Goede tool om inschrijving workshops te regelen?

[DeNachtwacht]

Mijn vraag
Voor mijn werk ben ik bezig met het organiseren van een workshopdag. Zo’n 1500 mensen gaan de hele dag workshops volgen en moeten zich hiervoor online vooraf inschrijven. Het gaat in totaal om 5 workshop-tijdslots, steeds van één uur. Bij elke workshop moet het natuurlijk mogelijk zijn een omschrijving te bekijken van wat er precies voor activiteit plaats vindt.

Vraag is; wat is hiervoor de meest handige online tool?

Relevante software en hardware die ik gebruik
Office 365

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb
Via Google kom ik er niet goed uit; het meest in de buurt komt volgens mij het maken van een Microsoft Forms of Google Forms enquêteformulier, waarbij ik de gebruikers dan met 5 vragen (de 5 timeslots) hun workshopkeuze kan laten selecteren. Dit levert een mooi excel document op met alle data onder elkaar.

Hier zitten dan wel nadelen aan:
- er is geen maximum aantal deelnemers van een workshop in te stellen; stel dat er bij 1 workshop zich 50 mensen inschrijven (er is steeds plek voor max 35) dan moet ik dus handmatig 15 mensen gaan mailen dat ze pech hebben.
- de workshop omschrijvingen moeten apart worden aangeleverd, in zo’n Forms keuzemenu’tje kun je immers naast de workshoptitel niets anders kwijt.

Heeft iemand een idee hoe dit handiger kan? Als het met Google/ Microsoft Forms toch mogelijk is zou dat heel mooi zijn, maar ik gok dat ik iets anders nodig heb. Iemand een goede tip voor een vergelijkbaar iets als Forms waarmee de hierboven beschreven nadelen niet spelen?

[ChaosZ0ne]

Wordpress + Woocommerce + Woocommerce bookings, dan kunnen mensen een workshop "kopen", en wordt er op de achtergrond rekening gehouden met maximale bezetting. Je kan de omschrijving dan kwijt bij de producten, eventueel met foto's en dergelijke.
De deelnemers krijgen dan ook automatisch een mailtje met bevestiging en dergelijke.

[DeNachtwacht]

Dat ziet er op zich goed uit, maar dan komen er 2 problemen bij;
- het bouwen van een wordpress omgeving kost meteen flink extra tijd en exptertise en die zijn er niet...
- het kost ook nog eens $249 voor alleen al de woocommerce bookings.

Het ziet er wel heel mooi uit maar we moeten over 2 weken al “live” zijn, en webdevelopers werken hier niet. Iemand een ander idee?

[Remy]

Vraag is; wat is hiervoor de meest handige online tool?

MailChimp is een optie, vanwege de genoemde aantallen contacten (MC is tot 2000 contacten gratis). Bovendien is MailChimp GDPR-compliant, en kan je werken met dubbel opt-in mocht dat gewenst zijn.

Formulieren bieden bovendien de mogelijkheid om radio buttons of dropdowns aan te bieden, waarmee je de workshopkeuze kan aangeven.

De limiet van aantal inschrijven is geen optie overigens, helaas: Gezien het eigenlijk voor email marketing bedoeld is, en niet specifiek voor events met een attendant limit, is dit niet beschikbaar in de forms.

[DeNachtwacht]

Dank ik zal hier eens naar kijken. Ik had inmiddels bedacht dat met Google forms zou moeten kunnen + berekeningen over de excel sheets. Limiet instellen kan dan niet maar je kan wel makkelijk alle inschrijvingen per workshop tellen en eventuele hoge inschrijvingen afkappen door ze uit de keizerlijkst te gaan halen

[A3aantje]

Indien je met google forms werkt kun je de plug-in Form Ranger gebruiker. Hier kun je wel groepsgrootte op instellen.

[DeNachtwacht]

Ga ik ook eens naar kijken, thanks!

[Verwijderd]

Ben je geintresseerd in een op maat gemaakt systeem op de website waar ze zich moeten inschrijven? Dat lijkt me het handigst, dat ze via dat systeem de inschrijvingen kunnen doen, inzien wat de workshop is, en eventueel uitschrijven etc.

[DeNachtwacht]

Ja tuurlijk maar er is geen budget om dit soort dingen professioneel te laten doen, voorheen ging het op papier dus nu een digitaal experiment. Mij leek dat het wel met wat handwerk te regelen moest zijn, en dat kan ook maar perfect krijg i het idd niet. Dat is dan maar zo... tenzij je wel iets weet?