Werken met Excel als Business/Finance Controller?

[BasvanS]

Over een paar dagen heb ik een laatste gesprek als enige overgebleven kandidaat voor een functie als Junior (Reporting) Controller.

Als enige overgebleven kandidaat is er naast het arbeidsvoorwaarde gesprek ook nog een kleine test om mijn basis vaardigheden met Excel te toesten. Nu gebruik ik Excel dagelijks en heb ik uit het verleden nog ervaring met Macro's en stukjes ' code ' schrijven: Grote hoeveelheden data uit een database omzetten naar leesbare tabellen etc. lukt zeker, met een goed naslagwerk (google ftw!) al helemaal.

Om niet verrast te worden ben ik wel benieuwd welke functies mogelijk als basis kennis beschouwd worden om als Controller aan de slag te gaan. Dit lijkt me geen vraag om op dit stadium nog aan de potentiële werkgever te stellen, dus stel ik hem hier.

Het antwoord dat ik tijdens mijn eerste gesprek kreeg op de vraag: Welke functies in Excel ze specifiek bedoelde kreeg ik een ruim antwoord: "Macro's en zo"

De mogelijkheden in Excel zijn natuurlijk eindeloos en voor elk vraagstuk zijn natuurlijk meerdere oplossingen. Zijn er hier ervaringsdeskundige die dagelijks met Excel werken, als het even kan als (Financial) Controller. Zo ja, van welke Excel functies maak je dan op dagelijkse basis gebruik? De meeste ken ik waarschijnlijk al, maar wat ik wil voorkomen is dat ik dus "nee sorry, die ken ik niet" moet laten horen.

[Gonadan]

Draaitabellen!

[holl]

Pivots/draaitabellen zeker, correctheid data testen (velden mogen bv niet negatief zijn), data importeren vanuit andere applicaties, structuren Excel (data invoervelden apart of duidelijk)
Vlookup

[thejoker80]

Controller hiero. Verticaal zoeken is de meest gebruikte en draaitabellen is ook een must bij ons. Index.vergelijken en Macro's is een plus. Ik heb een collega waarvan de kennis echt ophoudt bij verticaal zoeken en een draaitabel maken dus maak je geen zorgen.

[Dino111]

Ik zou ook zeggen draaitabellen voornamelijk en dan de verschillende mogelijkheden van het plotten van de data. Waar je ook aan kan denken is het gebruik van de formule verticaal zoeken.

En indd ook zat collega’s die niet verser komen dan de basics. Dus als je al wat weet van macros dan komt het wel goed.

Hier trouwens andere kant van de tafel (accountant).

[ Voor 33% gewijzigd door Dino111 op 02-06-2018 21:36 . Reden: Aanvulling ]

[BasvanS]

De vakinhoudelijke mogelijkheden van de data maak ik me niet zo druk om, dat zit wel snor.

En als Draaitabellen en Vlookup alles is dan word het een kort gesprek en snel krabbelen . TS was al bezig alles op het gebied van Macro's weer op te rakelen: Offset, Activecell, Right(), Len() .select IF ELSE ENDIF FOR NEXT etc etc.

Werk zelf nu regelmatig met bijvoorbeeld (simpele) combinaties van (COUNT)IF/MATCH/INDEX/(V)(H)LOOKUP functies om data uit verschillende tabellen met elkaar te vergelijken en combineren. Soms gewoon omdat het leuker is zoiets te laten werken, dan altijd maar een draaitabel alles voor je te laten doen

[treslem]

Vooral draaitabellen & formules over diverse tabbladen/sheets (named ranges etc).
De financial controllers in mijn organisatie doen weinig met macro's, als ze het al nodig hebben komen ze naar ICT ..

Eerst doorhebben wat ze doen met hun data, daarna optimaliseren & automatiseren zou ik zeggen.

Succes !

[Trommelrem]

Ik denk dat de eis van Excel gewoon een standaardvraag is die vanuit de oudheid steeds is meegekomen, waar verder niet naar zal worden gevraagd. Zorg ervoor dat je je PowerBI goed kent en dan zit het wel goed

[RegularJohn]

Naast wat hier boven allemaal is gezegd merk ik dat je soms data even moet manipuleren om zaken te kunnen vergelijken met vlookup. Bijvoorbeeld geplakte waarden omzeten naar getallen als ze als text in het bestand komen, of een deel van de gegevens eraf halen (met MID, LEFT en RIGHT bijv.).

