Je NAS organiseren: best practice?

[aawe mwan]

Een paar jaar geleden heb ik een NAS gekocht en heb in eerste instantie alle bestanden van alle rondslingerende archief-harddisks naar die NAS gekopieerd. De afgelopen jaren ben ik aan het ontdubbelen en organiseren geweest. Daarbij krijg ik steeds vaker het idee dat ik het wiel opnieuw aan het uitvinden ben, bijvoorbeeld als het gaat om een handige folderstructuur voor je bestanden.

Over het maken van backups is veel te vinden. Verder vond ik ergens een scherm vol tips van Seagate. Maar er moet toch veel meer zijn, gerelateerd aan een NAS, waar iemand al een goede oplossing voor bedacht heeft? Let wel: voordat iedereen begint met het beantwoorden van onderstaande voorbeelden: ik ben voorlopig alleen op zoek naar een verwijzing naar een "best practice guide" hiervoor. Gewoon simpele tips zodat je niet zelf het wiel hoeft uit te vinden. Die bestaat toch wel?

Bijvoorbeeld:

Bestanden die echt niet in handen mogen vallen van Russische hackers (die lijst van dure schilderijen die je voor de verzekering moest maken, je notepad document met de PUK code van je mobiele telefoon), wat is een handige manier om die extra te beveiligen?

Wat is een handige folderstructuur voor je foto's? En alle andere soorten data? (aantal topics in dit forum)

De buurvrouw die de planten water komt geven krijgt geen toegang tot de belastingaangifte van dit jaar, maar nabestaanden zullen straks wel alles moeten kunnen inzien. Hoe regel ik dat handig op een NAS?

Ik heb oude projecten waar ik de afgelopen 25 jaar maar een paar keer iets in opgezocht heb. Hoe voorkom ik dat bitrot langzaam maar zeker deze bestanden aantast en de backup daarbij?

Sommige dingen wil je ook niet eeuwig bewaren, bijvoorbeeld je belastingpapieren mogen weg na een aantal jaar, maar je pensioengegevens wil je juist bewaren tot het begin van je pensioen. Hoe organiseer je je financiële gegevens op zo'n manier dat je later nog iets kunt terugvinden?

[President]

aawe mwan schreef op zondag 25 maart 2018 @ 19:22:
Bestanden die echt niet in handen mogen vallen van Russische hackers (die lijst van dure schilderijen die je voor de verzekering moest maken, je notepad document met de PUK code van je mobiele telefoon), wat is een handige manier om die extra te beveiligen?

Encryptie programma?

Wat is een handige folderstructuur voor je foto's? En alle andere soorten data? (aantal topics in dit forum)

Tja, dat blijft lastig en blijft persoonlijk. Je zou het per jaar kunnen doen en dan daarin een uitsplitsing maken tussen 'gewone foto's' en aparte map voor bijvoorbeeld een feest, uitje, vakantie, enzovoort. Maar als je dan over 10 jaar alle foto's wilt hebben van zoon X dan moet je dus nog steeds alle foto's 1 voor 1 langs gaan. Het zou het handigst zijn als je een 'tag' per foto kan aanmaken, maar ik ken geen programma waarbij dat makkelijk gaat en waarbij je weet dat je de komende 10-40 jaar 'veilig' zit

De buurvrouw die de planten water komt geven krijgt geen toegang tot de belastingaangifte van dit jaar, maar nabestaanden zullen straks wel alles moeten kunnen inzien. Hoe regel ik dat handig op een NAS?

https://computertotaal.nl...beveiligen-in-14-stappen/

Ik heb oude projecten waar ik de afgelopen 25 jaar maar een paar keer iets in opgezocht heb. Hoe voorkom ik dat bitrot langzaam maar zeker deze bestanden aantast en de backup daarbij?

