontvangers waar je zelden invloed op hebt maak je je leven (en dat van je ontvangers) echt een stuk makkelijker om gewoon een web-safe font te gebruiken. Denk alleen al aan hoeveel mensen op mobile hun mail lezen in bijvoorbeeld een Gmail app (en Gmail ondersteunt het al niet). Email is communicatie, geen branding-exercitie.

Hee naamgenoot

Bedankt voor je antwoord. Ik ben het met je eens dat dit geen handig lettertype is en dat we in technisch opzicht beter een websafe lettertype zouden kunnen gebruiken.
Wat ik niet verteld heb is dat ik hierin geen keuze heb; de grootaandeelhouder heeft ons een nieuwe huisstijl opgelegd. Daar valt niet over te praten. Dit is het lettertype dat we dienen te gebruiken. Ik heb me bij die beslissing neergelegd en probeer nu te zoeken naar de best mogelijke technische oplossing.

Uit jouw antwoord en het antwoord van @Sadieka begrijp ik dat dit nog wel eens moeilijk kan gaan worden.
Mailchimp is wel een oplossing voor nieuwsbrieven, maar niet voor alle andere e-mails die we versturen. Denk hierbij aan klanten die vragen stellen aan onze servicedesk (via e-mail), onze relatie beheerders die over van alles en nog wat mailen met onze klanten en de administratie. Zij maken allemaal gebruik van Outlook.

Ik hoop dat ik op één of andere manier een stukje HTML code mee kan geven in iedere uitgaande mail die linkt naar een extern lettertype. Ik heb een beetje hoop geput uit de e-mails die ik van bijvoorbeeld LinkedIn krijg.
Wellicht dat de Exchange server een stukje HTML code mee kan geven in externe e-mails...

[NMe]

Roy23 schreef op woensdag 17 oktober 2018 @ 13:35:
[...]

Bedankt voor je antwoord. Ik ben het met je eens dat dit geen handig lettertype is en dat we in technisch opzicht beter een websafe lettertype zouden kunnen gebruiken.
Wat ik niet verteld heb is dat ik hierin geen keuze heb; de grootaandeelhouder heeft ons een nieuwe huisstijl opgelegd. Daar valt niet over te praten. Dit is het lettertype dat we dienen te gebruiken. Ik heb me bij die beslissing neergelegd en probeer nu te zoeken naar de best mogelijke technische oplossing.

Dan wens ik je veel succes met het uitgenereren van plaatjes in plaats van teksten waarin je dat font in het plaatje gebruikt. Er is gewoon geen technische mogelijkheid waarmee je dat font daadwerkelijk in mails kan gebruiken die daadwerkelijk werkt in meer dan een kleine subset van alle mailclients.

[Sadieka]

Roy23 schreef op woensdag 17 oktober 2018 @ 13:35:
[...]
Ik hoop dat ik op één of andere manier een stukje HTML code mee kan geven in iedere uitgaande mail die linkt naar een extern lettertype. Ik heb een beetje hoop geput uit de e-mails die ik van bijvoorbeeld LinkedIn krijg.
Wellicht dat de Exchange server een stukje HTML code mee kan geven in externe e-mails...

De HTML mails van Linkedin worden niet via Outlook gestuurd, maar via hun CRM systeem. De Linkedin medewerker ziet dus niets van de huisstijl, zijn tekst wordt door het systeem in een HTML mail geplakt en verstuurd. Je ServiceDesk medewerkers vragen voor iedere e-mail een HTML mail te bouwen zonder de bestaande template stuk te maken gaat een hoop frustratie opleveren.

[mcDavid]

Roy23 schreef op woensdag 17 oktober 2018 @ 13:35:
[...]
Wat ik niet verteld heb is dat ik hierin geen keuze heb; de grootaandeelhouder heeft ons een nieuwe huisstijl opgelegd. Daar valt niet over te praten. Dit is het lettertype dat we dienen te gebruiken. Ik heb me bij die beslissing neergelegd en probeer nu te zoeken naar de best mogelijke technische oplossing.

