klein bedrijf in de cloud of toch on-premises?

[merijn097]

Beste lezers,

Een klant (een vacaturebank) heeft mij gevraagd hun verouderde ICT omgeving te vernieuwen. Ik vind het een leuke uitdaging maar ik weet niet of het realistisch is om in mijn eentje te doen aangezien ik nog weinig ervaring heb met een nieuwe omgeving opzetten. (zeg maar gerust nul ervaring )

Wat zij op het moment hebben staan:
Een Windows Small Business Server 2008 waar ze een AD op hebben met zo'n 15-20 gebruikers.
Een VPN verbinding naar het netwerk.
Ook maken ze gebruik van Microsoft Exchange 2007.
4 Werkstations die Windows 10 draaien.
1 laptop die ook Windows 10 draait.
Bestanden kunnen lokaal worden opgeslagen of op de harde schijf van de server.
de schijf is 1 TB en kan door elke gebruiker op elke computer worden gelezen en bewerkt.

het is dus een erg flexibele manier van omgaan met data met veel vertrouwen op collega's. Dit willen ze graag zo houden dus is de 'need' om backup's terug te zetten en restore points te hebben flink groter dan bij de meeste bedrijven want er gaat nogal iets mis als iedereen toegang heeft tot een centrale schijf.

De server wordt elke dag geback-upt naar een externe harde schijf die on premise blijft.

Dit is gevaarlijk en daarom willen ze dit natuurlijk ook veranderen. De dagelijkse back-ups on premise moeten blijven gebeuren maar er moet ook nog een off premise back-up mogelijkheid bij komen. Ze hebben al KPN back-up online voor 100GB dus dit is een mogelijkheid om te gebruiken mocht ik bij vernieuwing weer kiezen voor een soort gelijke server on premise.

Dus even op een rijtje wat belangrijk is:
Redundantie (in de vorm van RAID voor de server en ook voor de back-ups)
De VPN verbinding (de mogelijkheid om thuis te werken dus)
De mail service (de baas sprak zijn voorkeur uit voor Exchange 2007 maar ik ben er van overtuigd dat dit moderner en beter kan)
De back-ups.

mijn vraag is hierbij is als volgt; is het realistisch hier aan te beginnen?
Ik wil het bedrijf adviseren hun opslag te gaan doen via een NAS (1 off- en 1 on premise), hun AD omgeving te verplaatsen naar Azure en hun Exchange naar Office 365 te verplaatsen. Hierdoor zijn ze een stuk veiliger naar mijn idee en blijft de beschikbaarheid van de data groot en verbeterd toch de veiligheid. De back-up mogelijkheden moet ik nog even uitzoeken maar die zijn er zoveel dat ik hier niet echt over twijfel.

Dit moet ik natuurlijk nog in zijn geheel uit werken, maar is dit wel te doen?
Wat als de baas zegt niet naar de cloud willen te gaan? Kan ik wel een fysieke omgeving van deze grote realiseren in mijn eentje?

Mocht ik nog informatie weg hebben gelaten die je wel essentieel beschouwd om mijn vraag te beantwoorden geef ik die nog graag. Als mijn uitwerkingen verder gevorderd zijn zal ik die ook zeker nog willen doorspelen.

[Gravit0n]

Met 0 ervaring zou ik mijn vingers er niet aan willen branden, deze opdracht kun je beter aan je voorbij laten gaan en het laten implementeren door een partij welke er meer ervaring mee heeft.

Je kunt zelf onmogelijk een urenschatting afgeven, met kostenoverschrijdingen tot gevolg, en nog veel meer ellende.

Dat je de vragen die je stelt überhaupt al moet vragen, moet al een belletje doen rinkelen.