Lastig... Ik vraag mij af of we alles wel kunnen bewaren, ooit moet er inderdaad ergens een fout inkomen. Ik zou zeggen een extra backup die je niet synchroniseert, maar waarbij je gewoon steeds 'nieuwe files' aan maakt (en theoretisch daarvan weer een backup op een andere/online locatie). Ligt eraan hoe groot de bestanden zijn, maar opslagruimte is redelijk goedkoop...

Sommige dingen wil je ook niet eeuwig bewaren, bijvoorbeeld je belastingpapieren mogen weg na een aantal jaar, maar je pensioengegevens wil je juist bewaren tot het begin van je pensioen. Hoe organiseer je je financiële gegevens op zo'n manier dat je later nog iets kunt terugvinden?

Ik heb gewoon een map 'Financiele zaken' met daarin submappen voor jaaropgaven, belasting aangiften, jaaropgaven inkomsten, hypotheekoverzichten, etc. Werkt voor mij prima en overzichtelijk

[Verwijderd]

-

[ Voor 100% gewijzigd door Verwijderd op 19-10-2019 15:22 . Reden: Leeg ivm privacy ]

[Yucon]

Wat ook wel een interessante keuze is hoe je zo'n folderstructuur combineert met onenote/evernote. Ik heb er geen antwoord op, maar ik denk dat een dergelijk programma er onlosmakelijk mee verbonden is.

Sommige dingen die je nu als files opgeslagen hebt zijn dat eigenlijk niet. Denk bijvoorbeeld aan scans van een verzekeringspolis. Het is logischer dat in een dergelijke archieftool op te slaan dan om het te combineren met andere 'plaatjes', wat die scans eigenlijk niet zijn. Andere dingen wil je weer duidelijk wel als bestand bewaren.

[FreshMaker]

Best practice ... hoe georganiseerd ben je zelf

Ik heb op mijn NAS maar een paar hoofdfolders


Je snapt in één blik wat en waar.
RDLF is de "familiemap" die onderverdeeld zijn per familielid ( ook extern )
Daarin staat ook een folder met Documenten.
Deze heeft alle files en de administratie.
Om de jouw gevreesde Russische Hackers tegen te werken zijn deze folders encrypted met VeraCrypt.

De buurvrouw die de planten water komt geven krijgt geen toegang tot de belastingaangifte van dit jaar, maar nabestaanden zullen straks wel alles moeten kunnen inzien. Hoe regel ik dat handig op een NAS?

Ik gebruik hiervoor Google inactiviteits timer
Zodra je XX tijd geen gebruik gemaakt hebt van een account, krijg je een waarschuwingsmail om in te loggen
Doe je dit niet, gaat er na een bepaalde periode een mail naar een mailadres wat je zelf invoert

Ik heb hier in mijn vader en een vriend staan, en de eerste instructies + logins
Via dit stappenplan komen ze bij de rest, ( locatie keepass database waarin alles opgeslagen is ) en kunnen ze de boel regelen.

[ Voor 39% gewijzigd door FreshMaker op 25-03-2018 20:54 ]

[Ikke_Niels]

Ik heb de volgende hoofdmappen:

code:

- Data           algemene data
- Data-sync      sync map tussen mijn verschillende devices- Data-backup, sync met amazon glacier
- Download       tijdelijke map waarin dingen gedownload worden
- Films          films map
- Series         series map
- Foto's         foto's map, sync met amazon glacier
- Muziek         mp3 map
- Install        map met installaties van (oude) programma's e.d., en gevirtualiseerde cd's/dvd's die ik weer kan loaden

Folder structuur onder de foto map:
jaar-maand - onderwerp.

Dus bijvoorbeeld 201606 - Vakantie Spanje

Verder zit mijn belangrijke data qwa paswoorden e.d. in een password safe, en dat wachtwoord is nergens opgeslagen.


Mijn servertje is voornamelijk voor eigen gebruik, ik heb ontsluiting van foto mappen naar buiten, maar dat gaat allemaal via een synology tool, vrij simple beheer daarop.


