Data oplossing voor 5 werknemers, NAS geschikt? En welke?

[Anoniem: 1093221]

Hi tweakers,

Wij zitten met 4 man op kantoor, waarvan 1 stagiaire.
We hebben vanaf het begin gewerkt in Dropbox, maar dit begint onhandig te worden.
Hetzelfde excel bestand openen pakt meestal niet heel goed uit... En snel is het ook niet.

Ik ben helaas een ICT leek, dus vandaar dit topic
We zijn denk ik opzoek naar een server/NAS?

Eisen:
- De oplossing mag tussen de €300 en €800 kosten. (Eventueel meer in de toekomst)
- Moet makkelijk werken voor bijvoorbeeld een nieuwe stagiaire
- We werken vooral met basic kleine bestanden (Word, Indesign etc.)
- Naas dit hebben we +/-2500 RAW foto's en enkele tientallen photoshop bestanden, die goed accessible moeten zijn voor iedereen. (De stagiaire(s) houden onze socials bij) We gebruiken lightroom om ze te editten.
- We werken allemaal met Mac
- Het systeem moet goed te backuppen zijn
- De bestanden moeten overal bereikbaar zijn
- Ik moet een goede indeling kunnen maken van wie wat kan zien/ openen. (Onze stagiaire hoeft tenslotte niet bij onze financials bijvoorbeeld)
- Het liefst geef ik aan welke bestanden er ook op mijn computer moeten staan, zodat ik bijvoorbeeld in het vliegtuig aan een Word document kan werken. Echter hoeven die 2500 foto's dan weer niet op mijn laptop te staan

Welke producten/oplossingen raden jullie ons aan?

Bij voorbaat dank!

[DJMaze]

Anoniem: 1093221 schreef op dinsdag 10 juli 2018 @ 14:45:
Hetzelfde excel bestand openen pakt meestal niet heel goed uit...

Dat pakt nooit goed uit, op welke manier dan ook.
Zelfs als ik in G Suite met meerdere in een Excel zit, zie ik wel wie in welke cell bezig is, maar je kan natuurlijk altijd elkaars wijzigingen slopen.
Een echt systeem met database is ook geen oplossing als het niet goed is ontwikkeld.

Een NAS is prima voor het opslaan van je bestanden, maar ga er gewoon niet in werken.
Doe dan gelijk een update van je werk methodes en gooi Word/Excel overboord en zoek iets waarin je wel fatsoenlijk tegelijk kan werken (of doe dat gewoon niet).

Qua NAS: kijk eens naar Qnap en Synology

[Falcon]

Waarom geen iCloud?

[Arunia]

Office365 oid? Lees dat jullie met Mac werken, geen idee naar een Apple tegenhanger hiervoor.
Maar bij Office365 kun je iig samen werken in een document. Echter wat DJMaze ook al aangeeft, anderen kunnen aanpassingen doen. Wat wel zo is, is dat vorige versies ook weer terug gezet kunnen worden waardoor je aanpassingen teniet kunt doen.

[Dutch2007]

Arunia schreef op dinsdag 10 juli 2018 @ 14:58:
Office365 oid? Lees dat jullie met Mac werken, geen idee naar een Apple tegenhanger hiervoor.
Maar bij Office365 kun je iig samen werken in een document. Echter wat DJMaze ook al aangeeft, anderen kunnen aanpassingen doen. Wat wel zo is, is dat vorige versies ook weer terug gezet kunnen worden waardoor je aanpassingen teniet kunt doen.

Office for mac :-)

Office 365 is er qua installer voor windows en voor MacOS

Elke user heeft 1TB opslag (OneDrive)

https://products.office.c...iness/office-365-business

[ Voor 5% gewijzigd door Dutch2007 op 10-07-2018 17:12 ]

[Frogmen]

Of Google drive zakelijk heb je meteen je mail geregeld en vanaf 5 users onbeperkte opslag. Zeker Google spreadsheet leent zich prima voor gelijktijdig bewerken/ open hebben. Hoe groot is jullie opslag behoefte en wat voor internet verbinding hebben jullie?
Zou zeker geen NAS meer gebruiken de cloud is echt volwassen geworden.