[ Voor 13% gewijzigd door Gravit0n op 04-04-2018 16:56 ]

[NiGeLaToR]

@merijn097 volledige afhankelijkheid van 'internet' hoeft op zich geen probleem te zijn, maar ik zie veel van mijn klanten toch nog hun core systemen lokaal houden en eventueel combineren met cloud diensten zoals O365. Je zult hier een gedegen blauwdruk voor moeten maken en deze voorzien van de nodige voor- en nadelen zodat je klant een besluit kan nemen en weet wat er gekozen wordt.

Wat @Gravit0n zit overigens wat in - al ben ik minder pessimistisch als hij is. Je kunt namelijk prima zelf een eerste opzet maken en hulp inschakelen door een second opinion te vragen aan een specialist. Ik doe ook niet altijd alles zelf, maar schakel voor bepaalde dingen bevriende experts in.

Wat ik overigens totaal mis in je verhaal is het verifiëren van de 'use cases': wat heeft men nodig en hoe gebruikt men dit. Dit geeft veel antwoorden op de vragen wat je nodig hebt. Iedereen altijd ambulant vs iedereen altijd op kantoor geeft je gewoon andere behoeftes aan de infra, bijvoorbeeld.

Succes!

[Aionicus]

Dit lijkt me een leuk startersprojectje

Je kan eigenlijk 3 kanten op :

1 ) alles in de cloud (en dan dat iedereen overal secure kan inloggen etc). Hiervoor zullen ze dan een maandelijks bedrag per user betalen en eventueel het aantal servers dat gevirtualiseerd moet worden. Afhankelijk van de implementatie (citrix bv) zou je ook geen problemen hebben met printing en security / backups. Hiervoor zal je me even een berichtje moeten sturen per dm omdat ik niet publiekelijk reclame ga maken voor bepaalde bedrijven.

Azure AD kan maar uit persoonlijke ervaring werkt het eigenlijk vooral goed als je het in een VDI omgeving gebruikt en niet icm met een lokale omgeving.

2 ) Semi Cloud - Half on premise (vaak mijn voorkeur)

- Cloud gedeelte : Offsite backup / Office 365 / Onedrive / Sharepoint
- On premise gedeelte : AD / Printers / VPN etc / algemene data.

Voordeel hiervan is dat je de redundancy van Office 365 hebt (50 exchange bakken). Voordeel voor het on premise gedeelte is dat je ook nog zelf wat te doen hebt en je vermijd een hoop problemen met printers. Tevens ben je niet afhankelijk van je internet verbinding voor het kunnen inloggen op de werkplekken.

3 ) Volledig on premise

Hier hoef ik eigenlijk weinig over te schrijven.

Veel success ermee in ieder geval!

[MAX3400]

In navolging van @Gravit0n en @NiGeLaToR lijkt het erop dat inderdaad de use-case dus helemaal niet bekend is. Je zegt zelf al "wat als de baas geen cloud wil?".

Dit topic is dus direct gokken en sowieso mis ik een budget en een RPO/RTO-waarde. En daarbij, al zou je alles naar "omgeving x" verplaatsen, wie gaat dat beheren? Wie grijpt in bij verstoringen? Is de baas zijn eigen technische neefje (want hij wil zelf bij Exchange 2007 blijven).

[BCC]

En vacatures == cv’s en sollicitaties ? Dan kom je met de gdpr/avg niet meer weg met een open share voor iedereen imho 😬 succes iig! Ik zou voor cloud kiezen in deze ivm support & complicancy

[merijn097]

Bedankt voor alle input tot dusverre.

Om even een aantal vragen te beantwoorden:
CV's, sollicitaties en dergelijke worden beheerd in een aparte database. Deze staat geheel los van het netwerk.
Nieuwe vacatures komen via de mail binnen en worden uitgewerkt in een CMS. Ze worden dus niet nog eerst opgeslagen apart opgeslagen op de harde schijf.
De baas spreekt zijn voorkeur voor Exchange 2007 uit omdat dat een vertrouwde omgeving is en verandering altijd een beetje eng is natuurlijk.