Ik heb getwijfeld om mijn administratie te scannen e.d. maar tot op heden nog geen behoefte aan gehad. Bonnetjes gooi ik op een gegeven moment weg (na 5-10 jaar) of als ik het product al niet meer heb...
Wat hou je dan nog over? Wat jaaropgaven, voorlopig past dat nog in een aantal mappen... als dat de spuigaten uit begint te lopen ga ik wel weer een keer opnieuw kijken

[ Voor 26% gewijzigd door Ikke_Niels op 26-03-2018 13:11 ]

[F_J_K]

De best practices bestaan, in de vorm van dikke ordners a la NEN 2082. zwaar overkill

aawe mwan schreef op zondag 25 maart 2018 @ 19:22:
Bestanden die echt niet in handen mogen vallen van Russische hackers (die lijst van dure schilderijen die je voor de verzekering moest maken, je notepad document met de PUK code van je mobiele telefoon), wat is een handige manier om die extra te beveiligen?

Versleuteling. Niet ontsleutelen op de NAS zelf. En natuurlijk ook off site versleuteld opslaan (en het versleutelen lokaal doen).

En zorg dat je geen schrijfrechten hebt op de backuplocatie op de NAS. Anders is de backup deleten zo lekker makkelijk gedaan.

Wat is een handige folderstructuur voor je foto's? En alle andere soorten data? (aantal topics in dit forum)

Hangt van je eigen voorkeur af. Basisantwoord: geen. Metadata FTW. Opdeling per jaar kan handig zijn.

De buurvrouw die de planten water komt geven krijgt geen toegang tot de belastingaangifte van dit jaar, maar nabestaanden zullen straks wel alles moeten kunnen inzien. Hoe regel ik dat handig op een NAS?

Account met readonly toegang geven en alle gebruik ervan loggen. Sleutel voor encryptie ergens in een kluis of gewoon geven aan degene die je er mee vertrouwt. En natuurlijk updaten na aanpassen vd sleutel.

Ik heb oude projecten waar ik de afgelopen 25 jaar maar een paar keer iets in opgezocht heb. Hoe voorkom ik dat bitrot langzaam maar zeker deze bestanden aantast en de backup daarbij?

Af en toe verplaatsen naar nieuwe schijven. Checksums ter controle. (En bedenk: controleren zorgt voor slijtage). Opletten dat de datatypes nog leesbaar zijn: liefst digitaal duurzame bestandstypen.

Sommige dingen wil je ook niet eeuwig bewaren, bijvoorbeeld je belastingpapieren mogen weg na een aantal jaar, maar je pensioengegevens wil je juist bewaren tot het begin van je pensioen. Hoe organiseer je je financiële gegevens op zo'n manier dat je later nog iets kunt terugvinden?

Metadateren (typen, bewaar- en vernietigingstermijnen).

Edit:

FreshMaker schreef op zondag 25 maart 2018 @ 20:36:
Ik gebruik hiervoor Google inactiviteits timer
Zodra je XX tijd geen gebruik gemaakt hebt van een account, krijg je een waarschuwingsmail om in te loggen
Doe je dit niet, gaat er na een bepaalde periode een mail naar een mailadres wat je zelf invoert

Oeh, die kende ik niet als bestaande dienst. (I.t.t. zelf wat scripten). Wel goed opletten dat de info uptodate blijft. En niet zowel username als password in die mail, geef een van de twee alvast. Anders heb je daar een enorm veiligheidsgat.

[ Voor 14% gewijzigd door F_J_K op 26-03-2018 13:34 ]

[FreshMaker]

F_J_K schreef op maandag 26 maart 2018 @ 13:26:


Edit:
[...]

Oeh, die kende ik niet als bestaande dienst. (I.t.t. zelf wat scripten). Wel goed opletten dat de info uptodate blijft. En niet zowel username als password in die mail, geef een van de twee alvast. Anders heb je daar een enorm veiligheidsgat.

