Normalisatie vraag voor vastleggen gegevens vereniging

[Eagle Creek]

Beste Tweakers,

Deze vraag is een vervolg op / hoort bij Eagle Creek in "Meedenken informatiestrategie vereniging". Ter info kun je andere topic doorlezen als inleiding.

Ik zit even te worstelen met het informatiemodel voor het vastleggen voor onze ledenadministratie. Ik heb de indruk dat ik te moeilijk denk en wil daarom uitdrukkelijk het model uitdenken voordat ik mij vastleg aan techniek (zoals databaseprogramma of verenigingspakket).

----
Uitgangspunten

• Wij kennen zeven typen entititeiten: lid, bedrijfslid, donateur, bedrijfsdonateur, bestuurslid, vrijwilliger en gezinslid
• Leden en bedrijfsleden kunnen uitsluitend uit het dorp komen. Donateurs en vrijwilligers mogen overal vandaan komen. Leden, bedrijfsleden en donateurs kunnen vrijwilliger worden. Leden kunnen geen donateur worden.
• Ik wil zo min mogelijk informatie dubbel registreren. Als ik dus van iemand al de gegevens geregistreerd heb, wil ik dat niet allemaal nog een keer registreren als deze persoon besluit wordt om vrijwilliger of bestuurslid te worden.
• Onze vereniging heeft in de statuten staan dat elk huishouden van het dorp lid mag worden van de vereniging. Daarbij wijst elk huishouden een vertegenwoordiger aan die mag spreken namens dat huishouden, bijvoorbeeld tijdens de ALV.
• Elk huishouden wordt in principe geregistreerd onder de naam van het huishouden; bijvoorbeeld Fam. Jansen, Fam. Jansen-De Boer of J. Jansen. Hiervan willen wij adres, postcode en woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en IBAN.
• Elk adres in het dorp komt overeen met maximaal één lid > principe is dat op elk adres één gezin ingeschreven kan staan en een huishouden lid kan worden.
• Van de gezinsleden in de huishoudens wil ik graag weten wat de geboortedata zijn zodat we deze informatie kunnen gebruiken voor het organiseren van activiteiten. Daarnaast is het handig om te weten wie bijvoorbeeld inschrijft. Ik kan mij bedenken dat je dit doet per lid en dan aangeeft met hoeveel personen je komt.
• Gezinsleden kunnen zich aanmelden als vrijwilliger. Dit maakt hen echter geen apart lid maar ze hebben uiteraard wel dezelfde adresgegevens. Ik wil voorkomen dat dit meermaals moet worden vastgelegd.

Wat is een goede manier om hier een registratie voor aan te leggen?

Ik ben begonnen met het idee om een huishouden te registreren en dan vervolgens de gezinsleden. Per gezinslid zou ik dan vast kunnen leggen of dat zij een aanvullende rol hebben, zoals vrijwilliger. Echter zou ik voor een aparte vrijwilligersregistratie ook te maken kunnen krijgen met personen die geen lid zijn.

Gevoelsmatig zou ik de richting op moeten waarbij de in het begin van mijn post genoemde entiteiten een eigen groep (bv tabel) geef en dan probeer de informatie her en der op te halen wanneer deze al bekend is..Bijvoorbeeld:

• Leden zijn alle adressen in het dorp
• Actieve leden zijn alle adressen met een opgegeven vertegenwoordiger
• Gezinsleden zijn alle personen die onderdeel zijn van een lid en hetzelfde adres delen
• Donateurs zijn alle personen die op een unieke lijst als zodanig worden bijgehouden
• Vrijwilligers zijn alle personen met de vlag vrijwilliger, uit de lijsten gezinsleden, donateurs en een unieke lijst

[CurlyMo]

Eagle Creek schreef op vrijdag 10 augustus 2018 @ 15:45:
• Wij kennen zeven typen entititeiten: lid, bedrijfslid, donateur, bedrijfsdonateur, bestuurslid, vrijwilliger en gezinslid

Er is één entiteit en dat is persoon. Deze persoon kan verschillende rollen hebben in je model. Dat scheelt alweer een hoop tabellen.

• Leden en bedrijfsleden kunnen uitsluitend uit het dorp komen. Donateurs en vrijwilligers mogen overal vandaan komen. Leden, bedrijfsleden en donateurs kunnen vrijwilliger worden. Leden kunnen geen donateur worden.

Gemeentes is een mooie stamtabel of dorpen / steden hoe je het ook wil noemen.

Wie wat wel en niet mag zijn bedrijfsregels, die hoef je niet in de database te zetten. Kan wel.

• Ik wil zo min mogelijk informatie dubbel registreren. Als ik dus van iemand al de gegevens geregistreerd heb, wil ik dat niet allemaal nog een keer registreren als deze persoon besluit wordt om vrijwilliger of bestuurslid te worden.

Dan verander je dus de rol in je persoon tabel.