...en als die grootaandeelhouder jullie opdraagt om voortaan de bureaus aan het plafond te hangen en ondersteboven te werken, dan ga je daar ook gewoon een technische oplossing voor zoeken?

Als iets onuitvoerbaar is kun je dat beter gewoon meedelen dan met een kutoplossing op de proppen komen waar iedereen alleen maar verdrietig van wordt.

[gitaarwerk]

Ik zou vooral juist wel implementeren met plaatjes en hem de eerste versie laten zien. Als je dit soort mensen boven je hebt, moet je ze het ze laten zien, als ze niet willen luisteren. Daarbij voelen ze de pijn ook in de tijd die er gestoken is en de suboptimale implementatie van hun beslissing.

Uiteraard dit wel als last resort doen Is overigens wel een leuke technische uitdaging, alle input in plaatjes omzetten in het lettertype :-p
Ieder lettertje een apart plaatje.... dat kan ook werken. Op langzame verbindingen zie je dan een soort matrix verschijneffect. Misschien kan je nog een leuke special FX uitvinden

[RobIII]

gitaarwerk schreef op woensdag 17 oktober 2018 @ 13:53:
Is overigens wel een leuke technische uitdaging, alle input in plaatjes omzetten in het lettertype :-p
Ieder lettertje een apart plaatje.... dat kan ook werken. Op langzame verbindingen zie je dan een soort matrix verschijneffect. Misschien kan je nog een leuke special FX uitvinden

Waar was jij omstreeks 2004 - 2013? Het hele web gebruikte toen dergelijke technieken (niet zo zeer in e-mail maar op webpagina's) en is dus echt al een uitgevonden (en uitgekotst ) wiel hoor (zie FLIR, SIFR, Cufón e.d.)

[Voor 4% gewijzigd door RobIII op 17-10-2018 14:04]

[AW_Bos]

Overtuig de hoge leiding eens met een kosten-baten analyse. Als blijkt dat er teveel kosten worden gemaakt dan wat het oplevert, dan moeten ze wel afhaken. Stel je eens voor: 60 man-uren werk om een font uit te testen voor een hoop mailcliënts, licentiekosten voor sommige mailprogramma's en waarvan sommigen standaard al terugvallen op een standaard font......

[Voor 7% gewijzigd door AW_Bos op 17-10-2018 14:03]

[gitaarwerk]

RobIII schreef op woensdag 17 oktober 2018 @ 14:01:
[...]

Waar was jij omstreeks 2004 - 2013? Het hele web gebruikte toen dergelijke technieken (niet zo zeer in e-mail maar op webpagina's) en is dus echt al een uitgevonden (en uitgekotst ) wiel hoor (zie FLIR, SIFR, Cufón e.d.)

Oh, ik was daar zeker bij, maar ja, waarom zou je makkelijk doen als het moeilijk kan :-D misschien wil je wel een email proxy service opzetten in een of andere obscure taal, die het gelijk automatisch voor alle inkomende en uitgaande mail voor je fixed Dan ben je wel lekker aan het proggen

[Roy23]

mcDavid schreef op woensdag 17 oktober 2018 @ 13:48:
[...]


...en als die grootaandeelhouder jullie opdraagt om voortaan de bureaus aan het plafond te hangen en ondersteboven te werken, dan ga je daar ook gewoon een technische oplossing voor zoeken?

Als iets onuitvoerbaar is kun je dat beter gewoon meedelen dan met een kutoplossing op de proppen komen waar iedereen alleen maar verdrietig van wordt.