Maar als jij al op het niveau van macro’s zit zou ik me absoluut niet drukmaken! Vaak komt data al zo uit het systeem dat je met alleen een draaitabel al heel ver komt.

Succes! Hopelijk heb je straks een mooie baan!

[BasvanS]

Dank allemaal, goed voor het vertrouwen dit. Blijft toch lastig inschatten wat iemand bedoeld met 'gedegen kennis van Excel'

Trommelrem schreef op zondag 3 juni 2018 @ 00:42:
Ik denk dat de eis van Excel gewoon een standaardvraag is die vanuit de oudheid steeds is meegekomen, waar verder niet naar zal worden gevraagd. Zorg ervoor dat je je PowerBI goed kent en dan zit het wel goed

De werkgever waar ik ga solliciteren heeft in het vereleden slechte ervaringen gehad met mensen die aangaven bekend te zijn met Excel, daarom will ze nu een klein testje afnemen.

[Sjeik]

Ik zou graag =aantallen/sommen.als ook willen toevoegen aan het lijstje. Ik gebruik die ook zeer regelmatig. Al kan je met draaitabellen die gegevens ook krijgen natuurlijk.

[peter13579]

Ik werk zelf als controller bij een groot bedrijf in Nederland. Let goed op dat Excel een tool is, niet het doel zelf. Tenminste, ik verwacht dat je bij een bedrijf solliciteert waar niet de administratie zelf nog in Excel gebeurt.
Wat betekent dit? Mogelijk krijg je een download uit sap of een ander pakket en zorg dat je van veel data bruikbare gegevens maakt!
Hierbij kun je denken aan importeren .CSV file. Gebruik text- to- columns om data leesbaar te maken.
Daarnaast, filters, vlookup en pivot tables (let op, bij nieuwere Excel versies andere lay out, selecteer "classic pivot table lay out" om evt terug te gaan naar oude uiterlijk).

Kun je hiermee vragen beantwoorden:
- welk product verkoopt het beste?
- welk product heeft hoogste prijs/ marge?
- welke bijzonderheden vallen je op?
- en de grootste uitdaging, zet de data in een tabel die zelfs voor marketing/ productie of HR begrijpelijk is....
- hoe ga je dat communiceren/ onder de aandacht brengen?

Succes ermee!

[ Voor 6% gewijzigd door peter13579 op 03-06-2018 10:52 ]

[Pandorian]

Een Vlookup gecombineerd met de Match functie, doet het hier vaak goed.
Ook een pivot tabel met een insert van berekening behoord vaak al tot een pro functie.

[BasvanS]

peter13579 schreef op zondag 3 juni 2018 @ 10:45:
Ik werk zelf als controller bij een groot bedrijf in Nederland. Let goed op dat Excel een tool is, niet het doel zelf. Tenminste, ik verwacht dat je bij een bedrijf solliciteert waar niet de administratie zelf nog in Excel gebeurt.
Wat betekent dit? Mogelijk krijg je een download uit sap of een ander pakket en zorg dat je van veel data bruikbare gegevens maakt!
Hierbij kun je denken aan importeren .CSV file. Gebruik text- to- columns om data leesbaar te maken.
Daarnaast, filters, vlookup en pivot tables (let op, bij nieuwere Excel versies andere lay out, selecteer "classic pivot table lay out" om evt terug te gaan naar oude uiterlijk).

Kun je hiermee vragen beantwoorden:
- welk product verkoopt het beste?
- welk product heeft hoogste prijs/ marge?
- welke bijzonderheden vallen je op?
- en de grootste uitdaging, zet de data in een tabel die zelfs voor marketing/ productie of HR begrijpelijk is....
- hoe ga je dat communiceren/ onder de aandacht brengen?

Succes ermee!

Helder verhaal! Dank je, Enig idee waar ik een wat Raw data zou kunnen vinden om mee aan de slag te kunnen, even weer wat feeling krijgen en niet te veel na hoeven te denken tijdens het gesprek aankomende week?

Zal zo eens even kijken of er binnen mijn huidige bedrijf wat te vinden is, maar ik vrees ervoor..