[Anoniem: 1093221]

Dank voor de antwoorden allen,

Opslag behoefte is ongeveer 500GB-1TB
Internet is redelijk snel, geen glasvezel. (En die mogelijkheid is er helaas ook niet

- We werken ook met Indesign en PS bestanden. Dit lijkt me niet dat dit in Office365 kan? Verder komen er behoorlijk wat PS bij elke week van zo'n 150mb per stuk. Werkt dit goed als deze in de cloud staan?
- Die RAW foto's bewerken zonder dat ze op je computer staan, is die connectie snel genoeg?
- Misschien heb ik het verkeerd omschreven, maar we werken nooit in dezelfde bestanden. Het is puur vanuit voorzorg dat dit niet een keer gaat gebeuren
- Waarom is het niet verstandig vanaf een NAS te werken?
@DJMaze Welke oplossing denk je aan om "wel fatsoenlijk tegelijk te kunnen werken"?


Dank!

[DJMaze]

Anoniem: 1093221 schreef op woensdag 11 juli 2018 @ 14:46:
Welke oplossing denk je aan om "wel fatsoenlijk tegelijk te kunnen werken"?

Ik heb op mijn NAS het programma Mercurial draaien. Dat is een SCM van het type DVCS.
Mensen werken lokaal en "pushen" hun wijzigingen naar de NAS.
Mensen kunnen dus ook thuis, in de trein, in het vliegtuig, etc. werken, en zodra er een (VPN) verbinding is, hun wijzigingen pushen.

Wikipedia: Mercurial

P.S. mijn NAS is dan wel 8TB om al het gepruts in Photoshop af te vangen.
Eigenlijk heb ik liever niet dat mensen Microsoft en Adobe producten gebruiken, die worden hier dus ook niet aangeschaft. Maar dat kan hier prima en waarschijnlijk bij jullie niet zo makkelijk.
Zorg dus dat alle werkzaamheden in kaart zijn en of iemand jullie kan assisteren bij het wijzigen van de werkmethodes.

[ Voor 25% gewijzigd door DJMaze op 11-07-2018 16:36 ]

[Metalfreak]

Waarom zelf gaan hobby-en en niet wat offertes van ICT leveranciers in jouw buurt opvragen? Ik vind het budget van 300 tot 800 euro wel wat krap, zeker als je ook nog een backup wil.

Het gaat hier niet om een huis- tuin en keukenoplossing, maar blijkbaar om een bedrijf, dus wat garantie op continuïteit zou wel erg prettig zijn.

[ Voor 29% gewijzigd door Metalfreak op 11-07-2018 14:52 ]

[Frogmen]

Met zulke grote bestanden kan een lokale NAS inderdaad wel beter werken. Ik zou dan wel zorgen voor een goede backup hetzij spiegelen naar een tweede NAS elders of een Cloud oplossing. Even 150 MB van het net en weer wegschrijven gaat wel maar werkt traag.
Welke NAS je kiest zal je zelf moeten inschatten zou het persoonlijk in eerste instantie bescheiden houden.

Overigens vindt ik eerst zelf nadenken en informeren wel de manier, op deze manier weet je wat en waarom je iets wilt en wordt je geen overdreven oplossing verkocht.

[ Voor 35% gewijzigd door Frogmen op 11-07-2018 14:58 ]

[Ronker]

Je zou Office 365 incombinatie met een NAS kunnen gebruiken. Grote bestanden zoals Photoshop, Indisign, Illustrator enz opslaan op de NAS. Documenten in de cloud opslaan.

LET OP: NAS minimaal in RAID 1 draaien ( spiegelen van hardeschijf)

Office 365 Business Essentials (https://products.office.c...oft-office-products?tab=2)
Kosten 4,20 euro ex BTW Per gebruiker.