Het verschil is dat een bureau aan het plafond overduidelijk niet gaat werken. Dat een lettertype niet zomaar op iedere computer weergegeven kan worden is niet overduidelijk, in ieder geval niet voor hen die geen computerkennis hebben.
Ik snap dat het soms fijn is om grootaandeelhouders weg te zetten als uilskuikens die de gevolgen van hun beslissingen niet overzien, maar dat is in dit geval echt niet nodig. In dit geval hebben ze een professioneel reclame bureau een huisstijl laten ontwikkelen. Ik heb dat resultaat daarvan gezien en het voorziet in heel veel, maar met dit specifieke geval (e-mails, opgesteld in Outlook, verstuurd naar externe personen) is geen rekening gehouden.

Mocht blijken dat de wens van onze groot aandeelhouder technisch niet haalbaar is dan zullen we er waarschijnlijk voor kiezen om in e-mails een websafe font te gebruiken. Maar voor het zover is moet ik natuurlijk wel weten wat er exact wel en niet mogelijk is. Misschien is er wel een hack die één en ander mogelijk maakt.
Wat houdt die hack dan in? Is dat een eenmalige actie, of moet je bij iedere mail een extra handeling uitvoeren? Zitten er kosten aan verbonden enzovoorts.
Als ik met een duidelijk verhaal bij de aandeelhouder kom heeft hij ook een antwoord waarmee hij verder kan.

Voor zover ben ik in ieder geval erg geholpen door de input van velen hier. Waarvoor dank!

[_NooT_]

In tegenstelling tot wat hier verschillende malen beweerd wordt, is het wel mogelijk om niet standaard fonts te gebruiken in e-mail.

Echter is geen garantie dat het ook werkt bij de ontvanger.
Dat is namelijk deels afhankelijk van factoren waar je geen invloed op hebt.
Met een beetje geluk krijgt 30 tot 70% van de ontvangers het lettertype te zien.

De grootste factor van invloed is hoe de client van de ontvanger met de e-mail omgaat.
Alle clients filteren en modificeren de e-mail met het oog op bruikbaarheid en veiligheid.

Wat je dus wilt is een 'graceful fallback' of misschien beter gezegd verbetering op basis van ondersteuning.


Plaats webfont versies van het lettertype online en probeer die in te laden dmv @import, link en font-face in je css.
Zorg ervoor dat je een 'font stack' definieert, zodat je zelf kan bepalen op welke lettertypes teruggevallen wordt.

Een duidelijke toelichting vind je hier:
https://litmus.com/blog/the-ultimate-guide-to-web-fonts


Uit persoonlijke ervaring kan ik je vertellen dat de volgende handelingen uitkomst kunnen bieden:

• css ook inline plaatsen (gebruik een online tool hiervoor)
• om html correct in Outlook te krijgen, gaat dat vaak beter op de volgende method:
  1. werk een normale html pagina met css uit
  2. open deze in een browser (probeer verschillende als het resultaat in de volgende stap tegenvalt)
  3. selecteer het geheel (werkt vaak beter dan ctrl+a (of cmd+a)
  4. kopieer + plak in Word
  5. selecteer opnieuw in Word
  6. kopieer + plak in Outlook
  7. sla vervolgens op als template / handtekening etc.

[kaassouffle]

Maar.. gaat het om alle normale dagelijkse mails, of om maandelijkse nieuwsbrief oid? En het moet werken voor iedere gebruikers..

[Voor 52% gewijzigd door kaassouffle op 17-10-2018 19:07]

[Roy23]

kaassouffle schreef op woensdag 17 oktober 2018 @ 19:05:
Maar.. gaat het om alle normale dagelijkse mails, of om maandelijkse nieuwsbrief oid? En het moet werken voor iedere gebruikers..

Het gaat inderdaad om de dagelijkse e-mails, en het moet werken voor alle gebruikers. Vandaar dat ik een standaard oplossing voor Outlook zoek.

[MsG]

Roy23 schreef op woensdag 17 oktober 2018 @ 14:27:
[...]