Klopt ja, die was me even ontschoten er bij te zeggen.
Nu is keepass password en keyfile, en daarmee hebben ze de sleutels van mijn bestaan

Er zitten zeker nog ruwe kantjes aan 'mijn' manier, maar het moet ook werkbaar blijven in het dagelijks leven.
Zo ligt er een HDD met onze foto's in mijn locker op het werk.
Zou er iets met mij gebeuren, denk ik zelfs dat het problematisch wordt om die bij mijn familie te krijgen, derden ( ook mijn wederhelft ) krijgen geen toegang tot de bewaakte ruimte waar die locker zich bevind.
Zou ik niet meer verschijnen, worden die zaken bekeken, en alleen écht persoonlijke dingen teruggegeven, een HDD is niet zo'n item
Ik kan wel die HDD in en uitvoeren ( wat volgens de audits en voorschriften ook weer verboden zou zijn )
Want wát staat er allemaal op die schijf, en breng ik niet bedrijfsgegevens op deze manier naar buiten.

Allemaal zaken die je moet incalculeren, Ik ben vóór regels en voorschriften, daar niet van, maar niemand is roomser dan de paus, soms moet je wat buigen en nét niet breken

@F_J_K hieronder
Je hebt natuurlijk gelijk, en zal het dan ook afraden aan anderen.

[ Voor 3% gewijzigd door FreshMaker op 27-03-2018 09:57 ]

[F_J_K]

FreshMaker schreef op maandag 26 maart 2018 @ 14:31:
Zo ligt er een HDD met onze foto's in mijn locker op het werk.
Zou er iets met mij gebeuren, denk ik zelfs dat het problematisch wordt om die bij mijn familie te krijgen, derden ( ook mijn wederhelft ) krijgen geen toegang tot de bewaakte ruimte waar die locker zich bevind.
Zou ik niet meer verschijnen, worden die zaken bekeken, en alleen écht persoonlijke dingen teruggegeven, een HDD is niet zo'n item
Ik kan wel die HDD in en uitvoeren ( wat volgens de audits en voorschriften ook weer verboden zou zijn )
Want wát staat er allemaal op die schijf, en breng ik niet bedrijfsgegevens op deze manier naar buiten.

Allemaal zaken die je moet incalculeren, Ik ben vóór regels en voorschriften, daar niet van, maar niemand is roomser dan de paus, soms moet je wat buigen en nét niet breken

offtopic:
Eeeuhm. Ik zou dat toch gaan heroverwegen als er een verbod is op invoer of uitvoer van datadragers.. De prive backup is niet een van de gevallen waar buigen is te verantwoorden

@aawe mwan kon je hier iets mee? Waar twijfel je voor jouw use cases (die bij standaard lijstjes niet per se worden geadresseerd)?

[FreshMaker]

Misschien als aanvulling, al is dat een gratis dienst ( dus niet zeker of het over 1, 5 of 10 jaar nog steeds zo is )
Stack van TransIP ( op GOT terug te vinden ) biedt 1TB opslag aan.
Op basis van Owncloud, via webdav te bereiken.

één van mijn backupaccties die ik om de 6 maanden doe, is het comprimeren van de fotomappen ( voor zover mogelijk ) en in een versleutelde RAR zetten.
Deze in een eigen veracrypt container plaatsen, en uploaden naar mijn stack-adres

Wederom staan de wachtwoorden en locaties in de eerder genoemde Keepass, en is de stack-account nergens gekoppeld in mijn netwerk.
Momenteel is mijn complete foto-voorraad zo'n 800GB, de jaartallen verschillen onderling wel qua grootte ( zo is 2000 'maar' 1250MB, en 2016 kwam op 100GB terecht.