Wat betreft de use-case, ze hebben een stabiele mail omgeving nodig en een centrale opslag voor gegevens zoals templates, logo's, contact formulieren, handleidingen en dergelijke.
Vanuit kantoor wordt het meeste werk verricht. De gebruikers moeten dus op werk toegang hebben tot deze gegevens.
De open omgeving is dus vooral voor het eigen werk van de medewerkers.

Jullie hebben wel gelijk dat ik de use-case niet goed in beeld heb op het moment. Het is wel duidelijk voor mij dat ik nog niet in staat ben het bedrijf met de huidige kennis een degelijk advies te geven.

Voor het netwerk zal een RPO van 24 uur max. gelden. De dagelijkse back-ups zijn hier dan het uitgangspunt voor. RTO zal niet meer dan een volledige werkdag bedragen, 8 uur in dit geval.

Budget is op het moment nog vrijwel buiten beschouwing maar om een beeld te geven, het bedrijf wil best investeren zolang dit zich maar vertaalt in resultaat.

Wie het beheert en wie in grijpt bij een storing is ook niet zeer relevant aangezien dit afhankelijk is van welke keuzes er worden gemaakt. Er zal niet speciaal iemand voor in dienst worden genomen maar op het moment zijn 2 ICT'ers in dienst die met een goede handleiding meer dan capabel zouden zijn om in te grijpen mocht dit nodig zijn.

Ik ga sowieso een advies schijven voor het bedrijf, of ik het zelf ook ga realiseren (eventueel met de hulp van een extern bedrijf) is een 2de.

Ik ga aan het werk om de manier hoe gegevens door het netwerk gaan beter in kaart te brengen.

Alles is inmiddels gedocumenteerd, van een Visio tekening van het netwerk tot aan spreadsheets met router instellingen maar het blijkt dat netwerkdocumentatie nog niet alles is als je eigenlijk niet zo goed weet hoe het nou daadwerkelijk in de praktijk wordt gebruikt.

Nogmaals bedankt voor alle input

[sugarlee89]

Adviseer ze ook dat SBS verleden tijd is en dat t allemaal flink duurder uitpakt. Ik zou ze voorbereiden op de toekomst en een complete linux omgeving aanbieden behalve de front end gewoon windows laten. Ben je meteen op de toekomst voorbereid.

[Powermage]

Voor dit soort klanten kijken wij eerst of we ze niet naar O365 en de Azure AD kunnen zetten.
Voordeel is dat ze overal flexibel kunnen werken, prijstechnisch over alle jaren zijn de verschillen relatief klein, Server beheer werd bij ons al lange tijd geautomatiseerd via software, dus heel veel beheer werk valt er toch niet echt weg (want weinig klanten gaan zelf in o365 alles aanmaken en de werkplekken inrichten)

Mocht dit niet kunnen/wenselijk zijn kijken we naar onze eigen online desktop oplossing of kijken we naar alsnog on-prem servers (wij hebben bijvoorbeeld klanten die met een hele afdeling in 1 of 2 mailboxen werken en in de offline mode nog wel eens "problemen" hebben, dus die draaien nog heel bewust een eigen exchange server, of klanten die gewoonweg met 300 man op een RDS omgeving werken, die ombouwen naar iets wat cached mode ondersteund is niet te doen voor ze.

sugarlee89 schreef op woensdag 4 april 2018 @ 20:14:
Adviseer ze ook dat SBS verleden tijd is en dat t allemaal flink duurder uitpakt. Ik zou ze voorbereiden op de toekomst en een complete linux omgeving aanbieden behalve de front end gewoon windows laten. Ben je meteen op de toekomst voorbereid.

De baas vind het al eng om bij Exchange weg te gaan en jij stelt voor om alles maar naar Linux over te zetten, want dan zijn ze klaar voor de toekomst

Als die baas zo graag bij on-prem Exchange wil blijven kan je ook gewoon naar server 2016/exchange 2016, met een nieuwe server ben je inderdaad duurder uit dan de 900 euro ofzo die SBS kostte, maar waar praat je over als je het over 5 jaar bekijkt over 20 man?