Laat het inrichten door een IT partij die dat ook kan. Hier kun je dan ook je Email hosten.

Het Office pakket bied veel mogelijkheden zoals Sharepoint, Teams, Planner etc waar je misschien meer voordeel uit kunt halen.

Je zou evt voor 4,20 een extra gebruiker aan kunnen maken die je kan gebruiken als backup voor de NAS die de NAS weer spiegelt met OneDrive. LET WEL OP: de gebruiker kan MAX 1 TB opslag kwijt mits je dit uitbreid volgensmij.

[maussert]

Spiegelen (en dus ook RAID1) is mooi en helpt in geval van diskfalen, maar het staat niet gelijk aan een backup. Hoe ga je om met deletes of datacorruptie? Zorg gewoon altijd dat je een goede offsite (al dan niet in de cloud) backup hebt.

[Ronker]

maussert schreef op woensdag 11 juli 2018 @ 15:15:
Spiegelen (en dus ook RAID1) is mooi en helpt in geval van diskfalen, maar het staat niet gelijk aan een backup. Hoe ga je om met deletes of datacorruptie? Zorg gewoon altijd dat je een goede offsite (al dan niet in de cloud) backup hebt.

OneDrive heeft een shadow Copy:
https://support.office.co...6e-4981-88ef-de6e96c93893

Die zou je evt kunnen gebruiken toch. Ok ik ben het er mee eens er zijn betere opties.

[celshof]

Alleen voor bestandsopslag zijn er prima plug&play NASsen te krijgen die ook door een leek goed te beheren zijn. Of je dit dan helemaal zelf wilt regelen of liever uitbesteed ligt er aan. Als je aangeeft zelf een leek te zijn, dan kan het goed zijn om de aanschaf en configuratie toch niet zelf te doen.
Een voorbeeld: mijn gitaarleraar gebruikt tegenwoordig een Synology NAS voor begeleidingsmuziek, bladmuziek, etcetera. En hij kan er prima mee werken, maar de configuratie heb ik voor hem gedaan.

Maar, sowieso kan het handig zijn om over de volgende vragen na te denken:
- Is het budget alleen voor een NAS, of ook voor de schijven?
- Ex BTW neem ik aan?
- Wat voor netwerk ligt er op kantoor? Router, bedraad/wireless/via stopcontaxct, 100mbit/1000mbit?
- Hoe zijn de Macs verbonden met het netwerk?
- Moet er ook buiten het kantoor gewerkt kunnen worden en zo ja, hoe snel moet het dan werken?
- Aan wat voor backup oplossing zit je te denken? Een lokale of juist een cloud oplopssing (zodat je niet alles kwijt bent bij diefstal of brand).
- Hoe erg is het als er een schijf crasht en je een nieuwe schijf moet kopen en de backups terug zetten? Wat is de maximale downtiijd?
- Ik schat dat de RAW bestanden 30MB/stuk zijn? Moeten die heel snel beschikbaar zijn EN door iedereen (ik denk bijv. aan een cloudoplossing waarmee iedereen synchroniseert).
- Hebben jullie een voorkeur om de zaken juist ook intern opgeslagen te hebben ipv alles via een Clouddienst geregeld te hebben?

[ Voor 4% gewijzigd door celshof op 11-07-2018 15:33 ]

[Metalfreak]

Ronker schreef op woensdag 11 juli 2018 @ 15:18:
[...]


OneDrive heeft een shadow Copy:
https://support.office.co...6e-4981-88ef-de6e96c93893

Die zou je evt kunnen gebruiken toch. Ok ik ben het er mee eens er zijn betere opties.

Je kunt daarmee maximaal 30 dagen terug, wel iets om rekening mee te houden. Als je bepaalde handelingen slechts 1x per 2 maanden doet en je komt er bij de volgende keer achter dat je de bestanden van de vorige keer mist, heb je dus pech.