Het verschil is dat een bureau aan het plafond overduidelijk niet gaat werken. Dat een lettertype niet zomaar op iedere computer weergegeven kan worden is niet overduidelijk, in ieder geval niet voor hen die geen computerkennis hebben.
Ik snap dat het soms fijn is om grootaandeelhouders weg te zetten als uilskuikens die de gevolgen van hun beslissingen niet overzien, maar dat is in dit geval echt niet nodig. In dit geval hebben ze een professioneel reclame bureau een huisstijl laten ontwikkelen. Ik heb dat resultaat daarvan gezien en het voorziet in heel veel, maar met dit specifieke geval (e-mails, opgesteld in Outlook, verstuurd naar externe personen) is geen rekening gehouden.

Mocht blijken dat de wens van onze groot aandeelhouder technisch niet haalbaar is dan zullen we er waarschijnlijk voor kiezen om in e-mails een websafe font te gebruiken. Maar voor het zover is moet ik natuurlijk wel weten wat er exact wel en niet mogelijk is. Misschien is er wel een hack die één en ander mogelijk maakt.
Wat houdt die hack dan in? Is dat een eenmalige actie, of moet je bij iedere mail een extra handeling uitvoeren? Zitten er kosten aan verbonden enzovoorts.
Als ik met een duidelijk verhaal bij de aandeelhouder kom heeft hij ook een antwoord waarmee hij verder kan.

Voor zover ben ik in ieder geval erg geholpen door de input van velen hier. Waarvoor dank!

Vind het dan wel bijzonder dat een professioneel reclamebureau hier geen rekening mee houdt. Het is niet zo uitzonderlijk. En het specifieke geval is eerder "alle mensen op de aarde die deze mail krijgen en níet vooraf het font speciaal hebben geïnstalleerd". De specifieke gevallen zijn eerder die paar computers van jullie met het font geïnstalleerd .

Je zult bij de ontvangen kant nooit kunnen weten of hij het font ziet. Dus zorg op z'n minst dat de mail er prima kloppend uitziet met een fallback/standaard-font want zo zal een aanzienlijk deel de mail wellicht gewoon gaan zien. Er zijn voor leesbare teksten niet voor niets bepaalde fonts gangbaar, dat is niet alleen maar een licentiekwestie. Ik ben benieuwd welk font het hier om gaat. Heb je de licentie op dit font ook voor verdere openbaarmaking? Want dat doe je effectief als je deze op een bepaalde manier publiek wil embedden. Of gaat het niet om een commercieel font?

[kaassouffle]

Roy23 schreef op donderdag 18 oktober 2018 @ 08:18:
[...]


Het gaat inderdaad om de dagelijkse e-mails, en het moet werken voor alle gebruikers. Vandaar dat ik een standaard oplossing voor Outlook zoek.

En dan gaat het ook om de 'platte tekst'? Of een titel / tekst in handtekening?

(Indien platte tekst neig ik toch meer naar het 'dat moet je niet per se willen' kamp als het gaat om gewone dagelijkse e-mails. Persoonlijk denk ik nooit 'He deze e-mail staat niet in lettertype van de huisstijl', en denk eerder 'Hmm wat irritant, een mailtje in een afwijkend lettertype...')

Om welk font gaat het eigenlijk?

[Roy23]

MsG schreef op donderdag 18 oktober 2018 @ 08:59:
[...]


Vind het dan wel bijzonder dat een professioneel reclamebureau hier geen rekening mee houdt. Het is niet zo uitzonderlijk. En het specifieke geval is eerder "alle mensen op de aarde die deze mail krijgen en níet vooraf het font speciaal hebben geïnstalleerd". De specifieke gevallen zijn eerder die paar computers van jullie met het font geïnstalleerd .