[SlinkingAnt]

Powermage schreef op donderdag 5 april 2018 @ 08:20:
Als die baas zo graag bij on-prem Exchange wil blijven kan je ook gewoon naar server 2016/exchange 2016, met een nieuwe server ben je inderdaad duurder uit dan de 900 euro ofzo die SBS kostte, maar waar praat je over als je het over 5 jaar bekijkt over 20 man?

Bereken dan ook de TCO voor het onderhoud van je Exchange-server even. Elke 3 maanden een minstens een halve dag een dure IT'er om de laatste updates en CU's te installeren en ondertussen hopen dat alles blijft werken, want (geld voor) een test-omgeving is er sowieso niet.

Voor kleine bedrijven is O365 (of andere Cloud-oplossingen) gewoon veel goedkoper dan een on-premise Exchange oplossing.

De Semi-cloud oplossing lijkt in mijn ogen de beste oplossing. De grootste kostenpost in TCO lekker uitbesteed en geen afhankelijkheid van de eigen internetverbinding voor binnenkomende mail, en tegelijkertijd een traditionele AD & Fileserver welke de lokale data kan bevatten.
Wil je het helemaal mooi maken, stop je er een hypervisor (Hyper-V of ESXi) tussen, en gebruik je Veeam voor je backups, welke zowel lokale storage kan gebruiken, maar ook ondersteuning heeft voor replicatie en 'rotating removable storage', ofwel elke week een andere externe hdd.

[Jazzy]

SlinkingAnt schreef op donderdag 5 april 2018 @ 08:33:
[...]

Bereken dan ook de TCO voor het onderhoud van je Exchange-server even. Elke 3 maanden een minstens een halve dag een dure IT'er om de laatste updates en CU's te installeren

Overdrijven is ook een vak.

Voor kleine bedrijven is O365 (of andere Cloud-oplossingen) gewoon veel goedkoper dan een on-premise Exchange oplossing.

Eigenlijk zou iedereen verplicht een berekening bij moeten voegen, elke keer als dit gezegd wordt. Met name als het is voor een bedrijf dat geen extreme eisen stelt en gerust 10 jaar doet met een oplossing. Dan moet je van goede huize komen om de cloud-oplossing goedkoper te laten worden, ook bij 20 gebruikers.

Als je uit gaat van Office 365 Business Essentials (strikt genomen zou ik de berekening ook kunnen maken met alleen Exchange Online maar dat lijkt me niet fair) dan heb je het over 20 x 12 x 10 x 4,20 = 10.000 euro. Dat is ongeveer drie keer zo duur als een entry level servertje met Windows OEM, Exchange Server en een handjevol CALs.

Dus niet veel goedkoper, maar veel duurder. Een ander dingetje om mee te nemen is dat Microsoft inmiddels op het punt is dat ze interessante nieuwe features die eerder gewoon als verbeteringen werden doorgevoerd, nu naar abonnementen als Azure AD Premium of Office 365 E5 gebracht worden waardoor je als klant dus gewoon meer gaat betalen.

Daarmee wil ik niet zeggen dat een cloud-oplossing niet een prima keuze kan zijn, maar wees in ieder geval voorzichtig met uitspraken over de kosten zonder een grove berekening te maken.

[SlinkingAnt]

Jazzy schreef op donderdag 5 april 2018 @ 08:46:
[...]
Overdrijven is ook een vak.
[...]

Goed punt, als je nu nog op 2007 draait, neem je het blijkbaar niet zo nauw met beveiligingsrisico's en continuiteit

Eigenlijk zou iedereen verplicht een berekening bij moeten voegen, elke keer als dit gezegd wordt. Met name als het is voor een bedrijf dat geen extreme eisen stelt en gerust 10 jaar doet met een oplossing. Dan moet je van goede huize komen om de cloud-oplossing goedkoper te laten worden, ook bij 20 gebruikers.