Dataopslag extern wordt steeds goedkoper, je moet alleen de veiligheid en levensvatbaarheid in de gaten houden.
Google, Microsoft en Amazon zullen niet zomaar de stekkers er uittrekken, kleinere partijen zullen dat eerder tegenkomen ( ooit had ik 500GB bij Wualu, geweldig, vlot en veilig ... nu is dat niet meer beschikbaar )

@ThinkPad - klopt - parities maak ik met multipar
Hyperbackup heb ik nooit lekker aan de gang gekregen, en me na een paar keer niet meer druk om gemaakt

[ Voor 8% gewijzigd door FreshMaker op 27-03-2018 10:23 ]

[ThinkPad]

@FreshMaker Wellicht is het ook handig om parity bestanden te generen, dan kun je de .rar bestanden repareren als de set stuk gaat. Maar als je Veracrypt container stuk is werkt dat nog steeds niet denk ik.

Ik heb het overigens geautomatiseerd, ik laat m'n Synology elke dag m'n fotos versleuteld naar Stack pompen via HyperBackup: Gbrandsma in "[Synology] Backup strategieën en tools"

Maar dit is meer een backupstrategie en past dus beter in dat topic ipv hier

[Verwijderd]

Wat ik heb: NAS op mijn eigen netwerk, waar niemand de sleutel van heeft. NAS binnen het netwerk vrij toegankelijk. WW van mijn laptop ( die dus toegang heeft tot mijn eigen netwerk en daarmee de NAS) staat in een kladblok dat in een kluis ligt waar mijn ouders de code van hebben.

Op de NAS zelf: twee RAID0-volumes van gelijke grootte. Op volume Data alle hoofdmappen, en in de mappen in de hoofdmappen de documenten en foto's op jaartal (films, games en muziek hoeft niet op jaartal van mij.) Alles op volume Data wordt automatisch gebackupt naar volume Backup. Ook mijn laptop maakt een backup naar volume Backup. Zo heb ik al mijn data altijd dubbel en kunnen nabestaanden erbij voor het geval dat dat nodig is.

Dat is voor mij persoonlijk een handige indeling.

[ Voor 9% gewijzigd door Verwijderd op 27-03-2018 10:30 ]

[aawe mwan]

Dank voor alle reacties, ik ben weer wat wijzer geworden. De opmerking van @Yucon is bijzonder relevant: een NAS is maar één puzzelstuk in het grote schema voor het opslaan van je persoonlijke digitale data.

En dat schema blijft veranderen in de loop van de tijd. Vroeger bewaarde je passwords als onverstuurde SMS op je SIM en je bewaarde een kopie van je paspoort in je hotmail mailbox. De tweaker haalde zijn mail naar zijn lokale PC met POP3, maar nu gebruiken de meeste mensen waarschijnlijk webmail en/of IMAP, zodat je mailarchief gewoon meeloopt in de backup van je provider.

Bonnetjes "scan" je tegenwoordig met je mobiele telefoon, Google Foto's herkent bonnetjes en vraagt of hij ze moet archiveren (het zijn geen TIFF bestanden meer). Google ontmoedigt het onderverdelen in mapjes, maar ik ben toch regelmatig blij dat ik dit gedaan heb als ik zoek op een algemene term in een specifieke context.

Een indeling op jaar lijkt misschien ouderwets, maar is inderdaad vaak erg handig. Maar daarover gesproken: er zijn een paar sites waar ik 1 keer per jaar kom om daar een jaaroverzicht te downloaden, maar het valt me op er elk jaar wel een tussen is die ze compleet omgegooid hebben. Dat soort data zal ik nog heel veel jaren gewoon willen blijven downloaden naar de NAS.

Soms moet je voor garantie of verzekering een aankoopnota terugvinden, maar anders heb je hem niet meer nodig. Het archiveren mag natuurlijk niet meer tijd kosten dan het terugzoeken. Als ik pdf bestanden in een mail heb die ik gemakkelijk in het mailarchief kan terugvinden (bijvoorbeeld zoeken op serienummer) dan is dat goed genoeg, maar info op een website waar ik over 2 jaar misschien niet op kan is dat niet.