Je zult bij de ontvangen kant nooit kunnen weten of hij het font ziet. Dus zorg op z'n minst dat de mail er prima kloppend uitziet met een fallback/standaard-font want zo zal een aanzienlijk deel de mail wellicht gewoon gaan zien. Er zijn voor leesbare teksten niet voor niets bepaalde fonts gangbaar, dat is niet alleen maar een licentiekwestie. Ik ben benieuwd welk font het hier om gaat. Heb je de licentie op dit font ook voor verdere openbaarmaking? Want dat doe je effectief als je deze op een bepaalde manier publiek wil embedden. Of gaat het niet om een commercieel font?

Het gaat om een font dat "gewoon" op Google fonts staat. We betalen dus geen licentie voor het lettertype. Zie ook https://developers.google.com/fonts/faq

Ik vind het in principe geen probleem om een fallback lettertype in te stellen, maar vooralsnog is het me helemaal niet gelukt om het lettertype weer te geven op een PC die het lettertype niet geïnstalleerd heeft terwijl ik 100% zeker weet dat het op de één of andere manier mogelijk is. Op dit zelfde PC krijg ik namelijk wel nieuwsbrieven van o.a. LinkedIn in een lettertype dat ik niet geïnstalleerd heb.

[MsG]

En als je die mail van Linkedin eens als HTML-bestand opent en kijkt hoe zij dat hebben gedaan?

[Roy23]

MsG schreef op donderdag 18 oktober 2018 @ 10:08:
En als je die mail van Linkedin eens als HTML-bestand opent en kijkt hoe zij dat hebben gedaan?

Dat heb ik gedaan. Zij gebruiken vrij simpele HTML/CSS statements om een extern lettertype aan te roepen. Het lukt mij ook wel om een HTML pagina te maken met mijn lettertype, maar je kunt via Outlook geen e-mails opmaken in HTML.
Je kunt in de editor wel opgeven dat de opmaak HTML is, maar dat houdt niet in dat je opeens HTML codes kunt gebruiken in je e-mail. Die worden dan gewoon als tekst weergegeven.

Het probleem zit hem dus vooral in het verzenden van e-mails met Outlook.
Met HTML/PHP kan ik wel een SendMail achtige constructie maken waarmee je e-mails helemaal in HTML opmaakt en verzend. Dan is het lettertype wel zichtbaar bij de externe persoon.
Die e-mails van LinkedIn worden natuurlijk ook niet vanuit Outlook verstuurd.

[RM-rf]

Roy23 schreef op donderdag 18 oktober 2018 @ 10:53:

... Het lukt mij ook wel om een HTML pagina te maken met mijn lettertype, maar je kunt via Outlook geen e-mails opmaken in HTML.

je kunt an sich wel degelijk een HTML pagina instellen als template, die template dan voor je te schrijven email gebruiken en deze verzenden met Outlook....

Maar ik raad je alsnog af dit soort dingen te gaan doen, omdat je een groot risico hebt gewoon de hele tijd bezig te blijven met het oplossen van problemen die een ingewikkeldere oplossing je oplevert en je nooit een eventuele kwaliteits-wensen wrkelijk kunt voldoen.

Het kost je veel tijd en resources, en de meerwaarde is helemaal niet groot.

Zorg gewoon dat je Email communicatie aan eenvoudige stijl-eisen wel voldoet en die praktisch en eenvoudig toepasbaar en onderhoudbaar zijn (en dat iedereen ook die goed toepast bij het versturen van email)

Consistentie en duidelijkheid zijn veel belangrijker dan een of ander niet-standaard font te gebruiken.

[Voor 3% gewijzigd door RM-rf op 18-10-2018 11:12]

[kaassouffle]

Dit is trouwens dezelfde LinkedIn nieuwsbrief op mijn Mac. Gmail adres: de één via de app Airmail, de ander via Gmail webclient.

(Om nog maar eens aan te geven hoe weinig controle je er zelf over hebt. Als het argument dan 'moet in huisstijl zijn' is, kun je imo beter laten varen en kiezen voor een standaard lettertype.)

[Voor 29% gewijzigd door kaassouffle op 18-10-2018 11:13]