[Excel]Project Managing in Excel

Pagina: 1
Acties:

Vraag


Acties:
  • 0 Henk 'm!

  • Cranzai
  • Registratie: November 2012
  • Laatst online: 05-10 15:35
Lieve modjes ik hoop dat mijn post volgens de regels is, zo niet dan hoor ik het graag ;)

Een beetje achtergrond informatie over mijn ervaring:
Hoewel ik geen echte programmeer achtergrond heb ben ik gewoon handig met computers, ik heb van alles eigenlijk wel gedaan (websites ontwikkelen, kleine programmaatjes schrijven). Waardoor ik uiteindelijk naar mijn mening een best goed idee heb van hoe programmastructuren op te bouwen/in te delen. Verder ben ik ook redelijk exact ingesteld en wiskundig aangelegd (studie: Scheikunde) waardoor de logica er vaak ook wel in gaat.

Excel gebruik ik normaal gesproken vooral voor het verwerken van meetgegevens, dus tamelijk grote numbercrunch tabellen en dergelijke. Bij deze sheets was het geen probleem dat er zeg maar een
"handleiding" bij zit aangezien alleen ik ze gebruik of mensen die ook met excel overweg kunnen.

Dan nu de situatieschets van mijn huidige "project":
De zomervakantie is weer begonnen dus ben ik aan de slag als vakantiekracht.
Bij het bedrijf waar ik werk is recent een projectmanager aangesteld, deze heeft mij gevraagd het volgende voor hem te ontwikkelen.

Hij wil graag in excel soort van project tracker waarin de verschillende fasen van een project ingevuld kunnen worden met omschrijving, geplande duur en kosten en werkelijke duur en kosten. En dan ook een samenvattingspagina. Opzich is de verwerking hiervan niet zo moeilijk en ik ben dan ook al een aardig end op weg. Wat ik nu heb is als volgt:

Blad 1:
Hier wordt wat algemene informatie ingevuld over het project met daaronder een gegenereerde samenvatting. In die samenvatting heb ik een Gannt chart gemaakt met de bar charts waarin de geplande en werkelijke duur van de projectfases weer gegeven wordt. Daaronder is een tabel met samenvatting van de duur en de kosten.

De Gannt chart en de samenvattingstabel worden gemaakt van een tweede tabel in blad 2.

Blad 2:
Hierin staat een tabel met een aantal in te vullen kolommen en een set berekende kolommen.
Bij deze tabel begint eigenlijk mijn eerste probleem, hier moet de data ingevuld worden maar eigenlijk moet er een duidelijke manier zijn om een regel te verwijderen. Daarbij denk ik in de richting van een VBA knop programmeren die dat allemaal regelt, tenzij hier natuurlijk een makkelijkere oplossing voor is.

Het is uitermate belangrijk dat deze tabel "clean" (=ingevuld zoals het MOET) blijft want anders loopt de samenvatting in de soep. De labels van de Gannt chart zijn namelijk gebaseerd op de tabel en als de tabel niet goed gewist wordt past de chart zich niet lekker aan. Misschien dat ik met een soort input form moet gaan werken ofzo?

Een ander punt waar ik een makkelijke oplossing voor moet bedenken is de synchronisatie van gegevens, deze tabel is namelijk gelinkt naar het samenvattingsblad waarop een beperkt aantal van de kolommen weer gegeven wordt. Nu doe ik dat via de knop onder "gegevens" in de ribbon alleen het punt is dus dat dit excel bestand geen handleiding moet hebben (ben dan ook van plan zowat alles te beveiligen zodra het af is) zodat iedereen er makkelijk mee om kan gaan.


Hetgeen waar ik mij "druk" om maak is dat ik bang ben dat als ik alles ga doen met VBA dat het bestand log en traag wordt.