[Leut]

Vanuit pivot tables kun je uitstekende (en zeer eenvoudig) fraaie dashboards maken. Doe dat ook en het is voor sommigen, net alsof je een soort van magie toepast daarnaast is het een zeer efficiente wijze om gegevens te ordenen in een ‘one pager’. Kijk eens op deze site voor wat ideeen.

Verder zijn de meeste zaken al aangegeven, zoals match en index, en de kunst om met (big) data om te gaan.

Succes alvast!

[ Voor 4% gewijzigd door Leut op 03-06-2018 11:42 ]

[Flozem]

Vergeet SUMIF, CONCATENATE en de waterval grafieken niet...

Mijn ervaring is dat de gemiddelde tech-geïnteresseerde jeugd aanzienlijk méér kan dan de gevestigde orde. De kunst is inderdaad de data leesbaar te presenteren.

[ Voor 64% gewijzigd door Flozem op 03-06-2018 11:49 ]

[Fish]

BasvanS schreef op zondag 3 juni 2018 @ 11:14:
[...]


Helder verhaal! Dank je, Enig idee waar ik een wat Raw data zou kunnen vinden om mee aan de slag te kunnen, even weer wat feeling krijgen en niet te veel na hoeven te denken tijdens het gesprek aankomende week?

Zal zo eens even kijken of er binnen mijn huidige bedrijf wat te vinden is, maar ik vrees ervoor..

https://data.overheid.nl/

[thejoker80]

Als aanvulling, vooral het interpreteren van de data is belangrijk. De manier waarop je dat doet is niet zo heel erg van belang, als het maar niet teveel tijd kost. Daarom zijn draaitabellen en formules handig.

[Sovieto]

De als-functies vind ikzelf altijd erg belangrijk en handig en zeer noodzakelijk als controller

[Bolletje]

Als je nog wat tijd hebt, hier kan je voor een tientje nog een cursus bekijken: https://www.udemy.com/mic...r-to-advanced-and-beyond/

Basis zit erin, maar dan heb je een idee wat anderen misschien al onder 'advanced' scharen.

-VLOOKUP niet doen, gewoon INDEX MATCH. Werkt veel beter en ben je veel flexibeler. Verschil is merkbaar bij grote hoeveelheden data.
-Pivot tables voornamelijk; ook dynamische referenties naar pivot tables.
- het goed presenteren van data en datavisualisatie; voorwaardelijke opmaak bijv., maar ook verschillende momenten in de tijd, iets procentueels etc.

Als startend / junior controller kan je echt goed helpen bij het automatiseren en versimpelen van veel activiteiten. Er wordt echt nog heel veel dom werk gedaan. Dat kan met Excel, maar een andere trend in de finance/controlling hoek is meer het gebruik van Robotic Process Automation.

En zorg dat je met het systeem handig overweg kan. Ik werk zelf veel met SAP, en je kan dan zoveel dingen al versimpelen of uitproberen waar andere collega's nog niet aan gedacht hebben. Loont dus om daar even wat tijd in te steken.

Wat betreft macro's; waar ik het voornamelijk gebruik is bij het invoeren van data. Veel bedrijven werken met financiële systemen die al wat ouder zijn en nog de data in zo'n manier kunnen tonen dat je er wat aan hebt. Dan doe je vaak een data export en dat voer je bijv. in Excel in. Het automatiseren van zo'n data export, de validatie van de data en het vervolgens zinnig weergeven kan je veel met macro's bereiken.

[ZieMaar!]

Als je echt als controller wil werken en ze meer vragen dan draaitabellen en verticaal zoeken zou ik verder zoeken. Dan zoeken ze een excelguru en geen controller .

[BasvanS]

ZieMaar! schreef op zondag 3 juni 2018 @ 20:11:
Als je echt als controller wil werken en ze meer vragen dan draaitabellen en verticaal zoeken zou ik verder zoeken. Dan zoeken ze een excelguru en geen controller .

Zoals ik al eerder reageerde is het een extra check, omdat ze slechte ervaringen hebben met een vorige sollicitant. Het is gewoon, of je het nou wil of niet, een onderdeel van je werk. In het begin natuurlijk maar dan later in een Senior rol.

[ZieMaar!]

Mee eens hoor, maar dat zou echt niet meer moeten zijn dan die draaitabellen en verticaal zoeken. Jij hebt echt kennis zat. Als controller is het je gereedschap, maar als je als controller van code moet schrijven, dan gaat het echt niet goed.

[saybolt]

Power queries !!