• Onze vereniging heeft in de statuten staan dat elk huishouden van het dorp lid mag worden van de vereniging. Daarbij wijst elk huishouden een vertegenwoordiger aan die mag spreken namens dat huishouden, bijvoorbeeld tijdens de ALV.

Tweede entiteit is dus huishouden.

• Elk huishouden wordt in principe geregistreerd onder de naam van het huishouden; bijvoorbeeld Fam. Jansen, Fam. Jansen-De Boer of J. Jansen. Hiervan willen wij adres, postcode en woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en IBAN.

In de huishouden tabel zet je een record met de kenmerken. In de personen tabel geef je aan tot welk huishouden die hoort.

• Elk adres in het dorp komt overeen met maximaal één lid > principe is dat op elk adres één gezin ingeschreven kan staan en een huishouden lid kan worden.

Is ook een bedrijfsregel.

• Van de gezinsleden in de huishoudens wil ik graag weten wat de geboortedata zijn zodat we deze informatie kunnen gebruiken voor het organiseren van activiteiten. Daarnaast is het handig om te weten wie bijvoorbeeld inschrijft. Ik kan mij bedenken dat je dit doet per lid en dan aangeeft met hoeveel personen je komt.

Dat kan ook in de personen tabel.

• Gezinsleden kunnen zich aanmelden als vrijwilliger. Dit maakt hen echter geen apart lid maar ze hebben uiteraard wel dezelfde adresgegevens. Ik wil voorkomen dat dit meermaals moet worden vastgelegd.

Gezinsleden zijn personen met een relatie tot een huishouden.

Ik ben begonnen met het idee om een huishouden te registreren en dan vervolgens de gezinsleden. Per gezinslid zou ik dan vast kunnen leggen of dat zij een aanvullende rol hebben, zoals vrijwilliger. Echter zou
ik voor een aparte vrijwilligersregistratie ook te maken kunnen krijgen met personen die geen lid zijn.

Ik ben van boven naar beneden gaan reageren. Je ziet dus dat ik op ongeveer hetzelfde uitkom als jij.

• Leden zijn alle adressen in het dorp
• Actieve leden zijn alle adressen met een opgegeven vertegenwoordiger
• Gezinsleden zijn alle personen die onderdeel zijn van een lid en hetzelfde adres delen
• Donateurs zijn alle personen die op een unieke lijst als zodanig worden bijgehouden
• Vrijwilligers zijn alle personen met de vlag vrijwilliger, uit de lijsten gezinsleden, donateurs en een unieke lijst

Dit zijn opnieuw bedrijfsregels. Je model moet het kunnen aanbieden, maar in je SQL pas je de regels toe.

Nog veel belangrijker. Zet het eens in een ERD met bijv. MySQL Workbench (wat ik overigens ook gebruik om ERD's te maken voor PostgreSQL ) Dat maakt het heel veel makkelijker om mee te denken, want visueel.

[Eagle Creek]

Hey Curlymo,

Dank voor je reactie en het op weg helpen. Als ik het goed begrijp zeg je dat ik twee entiteiten heb: persoon en huishouden, waarbij persoon meerdere rollen kan hebben. Dat klinkt inderdaad logisch.

Begrijp ik het ook goed dat donateurs en vrijwilligers altijd in de personentabel terecht komen, ongeacht of zij al dan niet gekoppeld zijn aan een huishouden? Waar leg ik de adresgegevens primair vast in dat geval? Vier gezinsleden hebben dezelfde adres als het huishouden maar wanneer ik een donateur heb, heeft die geen gekoppeld adres.

ERD is zeker ook slim, ga ik naar kijken.

[CurlyMo]

Eagle Creek schreef op vrijdag 10 augustus 2018 @ 16:59:
Dank voor je reactie en het op weg helpen. Als ik het goed begrijp zeg je dat ik twee entiteiten heb: persoon en huishouden, waarbij persoon meerdere rollen kan hebben. Dat klinkt inderdaad logisch.

In dit geval wel ja. Twee entiteiten waarover je aanvullende informatie wilt vastleggen en waartussen relaties liggen.

Begrijp ik het ook goed dat donateurs en vrijwilligers altijd in de personentabel terecht komen, ongeacht of zij al dan niet gekoppeld zijn aan een huishouden?

Klopt, maar dat kan wel.

Waar leg ik de adresgegevens primair vast in dat geval? Vier gezinsleden hebben dezelfde adres als het huishouden maar wanneer ik een donateur heb, heeft die geen gekoppeld adres.

Dat hangt er vanaf. Je zou adressen een eigen entiteit kunnen maken waarbij personen een relatie kunnen hebben met een adres. Je kan zou er ook voor kunnen kiezen om éénpersoonshuishoudens toe te staan, waarbij het adres op huishouden niveau is registreert.

ERD is zeker ook slim, ga ik naar kijken.

Niet alleen slim, maar de enige echte communicatievorm voor deze vraagstukken. Niet alleen in je communicatie naar ons, maar vooral voor jezelf.