Als je uit gaat van Office 365 Business Essentials (strikt genomen zou ik de berekening ook kunnen maken met alleen Exchange Online maar dat lijkt me niet fair) dan heb je het over 20 x 12 x 10 x 4,20 = 10.000 euro. Dat is ongeveer drie keer zo duur als een entry level servertje met Windows OEM, Exchange Server en een handjevol CALs.

Die je na 5 jaar netjes vervangt door een nieuwe server met garantie en met gratis stroom voor je server en airco? Oh wacht, die server staat natuurlijk gewoon in een bezemkast, en stroom is budget facilitair, niet IT .

* SlinkingAnt heeft dat T-shirt ook

[ Voor 0% gewijzigd door SlinkingAnt op 05-04-2018 09:30 . Reden: Typo's ]

[Jazzy]

Dat is dus precies waarom je een berekening moet maken die geldt voor de specifieke situatie. Je kunt allerlei aannames doen over hoge beschikbaarheid, disaster recovery, site resillience en off-site backup, maar dat gaat voor dit bedrijf helemaal niet op.

Dan moet je zeggen: een cloud-oplossing is fors duurder dan hoe jullie het nu doen, maar biedt de volgende voordelen...

[Powermage]

Wat ik al eerder schreef, wij automatiseren 99% van t standaard update werk, dus je kan gewoon voor een paar euro per maand up-to-date blijven.

Dus de prijsverschillen over een 5 jaar gezien liggen in de grote van een paar duizend euro of enkele tientjes per maand...

Ik merk met dit soort berekeningen altijd veel verschil tussen het type klant en hoe hun beeld in het geheel is....
een transportbedrijf met 100+ trekkers en een 180+ opleggers houd je aan t werk met minder dan 16 man kantoor personeel (van hr/administratie/planning etc) die ligt echt niet in de stress van extreem gesteld 250 euro per maand duurder (en vaak is het minder) om een voor hun geschiktere IT oplossing te krijgen... een paar opties op 1 nieuwe vrachtwagen is al duurder, en dat hebben ze dan 100 keer ook elke 5 jaar.

Een bedrijf waar de grootste aankoop de auto van de directeur is en de huur van hun pand heeft misschien weer een heel ander beeld van hun geld en bestedingen....

ik blijf erbij dat cloud niet per definitie de juiste keuze is voor iedereen en je puur blind staren op een paar duizend euro over een paar jaar gezien (bij 20 man) echt niet je enigste overweging kan en mag zijn.
Helemaal omdat je vaak ziet dat klanten nog een stukje software draaien wat vaak een veelvoud van dat soort bedragen kost.

[ Voor 24% gewijzigd door Powermage op 05-04-2018 10:06 ]

[Berlinetta]

@Powermage

De baas vind het al eng om bij Exchange weg te gaan en jij stelt voor om alles maar naar Linux over te zetten, want dan zijn ze klaar voor de toekomst

Als exchange geen rol speelt. Zou een Linux omgeving beter zijn of niet?

[Jazzy]

"Een Linux omgeving" betekent helemaal niets. Linux is een operating system (een kernel eigenlijk ) en heeft verder weinig te maken met de keuzes uit dit topic. Laat staan dat je hiermee beter op de toekomst bent voorbereid, wat dat ook mag betekenen.

[Bastiaan V]

Kijk ook eens rond bij eventuele aanbieders in de buurt Het is fijn om persoonlijk contact te hebben met jouw leverancier. Ook kan je dan bij een storing ergens terecht om 'iemand over de balie te trekken'.

Vaak kan een lokale partij prima concurreren met de grote jongens. Je moet het natuurlijk wel aandurven.

Ga wel op zoek naar een partij met eigen hardware, een simpele reseller voegt vaak enkel wat toe tijdens de aanleg, is is over het algemeen nogal biased in zijn keuzes.