Alle soorten checks inbouwen

Format zo maken dat je je maand afsluitingen erin kan plakken en lekker kan gaan kosten gaan coderen

[saybolt]

Zoals eerder gezegd concatenate is heerlijk om dubbele lijnen op te sporen . Nog makkelijker is de “&” te gebruiken voor concatenate. Conditional formatting erover en je vind zo je dubbele waardes

[Widow]

Echt weer een tweakers topic er komt een vraag over Excel en iedereen komt met commando's die ze gebruiken, maar niemand stelt de vraag "wat is de informatievraag die je probeert te beantwoorden". Zolang je dat niet weet kan je er een hele discussie van maken, maar blijft het bij aannames. Ik denk dat de TS de informatievraag had moeten stellen bij het gesprek, maar dat zal nu te laat zijn denk ik?

[Hrolfr]

BasvanS schreef op zaterdag 2 juni 2018 @ 21:24:
De mogelijkheden in Excel zijn natuurlijk eindeloos en voor elk vraagstuk zijn natuurlijk meerdere oplossingen. Zijn er hier ervaringsdeskundige die dagelijks met Excel werken, als het even kan als (Financial) Controller. Zo ja, van welke Excel functies maak je dan op dagelijkse basis gebruik? De meeste ken ik waarschijnlijk al, maar wat ik wil voorkomen is dat ik dus "nee sorry, die ken ik niet" moet laten horen.

Zal je niet meer indruk door de nadruk te leggen op vakmanschap in plaats van de inhoud van je gereedschapskist (de formules). Ze zoeken een controller, geen data analist (hoewel een data analist in de ene organisatie controller in de ander zou heten). Belangrijkst is dat je de structuren en processen snapt. Je zou het gesprek kunnen beginnen met hoe je de opzet van data probeert te begrijpen en in lijn te brengen met de informatiebehoefte. Daarna kan je wat zeggen over formules en Excel vaardigheden die je al kent, maar volgens mij is dat secundair.

In mijn ervaring begint het met het begrijpen van de structuur van data en aan welke informatiebehoefte jouw output moet zijn. Wat @Widow aangeeft. Met de formules en draaitabellen maak je die brug, kom je ook wel uit als je de formules daarvoor nog niet weet en je een beetje handig bent met Excel en google. Natuurlijk is basis kennis van formules handig, maar niet iets dat nou moeilijk te leren is.

[ErnstH]

Ik zou even kijken of ze de Nederlandse of Engelse Excel gebruiken. Ik krijg zelf echt jeuk van al de Nederlandse termen die in dit topic voorbijkomen..

[XFlame]

ehoutgast schreef op maandag 4 juni 2018 @ 10:27:
Ik zou even kijken of ze de Nederlandse of Engelse Excel gebruiken. Ik krijg zelf echt jeuk van al de Nederlandse termen die in dit topic voorbijkomen..

Het schakelen tussen de verschillende talen went snel. Voor vertalen van formules die je weinig gebruikt zijn er genoeg resources beschikbaar, zoals https://www.excel-functio...e=nederlands-english.html
Enige dat vervelend is, is dat sommige sneltoetsen anders zijn per taal (Tabel maken: Ctrl+T in EN vs Ctrl+L in NL). Maar ook dat went.

[_vision]

ZieMaar! schreef op zondag 3 juni 2018 @ 20:11:
Als je echt als controller wil werken en ze meer vragen dan draaitabellen en verticaal zoeken zou ik verder zoeken. Dan zoeken ze een excelguru en geen controller .

Mijn vriendin is business controller en die kent Excel op haar duimpje. En in een wereld die steeds meer tech savvy wordt is dat helemaal niet zo vreemd. Iedereen moet steeds meer digital skills hebben.

Vroeger had een controller bij alleen stapels papieren en een rekenmachine. Werken met spreadsheet en BI applicaties was voor IT-ers. Tegenwoordig zie je dat steeds meer mensen in een finance functie tot op een zekere hoogte dat zelf kunnen en dat wordt ook van je verwacht. Je gaat echt geen aparte functie in het bedrijf creëren voor een Excel guru anno 2018.

[ZieMaar!]

Iedereen moet zich kunnen redden in Excel, maar als controllers code moeten gebruiken, dan zet je ze in mijn ogen niet goed in. Maar goed, ik denk dat ts zich prima gaat redden.