Een ander punt is dat sommige van de andere bladen wat meer Word-achtig moeten worden, standaardblokken met daarin tekstvakken om opsommingen en omschrijvingen te geven. Natuurlijk zijn hier tekstvakken voor alleen dan zou ik een tekstvak en een cel dusdanig willen linken dat de cell eigenlijk een tekstvak is met alle bijbehorende eigenschappen 8)7

Mijn voornaamste prioriteit is een eerste versie werkend te hebben daarna wil ik het wat gaan tunen met voorwaardelijke opmaak. (Als de werkelijke begin datum bijv later of eerder is dan de geplande datum of de kosten hoger/lager uitvallen.) Hier heb ik al wat mee geprobeerd alleen dat liep nog niet direct vlekkeloos.

tldr:
1. Wordt mijn excel bestand log en traag van tamelijk wat VBA?
2. Kan ik een tabel eenvoudig "clean" houden (lege rijen verwijderen)?
3. Knop om samenvatting (aan de hand van gegevens uit gelinkte tabel) te vernieuwen op het worksheet
4. Hoe maak ik een cel met alle eigenschappen van een tekstvak, ofwel meerdere regels etc.?

Alle reacties


Acties:
  • +1 Henk 'm!

  • Wish
  • Registratie: Juni 2006
  • Laatst online: 16:31

Wish

ingwell

Nut en noodzaak om dit in Excel te gaan ontwikkelen? Hoeveel uur (x jouw uurloon) kost dit terwijl je ook freeware/online software kunt gebruiken die dit out of the box doet, meestal tegen een fixed fee.
(bijvoorbeeld hier)

[ Voor 13% gewijzigd door Wish op 15-07-2018 13:40 ]

No drama


Acties:
  • 0 Henk 'm!

  • Cranzai
  • Registratie: November 2012
  • Laatst online: 05-10 15:35
Wish schreef op zondag 15 juli 2018 @ 13:39:
Nut en noodzaak om dit in Excel te gaan ontwikkelen? Hoeveel uur (x jouw uurloon) kost dit terwijl je ook freeware/online software kunt gebruiken die dit out of the box doet, meestal tegen een fixed fee.
(bijvoorbeeld hier)
Was dit inderdaad nog vergeten te vermelden. Merkte zelf al aardig dat excel niet vanzelfsprekend mee werkte. Waarschijnlijk deels door mijn "onkunde" maar zelf heb ik vaak zoiets als het te moeilijk gaat ga ik me afvragen of ik wel juist bezig ben. Heb al een paar keer de neiging gehad om over te stappen op ontwikkeling van een programma/website hiervoor. Moet dan wel zelf alles opbouwen alleen het wordt er haast tig keer makkelijker van. Ik ben bij excel gebleven omdat ik geen nazorg wil leveren, gewoon afleveren en klaar.

edit:
Qua kosten, dit is meer hobby van mijn kant dus ik werk er tijdens de dode uurtjes op het werk aan en verder knutsel ik zelf een beetje verder in eigen tijd. (Knutselen met computers/programmeren is gewoon te leuk, als ik eenmaal een plan heb ben ik niet te stoppen haha)

[ Voor 23% gewijzigd door Cranzai op 15-07-2018 13:50 ]


Acties:
  • 0 Henk 'm!

  • TweakTweet
  • Registratie: November 2015
  • Laatst online: 22-04 17:15
Ik heb dit zelf ook wel eens proberen te maken voor mijzelf omdat ik het leuk vind. Echter, vaak werkte het in de praktijk toch niet helemaal lekker.

Maar als je toch zelf wil klooien zou ik aanbevelen om de (vele) gratis templates voor dit doeleinde te bekijken en misschien kan je dan dingen overnemen van al bestaande templates.
Zoek op Google: 'Project management excel template' en je krijgt er genoeg. Microsoft heeft er zelf volgens mij ook een standaardversie in Excel zitten.

Ik volg dit topic in ieder geval even. Ben benieuwd naar je uitkomst uiteindelijk :)

[ Voor 8% gewijzigd door TweakTweet op 15-07-2018 16:25 ]


Acties:
  • 0 Henk 'm!

  • Superkanjo
  • Registratie: Juli 2004
  • Laatst online: 12-10 23:15
Is Microsoft Project niet een juiste oplossing voor jullie?