Tuurlijk herken ik wel dat controllers vrij geavanceerde gebruikers zijn, maar dat heeft vaak ook met gebrekkige reporting te maken.

[Icephase]

Mee eens: als je als controller veel tijd moet steken in het maken van Excel rapportjes om “het verhaal” te vertellen, schort er iets fundamenteels aan je administratie- of rapportagetools.

In Excel moet je snel een overzichtje kunnen maken met een paar specifieke gegevens tbv het management. Concatenate, index, match, vlookup kost daarbij naar mijn idee teveel tijd. Dat doen de mensen van de administratie maar om de details te zoeken om mijn part. De controller is van de grote lijnen. Hooguit een draaitabelletje of een keer een grafiekje, dat is het wel.

Overigens kán ik die andere functies allemaal wel, maar ik ben de functies waarin ze nodig waren ‘ontgroeid’.

[BasvanS]

Hey gaat hier wel oom een groot internationaal bedrijf, met meer dan 400.000 werknemers wereldwijd. Het betreft dan dus ook een team van vier controllers die voor een specifieke tak van het bedrijf maandelijks rapporteert naar het management. Als nieuwe binnenkomer begin ik onder aan de ladder en dat vind ik echt geen probleem.

Ze hebben zonder meer vertrouwen in mijn capaciteiten als controller, dat hebben ze ook aangegeven, maar omdat ik tijdens mijn huidige werk met een beperkte hoeveelheid data heb gewerkt en dat ook eerlijk heb aangegeven willen ze graag kijken of ik ook met grote hoeveelheden uit de voeten kan binnen excel. Dit in de eerste plaats omdat ze slechte ervaringen hebben met iemand die aangaf 'ervaren' te zijn maar 'er niks van snapte'.

Het gaat denk ik ook zoals @Hrolfr al aangeeft om het in grote lijnen kunnen vertellen wat je wil gaan doen met de data om deze leesbaar te maken en hier de juiste informatie uit te halen.

Dat neemt niet weg dat je wel indruk kunt maken als je de juiste functies al kent en meteen echt aan de slag kunt in plaats van het beschrijven van een stappenplan.

@Widow Denk niet dat de informatievraag erg belangrijk is, het gaat met name om de 'feeling' met excel, die ze graag bewezen zien door wat concrete kennis, ik moet de angst wegnemen, dat ze net niet net als met de vorige sollicitant de mist in gaan.

@Bolletje Waar doel je op met: dynamische referenties naar pivot tables? Het automatisch aanpassen van de waarde bij het toevoegen van data? Of iets anders?

[ Voor 5% gewijzigd door BasvanS op 04-06-2018 20:28 ]

[BasvanS]

Hartelijk dank voor de tips allemaal. Het was een relatief eenvoudige test:

Een top 10 maken uit een grote lijst met data met daarin natuurlijk bepaalde voorwaarde zoals periode en kosten/product eigenschappen.

Verder nog standaard rapportje met 25 producten waarvoor specifieke data verzameld moest worden.

Met een draaitabel in combinatie met 2 slicers en een =Index(TableArray; Match(); Column) was dat natuurlijk snel geregeld! Wat wel jammer was is dat er toch nog een andere kandidaat was bij gekomen.. Ik zou de laatste zijn! Vrijdag het definitieve oordeel!

[holl]

Ben nieuwsgierig.. wat is het oordeel geworden?

[Sport_Life]

thejoker80 schreef op zaterdag 2 juni 2018 @ 21:32:
Controller hiero. Verticaal zoeken is de meest gebruikte en draaitabellen is ook een must bij ons. Index.vergelijken en Macro's is een plus. Ik heb een collega waarvan de kennis echt ophoudt bij verticaal zoeken en een draaitabel maken dus maak je geen zorgen.

Hier een collega. Persoonlijk houd ik het bij reporting eenvoudig met vlookup en pivots, macro's zijn leuk voor je eigen data analyse, maar zodra je macro sheets gaat rondsturen gaat de betrouwbaarheid erg hard achteruit, omdat men denkt dat een druk op de knop meteen een check op volledigheid uitvoert.. Bovendien zijn macro sheets van anderen cq voorgangers vaak niet te volgen, omdat ze 9 van de 10x zijn "opgenomen" of beveiligd .

[ Voor 8% gewijzigd door Sport_Life op 17-06-2018 19:54 ]